Organisatie | Tubbergen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling elektronische communicatieapparatuur, e-mail en internetfaciliteiten |
Citeertitel | Regeling elektronische communicatieapparatuur, e-mail en internetfaciliteiten |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-03-2012 | 01-04-2013 | Vervallen van artikel 5, leden 9, 10 en 11 | 07-02-2012 | I10.008578 | |
23-01-2008 | 03-03-2012 | Nieuwe regeling | 29-05-2007 Gemeenteblad 2008, 2 | 06.5117 |
Burgemeester en Wethouders van Tubbergen;
overwegende dat de gemeente Tubbergen aan medewerkers elektronische communicatie apparatuur ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;
overwegende de wenselijkheid regels vast te stellen waarin naast regels voor e-mail- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het monitoren van dit gebruik;
gelet op het bepaalde in de beleidsnotitie “Elektronisch bestuurlijk verkeer in Tubbergen” d.d. 19 juli 2005;
gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht;
gelet op het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens en artikel 160 Gemeentewet;
gelet op de instemming met deze regeling door de Ondernemingsraad van gemeente Tubbergen d.d. 10 mei 2007;
vast te stellen de volgende regeling:
ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEAPPARATUUR, E-MAIL EN INTERNETFACILITEITEN
Artikel 1: Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
Deze regeling geeft de wijze aan waarop binnen de gemeentelijke organisatie dient te worden omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt, waaronder een privacyregeling betreffende het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen.
De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:
Artikel 4: Verantwoordelijkheden en beheer
Door het directieteam worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) log-bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voorzover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Artikel 5: Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan de medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chatsessies, on-line te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
De mobiele telefoon is eigendom van de gemeente en wordt in bruikleen gegeven aan de medewerker. Privé-gebruik is toegestaan maar de kosten worden aan de gebruiker doorberekend indien deze een bedrag van € 3,-- overschrijdt. Ook privé-belkosten vanuit en naar het buitenland worden in rekening gebracht bij de gebruiker.
Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.
Het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door collegeleden en door OR-leden (inclusief de ambtelijk secretaris), GO-leden, bedrijfsartsen en andere medewerkers met een vertrouwensfunctie zijn uitgesloten van controle, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van het college in bijzondere gevallen. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het elektronische verkeer.
Artikel 7: Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp.
Artikel 8: Rechten van de medewerker
De medewerker kan zijn direct leidinggevende verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
Artikel 9: Eigenaar en licentienemer
De gemeente is eigenaar en licentienemer van de digitale communicatieapparatuur en software en is - met inachtneming van eventuele licentievoorwaarden - beschikkingsbevoegd. De gemeente behoudt zich het recht voor om de verstrekte apparatuur, software en de daarop aanwezige gegevens op elk gewenst moment in te nemen. Alle aanwezige gegevens op de door de organisatie verstrekte apparatuur zijn eigendom van de gemeente.
Artikel 10: Diefstal/verlies/beschadiging van apparatuur en software
Iedere medewerker is verantwoordelijk voor de aan hem of haar verstrekte apparatuur en bijbehorende accessoires. Hij dient deze naar behoren te beheren. Apparatuur mag derhalve niet onnodig onbeheerd achtergelaten worden. Met name het onbeheerd achterlaten in een al dan niet afgesloten auto is niet toegestaan. Portable pc's op kantoor dienen buiten de werkuren en tijdens de lunchpauze in een afgesloten kast te worden opgeborgen, tenzij gebruik wordt gemaakt van een veiligheidskabel.
Bij het optreden van hardware- en/of softwareproblemen kan de apparatuur door de afdeling Informatievoorziening en Ondersteuning (tijdelijk) worden omgeruild. De afdeling Informatievoorziening en Ondersteuning zal in dat geval alleen de voorgeschreven bestanden en directories overzetten. De gebruiker is er verantwoordelijk voor dat de gegevens ook in deze directories staan. Tevens dient de gebruiker van de mogelijk op de harde schijf van de pc aanwezige gegevens via het daarvoor aangewezen programma een back-up te maken op het netwerk.
Artikel 11: Verlies of beschadiging van gegevens
Bij het ontdekken van een virus dient de gebruiker direct contact op te nemen met de afdeling Informatievoorziening en Ondersteuning om het virus te laten verwijderen. Tot die tijd mag hij geen gebruik maken van zijn apparatuur om verder verlies van gegevens en verdere verspreiding van het virus te voorkomen.
Artikel 14: Misbruik van licentieovereenkomsten
Door de gemeente zijn licentieovereenkomsten gesloten met de leveranciers van software. Het is niet toegestaan om door de gemeente verstrekte software te kopiëren voor gebruik op andere apparatuur. Het is evenmin toegestaan om bij de gemeente gebruikte software op een privé-computer te installeren. Ook kan geen support worden gegeven voor privé-computers.
Indien er sprake is van grove nalatigheid en/of de organisatie op enige wijze schade wordt berokkend, voortvloeiend uit het niet-naleven van deze of later te verstrekken regels, dan is de gemeente gerechtigd alle maatregelen te nemen die nodig zijn om de schade op de gebruiker te verhalen. Bij het vaststellen van de sanctie wordt rekening gehouden met de ernst van de overtreding.
Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen;
Artikel 16: Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze regels niet voorzien of bij twijfel omtrent de toepassing hiervan, beslist het college van burgemeester en wethouders.