Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Ten Boer

Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoongegevens

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Ten Boer
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoongegevens
Citeertitel	Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
10-06-2003	24-04-2013	06-01-2014	Nieuwe regeling	10-06-2003 Onbekend	.

Tekst van de regeling

Intitulé

Burgemeester en wethouders van de gemeente Ten Boer

Gelet op het bepaalde in artikel 14, lid 1 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Besluiten vast te stellen:

Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

De wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (STB.1994, 494).

De houder: degene die zeggenschap heeft over de basisadministratie, zijnde burgemeester en wethouders.

De beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie.

Informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van de kwaliteitsprocedures.

Gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en op de informatievoorziening.

Applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondresteunen en onderhouden van het GHBA-toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening.

Privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op bescherming van persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het gegevens verzamelen, gegevens verwerken en de informatievoorziening.

Bevroren beolkingsregister: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings en verblijfsregisters en het Besluit bevolkingsboekhouding waren voorgeschreven voor opname in debevolkingsregisters en toch is opgenomen in de gemeentelijke basisadministratie Ten Boer.

Aangehaakt gegeven: het gegeven dat niet behoort tot bij de wet opgesomde gegevens of tot die gegevens die bij of krachtens het Besluit bevolkingsboekhouding waren voorgeschreven voor opname in de bevolkingsregisters en toch is opgenomen in de gemeentelijke basisadministratie Ten Boer.

Toepassingssysteem: de softwareprogrammatuur en de hardwaremiddelen die worden gebruikt om de gemeentelijke basisadministratie in te richten en bij te houden.

Procedure: de voorgeschreven wijze waarop een activiteit moet worden uitgevoerd.

Kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten.

Persoonslijsten: een verzameling van gegevenselementen verdeeld over de categoriëen die berekking hebben op een ingeschrevene.

Periodieke gegevensverstrekking: verstrekking van gegevens op basis van de Minister, waarmee op bepaalde momenten over een in het besluit aangeduide groep personen, uitgewisseld over het GBA- netwerk of via een daartoe door de Minister aangewezen alternatief medium.

Brondocumenten: documenten waaraan overeenkomstig de wet gegevens mogen worden ontleend die in aanmerking komen voor opname in de gemeentelijke basisadministratie op een daarvoor bestemde persoonslijst.

Netwerkverkeer: de gegevensuitwisseling tussen de basisadministratie onderling en de afnemer, via de daartoe aangewezen Gemnet-lijn.

Actualisering: verfrissing van de gegevens op de persoonslijst aan de hand van brondocumenten midels een voorgeschreven procedure.

Categorie: een bundeling van gegevenselementen op de persoonslijst onder een bepaald onderwerp: persoon, cerblijfsplaats, reisdocument e.d.

Foutverslag : het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten.

Foutenlijst:het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie van Ten Boer bevinden.

Handleiding GUNIM-GBA: gebruikershandleiding van het GBA-toepassingssysteem.

Variabele uitvoer: toepassing binnen de GBA-programmatuur, waarmee de gegevens kunnen worden geselecteerd en met elkaar kunnen worden vergeleken.

Autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden.

Uitwijkregeling: regeling vastgesteld door de houder; hetgeen voorziet in mogelijkheden om bedrijfsprocessen buiten het gemeentehuis voort te zetten, ingeval de voorzieningen in het gemeentehuis niet bruikbaar zijn.

Reorganiseren: een toepassing binnen de programmatuur waarmee gegevensbestanden worden herschikt, waardoor de geheugencapaciteit op het computersysteem vrijkomt.

Reconstructiemaatregelen: het geheel van activiteiten dat is gericht op het operationel krijgen van een bedrijfsproces in een andere locatie dan het gemeentehuis.

Back-up: reservekopie van een computerbestand of van computerbestanden.

Artikel 2 De beheersfuncties

De coördinator van de afdeling Burgerzaken is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie en in die hoedanigheid tevens informatiebeheerder en privacybeheerder en wordt vervangen door de eerste medewerker van de afdeling Burgerzaken. De eerste medewerker burgerzaken is applicatiebeheerder en wordt vervangen door de coördinator burgerzaken. De eerste medewerker burgerzaken is verantwoordelijk voor het gegevensbeheer en wordt vervangen door de overige medewerkers burgerzaken. De medewerkers burgerzaken zijn allen belast met de gegevensverwerking en vervangen elkaar onderling.

Artikel 3 Reikwijdte van de beheerregeling

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie tevens voor het 'bevroren bevolkingsregister' en de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsregiser vallen.

Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer

De informatiebeheerder ziet toe op de naleving van de in deze regeling opgenomen bepalingen, alsmede op een juiste uitvoering van de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie.

De informatiebeheerder voorziet in

.
Een jaarlijk werkplan waarin de beheersactiviteiten worden opgenomen.
.
een jaarverslag waarin mede gerapporteerd wordt aangegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheersprocedures.
.
een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 10 bedoelde kwatliteitssteekproef.
.
uitvoering van de driejaarlijkse periodieke audit GBA.
.
administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien.
.
perodiek overleg tussen hem en de gegevens-, de applicatie-, de systeem- de privacy- en de beveiligingsbeheerder.
.
melding aan de gemeentesecretaris van inbreuken op de informatiebeveiliging.

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:

.
Kwaliteit van de gegevens
.
Persoonsinformatievoorziening.

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

.
de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd.
.
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd.
.
de managementsamenvatting van de driejaarlijkse periodiek GBA-audit ter kennis komt van de gemeenteraad.
.
dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie.
.
onderzoek plaatsvindt naar inbreuken op de informatiebeveiliging en neemt zonodig maatregelen om herhaling te voorkomen.

Hoofdstuk 3 De gegevensbeheer

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

.
De juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
.
Het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van het gemeentelijk basisadministratie persoonsgegevens.

de gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 8 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

De gegevensbeheerder voorziet in een jaarlijkse kwaliteitssteekproef op het bestand van personeelslijsten van ingeschrevenen.

Hoofdstuk 4 Het systeembeheer

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit van en het technisch onderhoud van het computersysteem waarop de GBA-toepassingsprogrammatuur is geïnstalleerd.

De systeembeheerder voorziet in:

.
de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem.
.
de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem.
.
de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
.
uitwijkvoorzieningen.
.
een dagelijks back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld. Bij voorkeur in een ander gebouw.
.
het transport, de veilige opslag van verwijderbare gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging daarvan.
.
de logging in het toepassingssysteem voor de applicatiebeheerder, de systeembeheerder en de leverancier van het toepassingssysteem.

De systeembeheerder is bevoegd:

.
in overleg met de informatiebeheerder maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepasingssysteem of de daarin opgeslagen informatie accuut in het geding is

.
aanwijzingen te geven over:

-
beheer van toepassingssystemen
-
beheer van bestanden
-
te nemen maatregelen

Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

.
de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem.
.
het tijdig opschonen van de gegevensbestanden van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld.
.
de technische afhandeling van de periodieke gegevens verstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse zaken c.a. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de Verordening GBA op basis van een besluit van burgemeester en wethouders.
.
het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
.
het beheer van de gebruikersdocumentatie.

De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem.

De applicatiebeheerder voorziet in:

.
een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van autorisatiebesluiten worden gedaan.
.
de communicatie bij storingen in hard- en software.
.
een bijdrage aan het oplossen van storingen binnen het toepassingssysteem maatregelen om de gevolgen van verkeerd uitgevoerde systematische verstrekkingen ongedaan te maken.
.
de bijhouding van een logboek waarin problemen, klachten en bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden.
.
de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk.
.
de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens van hiertoe bevoegde binnengemeentelijke afnemers.
.
de toekenning van schriftelijke vastlegging vande autorisatieniveau's die aan gegevensverwerkers zijn toegewezen.
.
de bijhouding van een verzameling van de autorisatie die zijn toegekend voor gegevensverwerking en rechtstreekse toegang.
.
de logging van medewerkers die gegevens raadplegen en van medewerkers die gegevens muteren.
.
melding van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de informatiebeheerder.
.
het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur.
.
de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.
.
de vormgeving en de inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend.
.
de afhandeling van verzoeken om managementgegevens.

De applicatiebeheerder adviseert de informatiebeheerder over:

.
geheel of gedeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen
.
installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem

De applicatiebeheerder neemt deel aan het externe gebruikersoverleg.

Hoofdstuk 6 Het privacybeheer

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken c.a. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of op basis van een besluit van het College van burgemeester en wethouders

.
het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet, de Verordening basisadministratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

De privacybeheerder is bevoegd

.
op grond van het in artikel 19, onder b genoemde toezicht alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven.
.
advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders of aan de door de gemeente aangestelde 'functionaris gegevensbescherming' over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de waarborging voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

De privacybeheerder voorziet in

.
de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, eerste lid van de wet.
.
de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, tweede lid van de wet.
.
de jaarlijkse bekendmaking als bedoeld in artikel 102, vijfde lid van de wet.
.
De behandeling van alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de wet worden ontvangen.
.
de behandeling van verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens.

De privacybeheerder is betrokken bij het bij of krachtens de wet gestelde en alle bezwaarschriftenprocedures, die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet met daarbij behorende regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens, voorzover bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de orde is.

Hoofdstuk 7 De gegevensverwerking

De gegevensverwerker voorziet in:

.
de verwerking van de gegevens overeenkomstig de wet, het Logisch Ontwerp en handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voorzover de verwerker daartoe door de applicatiebeheerder is geautoriseerd.
.
het verzamelen en archiveren van de daarvoor gebruikte brondocumenten.
.
de behandeling van verzoeken als bedoeld in artikel 80, 81 en 82 van de wet
.
het doorsturen van bezwaren als bedoeld in artikel 83 en 86 van de wet naar de commissie beroep- en bezwaarschriften van de gemeente.
.
de behandeling van het netewrkverkeer, met uitzondering van de periodieke gegevensverstrekking.
.
de behandeling van de foutberichtenverslag.
.
de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet.
.
de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen.
.
de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een eerste inschrijving van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en een vervolginschrijving uit het buitenland.
.
de toezending van de hoofdlijnen van de GBA conform artikel 78, derde lid van de Wet gemeenschappelijke basisadministratie persoonsgegevens.
.
de kennisgeving van de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van wijziging van het naamgebruik.
.
vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolgingschrijving die leidt tot opneming als ingeschrevene in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

De gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.

Hoofdstuk 8 Het beveiligingsbeheer

De beveiligingsfunctionaris is verantwoordelijk voor het beheer van de beveiligingsvoorschriften voor de GBA. Het hoofd van de afdeling BIZ/POA is beveiligingsfunctionaris.

De beveligingsfunctionaris is bevoegd om medewerkers van de afdeling burgerzaken aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de beveiligingsvoorschriften voor de GBA.

De beveiligingsfunctionaris ziet er op toe dat de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de binnengemeentelijke vastgestelde beveiligingsvoorschriften en de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

De beveiligingsfunctionaris adviseert burgemeester en wethouders over:

.
de beveiligingsaspecten die uit de wet GBA en de binnengemeentelijke beveiligingsvoorschriften voortvloeien.
.
de fysieke beveiliging in en om de ruimtes waar de hoofdcomputer en de overige componenten voor bijhouding van de GBA staan.

De beveiligingsfunctionaris voorziet jaarlijks in een verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer.

Hoofdstuk 9 Overige bepalingen

Slotbepalingen

Deze beheerregeling wordt aangehaald als:

Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Deze beheerregeling treedt in werking op de dag van de bekendmaking.

De beheerregeling ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Ten Boer,