CVDR283032_1Archiefverordening van de gemeente Schagen 2013nlregelingSchagen2013-04-18SchagenSchager Weekblad 10 april 2013Archiefverordening van de gemeente Schagen 2013Archiefwet 1995, artikel 30 lid 1 en artikel 32 lid 2Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar, artikel 5gemeenteraadbestuur en recht2013-03-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-04-182019-03-06Nieuwe regeling2013-22ArchiefGeenArchiefverordening van de gemeente Schagen 2013De gemeenteraad van de gemeente Schagengelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 februari
2013gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995
en artikel 5 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum
AlkmaarBesluit vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer
van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.I.Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke
regeling, die zich bevindt in Alkmaar;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet en
artikel 20, lid 5 van de gemeenschappelijke regeling benoemde
gemeentearchivaris;
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die
niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatie‑onderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en geraadpleegd.
de gemeenschappelijke regeling: Regionaal Historisch Centrum
(RHC) Alkmaar
2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in
standhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder.4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen, ongeacht hun vorm.51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige
wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen. 6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. 8Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per 2 jaar aan de
raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van
artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de
archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.9De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft
daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een
goed beheer moeten worden getroffen.10De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen
om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
11De archivaris doet eenmaal per 2 jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.12De Archiefverordening gemeente Harenkarspel 1996, vastgesteld op 4 maart
1997 wordt ingetrokken.De Archiefverordening 2000 van de gemeente Schagen, vastgesteld op 29
februari 2000 wordt ingetrokken.De Archiefverordening Zijpe 2005, vastgesteld op 28 september 2004 wordt
ingetrokken.13Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na die waarop zij
is bekendgemaakt.14Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente
Schagen 2013.Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente SchagenDe raad van de gemeente Schagen,griffier voorzitterMevrouw E. van der Voorde De heer G. WesterinkMemorie van toelichtingMemorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en
het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden
vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
1995.Met deelname aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum
(RHC) Alkmaar blijft de gemeente Schagen verantwoordelijk voor de zorg voor de
eigen archiefbescheiden. Artikel 30, eerste lid van de wet verplicht de
gemeenteraad een archiefverordening vast te stellen waarin aan burgemeester en
wethouders de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente wordt
opgedragen.De overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats is de
door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling aangewezen bewaarplaats van
het RHC te Alkmaar (Archiefverordening RHC, artikel 2).De secretaris-directeur van het RHC treedt op als archivaris van de gemeente
Schagen en is in die hoedanigheid belast met de taken en bevoegdheden krachtens
de wet (artikel 20, vijfde lid van de gemeenschappelijke regeling). Hieronder
vallen de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende
archiefbescheiden van de deelnemers en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht
(artikel 5 van de gemeenschappelijke regeling en de artikelen 30 en 32 van de
wet). De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten:
Namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en
wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen.
Het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het
beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op
klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn
(artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de
Archiefregeling (Stb. 70, 6 januari 2010 + wijziging Stcrt. 17967, 17 november
2010).Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede
lid van de wet.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te
stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond
het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde
verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van
behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als
geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de
te verzenden stukken aan de genoemde Archiefregeling dienen te voldoen. De
gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken
daarvan zelf ook profijt.Artikel 7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 8 Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier twee maal wat
er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop
heeft plaatsgevonden. Artikel 10 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld,
die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden,
of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de
archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 11 De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van
burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.