Verordening op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Wijk bij Duurstede

Controleverordening

De raad van de gemeente Wijk bij Duurstede besluit;

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten;

gelezen het voorstel van de bestuurlijke werkgroep planning en control

gehoord het college van Burgemeester en wethouders op 7 februari 2006;

vast te stellen:

Verordening op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Wijk bij Duurstede

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.accountant: een door de raad benoemde

• registeraccountant of

• accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 van de Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

• organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

b.accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

· het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

· het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

· het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;

· de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

· de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

· onrechtmatigheden in de jaarrekening;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden genomen.

c.rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, van de Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

  • a.

    De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar.

  • b.

    De accountant wordt steeds halverwege de zittingsperiode van de raad benoemd.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Dit programma van eisen bevat:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en rapporteringtoleranties) bij

    de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • d.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering

en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

• e.

  de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

• f.

  de gemeentelijke functies en/of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende

  rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht

  moet besteden.

  • 4.

    In afwijking van lid 3, letters e en f, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

  • 5.

    In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt de jaarrekening aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college biedt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juni van het jaar volgend op het verslagjaar aan de raad aan.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede met welke frequentie de controles worden uitgevoerd.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, de griffier, de portefeuillehouder bedrijfsvoering, de gemeentesecretaris, de (concern-) controller dan wel het hoofd financiën.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controleeisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 3.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken en het verslag van bevindingen met een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De Controleverordening gemeente Wijk bij Duurstede zoals vastgesteld op 2 maart 2004 wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Het besluit treedt in werking 6 weken na bekendmaking, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2005 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening gemeente Wijk bij Duurstede 2006”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 28 februari 2006.

De griffier, De voorzitter,