| Overheidsorganisatie | Gemeente Leeuwarden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier |
| Citeertitel | Instructie voor de griffier |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Gemeentewet, art. 107
1.Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-05-2010 | 06-01-2014 | wijziging | 26-04-2010 Huis aan Huis; 19 mei 2010 | 7637/dp311715 |
inhoud
Artikel 1 Algemene ondersteuning 3
Artikel 2 Agendering 3
Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter 3
Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie 3
Artikel 5 Ondersteuning presidium 3
Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie 3
Artikel 7 Ambtelijke bijstand 3
Artikel 8 Organisatie griffie 3
Artikel 9 Verhindering en vervanging 4
Artikel 10 Slotbepaling 4
Toelichting op de instructie voor de griffier 5
Artikel 1 5
Artikel 2 5
Artikelen 3 en 4 5
Artikel 5 5
Artikel 6 6
Artikel 7 6
Artikel 8 6
Artikelen 9 en 10 6
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en de leden van de raad afzonderlijk.
De griffier ondersteunt de raad, zijn commissies, het presidium en de agendacommissie bij het vaststellen van de agenda van de betreffende vergaderingen en de lange termijnagenda.
1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
2. De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.
1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.
3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.
1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
3. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de agendacommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen en tijdige publicatie van de vergaderingen.
4. Indien de agendacommissie aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
1. De griffier geeft leiding aan de griffie.
2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
3. De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
Indien de griffier (meer dan 5 dagen) verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de raad. De griffier is verantwoordelijk voor een tijdige en goede vervanging.
1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad;
2. Deze instructie wordt vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 april 2010;
3. Deze instructie treedt in werking op het moment van publicatie.
Artikel 1
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is in beginsel het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. Hieronder is ook te verstaan tijdige publicatie van vergaderingen en stukken. De griffier houdt daarbij rekening met de gemaakte afspraken in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Bij afwezigheid van de griffier worden zijn taken en verantwoordelijkheden over genomen door diens door de raad benoemde vervanger(s).
Artikel 2
De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid de agendacommissie (zie de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
Indien de raad een Lange termijn agenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.
Artikelen 3 en 4
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen
Artikel 5
Het Presidium wordt ondersteund door de griffier. Zijn voornaamste taken zijn:
de procedurele aansturing van de werkzaamheden (niet zijnde de agendering van voorstellen) van de raad;
de raming en het beheer van de financiële middelen van de raad als bestuursorgaan;
de organisatie van de werkwijze van de raad en de commissies
het toezicht op de griffie;
Artikel 5a
De agendacommissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. De agendacommissie bestaat uit de vice-voorzitter van de raad, twee leden van de coalitiepartijen en twee leden van de oppositiepartijen.
Artikel 6
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
Artikel 7
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Artikel 8
Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat blijven werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.
Artikelen 9 en 10
Deze artikelen behoeven geen toelichting.