Organisatie | Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Privacyreglement leerplicht- en RMC-gegevens Holland Rijnland |
Citeertitel | "Privacyreglement leerplicht- en RMC-gegevens Holland Rijnland" |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Geen. |
Geen.
Wet bescherming persoonsgegevens
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2011 | Onbekend | 03-12-2010 | 10/ 1800 |
Paragraaf 1: Algemene bepalingen
In aanvulling op de in de Wet bescherming persoonsgegevens ("Wbp") gebruikte en gedefinieerde begrippen, wordt in dit reglement verstaan onder:
verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland: een publieke rechtspersoon als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, die onder andere tot taak heeft de instandhouding van een Regionaal Bureau Leerplicht Holland Rijnland (RBL Holland Rijnland), welk bureau belast is met het uitvoeren van de taken genoemd in artikel 5 lid 7 van de Gemeenschappelijke Regeling Holland Rijnland en - al dan niet op grond van een tussen het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en de Gemeente Leiden geldende overeenkomst - belast is met de uitvoering van de RMC-functie als bedoeld in artikel 118h lid 2 Wvo, artikel 8.3.2 lid 2 WEB en artikel 162b lid 2 WEC;
Artikel 3 Categorieën van personen van wie persoonsgegevens worden verstrekt
De registratie bevat uitsluitend persoonsgegevens over:
Artikel 6 Beheer van de persoonsregistratie
De in het eerste lid bedoelde functionaris is als beheerder, onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur, belast met de feitelijke zorg en verantwoordelijkheid voor het functioneren van de registratie als geheel. Hij treft voor zover het binnen zijn bevoegdheid ligt de nodige maatregelen tot naleving van de wet en dit reglement;
Artikel 7 Verwijdering van opgenomen persoonsgegevens
De verwijdering en eventuele vernietiging van de gegevens geschiedt binnen maximaal vijf jaar zodanig dat geen inbreuk wordt gemaakt op de bevoegdheden van de archivaris op grond van de Archiefwet en andere wettelijke voorschriften en met inachtneming van de door de archivaris ter zake gegeven richtlijnen.
Artikel 8 Verstrekking van gegevens
Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften worden de persoonsgegevens slechts verstrekt aan en hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens:
anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8 onder f Wbp, voor zover het slechts gegevens betreft als bedoeld in artikel 4 van dit reglement, en nadat het voornemen daartoe aan betrokkene is medegedeeld en deze gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid is geweest het recht als bedoeld in artikel 40 of 41 van de Wbp uit te oefenen.
Van het verstrekken van gegeven als bedoeld in artikel 8, houdt de beheerder een protocol bij waarin wordt vermeld aan wie en op welk tijdstip, welke persoonsgegevens zijn verstrekt;
Artikel 11 Beveiliging en geheimhouding
Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
De gebruikers die de beschikking krijgen over persoonsgegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hen tot bekendmaking verplicht of uit hun taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.
In overeenstemming met artikel 34 lid 5 Wbp informeert het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland de betrokkene op diens verzoek over de persoonsgegevens die worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt, op welke wettelijke grondslag de verwerking is gebaseerd en aan wie de gegevens worden verstrekt.
Artikel 13 Rechten betrokkene(n): inzage, correctie, verzet
Indien de betrokkene bij het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland aantoont dat bepaalde opgenomen gegevens onjuist c.q. onvolledig zijn, gezien de doelstelling van het systeem niet ter zake doen, of strijdig zijn met dit reglement, draagt het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland binnen vier weken nadat betrokkene de onjuistheid c.q. onvolledigheid heeft aangetoond, zorg voor verbetering, aanvulling of verwijdering. In dat geval worden de eventueel door betrokkene betaalde kosten terugbetaald.
Indien het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland twijfelt aan de identiteit van de verzoeker, vraagt hij zo spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens inzake zijn identiteit te verstrekken of een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Door dit verzoek wordt de termijn opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd.
Dit reglement kan aangehaald worden als "Privacyreglement leerplicht- en RMC-gegevens Holland Rijnland" en treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op de datum van publicatie.
Privacyreglement verwerking leerplicht- en RMC-gegevens Holland Rijnland
Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland verwerkt ten behoeve van zijn werkzaamheden in het kader van Leerplichtwet 1969 en de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie voortijdig school verlaten persoonsgegevens van leerlingen.
De Wet bescherming persoonsgegevens ("Wbp") vereist dat deze gegevens worden verwerkt:
• op behoorlijke en zorgvuldige wijze; en
• in overeenstemming met de wet.
Indien het samenwerkingsorgaan gegevens van personen niet behoorlijk en zorgvuldig worden verwerkt, wordt in strijd met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur gehandeld.
Van belang bij de verwerking van persoonsgegevens is dat:
Het samenwerkingsorgaan hanteert een privacyreglement, te weten het "Privacyreglement verwerking leerplicht- en RMC-gegevens Holland Rijnland". Hierin wordt nader ingegaan op het doel van de gegevensverwerking (artikel 2), de vraag welke persoonsgegevens worden verwerkt (artikel 4) en de verstrekking van en toegang tot persoonsgegevens (artikel 8 en 9). Voorts bevat het reglement richtlijnen ten aanzien van de beveiliging en geheimhouding (artikel 11), de informatievoorziening (artikel 12), de rechten van betrokkenen (artikel 13), alsmede de bewaartermijn (artikel 7) en de mogelijkheid een klacht of bezwaar in te dienen (artikel 14).
Voor welke doelen worden de persoonsgegevens verwerkt? (artikel 2)
De verwerking van persoonsgegevens heeft twee doelen:
Elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens is een verwerking van persoonsgegevens. Hieronder valt onder andere: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekking door middel van doorzending, verspreiden/ter beschikking stellen, samenbrengen, afschermen. Het is op grond van de Wbp en artikel 2 van het reglement in beginsel niet toegestaan persoonsgegevens voor andere doelen dan hiervoor vermeld te verwerken. Anders gezegd, er mogen alleen persoonsgegevens worden verwerkt indien dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de in de Leerplichtwet 1969 bedoelde taken en bevoegdheden en de RMC-functie.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt? (artikel 4)
Het samenwerkingsorgaan kan op grond van de Wbp en artikel 3 van het reglement alleen persoonsgegevens verwerken van leerlingen die in het bevolkingsregister van één van de gemeenten van de deelnemende gemeenten in de regio Holland Rijnland. Hierbij geldt dat alleen de volgende persoonsgegevens mogen worden verzameld, verwerkt en gebruikt:
Hoewel de laatste soort gegevens vrij ruim is geformuleerd, is het van belang ook daarbij zorgvuldigheid te betrachten en alleen dergelijke gegevens te verwerken indien dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de in de Leerplichtwet 1969 bedoelde taken en bevoegdheden en de RMC-functie.
Ten aanzien van gegevens met betrekking tot godsdienst, levensovertuiging en gezondheid stelt de Wbp (artikel 17 en 21 Wbp) zware eisen in welke gevallen deze gegevens mogen worden opgenomen in een persoonsregistratie.
Door wie worden de persoonsgegevens gebruikt en aan wie verstrekt het samenwerkingsorgaan deze gegevens? (artikel 8 en 9)
De vraag wie toegang hebben tot persoonsgegevens is nader uitgewerkt in artikel 9. Toegang tot persoonsgegevens hebben in de eerste plaats leerplichtambtenaren en de personen werkzaam bij het samenwerkingsorgaan die hen ondersteunen of aan hen leiding geven c.q. belast zijn met of noodzakelijk betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens (artikel 9 onder a)
Het samenwerkingsorgaan kan persoonsgegevens aan derden verstrekken, indien de persoon wiens persoonsgegevens het betreft hiervoor (i) ondubbelzinnig toestemming heeft verleend, (ii) het noodzakelijk is ter vrijwaring van het vitaal belang (b.v. dringende medische noodzaak van de betrokkene, (iii) het samenwerkingsorgaan dit moet doen op grond van een wettelijke verplichting of (iv) de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak (artikel 8 onder a, c, d en e Wbp).
De gegevens mogen ook worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verzameld. Dat mag niet plaatsvinden op een wijze die onverenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld (artikel 9 Wbp). Een bijzondere regeling geldt voor de verdere verwerking voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden (artikel 9 lid 3 Wbp). Een dergelijke verwerking wordt niet als onverenigbaar beschouwd.
In het kader van historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek is het ook zonder specifieke toestemming van de betrokkenen mogelijk hun persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Wel geldt dan dat die gegevens niet tot specifieke personen herleidbare mogen zijn en het samenwerkingsorgaan de nodige voorzieningen heeft getroffen om te kunnen waarborgen dat een verdere verwerking door die personen uitsluitend geschiedt ten behoeve van het desbetreffende onderzoek.
Persoonsgegevens mogen ook aan anderen worden verstrekt in het geval dit noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang (b.v. een goede bedrijfsvoering) van het samenwerkingsorgaan of een derde aan wie de gegevens worden verstrekt tenzij het de belangen of de fundamentele rechten van de betrokkene (bijvoorbeeld bescherming van persoonlijke levenssfeer) prevaleren (artikel 8 onder f Wbp). Het voornemen daartoe zal aan de betrokkene medegedeeld moeten zijn en de betrokkene dient in de gelegenheid zijn gesteld het recht van verzet (artikel 40, 41 Wpb) uit te oefenen.
Draagt het samenwerkingsorgaan zorg voor beveiliging en geheimhouding? (artikel 11)
Het samenwerkingsorgaan draagt er zorg voor dat hij alle passende adequate technische en organisatorische maatregelen neemt die verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens voorkomen en die een onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens tegengaan. Elke medewerker van het samenwerkingsorgaan die persoonsgegevens verwerkt dient het vertrouwelijke karakter ervan te onderkennen en is in beginsel verplicht tot geheimhouding daarvan.
Informatieverplichtingen (art. 12)
De Wbp schrijft in artikel 34 voor dat indien persoongegevens van een derde worden verkregen, betrokkene dient te worden geïnformeerd. Het informeren van betrokkene hoeft niet plaats te vinden als de gegevens worden vastgelegd of verwerkt op grond van een wettelijke plicht (artikel 34 lid 5 Wpb). In dat geval dient de betrokkene op diens verzoek te worden geïnformeerd over het wettelijk voorschrift dat tot de vastlegging of verstrekking van de gegevens heeft geleid.
Heeft een leerling en zijn ouder of degene die het wettelijk gezag over de leerling heeft recht op inzage in zijn gegevens? (artikel 13)
Op verzoek van een betrokkene informeert het samenwerkingsorgaan hem over (de inhoud van) de persoonsgegevens die worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt, op welke wettelijke grondslag de verwerking is gebaseerd en aan wie zijn/haar gegevens worden verstrekt. Een verzoek om inzage moet binnen 4 weken schriftelijk worden beantwoord.
Indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt of op andere wijze in strijd zijn met de Wpb of het reglement zijn verwerkt, dan kan betrokkene om correctie verzoeken. Correctie houdt in verbeteren, aanvullen, verwijderen, afschermen of op een andere manier er voor zorgen dat de onjuiste gegevens niet langer worden gebruikt. Het samenwerkingsorgaan dient binnen 4 weken schriftelijk aan te geven of, en in hoeverre aan het correctieverzoek zal worden voldaan.
Ingeval van correctie dienen derden aan wie de (onjuiste) gegevens van de betrokkene in een eerder stadium zijn verstrekt, van de wijzigingen op de hoogte te worden gesteld.
Kan een betrokkene klagen, bezwaar aantekenen, dan wel zich verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens? (artikel 14)
Indien een betrokkene van mening is dat het samenwerkingsorgaan niet handelt conform de Wbp kan hij zich tot het samenwerkingsorgaan wenden en een klacht en/of bezwaar indienen. Als de afhandeling van de klacht niet leidt tot een voor betrokkenen acceptabel resultaat, kan de betrokkenen zich wenden tot het College Bescherming Persoonsgegevens. Tegen een beslissing op bezwaar staat conform de Algemene wet bestuursrecht beroep open.
Een betrokkene heeft ook het recht van verzet als het verwerken van zijn persoonsgegevens plaatsvindt op de grondslag dat de verwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publieksrechtelijke taak of noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van het samenwerkingsorgaan of een derde. De betrokkene kan tegen een verwerking op basis van deze grondslagen verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden (artikel 40 en 41 Wbp). Het samenwerkingsorgaan moet binnen vier weken het verzet beoordelen of het terecht is. Is dit het geval dan moet de verwerking onmiddellijk worden beëindigd. Voor het in behandeling nemen van het verzet kan een vergoeding worden gevraagd die niet hoger mag zijn dan een door de regering vast te stellen bedrag. Het samenwerkingsorgaan moet de vergoeding teruggeven als het verzet gegrond is.