CVDR28585_1Archiefverordening van Hattem 2008nlregelingHattem2009-01-01HattemHattem huis aan huis, 16-12-2008 Archiefverordening van Hattem 2008Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2008-12-08De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2009-01-012024-11-26nieuwe regeling2008/nr. 50Geen.Geen.Archiefverordening van Hattem 2008No.: 50Onderwerp:Archiefverordening-------------------------De Raad der gemeente Hattem; gelezen het voorstel van het College d.d. 21 oktober 2008, no. 50;overwegende dat de bestaande Archiefverordening van 1997 niet meer aktueel is;gelet op de Wet dualisering gemeentebestuur en de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;besluit

De Archiefverordening 1997 in te trekken.

Vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).

HoofdstukI.Algemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:de wetde Archiefwet 1995gemeentelijke organende overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeentede archiefbewaarplaatsde overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaatsde archivarisde overeenkomstig artikel 32 van de wet en artikel 2 lid 2 van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Epe, Hattem en Heerde door het college van burgemeester en wethouders van Epe benoemde streekarchivarisbeheerderdegene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaatsbeheerseenheideen door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie onderdeelinformatiesysteemgeheel van bestanden, procedures, apparaten en de daarbij benodigde hulpmiddelen, ingericht door de organisatie ten behoeve van de uitvoering van de taken en met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beheerdHoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders. Artikel4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archief-bescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel5

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voor de wettelijke termijn die daarvoor staat, voldoende is gewaarborgd.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.Artikel8Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daartoe over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel9De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.Artikel10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel11

De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel13De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel14De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukIVSlotbepalingenArtikel15De Archiefverordening vastgesteld in de raadsvergadering van Hattem gehouden op 26 mei 1997 wordt ingetrokken.Artikel16Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand volgende op het moment dat de centrale archiefbewaarplaats in Epe in gebruik is genomen.Artikel17Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Hattem 2008.Aldus besloten in de openbare vergadering van de Raad der gemeente Hattem, gehouden op 8 december 2008.De Raad voornoemd, , voorzitter. , griffier.