Organisatie | Waterschap Brabantse Delta |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Instructie voor budgetbeheer en - bewaking voor investeringsprojecten 2008 |
Citeertitel | Instructie voor budgetbeheer en - bewaking voor investeringsprojecten 2008 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-12-2008 | 31-12-2019 | Onbekend | 02-12-2008 Onbekend | 08I004616 |
Een project is het geheel van één of meer samenhangende activiteiten die worden uitgevoerd om een vooraf gestelde doelstelling te realiseren. De ondergrens voor activeren van projecten is gesteld op € 50.000,-
Een activiteit wordt uitgevoerd in een project om bij te dragen aan het projectdoel. Voor een activiteit worden kosten, opbengsten en urenramingen gemaakt zoals dat voor een project gebeurt. Een activiteit wordt apart opgenomen in het Investeringsplan en er kan apart krediet voor worden aangevraagd. In het financiële systeem wordt een deel van het projectbudget gereserveerd voor een activiteit.
Dit zijn investeringen ten behoeve van de vervanging van een (oud) bestaand actief als gevolg van economisch veroudering of slijtage.
Dit zijn investeringen ten behoeve van nieuw ontwikkelingen en uitbreiding van bestaande activiteiten.
Projecten worden opgenomen in het investeringsplan. Dit betreft de voor de realisatie van een project door het algemeen bestuur ter beschikking gestelde financiële middelen(inclusief mensuren).
Voor aanvang van een project wordt er een projectleider aangesteld. Projectleider is opdrachtnemer van een project. De projectleider is verantwoordelijk voor de realisatie van het project binnen de geformuleerde projectdoelstelling, binnen de vastgestelde middelen en binnen het mandaat dat door de opdrachtgever (beleidsveldbeheerder of productbeheerder) aan hem is gegeven. De verdere verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn opgenomen in deze instructie alsmede in de ‘Leidraad Projectmatig Werken’ en instructie inkoop. Voor wijzigingen van een projectleider op een project moet een speciaal schriftelijk verzoek aan beleidsveldbeheerder worden gedaan.
Wanneer een project uit meerdere activiteiten bestaat en voor de realisatie daarvan verschillende personen verantwoordelijk zijn, wordt een projectgroep gevormd onder leiding van de projectleider. De projectgroepleden zijn ieder verantwoordelijk voor een activiteit. De projectgroep zorgt onder leiding van de projectleider voor onderlinge afstemming bij de uitvoering van de activiteiten. De projectleider draagt de verantwoordelijkheid voor het totale project(resultaat).
Het projectnummer is een uniek nummer. Alle projectopdrachten dienen voorzien te worden van een projectnummer en een of meerdere kostensoorten ten behoeve van de verwerking in de financiële administratie.
De ‘Leidraad Projectmatig Werken’, instructie inkoop, mandatering dagelijks bestuur (voorkomende uit financiële verordening artikel 108), besluit ondermandatering door de secretaris-directeur 2008 en besluit primaire mandatering waterschap Brabantse Delta 2008 bevatten alle relevante bepalingen ten aanzien van het uitvoeren en beheersen van investeringsprojecten.
Het dagelijks bestuur draagt op aan de Secretaris-directeur de realisatie van de projecten waarvoor het algemene bestuur investeringsbesluiten heeft vastgesteld met daarbij de bevoegdheid tot het aangaan van externe verplichtingen. Dit alles dient te geschieden binnen de financiële kaders van het vastgestelde Investeringsbesluit en conform de doelstelling van het project.
De opdrachtgever (beleidsveldbeheerder) draagt op aan de projectleider de realisatie van de projecten waarvoor de algemene bestuur Investeringsbesluiten heeft vastgesteld met daarbij de bevoegdheid tot het aangaan van externe verplichtingen tot een bedrag van € 25.000,- per opdracht. Bij opdrachten boven de € 25.000,- heeft de opdrachtgever (beleidsveldbeheerder) de bevoegdheid tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een maximum van 110% van het desbetreffende krediet. Dit alles dient te geschieden binnen de financiële kaders van het vastgestelde investeringsbesluit en conform de doelstelling van het project.
De opdrachtgever (productbeheerder) draagt op aan de projectleider de realisatie van de projecten waarvoor het bestuur investeringsbesluiten heeft vastgesteld met daarbij de bevoegdheid tot het aangaan van externe verplichtingen tot een bedrag van € 25.000,- per opdracht. Bij opdrachten boven de € 25.000,- heeft de opdrachtgever (productbeheerder) de bevoegdheid tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een maximum van 100% van het desbetreffende krediet. Dit alles dient te geschieden binnen de financiële kaders van het vastgestelde investeringsbesluit en conform de doelstelling van het project.
Het aanvragen en (her-)rangschikken van projectbudget is gekoppeld aan de standaard fasering van een project.
De definitiefase van een project wordt afgesloten met een projectplan en de aanvraag van een voorbereidingskrediet.
Het dagelijks bestuur heeft de bevoegdheid voorbereidingskredieten tot € 1,0 miljoen per investering, waarbij het voorbereidingkrediet niet hoger mag zijn dan 10% van de geraamde projectkosten in het Investeringsplan. Dit wordt door het Dagelijks Bestuur beschikbaar gesteld vanuit het door de algemene bestuur beschikbaar gestelde algemene voorbereidingskrediet.
De ontwerpfase wordt afgesloten met een ontwerpbeslisdocument en de aanvraag van een uitvoeringskrediet voor ontwikkelingsinvestering aan de algemene bestuur op basis van een specificatie van de kredietraming per projectonderdeel.
Het dagelijks bestuur is bevoegd tot het verstrekken van de instandhoudinginvesteringen die zijn opgenomen in het Investeringsplan en waarvan de geraamde uitgaven niet meer dan € 3 miljoen per investering bedragen.
Bij investeringen wordt de componentenmethode toegepast.
In het uitvoeringskrediet worden ook de voorbereidingskosten meegenomen zodat na het beschikbaar stellen hiervan het voorbereidingskrediet terug vloeit naar het algemene voorbereidingskrediet.
De voorbereidingsfase van een project wordt afgesloten met een geaccordeerd bestek, gunning van het werk en een herschikking van het krediet. Daarbij worden de, op basis van de aanbestedingsresultaten geactualiseerde, ramingen op detailniveau weergegeven ten behoeve van de uitsplitsing in het financieel systeem. Indien er op basis van de aanbestedingsresultaten een voorlopig overschot ontstaat wordt dit geparkeerd op het onderdeel ‘Verwacht overschot’.
Ter uitvoering van het budgetbeheer komen aan de in deze regeling genoemde projectleiders de volgende bevoegdheden toe:
Indien compensatie ingevolge onderdeel d of e niet mogelijk blijkt kan de projectleider afhankelijk van de omvang van de benodigde extra middelen aanvulling van het krediet verzoeken via een aanvullend investeringsbesluit (voorbehouden aan het algemeen bestuur). Dit conform de bepalingen zoals opgenomen in de ‘Leidraad projectmatig werken’.
Om de projectleider ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende projectbudget zal ieder hoger ambtelijk niveau en het dagelijks bestuur zich onthouden van het aangaan van externe verplichtingen zonder tussenkomst van of tijdige informatie-verstrekking aan de betreffende budgethouder.
De projectleider maakt zo nodig afspraken met de andere organisatorische eenheden binnen het waterschap. Met deze afspraken wordt bepaald welke diensten, uitgedrukt in kwantiteiten ( meestal aantal uren) tegen welke kwaliteit wanneer worden geleverd. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, overlegt de projectleider met de betreffende leidinggevende. Ingezet personeel werkt onder inhoudelijke verantwoordelijkheid van de projectleider. De levering van goederen/diensten door eigen dienstonderdelen geschiedt voor rekening en risico van de projectleider. Bij verschil van mening over de kwaliteit dan wel prijs van het geleverde overlegt de projectleider met de leidinggevende van de leverancier van de goederen/diensten.
De projectleider mag slechts een verplichting aangaan indien een toereikend budget aanwezig is behoudens in gevallen van of ter voorkoming van een calamiteit. Onder een calamiteit wordt hier verstaan een gebeurtenis die de normale uitvoering van het project ernstig verstoord of vertraagd en/of schade ten gevolg heeft. Achteraf moet de budgethouder zo spoedig mogelijk de ontstane overschrijding (laten) compenseren/aanvullen volgens de mogelijkheden zoals omschreven in de onderdelen 5 D en 5 E hiervoor.
De projectleider legt de op een project betrekking hebbende verplichtingen vast, zodat te allen tijde de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale budget duidelijk is. De projectleider doet deze vastlegging op de voorgeschreven standaardmethode volgens de “Instructie Inkoop”.
Op de tijdstippen zoals opgenomen in de eerder genoemde ‘Leidraad Projectmatig Werken’ rapporteert de projectleider aan de Secretaris-Directeur en concerncontroller, mede ten behoeve van het opstellen van een voortgangsrapportage aan het bestuur (DB en AB), volgens vastgestelde formats en richtlijnen.
Nadat een project ook financieel (nagenoeg) is afgerond wordt er een projectevaluatie opgesteld. Deze projectevaluatie wordt opgesteld door de projectleider en de betreffende opdrachtgever
(beleidsveldbeheerder) in overleg met de afd. FEZ. De financiële gegevens in de evaluaties, zoals kosten en subsidies, worden getoetst door de afdeling FEZ.
In de rapportage zal naast een verantwoording over het financiële projectbeheer (incl. meer en minderwerk) ook worden ingegaan op de mate van realisatie van de projectdoelstellingen. Tweemaal per jaar zal er bestuurlijk een projectevaluatie worden gepresenteerd.
De evaluatie wordt opgesteld voor alle projecten waarvoor een uitvoeringskrediet is verstrekt van
Projectevaluaties aan het bestuur dienen binnen een half jaar na inbedrijfname van een project gereed te zijn. Het kan voorkomen dat op dat moment nog niet alle werkzaamheden zijn afgerond, een project financieel nog niet geheel is afgerond of dat effecten van een project nog niet exact bepaald kunnen worden. Deze omstandigheden worden dan vermeld in de projectevaluatie. Het afronden van de rapportage aan het bestuur wordt er echter niet om uitgesteld.