| Overheidsorganisatie | Waterschap Brabantse Delta |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van het waterschap, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
| Citeertitel | Archiefverordening waterschap Brabantse Delta |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 34 Archiefwet 1995
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2004 | 31-12-2007 | nieuwe regeling | 11-02-2004 waterschapsblad | Onbekend |
gelezen het voorstel van het voorlopig dagelijks Bestuur van 26 januari 2004;
gelet op de artikelen 35, eerste lid, 36, 37, tweede lid van de Archiefwet 1995;
B E S L U I T:
vast te stellen de navolgende: “Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van het waterschap, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats”.
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet : de Archiefwet 1995.
het besluit : het Archiefbesluit 1995.
de archiefbewaarplaats : de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats.
de archivaris : de overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde waterschapsarchivaris.
archiefbescheiden : bescheiden als bedoeld in artikel 1, lid c van de wet.
beheerder : degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van archiefbescheiden van het waterschap die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
beheerseenheid : elke afdeling die een documentenverzameling beheert die valt onder de bepalingen van artikel 1 lid c van de wet.
informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
documentaire verzameling : verzameling van documenten, andere dan archiefbescheiden, met historische/culturele waarde.
waterschap : waterschap Brabantse Delta.
De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het Stadsarchief Breda, het Regionaal Historisch Centrum Bergen op Zoom, het Regionaal Archief West-Brabant, het regiokantoor Oost te ’s Gravenmoer van het waterschap voor de rechtsvoorgangers van het waterschap en het Stadsarchief Breda voor het waterschap zelf.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten voor archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of ander belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Het dagelijks bestuur doet tenminste éénmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen zij heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer en toezicht bedoeld in artikelen 11, 15 en 17.
Ten aanzien van het beheer van de naar de archiefbewaarplaats (Stadsarchief Breda, het Regionaal Historisch Centrum Bergen op Zoom, het Regionaal Archief West-Brabant en het regiokantoor Oost van het waterschap te ‘s Gravenmoer) overgedragen archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van het waterschap zijn de voorschriften van de archiefbewaarplaats van overeenkomstige toepassing, voor zover deze verordening daarin niet voorziet.
De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van het waterschap.
De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Het beheer van de bewaarplaats in het regionkantoor Oost te ’s Gravenmoer van het waterschap staat onder toezicht van de secretaris-directeur. Het dagelijks bestuur kan ter ondersteuning van de secretaris-directeur een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De archivaris is bevoegd ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek in de zin van de wet.
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van ten minste het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan het dagelijks bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2004.
De Archiefverordeningen van de waterschappen De Dongestroom, Land van Nassau, Mark en Weerijs, Het Scheldekwartier en van het Hoogheemraadschap van West-Brabant, worden ingetrokken.
Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening waterschap Brabantse Delta.
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat uit hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk een regeling voor de zorg,die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van het waterschap, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op papieren archiefbescheiden, maar ook op de digitale informatiedragers.
Hoofdstuk 3 bevat een uitwerking van het begrip `zorg`, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk 5 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 37, tweede lid van de wet.
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
Een ministeriele regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Deze regeling “Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen” is op 20 september 2001 in werking getreden.
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het besluit Informatiebeheer waterschap Brabantse Delta 2004.
Artikel 6
De ministeriele regeling “Duurzaamheid archiefbescheiden” (inwerking getreden op 20 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer waterschap Brabantse Delta 2004. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in deze verordening.
Artikel 14
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term ″archiefbescheiden”. De wetgever heeft –binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden- bedoelt onder deze term alle op enigerlei wijze vastgestelde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van ″archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machineleesbare-gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.
Artikel 16
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.