| Overheidsorganisatie | Waterschap Aa en Maas |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Nota Inkoop en aanbesteden 2012 waterschap Aa en Maas |
| Citeertitel | Nota Inkoop en aanbesteden 2012 waterschap Aa en Maas |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid 2009.
Onbekend
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-06-2012 | 20-08-2013 | Nieuwe regeling | 01-06-2012 Geen | Vergadering algemeen bestuur 1 juni 2012. |
Voor u ligt de Nota Inkoop en aanbesteden 2012 van Waterschap Aa en Maas. Deze Nota geeft de kaders weer voor het inkopen en aanbesteden van leveringen, diensten en werken van Waterschap Aa en Maas.
Definitie van inkoop
Inkoop is alles waar een factuur tegenover staat1.
Ook wel: het in de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid geleverd krijgen van producten, diensten of werken.
Definitie van aanbesteden
Een vorm van marktbenadering waarin de overheid, na concurrentiestelling, een opdracht gunt.
Het belang van de Nota Inkoop en aanbesteden, die actueel en bekend dient te zijn, in de organisatie is groot. De overheid is als inkopende partij een belangrijke speler: het jaarlijks inkoopvolume van de overheid bedraagt ruim 50 miljard euro, het jaarlijks inkoopvolume van het waterschap bedraagt circa 78 miljoen euro.
Overheidsorganisaties dragen een bijzondere verantwoordelijkheid: naast wetgever en handhaver moeten zij ook verantwoording afleggen over de besteding van publieke gelden. Meer nog dan voor private organisaties geldt dat de doelmatigheid van overheidsinkopen aantoonbaar en controleerbaar moet zijn. Daarnaast is de overheid gebonden aan wet- en regelgeving met betrekking tot inkoop en aanbesteden. De toepassing van deze Nota is daarom niet vrijblijvend.
Er zijn enkele recente ontwikkelingen die aanleiding geven om met name de uitvoering van het inkoop en aanbesteden te herzien, namelijk:
In 2009 heeft er een wijziging plaatsgevonden in de Waterschapswet. Eén van de wijzigingen in de Waterschapswet heeft betrekking op de extra aandacht die de wet vraagt voor rechtmatigheid ofwel voor het voldoen aan externe en interne regels. Als gevolg van deze wijziging dienen zowel het waterschap zelf als zijn accountant zich intensiever te richten op rechtmatigheid. In de eerste plaats zal het waterschap zelf intern meer waarborgen moeten treffen dat rechtmatig wordt gehandeld. In de tweede plaats gaat de accountant, als onderdeel van zijn verklaring bij de jaarrekening een gekwantificeerd oordeel over de rechtmatigheid geven.
In opdracht van de Unie van Waterschappen heeft Price WaterhouseCoopers onderzoek verricht naar de mogelijkheden om het aanbestedingsbeleid van waterschappen te harmoniseren. Dit onderzoek heeft geresulteerd in een aantal aanbevelingen in het rapport “Harmonisatie van het aanbestedingsbeleid is kansrijk”.2
De Unie heeft positief geadviseerd op de aanbevelingen uit dit rapport. De belangrijkste aanbeveling betreft het harmoniseren van de drempelbedragen onder de Europese aanbestedingsgrens. Dit betekent voor het waterschap dat de zogenaamde bagatelgrenzen verhoogd worden.
Duurzaamheid.
In april 2010 is het Klimaatakkoord met het rijk ondertekend. Hiermee volgen we de landelijke ingezette lijn. Hiermee onderschrijft het waterschap de doelstelling om per 2015, voortaan 100% duurzaam in te kopen.
Bezuinigingsdoelstellingen.
Tot slot spelen bezuinigingsdoelstellingen een belangrijke rol. Een professionele inkoopfunctie kan actief bijdragen aan het beheersen van de waterschapsuitgaven. Een goede naleving van de Nota is hierbij vanzelfsprekend een voorwaarde.
Naast bovenstaande ontwikkelingen speelt de intensivering van de samenwerking van de drie Brabantse waterschappen Aa en Maas, Brabantse Delta en De Dommel een rol. Met het uitvoeren van de bestuursopdracht Winnend Samenwerken wordt hier invulling aan gegeven, met als doel om de kosteneffectiviteit te vergroten, de strategische slagkracht te versterken, de kwetsbaarheid te verkleinen, een aantrekkelijker werkgever te zijn en om tot gebundelde innovatie te komen. Als motto is geformuleerd: “we doen het voortaan samen, tenzij het alleen doen meer oplevert”. Uiteraard heeft dit ook consequenties voor de samenwerking op het gebied van inkoop.
1 Telgen, 1994.
2 Rapport van PWC van 1-1-2009 “Harmonisatie van het aanbestedingsbeleid is kansrijk. Het routeplan voor harmonisatie van het aanbestedingsbeleid van de waterschappen”; vastgesteld in de CBCF van de Unie van Waterschappen op 4-9-2009.
Waterschap Aa en Maas zorgt voor veilig, voldoende, schoon en natuurlijk water.
De Missie van de organisatie (Waterproof 2012 d.d. 20 oktober 2008) luidt:
“Het ontwikkelen, beheren en in stand houden van gezonde en veerkrachtige watersystemen, die ruimte bieden aan een duurzaam gebruik voor mens, dier, plant in het gebied, waarbij de veiligheid is gewaarborgd en met een open oog voor economische aspecten”.
Visie organisatieontwikkeling (Waterproof 2012 d.d. 20 oktober 2008):
Voor de organisatieontwikkeling betekent dit dat Aa en Maas zich wil ontwikkelen tot een organisatie waarbij de kernkwaliteiten van de organisatie aansluiten op haar maatschappelijke taak.
De volgende onderwerpen dragen hieraan bij;
Duurzaamheid is verankerd in het waterschap. Voortdurend zal de vraag worden gesteld wat de totale maatschappelijke kosten en opbrengsten zijn, om goede afwegingen en keuzen te maken. Aa en Maas wil namelijk een organisatie zijn die maatschappelijk verantwoord onderneemt.
Al ons handelen wordt afgestemd op de wensen en eisen van klanten, afnemers, burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties, onderdanen, belanghebbenden, partners en bestuur.
Om onze doelen te bereiken kijkt het waterschap over zijn traditionele “waterschap grenzen” heen. Partnerships met derden/commerciële partijen (business-to-business samenwerking) op nieuwe marktterreinen behoren ook tot de mogelijkheden.
In toenemende mate zal de integrale gebiedsontwikkeling dominant zijn. We zullen daarom een excellente samenwerkingspartner moeten zijn.
Innovatie en kennis wordt verankerd in de bedrijfsvoering en vormgegeven met belangrijke partners.
Bijdrage van inkoop
De Nota is gericht op ondersteuning van de organisatie teneinde bovenstaande missie mede te realiseren. Een professionele inkoopfunctie draagt actief bij aan het onderdeel van de missie om tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten het waterschap in staat te stellen zijn diensten te verlenen, met een optimale balans tussen mens, omgeving en economie.
Het is onze ambitie om een professioneel opdrachtgever te zijn. Hieronder wordt verstaan het toepassen van de best mogelijke aanbestedingsstrategie waarmee publieke middelen op een rechtmatige en doelmatige manier worden besteed. Hieronder wordt ook verstaan dat innovatie wordt gestimuleerd en meer en beter gebruik wordt gemaakt van de oplossingen die de markt te bieden heeft.
Als hoofddoelstelling van deze Nota wordt gehanteerd:
Het rechtmatig en doelmatig verwerven van kwalitatief gewenste leveringen, diensten en werken tegen de meest gunstige maatschappelijke condities en lage integrale kosten op lange termijn, waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van aanbiedingen objectief plaatsvindt, een en ander ten behoeve van een optimale taakuitvoering van het waterschap.
Naleven van relevante Europese en nationale wet- en regelgeving op het gebied van aanbestedingen. Adequate nota zijn hierbij een randvoorwaarde. Evenals het waarborgen van de integriteit bij aanbestedingen, zowel intern als extern.
Deze algemene doelstelling wordt vertaald in de volgende concrete subdoelen:
Het vergroten van professionaliteit, onder andere door het realiseren van een kwalitatief hoogwaardig inkoopproces door inbreng van kennis en kennisdeling;
Het optimaal gebruikmaken van de marktwerking, binnen de wettelijke kaders;
Het optimaliseren van inkoopsynergie;
Het bevorderen van duurzaamheid;
Het bevorderen van innovatie;
Het afleggen van verantwoording door de organisatie over aanbestedingen en de gevolgde procedures.
Voor het waterschap is de regulering van de inkoop een gegeven: het waterschap is verplicht de Europese en nationale wetgeving (EU-Werkingsverdrag, Europese richtlijn 2004/18/EG, Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (Bao), Raamwet EEG-voorschriften voor aanbestedingen, Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden (WIRA), Waterschapswet, etc.) na te leven. Het toepassen van de (Europese) aanbestedingsregels staat dan ook niet ter discussie. De overheid houdt zich aan de voor haar geldende wet- en regelgeving. Zij heeft een voorbeeldfunctie te vervullen. Het waterschap is zich bewust van de bijzondere verantwoordelijkheid die het als overheid heeft en hecht belang aan rechtmatig inkopen en aanbesteden.
Rechtmatigheid is echter geen doel op zich maar een belangrijke randvoorwaarde. De regels hebben niet tot doel het inkoopproces te belemmeren. Met de wetgeving wordt beoogd ondernemers in de lidstaten gelijke kansen te bieden op opdrachten in de publieke sector. De wetgeving is bedoeld om opdrachtgevers een leidraad te bieden om het beste uit de markt te halen.
De uitgangspunten van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit. Aan het bevorderen van mededinging, waardoor concurrentie wordt gestimuleerd, ligt de gedachte ten grondslag dat dit zal leiden tot een betere prijs-kwaliteitverhouding. Door het onderschrijven van deze uitgangspunten onderstreept het waterschap dan ook het belang van doelmatige besteding van publieke gelden en openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit.
Het waterschap dient naast reeds genoemde uitgangspunten van Europese wetgeving bij het inkopen ook rekening te houden met algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Voor het inkopen zijn dat in het bijzonder het gelijkheidsbeginsel, het vertrouwensbeginsel, het rechtszekerheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en de beginselen van fair play.
De Europese en de Nederlandse aanbestedingspraktijk is sterk in ontwikkeling.
Op Europees niveau worden de Europese aanbestedingsrichtlijnen geëvalueerd om te komen tot een meer efficiënte Europese aanbestedingsmarkt. Ook in Nederland bestaat grote behoefte aan een vereenvoudigd wettelijk kader en een verminderde lastendruk voor zowel het bedrijfsleven als de overheid. Het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie werkt daarom aan een (nieuwe) Aanbestedingswet, de verwachting is dat deze niet voor 1 januari 2013 in werking zal treden.
Belangrijkste verschil met de huidige wet- en regelgeving is dat in de Aanbestedingswet niet alleen voor Europese opdrachten, maar ook voor nationale opdrachten, voorschriften zijn opgenomen en dat de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht ook voor die opdrachten gelden.
Deze wet moet een nieuw, modern wettelijk kader bieden voor overheidsopdrachten. Op het moment dat de nieuwe Aanbestedingswet van kracht is - waarbij de EEG-raamwet, de WIRA en het Bao komen te vervallen - is het waterschap aan deze nieuwe wet gebonden.
Niet alles kan in wet- en regelgeving vorm gegeven worden. In aanvulling op de nieuwe Aanbestedingswet stelt het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie nieuwe richtlijnen voor. Die moeten richting geven aan de praktijk van aanbesteden en verdere professionalisering ondersteunen en stimuleren. Deze zogenoemde kader scheppende richtlijnen wordt voortdurend in nauwe samenwerking met PIANOo3, aanbestedende diensten en ondernemers ontwikkeld.
De eerste stap daarvoor is gezet op 31 augustus 2010. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de Minister van Economische zaken en de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken hebben toen het ‘Convenant aanvullend beleid (bij het wetsvoorstel) Aanbestedingswet’ getekend. In 2011 is aan de uitwerking hiervan gewerkt, zoals een Gids proportionaliteit.
Ook de Unie van Waterschappen adviseert op basis van het op 4 september 2009 vastgestelde “Routeplan voor harmonisatie van het aanbestedingsbeleid van de waterschappen” om een aantal zaken van de toekomstige Aanbestedingswet alvast mee te nemen. Ons waterschap past reeds geruime tijd de aanbevelingen, die vereenvoudiging en lastenverlichting beogen, toe.
Zo hanteert het waterschap voor overheidsopdrachten voor werken het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005). In dit aanbestedingsreglement worden niet alleen de verschillende Europese aanbestedingsprocedures praktisch en gedetailleerd uitgewerkt, maar ook nationale aanbestedingsprocedures. Het toepassen van dit reglement vermindert voorbereidende werkzaamheden, leidt tot minder geschillen en draagt uiteindelijk bij tot lagere administratieve lasten. Voorts hanteert het waterschap bij de contractvorming zoveel mogelijk (landelijk) uniform vastgestelde algemene (inkoop of administratieve) voorwaarden, maakt het gebruik van de Leidraad Aanbesteden voor werken4, en volgt het de aanbeveling om zich te houden aan de Gedragscode ‘Publiek Opdrachtgeverschap’5.
3 PIANOo is als expertisecentrum aanbesteden onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie.
4 Raadpleeg de website www.leidraadaanbesteden.nl.
5 Raadpleeg www.aaenmaas.nl, de website www.opdrachtgeversformum.nl of intranet.
Inkopen is een vak met veel verschillende aspecten waaronder in steeds sterkere mate juridische aspecten. Het waterschap stelt daarom de eigen organisatie door middel van training en bijscholing in staat om up-to-date te blijven op het gebied van het aanbestedingsrecht.
Toch moet voorkomen worden dat de nadruk van het aanbestedingsproces teveel op de rechtmatigheid komt te liggen. Binnen het rechtmatigheidskader is voldoende ruimte beschikbaar om doelmatig in te kopen. Per opdracht wordt de best passende aanbestedingsstrategie gekozen, met als uiteindelijke doel dat de opdracht bijdraagt aan de realisering van de beleidsdoelen van het waterschap.
Deze uitgangspunten geven aan welke waarden en normen het waterschap hanteert bij de Nota Inkoop en aanbesteden.
Alle inkopen van Aa en Maas worden op objectieve, transparante en non-discriminatoire wijze uitgevoerd. Om deze waarden te waarborgen dienen alle bestuurders van Aa en Maas zich te houden aan de; “Gedragscode voor bestuurders” en alle ambtenaren aan de “Gedragscode voor ambtenaren”.
In deze gedragscodes staat onder andere beschreven hoe om te gaan met relatiegeschenken, het vastleggen van nevenfuncties en hoe om te gaan met financiële belangen die de schijn van belangenverstrengeling kunnen wekken.
Integriteit wordt ook geborgd in de regeling financieel mandaat en budgethouderschap.
Voor bestuurders geldt bovendien dat zij niet rechtstreeks of indirect een overeenkomst aan mogen gaan betreffende het aannemen van werk of het doen van leveranties aan het waterschap tenzij hiervoor door het Algemeen Bestuur ontheffing is verleend. Dit geldt op grond van de Waterschapswet (artikel 33 en 45).
Het waterschap hanteert als uitgangspunt dat opdrachtnemers zich houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Aspecten als discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd.
Daarnaast mogen opdrachtnemers zich op geen enkele wijze bezig houden met criminele activiteiten. Het instrument dat hierbij ingezet kan worden is de Wet BIBOB (Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) waarbij potentiële opdrachtnemers gevraagd wordt verklaringen omtrent integriteit te ondertekenen.
Voortbordurend op de MVO adviesnota van 2006 is middels het rapport “Duurzaamheid in het hart van Aa en Maas” MVO voor Aa en Maas in 2010 verder vormgegeven en gekaderd.
De kern en essentie van ons MVO beleid is dat Aa en Maas verduurzaamt door:
het zo duurzaam mogelijk uitvoeren van zijn kerntaken (veilig, voldoende, schoon, natuurlijk en recreatief)
het zo duurzaam mogelijk oppakken van innovaties op haar kernprocessen.
Duurzame innovatie op de kernprocessen biedt een grote kans en continuïteit voor Aa en Maas op MVO gebied, waarbij in het rapport de volgende speerpunten zijn benoemd:
Energie / hergebruik materialen en nutrieten;
Klimaatbestendig en duurzaam ontwerp en beheer watersystemen en – keringen;
Biodiversiteit in en rondom het water.
Duurzaam inkopen
Waterschap Aa en Maas staat voor duurzaam ontwikkelen. Dat is een van onze kernkwaliteiten en staat prominent in de missie van het waterschap. Duurzaam inkopen draagt bij aan duurzaam ontwikkelen. Duurzaam inkopen is ook het toepassen van milieu- en sociale criteria bij het inkopen van leveringen, diensten en werken.
Het waterschap heeft de ambitie om in 2015 100% van het volume van alle producten en diensten, waarvoor duurzaamheidcriteria door AgentschapNL6 zijn opgesteld, duurzaam in te kopen (conform klimaatakkoord 2010-2015).
Duurzaam inkopen kan worden bevorderd door:
Geschiktheidseisen en/of selectiecriteria die zijn gericht op de verduurzaming van bedrijfsprocessen;
Meer gebruik van het gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) te maken, waarbij duurzaamheid wordt meegenomen in de weging;
Bij het beoordeling van de prijs zoveel mogelijk de totale kosten van de gehele levenscyclus van de ingekochte levering, dienst of werk mee te nemen (“Total cost of ownership” benadering) in plaats van alleen de initiële kosten;
Duurzaam inkopen binnen het waterschap te laten monitoren door het Cluster inkoop.
6 Raadpleeg de website: www.pianoo.nl.
Door het ”Opdrachtgeversforum in de bouw”7 is de "Gedragscode publiek opdrachtgeverschap"8 opgesteld. Het waterschap verankert deze gedragscode in de organisatie.
Het hanteren van de gedragscode heeft een interne en een externe functie.
De gedragscode biedt kaders aan de medewerkers voor de uitvoering van hun werkzaamheden in relatie tot opdrachtnemers. Daarnaast geeft de code aan “wat onze manieren zijn”, wat opdrachtnemers minstens van ons mogen verwachten en vice versa. Van de precontractuele fase van een project tot en met de afronding en evaluatie ervan.
Opdrachtnemers kunnen het waterschap aanspreken als het waterschap zich niet conform de kernwaarden en gedragsregels van deze code gedraagt. Elke deelnemende publieke opdrachtgever heeft een centraal meldpunt waar opdrachtnemers met opmerkingen en klachten terechtkunnen.
De “Gedragscode publiek opdrachtgeverschap” kunt u vinden op de website van Aa en Maas.
Eventuele opmerkingen en klachten in dit kader kunnen gemeld worden via info@aaenmaas.
7 Het opdrachtgeversforum is een actie kring van (semi-) publieke opdrachtgevers in de bouw en infrastructuur die vernieuwing en verdere professionalisering van (semi-) publieke opdrachtgeverschap nastreven.
8 De gedragscode is te raadplegen op intranet en de website: www.aaenmaas.nl.
Deze uitgangspunten hebben te maken met de manier waarop het waterschap de markt benadert.
Het waterschap hanteert als algemeen uitgangspunt dat er zoveel mogelijk in concurrentie wordt ingekocht. Het waterschap benadert de markt in beginsel met vier verschillende procedures:
Europese aanbesteding (openbaar / niet openbaar)9
Nationale aanbesteding (openbaar / niet openbaar)
Meervoudig onderhands (aanbeveling is maximaal 6 offertes)
Enkelvoudig onderhands
De mate waarin er concurrentie wordt gezocht, is afhankelijk van de waarde van de in te kopen leveringen, diensten en werken. Ook de aard van de opdracht kan bepalend zijn.
Waardebepaling van de opdracht
De waarde van de opdracht is bepalend voor de te kiezen aanbestedingsvorm. Een goede afbakening van de opdracht is hierbij van groot belang. Voor de waardebepaling moet een zo realistisch mogelijke raming worden gemaakt van de gehele omvang van de opdracht.
In het Bao (art. 9) is opgenomen hoe de waarde van de opdracht berekend moet worden.
De berekening van de geraamde waarde van een overheidsopdracht moet gebaseerd zijn op het totale bedrag, exclusief BTW, zoals geraamd door de aanbestedende dienst. Bij deze berekening wordt rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag, met inbegrip van de eventuele opties en eventuele verlengingen van het contract.
In géén geval mag de opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een Europese aanbesteding te ontduiken.
Vaststelling aard van de opdracht 10
Van de opdracht wordt bepaald of het een levering, dienst of werk is. Het hoofdonderwerp van de opdracht is hiervoor bepalend. De CPV-codering (Common Procurement Vocabulary) is bruikbaar bij het vaststellen van de aard van de opdracht. In bijlagen 1 en 2 van het Bao zijn werken en diensten ingedeeld aan de hand van de betreffende CPV-codes.
In geval van een dienst maakt het Bao onderscheid in 2a en 2b-diensten.
De 2a-diensten vallen volledig onder de werking van het Bao.
Bij 2b-diensten gaat de Europese wetgever uit van de vooronderstelling dat dergelijke diensten vooral een nationaal karakter dragen en daarom volgens een verlicht regime aanbesteed kunnen worden. De diensten zijn opgesomd in bijlage 2 van het Bao. Bij de keuze van een passende aanbestedingsvorm moet rekening gehouden worden met een passende mate van openbaarheid. Indien er bij een 2b-dienst sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang dient er toch Europees aanbesteed te worden.
9 In het Bao zijn naast deze procedures ook andere minder vaak voorkomende procedures omschreven, zoals concurrentie gerichte dialoog.
10 Raadpleeg de Interne richtlijnen bij de Waterwijzer op intranet, Overzicht Levering - Dienst - Werk.
Naast verplichte Europese drempelbedragen11, hanteert het waterschap eigen drempels om de juiste aanbestedingsprocedure te kiezen.
Per 1 januari 2012 zijn de Europese drempelbedragen (exclusief BTW) als volgt:
Aanbestedingsprocedure | Levering | Dienst | Werk |
Keuze uit: Enkelvoudig onderhands OF Meervoudig onderhands* | < € 50.000 | < € 50.000 | < € 150.000 |
Keuze uit: Meervoudig Onderhands* OF Nationaal openbaar / niet-openbaar Afwijkmogelijkheid via vermelding in aanbestedingsdossier | € 50.000 - € 200.000 | € 50.000 - € 200.000 | € 150.000 - € 1.500.000(o.b.v. ARW 2005) |
Nationaal openbaar / niet-openbaar12 Afwijkmogelijkheid via Dagelijks Bestuur |
|
| € 1.500.000 - € 5.000.000 (o.b.v. ARW 2005) |
Europees openbaar / niet-openbaar | ≥ € 200.000 | ≥ € 200.000 | ≥ € 5.000.000 (o.b.v. ARW 2005) |
* Aanbeveling is maximaal 6 offertes
Zoals reeds is genoemd in de inleiding sluit het waterschap zich met deze drempelbedragen aan bij de aanbeveling van PricewaterhouseCoopers / Unie van Waterschappen om de drempelbedragen onder de Europese aanbestedingsgrens in het beleid te harmoniseren.
11 Iedere 2 jaar worden door de Europese Commissie de drempelbedragen voor leveringen, diensten en werken opnieuw vastgesteld. De hier aangegeven Europese drempelbedragen zijn geldig vanaf 1 januari 2012 tot en met 31 december 2013. De actuele drempelbedragen zijn te vinden op intranet. In geval van wettelijke wijzigingen met betrekking tot (Europese) drempelbedragen, dan worden deze automatisch gevolgd zonder dat daarvoor het inkoopbeleid opnieuw te hoeft worden vastgesteld door het Dagelijks Bestuur.
12 Niet-openbaar betreft een openbare aanbesteding met voorafgaande selectie.
Onder de Europese drempel
Leveringen en Diensten tussen € 50.000 - € 200.000 en Werken € 150.000 - € 1.500.000
Bij onderhandse aanbestedingen (meervoudig onderhands of Nationaal openbaar / niet openbaar) is het in een aantal incidentele gevallen mogelijk, om één offerte op te vragen. Dit is uitsluitend mogelijk, indien dit vóóraf is beargumenteerd. Hiervan dient verplicht melding te worden gemaakt in het aanbestedingsdossier. Zie voor schematisch overzicht bijlage I Stroomdiagram Aanbesteden.
Het betreffen de volgende situaties:
Aanvullende opdrachten bij bouwprojecten;
Opdrachten aan monopolisten;
Opdrachten in het kader van juridische dienstverlening;
Opdrachten in het kader van calamiteiten;
Materiële binding aan leverancier door onverbrekelijke relatie met eerder werk, dienst of levering;
Bestelling/opdracht binnen een raamcontract.
Indien er geen keuze gemaakt kan worden uit één van de hierboven genoemde situaties, dan moet dit in een beargumenteerd voorstel ter besluitvorming in het Dagelijks Bestuur aangeboden worden.
Werken tussen € 1.500.000 - € 5..000.000
Bij onderhandse aanbestedingen voor Werken (Nationaal openbaar / niet openbaar) is mogelijk om af te wijken van de regel openbaar, door een beargumenteerd voorstel ter besluitvorming in het Dagelijks bestuur aan te bieden. Zie ook bijlage I Stroomdiagram Aanbesteden.
Boven de Europese drempel
Hoofdregel is dat opdrachten die binnen de werkingssfeer van het Bao vallen, openbaar worden aanbesteed. Het Bao kent een aantal limitatief omschreven uitzonderingen op deze hoofdregel. Slechts in bijzondere gevallen kunnen die worden toegepast. Indien hiervan gebruik wordt gemaakt, dient de keuze en de motivering daarvoor vastgelegd te worden in het aanbestedingsdossier, voorzien van een advies van Cluster inkoop en Cluster juridische zaken.
Bij aanbesteden wordt onderscheid gemaakt in selectiecriteria en gunningcriteria.
Selectiecriteria zien op de beoordeling van de aanbieders, gunningcriteria zien op de beoordeling van de aanbieding.
De selectiecriteria hebben betrekking op de financieel-economische draagkracht en de technische bekwaamheid van de aanbieder(s). Het gaat hier om objectieve criteria die opgesteld moeten worden door het waterschap en die vooraf bekend gemaakt moeten worden. Aanbieders kunnen worden uitgesloten indien zij niet of niet volledig aan deze eisen voldoen.
Proportionaliteit
Het is van belang de eisen die aan de financiële en economische draagkracht worden gesteld, dusdanig te kiezen, dat een ieder die in staat is om de opdracht naar behoren uit te voeren ook kan meedingen. Dit komt de marktwerking ten goede. Bij het bepalen welke eisen te stellen verdient de positie van het MKB aandacht, zeker wanneer uit marktanalyse blijkt dat bij de betreffende overheidsopdracht deze groep potentiele inschrijver is. Door te hoge eisen wordt de markt onnodig beperkt, hetgeen noch in het belang is van de aanbestedende dienst noch in het belang van de ondernemingen13.
In het Bao staan criteria vermeld die het waterschap mag en moet toepassen bij Europese aanbestedingen. Daadwerkelijke invulling hiervan betreft maatwerk en wordt per aanbesteding door het waterschap bepaald. Het waterschap maakt daarbij gebruik van de handvatten zoals genoemd in de Gids Proportionaliteit augustus 2011, opgesteld door het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I).
Comply or explain
Indien strengere eisen worden gesteld dan die welke worden aanbevolen in de Gids Proportionaliteit, is het van belang dat de keuze daarvoor gemotiveerd wordt vastgelegd in het aanbestedingsdossier.
In geval van een onderhandse procedure wordt vooraf bepaald welke partijen zullen worden uitgenodigd voor het uitbrengen van een offerte. In het dossier wordt de argumentatie voor de keuze van deze partijen vastgelegd.
Lastenverlichting
Het Bao / ARW 2005 schrijft voor welke bewijsstukken kunnen worden opgevraagd. Om te voorkomen dat de kosten en administratieve lasten voor bedrijven onnodig oplopen, zal het waterschap binnen de geldende wettelijke kaders en afhankelijk van de aard en omvang van de opdracht eigen verklaringen van inschrijvers in plaats van officiële bewijsstukken. Onderliggende bewijsstukken van de eigen verklaring worden dan alleen opgevraagd en gecontroleerd voor de winnaar indien hier aanleiding voor is.
13 Gids Proportionaliteit, augustus 2011.
Gunningscriteria zien op de beoordeling van de aanbieding. De beoordeling van de gunningscriteria leidt tot de selectie van de beste aanbieding. Bij het beoordelen van inschrijvingen hanteert het waterschap de twee wettelijke gunningscriteria, namelijk de laagste prijs of de economisch meest voordelige inschrijving. Per aanbesteding wordt een keuze gemaakt tussen de twee voorgeschreven gunningscriteria. Het toe te passen gunningscriterium moet vooraf worden bepaald en worden bekendgemaakt in de aankondiging of de aanbestedingsdocumenten.
Laagste prijs
Dit criterium wordt in beginsel toegepast voor leveringen, diensten en werken die een hoge mate van standaardisatie kennen, goed technisch te specificeren zijn dan wel waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet van elkaar onderscheiden op de inhoud, maar alleen op de prijs. De inschrijver die een geldige inschrijving heeft gedaan met de laagste prijs komt daarmee in aanmerking voor gunning.
In geval van gunning op laagste prijs is het niet mogelijk om varianten toe te staan.
Economisch meest voordelig inschrijving (EMVI)
Om inschrijvende partijen meer kans te geven zich op kwaliteit of duurzaamheid te onderscheiden en niet alleen op prijs, biedt het hanteren van het gunningscriterium EMVI mogelijkheden, ook bij een traditionele aanbesteding van werken.
Bij het criterium EMVI wordt de keuze bepaald op grond van een weging van de scores die zijn verkregen op meerdere subgunningscriteria. Deze criteria houden verband met het voorwerp van de opdracht en kunnen bijvoorbeeld bestaan uit prijs, kwaliteit, duurzaamheid en planning. De gunningscriteria dienen zoveel mogelijk objectief beoordeeld te worden. De gunningscriteria worden vooraf bekendgemaakt aan potentiële aanbieders, voorzien van hun relatieve gewicht, of in volgorde van belangrijkheid.
Wijziging van de gunningscriteria tijdens en na de aanbesteding is niet toegestaan. Op die manier kan de keuze te allen tijde worden verantwoord en wordt recht gedaan aan de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie.
In geval van gunning op EMVI heeft het waterschap de keuze om varianten toe te staan.
Definitie
Het teweegbrengen van innovatie ten aanzien van het gevraagde product binnen een concrete aanbestedingsprocedure maar ook het gebruik van innovatieve contractvormen door overheidsopdrachtgevers in het algemeen14.
Kenmerkend voor innovatief aanbesteden is dat maximaal gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht die in de markt aanwezig is. Dat kan gerealiseerd worden door een opdracht functioneel te specificeren zodat marktpartijen de beste (technische) oplossing inbrengen die voldoet aan de gestelde randvoorwaarden. Een ander aspect is het betrekken van de markt bij het uitvoeren van risicoanalyses.
Er zijn verschillende aanbestedingsvormen of –methodieken die ingezet kunnen worden om aan innovatief aanbesteden invulling te geven:
Marktconsultatie om de eigen behoefte scherp te krijgen en om inzicht te krijgen wat de markt te bieden heeft;
Functioneel specificeren;
Gebruik maken van het gunningscriterium EMVI;
Best Value Procurement / Prestatieinkoop15;
Concurrentiegerichte dialoog bij bijzonder complexe opdrachten.
Door toepassing van innovatieve contractvormen, zoals bijvoorbeeld prestatiecontracten of geïntegreerde contracten, krijgt de opdrachtnemer meer ontwerpvrijheid binnen de gestelde eisen en heeft hij meer invloed op het eindresultaat.
Bij diensten komen innovatieve contracten tot uiting in met name prestatiecontracten. Dit houdt in een verschuiving van inspannings- naar resultaatsverplichtingen.
Bij werken kan als innovatieve contractsvorm gebruik worden gemaakt van de combinatie ontwerp en uitvoering eventueel aangevuld met meerjarig onderhoud. In deze combinatie wordt de aandacht gericht op de levenscyclus.
Deze geïntegreerde contractvormen in de bouw worden aangeduid met de Engelse termen voor de combinatie: design (D), construct (C) of build (B), finance (F), maintain (M) en operate (O). Er zijn meerdere varianten mogelijk in het maken van combinaties en zal per geval bekeken worden.
De Leidraad Aanbesteden Bouwopdrachten 2009 is een hulpmiddel bij de keuze voor de meest geschikte bouworganisatievorm.
14 Definitie Europa Decentraal.
15 Betreft een aanbestedingsmethode, zie oa. ook www.pianoo.nl.
Voorkomen van afhankelijkheid
De leverancierskeuze moet objectief, transparant en non-discriminatoir tot stand komen waarbij de mogelijkheden in de markt optimaal benut worden. Hierbij verdient het aanbeveling de uit te nodigen bedrijven te laten rouleren en variëren. Dit geldt ook voor “huisleveranciers” waar regelmatig opdrachten aan worden verstrekt.
Past performance
Volgens het aanbestedingsrecht dienen bedrijven gelijke kansen te hebben. Dit heeft als gevolg dat bedrijven die in het verleden slecht gepresteerd hebben, niet automatisch uitgesloten kunnen worden van een opdracht in geval van een openbare aanbesteding, het bedrijf kan zich immers tussentijds verbeterd hebben. Ook is het niet mogelijk om bedrijven die goed gepresteerd hebben hiervoor extra te belonen bij een aanbesteding. Op landelijk niveau wordt onderzocht of er mogelijkheden zijn om “past performance” toe te passen bij een aanbesteding.
Regionaal leveranciersbeleid
Bevoordeling van lokale of regionale bedrijven is in strijd met het non-discriminatie-beginsel wat bij aanbestedingen in acht moet worden genomen. Zij mogen echter ook niet benadeeld worden. In geval van meervoudig onderhandse procedures selecteert het waterschap zelf potentiële opdrachtnemers / leveranciers. De reden waarom partijen geselecteerd worden wordt onderbouwd in het aanbestedingsdossier.
Het waterschap waakt ervoor opdrachten niet te laten uitvoeren onder ongunstige leveringsvoorwaarden van opdrachtnemers.
Voorwaarden van de leverancier worden daarom standaard expliciet van de hand gewezen, het waterschap past eigen inkoopvoorwaarden toe, die op voorhand worden toegestuurd aan potentiële opdrachtnemers.
Op landelijk niveau is een set Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden ontwikkeld. De Unie beveelt gebruik daarvan aan.
Op dit moment zijn beschikbaar:
Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor leveringen (AWIV 2010)
Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor diensten (AWVODI 2010)
Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor ICT leveringen en diensten (AWIVI 2010)
Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor inhuur en uitzendkrachten
Daarnaast zijn er landelijk ontwikkelde algemene voorwaarden voor werken zoals de:
Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 (UAV 1989)
Uniforme Administratieve voorwaarden voor Geïntegreerde Contracten 2005 (UAV-GC 2005)
In de nieuwe aanbestedingswet wordt aandacht gevraagd voor de proportionaliteit van inkoopvoorwaarden. Een evenwichtig pakket voorwaarden, die in overleg met de opdrachtnemers zijn opgesteld zoals de UAV 1989 en de UAV-GC 2005 dienen in beginsel integraal te worden toegepast.
In afwijking van het bovenstaande kan besloten worden om in te stemmen met de in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden mits deze redelijk zijn. In dergelijke situaties dient eerst afstemming plaats te vinden met Cluster inkoop of Cluster juridische zaken.
Voor specifieke aanbestedingen is maatwerk vereist en zijn algemene voorwaarden minder goed bruikbaar. Ook in dergelijke situaties dient eerst afstemming plaats te vinden met Cluster inkoop of Cluster juridische zaken.
Winnend samenwerken
Zoals in de laatste alinea van de inleiding is aangegeven wordt er in het kader van de bestuursopdracht Winnend Samenwerken intensief samengewerkt tussen de inkoopafdelingen van de drie Brabantse Waterschappen. De Nota is
in afstemming met de andere twee Brabantse waterschappen tot stand gekomen.
Overige samenwerkingsverbanden
Daar waar zinvol wordt actief samengewerkt met collega-waterschappen en overige (regionale) overheden.
Gecoördineerde inkoop
Het waterschap hanteert het model van de gecoördineerde inkoop. De gecoördineerde inkoop combineert de voordelen van de centrale en decentrale inkoopfunctie met centraal geformuleerde uitvoeringsrichtlijnen en waar mogelijk gebruik makend van raamovereenkomsten, aanbesteden in multidisciplinaire inkoopteams en de aanwezigheid van inkoopexpertise centraal binnen de organisatie.
Inkoopmelding en Inkoopteam
Voorgaand aan iedere inkoop vanaf € 25.000,- exclusief BTW is de budgethouder verplicht om hiervan een inkoopmelding te maken bij Cluster inkoop.
Voor inkopen van leveringen en diensten groter dan € 50.000,- exclusief BTW en voor werken groter dan € 150.000,- exclusief BTW, kan door de budgethouder een inkoopteam worden geformeerd. Het inkoopteam bestaat minimaal uit de budgethouder, en/of materiedeskundige en de inkoper. Indien nodig, maakt een juridisch adviseur ook onderdeel uit van het inkoopteam.
Rolverdeling
Het inkoopproces kan worden onderverdeeld in strategische, tactische en operationele inkoop.
Bij het waterschap wordt taken en bevoegdheden als volgt ingevuld:
Strategische inkoop; Cluster inkoop draagt zorg voor de strategische taken.
Hieronder wordt onder meer verstaan:
het formuleren van uitvoeringsrichtlijnen aangaande inkoop en aanbesteden, dat ter vaststelling wordt aangeboden aan het Dagelijks Bestuur;
het ontwikkelen, faciliteren en ondersteunen (organisatiebreed) van het inkoopproces en de inkoopprocedures;
toezien op juiste toepassing van uitvoeringsrichtlijnen, vanuit de noodzaak tot het borgen van doelmatigheid en rechtmatigheid van overheidsuitgaven;
het uitvoeren van inkoopanalyses;
het verkennen van samenwerkingsmogelijkheden op het gebied van inkoop en het ondersteunen en begeleiden van gezamenlijke inkooptrajecten.
Tactische inkoop, hieronder wordt onder meer verstaan het uitvoeren van (Europese) aanbestedingen en het afsluiten van raamovereenkomsten. Dit vindt plaats in wisselende inkoopteams, afhankelijk van de inkoopbehoefte. Cluster inkoop adviseert de budgethouder en ondersteunt, begeleidt en bewaakt het inkoopproces, de budgethouder is eindverantwoordelijk. Daarnaast ondersteunt Cluster inkoop het contractenbeheer en leveranciersmanagement.
Voor standaard documenten worden beheersmaatregelen getroffen om aan te sluiten op de landelijke ontwikkelingen van het SIA (Subwerkgroep Inkoop en Aanbestedingen van de Unie van Waterschappen) en bij het “Winnend samenwerken”.
Operationele inkoop, hieronder wordt verstaan het bestelproces, inclusief orderopvolging en het oplossen van dagelijkse problemen met leveranciers. De bestelfunctie is decentraal in de organisatie belegd. Dit vindt plaats door of namens de budgethouder zelf.
Bundeling inkoopvolumes
Het waterschap stelt zich ten doel gelijksoortige inkoopbehoeften zo veel als mogelijk te bundelen, indien dit is interessant vanuit het oogpunt van doelmatigheid.
Cluster inkoop signaleert bundelingsmogelijkheden en overlegt met de betreffende budgethouders om vervolgacties te bepalen.
Bij het bundelen wordt rekening gehouden met de volgende aspecten:
Schaalgrootte: aan de hand hiervan moet worden beoordeeld of bundeling voordelen oplevert voor het waterschap, of dat dit leidt tot een verplichting tot Europese aanbesteding;
De aard van het product: afdelings- of sector overschrijdende inkopen lenen zich voor bundeling. Men moet er rekening mee houden dat een inkoopbehoefte afdeling overschrijdend kan zijn.
Het Waterschap streeft ernaar om voor alle (routinematige) herhalingsinkopen raamovereenkomsten af te sluiten bij geschikte leveranciers.
Als gevolg van inkoopsamenwerking is het voor de hand liggend dat de inkoopvolumes toenemen en dat Europese drempelbedragen sneller worden bereikt.
Bij het bundelen van inkoopvolumes wordt vanuit doelmatigheidsoverwegingen bekeken waar het optimum van de bundeling ligt. Kostenbesparing is daarbij niet alleen leidend ook spelen ook andere aspecten een rol, zoals; de belangen van opdrachtnemers / Midden- en Klein Bedrijf (MKB), marktomstandigheden en administratieve lasten die voortvloeien uit de aanbestedingsvorm.
Adviesteam inkoop en aanbesteden
Binnen het waterschap Aa en Maas is een adviesteam Inkoop en aanbesteden opgericht.
Het adviesteam fungeert als klankbordgroep voor het cluster Inkoop en is samengesteld uit diverse leden die een afspiegeling van de organisatie vormen.
De hoofddoelstelling van het adviesteam Inkoop & aanbesteden luidt:
“via ambassadeurschap het inkoop- en aanbestedingsbeleid (breed) in de organisatie verspreiden met het oog op een verdere professionalisering (groeimodel) en het zodanig bereiken van een zo optimaal mogelijke doel- en rechtmatigheid.”
Jaarlijks wordt door het Cluster inkoop een inkoopplan opgesteld met hierin, de kwantitatieve en kwalitatieve speerpunten van Cluster inkoop voor het komende jaar.
Daarnaast hanteert Cluster inkoop een inkoopkalender met daarop de geplande aanbestedingen.
Jaarlijks draagt Cluster inkoop zorg voor uitvoering van de inkoopplan, resultaten van de inkoopanalyse worden omgezet in actiepunten welke worden ondergebracht in het inkoopplan of door bijstelling van de inkoopkalender.
In het kader van Winnend Samenwerken wordt daarnaast gestreefd naar een gezamenlijke inkoopanalyse en een inkoopkalender.
Dossier en archivering
De budgethouder is verantwoordelijk voor het opnemen van alle relevante en verplichte aanbestedingsstukken in het (aanbestedings)dossier16.
Ter bevordering van de transparantie van de gemaakte keuzes met betrekking tot een aanbesteding, kan gebruik gemaakt worden van het aanbestedingsformulier, die opgenomen dient te worden in het aanbestedingsdossier.
Interne Controle en Accountantscontrole
Jaarlijks worden in het kader van rechtmatigheid een aantal interne controles uitgevoerd. Daarbij worden de meest kritische processen, waaronder inkoop, getoetst.
In het kader van opdracht tot controle van de jaarrekening wordt door de accountant een interim-controle uitgevoerd. De belangrijkste bevindingen van deze controle worden in een managementletter gerapporteerd. Het gaat hierbij met name om bevindingen en actiepunten op het terrein van interne beheersing, rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Uiteindelijk bepaalt de mate waarin voldaan wordt aan rechtmatigheid of het waterschap een goedkeurende accountantsverklaring krijgt.
16 Raadpleeg ook de Interne richtlijnen bij de Waterwijzer op intranet, Inkoopproces.