CVDR28428_1Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente NieuwegeinnlregelingNieuwegein2018-05-22NieuwegeinDe Molenkruier 03-03-2010Financiële beheersverordening gemeente Nieuwegein 2010Gemeentewet, artikel 212.gemeenteraadfinanciën en economie2010-02-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-03-042010-02-012015-06-17nieuwe regeling2010-031Geen.Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het
financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente
Nieuwegeinb e s l u i t:de volgende verordening vast te stellen: “Verordening op de uitgangspunten
voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de
inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Nieuwegein”.1Begroting en verantwoording1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen,
verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen
van) de organisatie van de gemeente Nieuwegein en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden
afgelegd.
Financiële administratie: het onderdeel van de administratie
dat omvat het systematisch maken en verwerken van mutaties
betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de
organisatie van de gemeente Nieuwegein om tot een goed
inzicht te komen in:
- de financiële positie;
- het financiële beheer;
- de uitvoering van de begroting;
- het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover.
Administratieve organisatie: het stelsel van
organisatorische maatregelen gericht op het tot stand
brengen en het in stand houden van de goede werking van de
bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve
van de verantwoordelijke leiding.
Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en
toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen
rechten van de gemeente Nieuwegein.
Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende
wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen,
raadsbesluiten en collegebesluiten.
Doelmatigheid: de mate waarin de gemeente er in slaagt om
met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen het gewenste
resultaat te bereiken.
Doeltreffendheid: de mate waarin de gemeente er in slaagt
het resultaat te bereiken zoals vooraf met het vastgestelde
beleid werd beoogd.
Kaderstellen2Programmabegroting1.De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een
programma-indeling vast.2.De raad stelt per programma vast:
de beoogde maatschappelijke effecten;
de wijze waarop gestreefd wordt die effecten te
bereiken;
de indicatoren om dit te meten;
de raming van de baten en lasten.
3.Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van
gegevens over de maatschappelijke effecten en van de wijze
waarop de maatschappelijke effecten worden bereikt, opdat de
doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals
vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.4.De activiteiten om de maatschappelijke effecten te realiseren
worden voorzien van een planning. De planning wordt opgenomen
bij de programma-overzichten;5.Iedere programmabegroting bevat een overzicht van algemene
dekkingsmiddelen, een overzicht van de reservemutaties en een
overzicht van de stelposten. 6.Het college biedt de ontwerp-programmabegroting aan de raad aan
vóór 15 oktober van het jaar voorafgaande aan het
begrotingsjaar.3Producten1.Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven
van de toedeling van de producten uit de productenraming aan de
programma’s uit de programmabegroting.2.De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor
de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot
wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet
vermeld.4Kaders begroting1.In de Kadernota biedt het college het kader aan voor het
volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren. Hierin
wordt meerjarig de actuele stand van zaken van de financiële
positie aangegeven. 2.Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de
raad heeft besloten, in het budgettaire kader en in de
bijbehorende meerjarenraming is opgenomen.3.Het college doet in de Kadernota een voorstel aan de raad over
de bestuurlijke prioriteiten voor het volgende begrotingsjaar.
4.Het college draagt er zorg voor dat de prioriteiten die de raad
heeft vastgesteld, concreet worden uitgewerkt en met een
financiële vertaling als voorstel in de begroting worden
opgenomen. Uitvoering5.Uitvoering begroting1.Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de
begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.2.Het college draagt er ten aanzien van de productenraming zorg
voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig zijn toegewezen aan de producten;
de budgetten en kredieten voor vervangingsinvesteringen
passen binnen de kaders waarmee de raad in de Kadernota
heeft ingestemd.
3.Aanpassing van het totaal van de lasten en baten van een
programma, alsmede van het overzicht algemene dekkingsmiddelen,
de stelposten en de reservemutaties is alleen mogelijk door
middel van een door de raad goedgekeurde begrotingswijziging
(programmabegrotingswijziging). 4.Het college kan door middel van een collegebesluit de raming van
de lasten en baten van de producten wijzigen
(productenramingswijziging), mits dit niet leidt tot een
wijziging van het totaal van de lasten en baten van een
programma, het overzicht algemene dekkingsmiddelen en de reserve
mutaties. 5.Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s
zoals geautoriseerd in de begroting en de door de raad
vastgestelde begrotingswijzigingen niet worden overschreden.
Rapportage en Verantwoording6Voorjaarsnota en Najaarsnota1.Het college informeert de raad door middel van de Voorjaarsnota
en de Najaarsnota over de realisatie van de begroting van de
gemeente over de eerste drie maanden respectievelijk de eerste
acht maanden van het lopende boekjaar.2.Het college biedt de nota’s aan de raad aan op de volgende
tijdstippen;
de Voorjaarsnota vóór 1 juli van het lopende
begrotingsjaar;
de Najaarsnota vóór 1 december van het lopende
begrotingsjaar.
3.De inrichting van beide nota’s sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.4.De rapportages gaan in op afwijkingen van lasten en baten en van
geplande activiteiten om de maatschappelijke effecten te
realiseren. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht
besteed aan afwijkingen op en ontwikkelingen ten aanzien van de
budgetten op het overzicht algemene dekkingsmiddelen (inclusief
een toelichting op het calculatieresultaat) en over
ontwikkelingen ten aanzien van de grondexploitatie.5.Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt
pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn
wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor
zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke
verplichtingen inzake:
investeringen groter dan € 500.000;
mutaties van voorzieningen waarbij wordt afgeweken van
de besluitvorming van de raad hierover;
mutaties van egalisatiereserves;
mutaties in deelnemingen waar de gemeente een
meerderheidsbelang in heeft.
7Jaarstukken1.Met de jaarstukken legt het college verantwoording af aan de
raad over de uitvoering van in de begroting vastgestelde
programma’s. 2.Door middel van een productenrekening legt het college
verantwoording af omtrent de productrealisatie.3.De jaarstukken en productenrekening worden opgesteld conform de
wettelijke bepalingen, het Besluit Begroting en Verantwoording
provincies en gemeenten en met in acht name van overige
specifieke gemeentelijke bepalingen en regelingen.4.De jaarstukken zijn onderverdeeld in het jaarverslag en de
jaarrekening. De inrichting van de jaarstukken en
productenrekening komt overeen met de indeling van de
begroting.5.Het jaarverslag bestaat uit:
de programmaverantwoording: In de
programmaverantwoording legt het college verantwoording
af over de uitvoering van de programma’s. In de
verantwoording geeft het college aan:
welke begrote effecten zijn bereikt;
welke activiteiten zijn uitgevoerd;
wat zijn de gerealiseerde lasten en baten ten
opzichte van de begroting.
de verplicht voorgeschreven paragrafen conform het
Besluit Begroting en Verantwoording provincies en
gemeenten. In de paragrafen wordt gerapporteerd aan de
hand van de uitgangspunten gesteld bij de
begroting.
6.De jaarrekening bestaat uit:
de programmarekening en toelichting: in de
programmarekening wordt gedetailleerde informatie
opgenomen over de totstandkoming en bestemming van het
financiële resultaat. De programmarekening geeft een
overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per
programma, de gerealiseerde dekkingsmiddelen en een
overzicht van het resultaat vóór en nadat toevoeging of
onttrekking aan reserves heeft plaatsgevonden. In de
programmarekening is eveneens een analyse van de
afwijkingen ten opzichte van de in de begroting geraamde
bedragen opgenomen;
de balans en toelichting: de balans geeft een
uitgebreide uiteenzetting van de vermogenspositie van de
gemeente.
7.De productenrekening bevat financiële informatie op
productniveau omtrent de uitvoering van de productenraming. Het
college draagt zorg voor een adequate vertaling van de
productverantwoording naar de programmaverantwoording.8.De programmarekening wordt door het college ter vaststelling aan
de raad aangeboden. Door vaststelling van de programmarekening
door de raad wordt het college gedechargeerd betreffende het
daarin verantwoorde financiële beheer.9.De productenrekening wordt door het college vastgesteld. Door
vaststelling door het college worden de gemeentesecretaris en de
concerndirecteuren gedechargeerd betreffende het gevoerde
beheer.10.Het college biedt de ontwerp-jaarstukken aan de raad aan vóór 15
mei van het jaar na het rekeningsjaar.2 Financiële positieKaderstellen8Waardering & afschrijving vaste activa1.De kaders van het gemeentelijk beleid met betrekking tot de
waardering en afschrijving van vaste activa worden aangegeven in
de nota ‘Investerings- en afschrijvingsbeleid’. Het college
biedt ten minste één keer in de vijf jaar deze nota aan de raad
aan.2.De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in
artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording
provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven tenzij de
raad anders besluit.3.De afschrijvingstermijn is gebaseerd op de verwachte levensduur
van het actief. Deze zijn voor de verschillende soorten
investeringen vastgelegd in de ‘Afschrijvingstabel activa
gemeente Nieuwegein’ behorend bij de nota investerings - en
afschrijvingsbeleid.4.Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 15.000 worden
niet geactiveerd.5.Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals
bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en
verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan
investeringen in aanleg en onderhoud van wegen, bruggen en
viaducten, groen en kunstwerken.6.Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig
maatschappelijk nut worden in principe ten laste van de
exploitatie gebracht (onder aftrek van eventuele bijdragen van
derden en bestemmingsreserves.) Bij raadsbesluit kan worden
besloten deze goederen te activeren. In geval van activering
wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte
levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te
geven tijdsduur. 7.Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten
laste van de exploitatie gebracht.8.Kosten van agio en disagio worden lineair afgeschreven over de
restant looptijd van de betreffende lening.9.In de kadernota als bedoeld in artikel 4 lid 1 geeft het college
de hoogte van het aan investeringen toe te rekenen
rentepercentage voor het volgende begrotingsjaar aan.9Reserves en voorzieningenHet college biedt ten minste één keer in de vijf jaar aan de raad de
(bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan. De nota
behandelt:
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding van voorzieningen;
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en
de voorzieningen, in relatie tot de paragraaf
weerstandsvermogen bedoeld in artikel 15.
10Voorziening voor oninbare vorderingen1.Er wordt ten tijde van het opmaken van de eindbalans een
voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van
ervaringscijfers van oninbaarheid voor openstaande vorderingen
betreffende de belastingen genoemd in Titel IV, Hoofdstuk XV van
de Gemeentewet alsmede betreffende gemeentelijke belastingen
krachtens andere wetten dan deze voor zover deze door de
gemeente worden geheven.2.Voor de overige vorderingen wordt ten tijde van het opmaken van
de eindbalans een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op
basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande
vorderingen ouder dan drie maanden.11Kostprijsberekening1.Voor het bepalen van de tarieven van lokale heffingen voor
producten en diensten van de gemeente Nieuwegein wordt een
systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd. De tarieven
worden gebaseerd op de geraamde kosten van het betreffende
begrotingsjaar.2.Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook
indirecte kosten betrokken. Kostentoerekening van de indirecte
kosten vindt via eenduidige verdeelsleutels plaats via de
kostenverdeelstaat.3.in de kostprijsberekening worden mede betrokken:
de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke
vervanging van de betrokken activa;
de compensabele BTW voor zover deze betrekking heeft op
kosten voor rioolheffing en afvalstoffenheffing.
4.Indien een egalisatiereserve is gevormd voor vereffening van
positieve of negatieve exploitatieresultaten, zal rekening
worden gehouden met het saldo van de reserve alsmede met het
daarop betrekking hebbende meerjarenplan.12Financieringsfunctie1.Het college draagt bij de uitoefening van de
financieringsfunctie zorg voor:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het
uitzetten van overtollige gelden om de programma’s
binnen de door de raad vastgestelde kaders van de
begroting uit te kunnen voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s
en kredietrisico’s;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de
leningen en het bereiken van een voldoende rendement op
de uitzettingen;
het minimaliseren van de kosten van het
betalingsverkeer.
2.Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie
de volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt
uitsluitend bij tegenpartijen met een creditrating van
AAA, afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating
agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren
een solvabiliteitseis geldt van 0%;
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet
tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij
de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in
tact is;
derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van
financiële risico’s;
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het
uitzetten van middelen of het verlenen van garanties
luiden in euro;
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de
wettelijke bepalingen. Het college informeert de raad
indien de kasgeldlimiet of de renterisico norm dreigen
te worden overschreden.
3.Het college kan besluiten gelden te beleggen bij partijen met
een hoger debiteurenrisico als daarmee een bijzonder belang van
de gemeente Nieuwegein wordt gediend. Zij doet hiervan
onverwijld melding aan de raad.4.Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van
financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid
worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij
het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het
aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke
taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college
motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke
uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en
financiële participaties.5.Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde
onder het eerste tot en met vierde lid en legt deze regels
alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de
verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening
vast in een Besluit Financieringsstatuut. Het college zendt het
Besluit Financieringsstatuut ter kennisneming aan de raad.13Garantstelling1.Het college verleent geen gemeentegaranties anders dan onder de
voorwaarden van het gestelde in lid 2 tot en met 4.2.Het verlenen van gemeentegaranties voor sport is mogelijk onder
voorwaarde dat de Stichting Waarborgfonds Sport (SWS) mede
garant staat.3.Het verlenen van gemeentegarantie is mogelijk in incidentele
gevallen indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
De te realiseren voorziening dient het algemeen belang
en er worden geen commerciële activiteiten
verricht;
Zonder gemeentegarantie komt de voorziening niet van de
grond;
Geen andere mogelijkheden binnen het gemeentelijk beleid
bieden uitkomst;
Uit meerdere offerten blijkt dat financiële instellingen
niet bereid zijn financiering te verzorgen zonder
gemeentegarantie;
Het risico aanvaardbaar is door zekerheidsrechten of
bestuurlijke invloed.
4.Voor het oversluiten van reeds gegarandeerde geldleningen voor
door de gemeente gesubsidieerde instellingen is het mogelijk de
garantstelling te verlengen onder de voorwaarden dat:
De conversielening binnen de oorspronkelijke looptijd
afloopt;
Er niet meer wordt gegarandeerd dan de pro-resto
hoofdsom;
Een exploitatievoordeel wordt bereikt door het afsluiten
tegen een lagere rente;
Het risico voor de gemeente niet groter wordt.
3Paragrafen14Lokale heffingen1.Het college biedt tenminste ieder jaar een (bijgesteld)
raadsvoorstel lokale heffingen aan. Dit voorstel behandelt in ieder
geval:
de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke
heffingen;
de kostendekkendheid van de heffingen;
de druk van de lokale belastingen en heffingen in relatie
tot landelijke en regionale cijfers;
het kwijtscheldingsbeleid;
het tarievenbeleid.
2.Het raadsvoorstel bevat voorts een overzicht van de verordeningen
met de bijbehorende vaststellingsdata waarop de tarieven en prijzen
zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel
overzicht is van de tarieven en de prijzen. De raad stelt de
verordeningen vóór 31 december van het jaar voorafgaande aan het
heffingsjaar vast.3.Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf
lokale heffingen verslag van de opbrengsten per lokale heffing, het
volume en bedrag aan kwijtscheldingen waarbij wordt verwezen naar
het actuele kwijtscheldingsbeleid en de kostendekkendheid van de
heffingen van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing. 15.Weerstandsvermogen1.Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang aan
en maakt een inschatting van de kans dat deze risico’s zich
voordoen. 2.Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en van de jaarstukken een weergave van de
weerstandscapaciteit. Tevens geeft het college hierin aan in
hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van
materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden
opgevangen.16.Onderhoud kapitaalgoederen1.Het college biedt tenminste eens in de vijf jaar een (bijgestelde)
nota ‘Integraal Beheer Openbare Ruimte’ (IBOR) aan. De nota geeft
het beleidskader weer voor de inrichting van het onderhoud en het
beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, (waterwegen
inclusief baggeren), wegen (inclusief bruggen, tunnels en viaducten)
en het meerjarig budgettair beslag. 2.Het college biedt tenminste eens in de vijf jaar een (bijgesteld)
‘Gemeentelijk rioleringsplan’ (GRP) aan. Het GRP geeft het kader
weer voor de inrichting van het onderhoud, voor het beoogde
onderhoudsniveau en voor de vervanging en uitbreiding van de
riolering, alsmede het meerjarig budgettair beslag. Hierbij wordt
ingegaan op de tariefsontwikkeling in de planperiode in relatie tot
de cijfers. 3.Het college biedt tenminste eens in de vijf jaar een (bijgestelde)
nota ‘Onderhoud gebouwen’ (inclusief onderwijs - en sportgebouwen)
aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat
voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten
aan de gemeentelijke gebouwen. 4.Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
onderhoud kapitaalgoederen verslag over de status van onderhoud en
het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen,
waterwegen, wegen, riolering en gebouwen, de (meerjarige) financiële
consequenties hiervan en de vertaling van de financiële
consequenties in de begroting.17FinancieringBij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
financiering in ieder geval verslag van:
De beleidsvoornemens en realisatie ten aanzien van het
treasurybeheer;
De omvang en ontwikkeling van de portefeuille uitgezette en
opgenomen gelden;
De omvang en ontwikkeling van de rentekosten en
opbrengsten.
18BedrijfsvoeringHet college geeft in de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting inzicht
in de stand van zaken en de beleidsvoornemens over de actuele
onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering die aandacht behoeven. In de
bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag rapporteert het college
over de bij de begroting benoemde onderwerpen aangaande de
bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. 19Verbonden partijenHet college gaat in de paragraaf verbonden partijen in de begroting en
de jaarstukken in elk geval in op de visie op verbonden partijen in
relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de
begroting alsmede de beleidsvoornemens en –realisatie omtrent verbonden
partijen. 20Grondbeleid1.Het college biedt ten minste eens in de vijf jaar een (bijgestelde)
nota ‘Grondbeleid’ aan ter behandeling en vaststelling door de raad.
In deze nota wordt aandacht besteed aan:
de relatie met de programma’s van de begroting;
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de
gemeente;
aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen
projecten;
de voorraadverwerving en uitgifte van gronden.
2.In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken gaat
het college in op de uitvoering van de nota ‘Grondbeleid’,
ontwikkelingen en een actuele prognose van de te verwachten
resultaten van de totale grondexploitatie, een onderbouwing van de
geraamde resultaatverwachting en de beleidsuitgangspunten omtrent de
reserves grondbedrijf in relatie tot de risico’s van de
complexen.21Verstrekking subsidiesHet college biedt eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota inzake
verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader
(voorwaarden) voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies. Deze
nota wordt vertaald in de algemene subsidieverordening.4Financiële organisatie en administratie22Registratie bezittingen, activa, passiva en vermogen1.Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige
registratie van bezittingen en schulden. In de registratie
worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met
cultuurhistorische waarde en de niet of netto geactiveerde
investeringen in de openbare ruimte.2.Het college draagt er zorg voor dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente
systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de
waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de
vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de
schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en
bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 3 jaar.3.Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het
college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. 4.Het college draagt zorg voor verzekering tegen schade, verlies
of diefstal van bovengenoemde bezittingen.23Administratie1.De administratie van de gemeente is zodanig van opzet en
werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en
processen in de gemeente als geheel;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de
omvang van activa met economisch nut, activa met
maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden,
enzovoorts;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en
andere personen of instellingen voor het maken van
kostencalculaties en andere nader aan te wijzen
doeleinden;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid
en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en
ter zake geldende wet- en regelgeving en het afleggen
van verantwoordelijkheid daarover;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig
en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de
controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot
de gestelde beleidsdoelen.
2.Voor de inrichting van de administratie geldende de volgende
bepalingen:
de verantwoording voor de inrichting van de organisatie
van het beheer en de administratie van vermogenswaarden
van de gemeente en van de gemeentelijke administratie
berust bij het college van burgemeester en wethouders;
hij neemt de bepalingen van deze verordeningen hierbij
in acht;
het college van burgemeester en wethouders draagt zorg
voor het waarborgen van de doelmatigheid en
rechtmatigheid. Hierbij hoort het ontwikkelen en het in
stand houden van een systeem van management
control.
3.Het college draagt zorg voor een adequate beveiliging van de
informatievoorziening van de gemeente Nieuwegein. Het college
stelt daartoe het Gegevensbeveiligingsplan vast dat om de vier
jaar wordt geactualiseerd.4.Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van
burgemeester en wethouders berust de dagelijkse
verantwoordelijkheid voor het beheer en voor de administratie
bij de leiding van een verbijzonderd organisatieonderdeel zoals
genoemd in de ‘Organisatieregeling Nieuwegein’ of bij andere
door burgemeester en wethouders aangewezen personen of
instellingen.5.De in de leden 2a en 2b van dit artikel bedoelde
verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de
administratieve organisatie en interne controle zoals bedoeld in
artikel 25 van deze verordening.24Financiële administratieHet college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoet aan het ‘Besluit begroting en verantwoording
provincies en gemeenten’ en andere relevante wet - en
regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de
provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere
instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen
opleggen aan gemeenten.
24aBudgethouderschap1.Het college biedt tenminste één keer in de vijf jaar aan de raad
een regeling Budgethouderschap aan. In deze regeling worden de
taken en verantwoordelijkheden van de ambtelijke budgethouders
vastgelegd.2.Het college draagt op grond van deze regeling zorg voor het
vastleggen van verleenden mandaten en volmachten voor het
aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten
en kapitaalkredieten conform de bepalingen van deze regeling en
het financieringsstatuut.25Financiële organisatieHet college draagt zorg voor en legt in besluiten vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en
een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de
gemeentesecretaris, directeuren en afdelingshoofden;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne
controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de
verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is
gewaarborgd;
instructie voor de functie van concerncontroller;
instructie voor de functie van hoofd van de afdeling
Grondbedrijf en vastgoedzaken;
instructie voor het betalingsverkeer, waarin de functies van
kassier en van comptabele worden beschreven;
instructies voor de functie van heffingsambtenaar ex art.
231 lid 2c Gemeentewet en invorderingsambtenaar ex art. 231
lid 2c Gemeentewet;
Beheersing en Interne controle26Interne controle1.Het college stelt tenminste één keer in de vier jaar een nota
vast waarin het aangeeft op welke manier de werking van de
administratieve organisatie en het doen van rechtmatige
financiële beheershandelingen zal worden getoetst en hoe
misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen zal
worden tegengegaan.2.Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van
een aantal bedrijfsprocessen op juistheid, volledigheid en
tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de
rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en
oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.3.Als de resultaten van de interne toetsing als bedoeld in het
tweede lid daartoe aanleiding geven, neemt het college
maatregelen ter verbetering van de administratieve
organisatie.27Aanbesteding en inkoopHet college draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne
regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van zowel werken
als voor levering van goederen en diensten. De regels waarborgen dat
wordt gehandeld in overeenstemming met de landelijke en Europese
regelgeving terzake.28Verslaggeving Grondbedrijf1.In geval van verliesgevende complexen wordt in het jaar waarin
het bestemmingsplan en de bijbehorende exploitatieopzet door de
raad zijn geaccordeerd, het voorzienbare verlies genomen middels
de vorming van een voorziening.2.In geval van winstgevende complexen wordt resultaat genomen
vanaf het moment dat 50% van de verwachte opbrengst uit
grondverkopen is gerealiseerd. Het resultaat wordt vervolgens
genomen naar rato van de realisatie van opbrengst uit
grondverkopen, waarbij een risicofactor wordt ingebouwd die
omgekeerd evenredig is met de realisatie van de verkopen. Dit
wordt geïllustreerd in de volgende staffel.
% verkopen gerealiseerd% van de voorcalculatorische winst dat
wordt verantwoord0%0%10%0%20%0%30%0%40%0%50%25%60%36%70%49%80%64%90%81%100%100%
Aan de winstneming worden de volgende voorwaarden gesteld:
de kostprijsberekening geeft een betrouwbare inschatting
van de nog te maken kosten;
er zijn geen belangrijke onzekerheden omtrent de nog te
realiseren opbrengsten;
de nog niet verantwoorde winst bedraagt minimaal 5% van
de nog te maken opbrengsten respectievelijk kosten (het
hoogste bedrag is leidend) in het complex.
3.Rentebijschrijving op de boekwaarde van het onderhanden werk is
alleen toegestaan voor winstgevende complexen.4.Gelijktijdig met de jaarrekening stelt de raad elk kalenderjaar
de exploitatieopzetten van het grondbedrijf vast.5.Kredietaanvragen van het grondbedrijf kunnen worden aangevraagd
in de primitieve begroting indien deze binnen de vastgestelde
grondexploitatie passen. Dit vindt plaats onder specificatie van
de investeringen op het betreffende programmaveld in de
begroting.5Slotbepalingen29Intrekken oude verordeningDe verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede
voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële
organisatie van de gemeente Nieuwegein. vastgesteld door de raad op 10
mei 2007, wordt ingetrokken met ingang van de in artikel 30 genoemde
datum.30InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per 1 februari 2010. 31CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële
beheersverordening gemeente Nieuwegein 2010”.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 17 februari 2010.de griffierde voorzitter