CVDR28570_1Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente TubbergennlregelingTubbergen2018-02-13TubbergenGemeenteblad 2005, 10GBA privacyreglementWet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensVerordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Tubbergencollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2004-11-02De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2005-08-172004-11-092011-03-26Nieuwe regeling24GeenPrivacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente TubbergenBurgemeester en wethouders van de gemeente Tubbergen;gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Tubbergen;besluit:vast te stellen het volgende Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Tubbergen1Algemene bepalingen1BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder:
-de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);-de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 3 februari 2002;-basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;-aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;-bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;-verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde het college van B&W;-beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van het college van B&W is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;-ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;-ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;-betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;-afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;-binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;-derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;-protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;-telefoonboekgegevens:de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet;
2Beheer van de bevolkingsadministratieBeheerder van de bevolkingsadministratie is het hoofd van de afdeling Publiekszaken.3Toepasselijke regelgeving1.De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.2.Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.2Doel en inhoud van de bevolkingsadministratie4Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie1.De bevolkingsadministratie heeft tot doel:
gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;
gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;
informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben.
2.De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.5Categorieën van personenIn de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Tubbergen.6Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging1.Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.2.Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.7Verwijdering van opgenomen gegevensVerwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:
op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;
op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie.
3Bepalingen met betrekking tot de verstrekking van gegevens8Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie1.Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:
de beheerder en de medewerkers die werkzaam zijn bij de afdeling Publiekszaken;
de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers.
2.De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.3.Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.9Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.10Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemersAan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.11Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel is, ter beoordeling van de verantwoordelijke, dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.12Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingAan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder inlichtingen verstrekt.13Verbanden met andere gemeentelijke bestandenOp grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.14Gegevensverstrekking aan vrije derden1.Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. Zie hiervoor bijlage 4.2.Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.3.Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.15Voorwaarden voor verstrekking1.Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:
dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;
dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst;
dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.
2.Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.16TerugmeldverplichtingBinnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. 17ProtocolleringDe beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.4Overige bepalingen18Beveiliging1.De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.2.De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.19Slotbepaling1.Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement”. 2.Dit reglement treedt in werking één week na vaststelling.3.in te trekken het reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie gemeente Tubbergen;4.Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.Aldus vastgesteld in de vergadering van 2 november 2004 de secretaris, de burgemeester,drs. ing. G.B.J. Mensink, mr. M.K. StegersDe Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moet worden uitgewerkt. Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA“aangehaakt” voor gebruik binnen de gemeente. Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet Bescherming Persoonsgegevens per 1-9-2001 is het regiem met betrekking tot gegevensverstrekkingen vanuit de GBA ingeperkt. Per 1-9-2001 is het namelijk niet meer mogelijk aan commerciële instellingen, zoals bijvoorbeeld postorderbedrijven en/of incassobureaus persoonsgegevens te verstrekken. Artikel 100 van de Wet GBA geeft aan dat er buiten de verplichte en bijzondere derden, ook "vrije derden" zijn. Ten aanzien van de vrije derden heeft de gemeente een zekere mate van beleidsvrijheid, mits hierin is voorzien bij of krachtens verordening. De groep vrije derden is beperkt tot:
rechtspersonen zonder winstoogmerk, voorzover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, waarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt; en
natuurlijke personen, ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang, met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt.
Door dit reglement in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt.1Aangehaakte gegevens zijn:
Binnengemeentelijke afnemersindicaties
Voogdijgegevens
Onderzoeksgegevens
Gegevens inzake systeembeheer en autorisaties
Burgerlijke staat
2Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheidDe volgende organisatie-onderdelen van de gemeente Tubbergen hebben toegang tot de basisadministratie:
Organisatie onderdeelWettelijk kaderGegevenssetAfdeling Algemene, Personele en Juridische ZakenToekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815Instelling van de Orde van de Nederlandse LeeuwWet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw.Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, administratie- en sofinummer.Afdeling Financiën en BelastingenWOZ verordening; Art. 26 C en art. 29 van de Wet op de huursubsidie Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening;Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, administratie- en sofinummerrAfdeling SamenlevingArtikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995.art.3, 7, lid2 en 69a Algemene BijstandswetNaam, adres, woonplaats, geboortedatum, administratie- en sofinummerPubliekszaken Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.Alle gegevens op PL en verwijsgegevens
In het bijzonder gelden de volgende onderdelen die geraadpleegd kunnen worden:
BCS – Globit BCS (Bouwvergunningen en Controle Systeem)
VGS D – VGS (Voorzieningen Gehandicapten Systeem, D administratie (WVG))
VGS M – VGS Minimabeleid (Voorzieningen Gehandicapten Systeem, M administratie (minimabeleid))
VIS – VHS/Incasso (Volledig Incasserings Systeem /Volledig Heffings Systeem)
3Lijst van binnengemeentelijke afnemers en derden waaraan systematisch gegevens worden verstrekt uit de GBA4VERSTREKKINGENTABEL GBA
WieWaarvoorWelke categorieWelke gegevensGeheimhoudingLegesAdvocatenUitvoering van een algemeen verbindend voorschrift.Voorbeeld: aanspannen gerechtelijke procedure (via dagvaarding door deurwaarder), start van een echtscheidings-procedureVerplichte derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift.Geheimhouding mogelijk.Moet een belangenafweging plaatsvinden waarbij betrokkene eerst wordt gehoord.JaAdvocatenNiet ter uitvoering van een avb.Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso's, het sturen van betalingsherinneringenCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenFinanciële instellingen(banken, verzekeraars en beleggings-instellingen)Uitvoering van (aw). Voorbeeld: waken voor (banken/ overkreditering; deelname aan en raadpleging van kredietregistratie. (Let op: er moet uitdrukkelijk worden welke algemeen verbindend voorschrift het betreft)Verplichte derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschriftGeheimhouding mogelijk.Moet een belangenafweging plaatsvinden waarbij betrokkene eerst wordt gehoord.JaFinanciële instellingen(banken, verzekeraars en beleggings-instellingen)Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden zoals het sturen van een betalingsherinnering, het opsporen van debiteuren.Commerciële instellingGeen gegevens verstrekkenFinanciële instellingen(banken, verzekeraars en beleggings-instellingen)Uitbetalen van de oudedagsvoorzieningBijzondere derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taakGeheimhouding niet mogelijkbeperktGerechts-deurwaardersUitvoering van een publiekrechtelijke zoals genoemd in artikel 14 van het Deurwaardersreglement.Voorbeeld: betekenen dagvaardingen of gerechtelijke aanzeggingen, exploiten, ontruimingenAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkbeperktGerechts-deurwaardersUitvoering van een privaatrechtelijke deurwaarders taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratieCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenIncassobureausBuitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie, sturen betalingsherinneringen, opsporen debiteurenCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenPostorderbedrijvenBuitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie, sturen betalingsherinneringen, opsporen debiteurenCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenInformatiebeheerGroepUitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op de StudiefinancieringAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkbeperktNotarissenUitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt. Voorbeeld: verlijden authentieke akten, bewaringen en vervaardiging van afschriftenAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkbeperktNotarissenUitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratieCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenSemi overheidsinstanties zoals BD, RDW, SVB en politieUitvoering publiekrechtelijke taakAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkbeperktAfdeling Publiekszaken andere gemeenten Uitvoering publiekrechtelijke taakAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkkosteloosAndere gemeentenUitvoering publiekrechtelijke taakAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkbeperktPensioenfondsenUitvoering van de Pensioen- en SpaarfondsenwetBijzondere derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taakGeheimhouding niet mogelijk beperktZorgverzekeraarsUitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de gegevens worden gevraagd.Afnemer mits op lijst uitvoerings-organen ZFW en AWBZAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkJaZorgverzekeraarsUitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratieCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenZiekenhuizenart. 68c1 Besluitbijzondere derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkbeperktDoor de overheid gesubsidieerde instellingenuitvoering van de gesubsidieerde takenvrije derde Telefoonboek-gegevens” (art. 100 lid 2)Geheimhouding mogelijkJaWoningbouw-corporatiesvolkshuisvesting huursubsidiebestrijding illegale bewoningvrije derde Telefoonboek-gegevens Geheimhouding mogelijkScholenverantwoording “cumi-faciliteiten”vrije derde Telefoonboek-gegevensGeheimhouding mogelijkJaVerenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel 1)zie hun statutenvrije derde Telefoonboek-gegevens Geheimhouding mogelijkJaWetenschappelijk onderzoekerswetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoekart.67 BesluitAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met het onderzoekGeheimhouding mogelijkJaKerk- en bijbel-genootschappenLedenadministratievrije derde Telefoonboek-gegevensGeheimhouding mogelijkJaBureaus Burgerlijke Stand, Bevolkingsregister en Verkiezingen van Ned. Antillen en Arubauitvoering wettelijke takenafnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkKosteloosBuitenlandse vertegenwoor-digingen h.t.l.Uitvoering internationale Overeenkomstenafnemersui generisAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkbeperkt tenzij verdrag anders bepaaltBuitenlandse overhedenuitvoering internationale overeenkomstenafnemersui generisAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkBeperkt,tenzij verdrag anders bepaaltBuitenlandse notarissenDOORVERWIJZEN NAAR DE NEDERLANDSE AMBASSADE IN HET BETREFFENDE LANDNatuurlijke personen toestemming betrokkenevrije derdeTelefoonboek-gegevensGeheimhouding mogelijk. Betrokkene moet eerst zijn/haar toestemming verlenen.JaNutsbedrijvenCommerciële instellingGeen gegevens verstrekken(buiten-gemeentelijke) Crematoria, begraafplaatsenuitvoering Wet op de LijkbezorgingAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkbeperktNIVRAuitvoering Wet op de RegisteraccountantsAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkbeperktAmbulancezorgambulancezorgAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkbeperktOpenbaar vervoer Controle (identificatieplicht) op zwartrijdenVerplichte derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschriftGeheimhouding mogelijk.Moet een belangenafweging plaatsvinden waarbij betrokkene eerst wordt gehoord.JaPlaatselijke peuterspeelzalenAanschrijving ouders 2-jarigenvrije derde Telefoonboek-gegevensGeheimhouding mogelijkStichting Welzijn ouderenMaatschappelijke participatie ouderenVerplichte derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift.Geheimhouding mogelijk.Moet een belangenafweging plaatsvinden waarbij betrokkene eerst wordt gehoord.