| Organisatie | Leeuwarden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Leeuwarden 2014 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Bij besluit van de raad van Leeuwarden van 2 januari 2018 is deze gemeentelijke regeling van toepassing verklaard op het hele grondgebied van de gemeente Leeuwarden, zoals dat per 1 januari 2018, op grond van de Wet van 8 maart 201 tot herindeling van de gemeenten Franekeradeel, het Bildt, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Littenseradiel, Menameradiel en Sudwest-Fryslan, is ontstaan. N.B. besluit is van kracht per 01-01-2018
Gemeentewet, art. 33
1.Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 07-01-2014 | nieuwe regeling | 06-01-2014 Huis aan Huis; 15 januari 2014 | - | ||
| 19-05-2010 | 07-01-2014 | wijziging | 26-04-2010 Huis aan Huis; 19 mei 2010 | 7637/dp311715 |
Hoofdstuk 1 Ambtelijke bijstand
Artikel 1 Verzoek om informatie
De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 3 Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Hoofdstuk 2 Fractieondersteuning
Artikel 6 Recht op financiële vergoeding
1. De fracties als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;
2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van €5.000 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van €1.000 per raadszetel.
Artikel 7 Besteding financiële vergoeding
1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;
2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
Artikel 8 Voorschot bijdrage fractieondersteuning
1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vòòr 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt;
2. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.
Artikel 9 Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar
In afwijking van het bepaalde in artikel 8 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar
Artikel 10 Gevolgen splitsen fractie
Nieuw gevormde fracties ten gevolge van afsplitsing of samenvoeging ontvangen bij aanvang van het nieuwe kalenderjaar volgend op het jaar waarin de afsplitsing of samenvoeging heeft plaatsgevonden, de bijdrage voor fractieondersteuning als bedoeld in art. 6
1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.
2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 8.
3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de verrekening over dat jaar.
4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.
Artikel 12 Verantwoording en controle
1. Elke fractie legt, binnen zes weken maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.
2. In een jaar waarin gemeenteraadverkiezingen plaatsvinden wordt de verantwoordingperiode van een kalenderjaar verlengd met de periode tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden.
3. Controle van het verslag vindt plaats door de Financiële afdeling van de gemeentelijke organisatie.
4. De raad stelt na ontvangst van de verantwoording en controleverslag de bedragen vast van:
a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
b. de wijziging van de reserve;
d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
Hoofdstuk 3 Fractieassistenten
Fractie assistent is een persoon, niet zijnde een raadslid, die is aangewezen door de fractie om haar bij te staan bij het verrichten van haar werk ten behoeve van de raad en van door de raad ingestelde commissies en daartoe schriftelijk door een fractie is aangemeld bij de griffier.
1. De griffier houdt registratie bij in een register van de aanmeldingen zoals bedoeld in art. 14.
2. De griffier brengt iedere aanmelding van een fractie assistent met de daarbij door de aangemelde persoon opgeven betrekkingen direct ter kennis van de raad.
3. Met het eindigen van een zittingsperiode van de raad vervallen de aanmeldingen van alle fractieassistenten.
De artikelen 10, 12, 13 en 15 Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de fractie assistent.
1. Fractie assistent kan een raadslid in een vergadering van de raadscommissie vervangen, mits de fractie daartoe opgave heeft gedaan bij de griffier en de fractieassistent bij de laatste verkiezingen voor de gemeenteraad op de kandidatenlijst heeft gestaan van de politieke groepering die de fractie vertegenwoordigt.
2. Fractieassistenten hebben toegang tot de werkruimte van de fractie waarvoor hij ingeschreven is in het in art. 15 bedoelde register en de leeskamer van de raadsleden
3. Zij hebben geen toegang tot de vergaderingen van de gemeenteraad of vergaderingen van raadscommissies waarvan de deuren gesloten zijn. Zoals bedoeld in hoofdstuk 6 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van de raad.
Zij hebben recht op inzage van de in de leeskamer gedeponeerde stukken, behoudens de geheim gedeponeerde stukken zoals omschreven in art. 25 Gemeentewet.
Hoofdstuk 4 Vervallenverklaring
Artikel 18 Intrekking oude verordening
1. De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning vastgesteld op 26 april 2010 wordt ingetrokken.
2.Met ingang van 1 januari 2014 wordt de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2002 van Boarnsterhim vervallen verklaard, voor zover deze verordening ziet op het grondgebied van de voormalige gemeente Boarnsterhim dat met ingang van 1 januari 2014 onderdeel is gaan uitmaken van de gemeente Leeuwarden, op grond van de Wet van 19 juni 2013 tot wijziging van de gemeentelijke indeling in een deel van de provincie Fryslân.
Toelichting bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (artikel 33 Gemeentewet)
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
Tevens is een nieuw artikel 13 aan deze verordening toegevoegd waarin titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing wordt verklaard op de fractievergoeding.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de raadscommissies.
Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Verzoek en inhoud van ambtelijke bijstand is als zodanig niet geheim. Wel kan een raadslid bepalen dat de bijstand geheim wordt gehouden totdat het onderwerp in een vergadering van de raad of raadscommissie wordt behandeld. Politieke overwegingen zullen hier veelal aan ten grondslag liggen en het raadslid zelf bepaalt of deze overwegingen toereikend zijn.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Er dient een relatie te zijn met het functioneren van de fractie, deze moet er beter van gaan functioneren. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat de overgebleven reserve meer is dan de toegestane hoogte, wordt dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad na verkiezingen. Dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen, maar het kan ook dienen om de mutaties in aantal op te vangen van de zittende fracties.
Bij splitsing van een fractie of vergroten van fractie t.g.v. het toetreden van een raadslid naar een andere fractie, heeft de nieuw ontstane fractie recht op een fractievergoeding met ingang van het kalenderjaar dat volgt op het jaar waarin de splitsing c.q. vergroting, samenvoeging plaatsvindt. Deze handelingen hebben niet direct financiële consequenties dan pas het volgend kalenderjaar.
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.
De controle van het verantworodingsverslag wordt door de financiële afdeling van de ambtelijke organisatie uitgevoerd. Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.
Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is stikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.
Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in art. 4.2 awb
In de regel zal het met name gaan over de mogelijkheid om bezwaar en beroep in te stellen tegen de beschikking die een bepaald budget ter beschikking stelt, of zoals hierboven omschreven, om de mogelijkheid bezwaar en beroep in te stellen tegen een terugvordering.
Fractieassistent definitiebepaling
Duidelijk moet zijn wie er precies fractieassistent is, zowel voor de overige fracties als voor de griffiemedewerkers. De aanmelding bij de griffier geldt alleen voor de lopende raadsperiode.
Art. 16 Vereisten uit de gemeentewet
Een fractieassistent dient te voldoen aan de dezelfde vereisten uit de Gemeentewet als een raadslid. De vereisten voor het raadslidmaatschap in art. 10, de incompatibiliteiten uit art. 13, de nevenfuncties openbaar maken art. 12. De verboden handelingen en gedragscode zoals bedoeld in art. 15
Als een fractieassistent kan een raadslid vervangen in een raadscommissie vergadering, dit moet dan wel vooraf gemeld worden en de fractieassistent dient op de kandidatenlijst van de laatste raaadsverkiezingen te hebben gestaan voor de politieke groepering die de fractie vertegenwoordigt.
Art. 18, 19, 20 slotbepalingen.