Voorwaarden en uitgangspunten accountantscontrole 2005
1. Inleiding
Ieder jaar dient de gemeenteraad afspraken te maken met de accountant over
de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de uitvoering van de
accountantscontrole. Met deze regeling geeft de gemeenteraad de kaders aan
voor de in 2005 te verrichten controlehandelingen. Deze regeling is
voorbereid en gerealiseerd door het Controle-overleg. De regeling geeft in
hoofdlijnen aan, op welke elementen de accountant zich bij de controle dient
te richten en welke voorwaarden hierbij van toepassing zijn. De accountant
geeft in een zogenaamd Controleplan (Service Client Plan) gedetailleerd aan,
op welke wijze uitvoering wordt gegeven aan de controleopdracht voor het
jaar 2005.
Met de vaststelling van deze regeling en het Controleplan wordt richting
geven aan de controlerende taak van de raad en wordt formeel vastgelegd
welke afspraken tussen raad en accountant zijn gemaakt.
2. Controle jaarrekening
2.1 Wettelijke eisen
De controle van de gemeentelijke Jaarrekening is gericht op:
- 1.
Geeft de Jaarrekening een getrouw beeld van de baten en lasten en de
grootte en samenstelling van het vermogen;
- 2.
Zijn de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand
gekomen;
- 3.
Is de door het college opgestelde Jaarrekening in overeenstemming
met de gestelde regels bedoeld in:
- -
- -
het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten (BBV)
- -
het Besluit Accountantscontrole provincies en
gemeenten;
- 4.
De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie
zodat een getrouwe en rechtmatige verantwoording is
gewaarborgd;
- 5.
Onrechtmatigheden in de Jaarrekening, waarbij de nadere regels die
bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op
grond van artikel 213, lid 6, gemeentewet, in acht worden
genomen
2.2 Bijzondere accountantsverklaringen
Bijzondere accountantsverklaringen, die worden vereist op basis van
specifieke wettelijke regelingen, vallen niet onder deze controle. Voor deze
bijzondere accountantsverklaringen is het college opdrachtgever.
2.3 Toleranties
2.3.1 Goedkeuringstoleranties
De toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de Jaarrekening
zijn gelijk aan de daarvoor bepaalde minimum eisen volgens artikel 2, lid 1
van het Besluit Accountantscontrole provincies en gemeenten. Dit betekent
dat de volgende goedkeuringstoleranties moeten worden gehanteerd:
- 1.
Ten aanzien van fouten in de Jaarrekening: 1% van de omvangsbasis.
Als omvangsbasis wordt aangemerkt het totaal van de lasten van de
gemeente in 2005;
- 2.
Ten aanzien van onzekerheden in de controle: 3% van de omvangsbasis.
Als omvangsbasis wordt aangemerkt het totaal van de lasten van de
gemeente in 2005.
2.3.2 Rapporteringstoleranties
Bij de controle van de Jaarrekening worden rapporteringstoleranties
gehanteerd. Bij overschrijding vindt rapportering plaats in het verslag van
bevindingen. Voor 2005 zijn de volgende toleranties van toepassing:
- 1.
Ten aanzien van fouten in de Jaarrekening: € 100.000;
- 2.
Ten aanzien van fouten in de jaarrekening 3% van de omvangsbasis.
Als omvangsbasis wordt aangemerkt het totaal van de lasten van de
gemeente in 2005.
2.4 Normenkaders
De gemeenteraad bepaald aan welke relevante voorwaarden de accountant moet
toetsen. Hij stel daartoe normenkaders vast die als leidraad voor de
accountant dienen.
2.5 Kwalitatief oordeel
- 1.
Naast de kwantitatieve fouten en onzekerheden in de controle houdt
de accountant bij de controle en de oordeelsvorming rekening met
kwalitatieve aspecten;
- 2.
In zijn controle en rapportage over deze kwalitatieve aspecten dient
de accountant te volstaan in noemenswaardige kwalitatieve gebreken
in het kader van rechtmatigheid.
2.6 Controleplan
- 1.
De controle van de Jaarrekening dient te verlopen conform een voor
het jaar 2005 op te stellen Controleplan (Client Service Plan);
- 2.
Het Controleplan wordt opgesteld binnen de kaders van deze regeling
gestelde voorwaarden en uitgangspunten;
- 3.
Het Controleplan wordt in overleg met de het Controleoverleg door de
accountant opgesteld;
In het Controleplan wordt vastgelegd:
- -
de voorwaarden en uitgangspunten voor de controle;
- -
de posten van de Jaarrekening waaraan de accountant bij zijn
controle specifiek aandacht dient te besteden. De posten
zijn door de gemeenteraad benoemd of omvatten onderwerpen
die vanuit de specifieke deskundigheid van de accountant
object van controle zijn ;
- -
eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse
controles;
- -
hoe het verslag van bevindingen en eventuele aanvullende
tussentijdse controles wordt ingericht;
- 4.
De accountant vermeldt nadrukkelijk wie binnen het
accountantskantoor de verantwoordelijke perso(o)n(en) is (zijn) voor
de uit te voeren controle(s);
- 5.
Het Controleoverleg biedt het Controleplan aan de raad aan ter
besluitvorming;
- 6.
De raad besluit over het Controleplan 2005 vóór aanvang van de
accountantscontrole van de jaarrekening 2005;
- 7.
Tussen accountant en de ambtelijke organisatie vindt afstemming
plaats over de werkzaamheden van interne en externe controle en
worden voorafgaand aan de controlewerkzaamheden, afspraken gemaakt
omtrent de door de gemeente aan de accountant beschikbaar te stellen
informatie.
2.7 Specifiek te controleren onderwerpen
De accountant verricht als onderdeel van de jaarlijkse controle onderzoek
naar de declaraties van bestuur en management. De uitkomsten van het
onderzoek worden expliciet vermeld in het verslag van bevindingen.
2.8 Accountantsverklaring/Verslag van bevindingen
- 1.
Het verslag van bevindingen wordt uitgebracht conform de navolgende
gestelde inrichtingseisen en procedures.
- 2.
In het verslag van bevindingen rapporteert de accountant over de
geconstateerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening indien de
rapporteringstoleranties, zoals genoemd onder punt 2.3, worden
overschreden.
- 3.
Indien de accountant kwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang
constateert, meldt hij deze in het verslag van bevindingen, ook als
deze gebreken niet leiden tot het onthouden van een goedkeurende
accountantsverklaring.
- 4.
Uiterlijk in de eerste week van april 2006 biedt het college de
concept-jaarrekening voorzien van de nodige documenten en
toelichting ter controle aan de accountant aan. Indien de
jaarrekening later dan wel incompleet wordt aangeboden zal in
overleg met de accountant de rapportagedatum worden herzien.
- 5.
Uiterlijk 5 weken na aanvang van de controle wordt het
conceptverslag met bevindingen aan het college (of een door het
college gemachtigde portefeuillehouder) voorgelegd met de
mogelijkheid hierop te reageren. De accountant geeft zonodig een
mondelinge toelichting;
- 6.
In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant
over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zaken van
niet bestuurlijk belang aan de gemeentesecretaris.
- 7.
Het college geeft een schriftelijke reactie op het verslag van
bevindingen ten behoeve van de raad.
- 8.
Het verslag van bevindingen en de reactie van het college wordt ter
behandeling aangeboden aan de commissie ABZ. De accountant geeft bij
de behandeling in de commissie ABZ een mondelinge toelichting.
- 9.
De accountantsverklaring, het definitieve verslag van bevindingen en
de reactie van het college worden tegelijk met de jaarrekening
aangeboden aan de raad. Een afschrift van de accountantsverklaring,
van het verslag van bevindingen en van de reactie van het college
wordt aan het Controleoverleg gezonden.
- 10.
De raad dient de jaarrekening vóór 1 juli 2006 te hebben
vastgesteld.
3. Aanvullende rapportering
Indien bij de controle afwijkingen worden geconstateerd die leiden tot het
niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt de accountant deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt hiervan een afschrift aan het
Controleoverleg en het College.
4. Tussentijdse controle/managementletter
- 1.
Gedurende het jaar 2005 vindt éénmalig een tussentijdse controle
plaats.
- 2.
De tussentijdse controle dient in een aaneengesloten tijdsblok van
maximaal 4 weken plaats te vinden in de periode van 1 oktober tot 15
december 2005.
- 3.
Het verslag van de tussentijdse controle dient onder meer in te gaan
op te realiseren verbeterpunten voordat wordt overgaan tot het
opstellen van de jaarrekening. Van de accountant wordt verwacht dat
daarbij zowel concernbrede verbeterpunten als verbeterpunten per
sector aan de orde worden gesteld.
- 4.
Het conceptverslag wordt uiterlijk twee weken na de tussentijdse
controle uitgebracht, ter bespreking met de sectordirecteuren, de
concerncontroller, de gemeentesecretaris en de wethouder
financiën.
- 5.
Het definitieve managementletter, wordt vóór 1 januari 2006
aangeboden aan de gemeentesecretaris, met een afschrift aan het
Controleoverleg.
5. Tussentijdse controle/boardletter
- 1.
Een rapportage op hoofdlijnen van de tussentijdse controle, de
boardletter, wordt na het uitbrengen van de managementletter door de
accountant opgesteld en geadresseerd aan de raad.
- 2.
De boardletter wordt vóór 15 januari 2006 aangeboden aan het
college, die de mogelijkheid heeft hierop te reageren. De accountant
geeft zonodig een mondelinge toelichting
- 3.
Het college geeft een schriftelijke reactie op het verslag van
bevindingen.
- 4.
De boardletter en de reactie van het college wordt in de maand
februari 2006 aan de raad aangeboden. Een afschrift van de
concept-boardletter en de reactie van het college wordt verzonden
aan het Controle-overleg.
6. Vaststelling
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 februari.2006,
de griffier, de voorzitter,