CVDR28108_1Organisatieregeling 2008nlregelingTubbergen2018-02-13TubbergenGemeenteblad 2009, 4Organisatieregeling 2008Gemeentewet, art. 160college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2009-05-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2009-06-032008-10-012012-01-01Nieuwe regelingGeenGeenOrganisatieregeling 2008Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tubbergen;overwegende dat zijn college bevoegd is regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de griffie, en dat zijn college daartoe heeft vastgesteld de Organisatieregeling 2003 bij besluit van 25 februari 2003 (Gemeenteblad 2003, nr. 4), zoals nadien gewijzigd bij besluit van 4 april 2006 (Gemeenteblad 2006, nr. 3) en bij besluit van 15 mei 2006 (Gemeenteblad 2006, nr. 15);overwegende dat het wenselijk is de organisatieregeling te herzien;gelet op de artikelen 160, eerste lid, aanhef en onder c, van de Gemeentewet;b e s l u i t:vast te stellen de volgende:ORGANISATIEREGELING 20081BEGRIPSBEPALINGEN1DefinitiesDeze regeling verstaat onder:
-advies:een deskundig oordeel;-afdeling:een organisatorische eenheid met een samenhangend pakket van taken;-afdelingsoverleg:regulier overleg tussen een afdelingshoofd en de medewerkers;-afdelingshoofd:het hoofd van een afdeling;-afdelingsplan:een jaarlijks per afdeling vast te stellen taakstellend plan waarin opgenomen de binnen de planperiode te realiseren doelstellingen, de in verband daarmee te verrichten activiteiten en te leveren resultaten en de daarvoor benodigde capaciteit en middelen;-afdelingsschouw-- gesprek:periodiek overleg tussen het directieteam en het afdelingshoofd, waarbij de werking en ontwikkeling van de afdeling centraal staat;-algemeen directeur:de als zodanig benoemde directeur, voorzitter van het directieteam en tevens gemeentesecretaris;-ambtenaren:degenen die werkzaam zijn in dienst van de gemeente, voorzover zij niet werkzaam zijn op de griffie;-bestuursopdracht:een initiatief van burgemeester en wethouders waarbij zij een kader aangeven voor het ambtelijk apparaat bij het ontwikkelen van beleid;-bijstand:het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, amendementen en moties;-college:het college van burgemeester en wethouders;-cluster:een organisatieonderdeel binnen een afdeling belast met de uitvoering van gelijksoortige processen, gecoördineerd door een clustercoördinator:-clustercoördinatoreen ambtenaar belast met de coördinatie van werkzaamheden binnen een cluster en sturend op resultaten, zonder taken en bevoegdheden op het gebied van personeelsbeleid; -concernstaf:een organisatieonderdeel dat direct onder het directieteam valt en dat is gericht op de bedrijfsvoering van de organisatie, juridische control en openbare orde en veiligheid, inclusief rampenbestrijding;-directeur;de als zodanig benoemde ambtenaren, die gezamenlijk het directieteam vormen en ieder afzonderlijk zijn belast met een pakket van taken;-directeurenoverleg:regulier overleg van de leden van het directieteam;-directieoverleg:regulier overleg van het directieteam en de afdelingshoofden;-directieteam:een ambtelijk orgaan met eigen taken en bevoegdheden, bestaande uit de directeuren;-directiewerkplan:een jaarlijks door het directieteam op te stellen plan waarin opgenomen de taken van de directie, de portefeuilleverdeling binnen de directie, de wijze waarop het directieteam de organisatie wil aansturen en de accenten die het directieteam in de planperiode zal gaan leggen op het terrein van de kaderstelling, het functioneren van de organisatie of op beleidsinhoudelijke terreinen;-DT-voorstel:een ambtelijk voorstel dat voor besluitvorming aan het directieteam wordt voorgelegd;-gemeentelijke- brandweer:de gemeentelijke brandweer, zoals bedoeld in artikel 1, lid 1 van de Brandweerwet 1985, belast met de taken haar opgedragen bij en krachtens die wet;-informatie:gegevens neergelegd in schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat;-informatie-- platformwekelijkse informatiebijeenkomst, waarin terugkoppeling uit het college plaatsvindt;-portefeuille-- houder:het voor een bepaald onderdeel van beleid primair verantwoordelijke lid van het college van burgemeester en wethouders;-portefeuillehouder- overleg: regulier overleg tussen de portefeuillehouder en één of meer afdelingshoofden die voor een portefeuilleonderdeel ambtelijk verantwoordelijk zijn;-primaathouder:de ambtelijk voor een bepaald taakveld of een bepaalde aangelegenheid eerstverantwoordelijke ambtenaar alsmede - bij uitbreiding - de afdeling waartoe deze ambtenaar behoort;-programma- en projectenbureaueen organisatieonderdeel dat direct onder de directie valt en dat is belast met de uitvoering van programma's en projecten;-projectgroep:een tijdelijke organisatorische constructie die ertoe dient een taak met een uniek karakter uit te voeren met medewerkers uit verschillende onderdelen van de organisatie;-projectleider:een functionaris, speciaal belast met de voorbereiding, begeleiding en/of de uitvoering van projecten;-programmamanager:een functionaris, speciaal belast met de voorbereiding, begeleiding en/of de uitvoering van programma's;-strategisch- overleg:periodiek overleg tussen (leden van) het college en (leden van) het directieteam;-team Uitvoering, Beheer en Onderhoud:een organisatorische eenheid met een samenhangend pakket van taken die, samen met de binnendienst, de afdeling Openbare Ruimte vormt;-taakveldeen of meer ambtenaren binnen een afdeling die zijn belast met de uitvoering van gelijksoortige processen;-teamleider:het hoofd van het team Uitvoering, Beheer en Onderhoud met taken en bevoegdheden op het gebied van personeelsbeleid;-werkgroep:een organisatorische constructie, doorgaans onder voorzitterschap van de primaathouder, om afstemming te plegen over reguliere werkzaamheden waarbij verschillende organisatieonderdelen betrokken zijn.
2DE STRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE2De organisatie
De ambtelijke organisatie bestaat uit:
het directieteam (DT), met daaraan verbonden het programma- en projectenbureau (PPB) en de concernstaf (CS);
de afdeling Brandweer (BR);
de afdeling Middelen (MID);
de afdeling Openbare Ruimte (OBR);
de afdeling Publiekszaken (PZ);
de afdeling Ruimtelijke ontwikkeling, Milieu en Economie (RME);
de afdeling Samenleving (SL).
Binnen de afdelingen zijn worden de navolgende clusters en taakvelden onderscheiden:
Afd.Cluster/taakveldAfkortingGlobale omschrijving taakgebiedBWTaakveld Preparatie BWVoorbereiding van het optreden bij ongevallen en brandTaakveld RepressieBWHulpverlening bij ongevallen en brandTaakveld PreventieBWVoorkomen van ongevallen en brandMIDCluster Personeel en OrganisatieMID-POPersoneelszaken en organisatieontwikkelingTaakveld Facilitaire zakenMID-FACFacilitaire zakenBestuurssecretariaatMID-BSSecretariaatswerkzaamheden voor bestuur en directieTaakveld AutomatiseringMID-ICTBeheer van automatiseringsmiddelenCluster FinanciënMID-FINBeheer van financiële middelen, financieel beleidsadviseringOBRCluster Toezicht & HandhavingOBR-T&HToezicht op de naleving en handhaving van algemeen verbindende voorschriftenCluster Integraal BeheerOBR-IBBeheer van de openbare ruimte, inzameling huishoudelijk afval, beleidsontwikkeling en beheer van geo-informatieTaakveld BouwzakenOBR-BZMonumentenzorg, technische advisering op het gebied van woningaanpassing en beheer van gemeentelijke gebouwenTaakveld CivielOBR-CIVCiviele werken en verkeersveiligheidTeam Uitvoering, Beheer en OnderhoudOBR-UBOOnderhoud van de openbare ruimte en gemeentelijke rioleringenPZCluster Klant Contact CentrumPZ-KCCBurgerlijke stand, gemeentelijke basisregistratie bevolking en publiekscontactenTaakveld CommunicatiePZ-COMCommunicatie en voorlichtingTaakveld InformatievoorzieningPZ-INFPostregistratie, archiefwerkzaamheden en beleidsontwikkelingTaakveld BelastingenPZ-BELGemeentelijke belastingenSLCluster Welzijn, Onderwijs, Sport, Kunst en Cultuur en VolksgezondheidSL-WOSWelzijn, onderwijs, leerplicht, sport, kunst en cultuur en volksgezondheidCluster Werk, Inkomen en ZorgRME-WIZUitvoering van de Algemene bijstand en overige sociale wetgeving; uitvoering Wet maatschappelijke ondersteuningRMECluster Duurzame Ruimtelijke Ontwikkeling RME-DROPlanologische aangelegenhedenCluster VergunningverleningRME-VGAfgifte van vergunningen en ontheffingen en vrijstellingen op aanvraag
Het directieteam is bevoegd de taken van de afdelingen nader te omschrijven en te begrenzen.
Een afdelingshoofd is bevoegd de taken van de taakvelden en clusters binnen zijn afdeling nader te omschrijven en te begrenzen.
Als er onduidelijkheid over bestaat welke afdeling met een bepaalde taak is belast en de betrokken afdelingshoofden hierover niet met elkaar tot overeenstemming komen, wordt het verschil van mening onverwijld ter beslissing voorgelegd aan het directieteam.
3HET MANAGEMENT1Het directieteam, de directeuren het programma- en projectenbureau en de concernstaf3Het directieteam1.Het directieteam voert ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken regelmatig gezamenlijk overleg.2.Het directieteam brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan burgemeester en wethouders. 3.Het directieteam draagt, binnen de daartoe door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid zorg voor:
het coördineren en bewaken van de gemeentebrede (strategische) beleidsontwikkeling en uitvoering;
het bevorderen en bewaken van de samenhang binnen de organisatie;
het bevorderen en bewaken van de bestuurlijk - ambtelijke samenwerking en
het bevorderen van het functioneren van de organisatie.
4.Het in het derde lid, sub a, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:
zich extern oriënteren op maatschappelijke ontwikkelingen waarin een gemeentelijk initiatief aan de orde zou kunnen zijn;
sparring partner voor college op het gebied van brede maatschappelijke trends, integrale issues en het strategische beleid van de gemeente;
in overleg met het college en ambtelijke organisatie ontwikkelen van de gemeentelijke visie, doelen en strategie voor de ambtelijke organisatie;
hebben van permanente zorg voor de ontwikkeling van een strategische visie;
communiceren van de geldende strategische hoofdlijnen naar de organisatie;
zicht houden op de actuele toepassing van die strategische hoofdlijnen in het beleid;
nemen van initiatief als de consistentie c.q. de integraliteit van het gemeentelijk beleid in gevaar komt en/of bijstelling van de strategie aan de orde is;
fungeren als ambtelijk opdrachtgever van strategische beleidsprogramma’s en –projecten.
5.Het in het derde lid, sub b, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:
binnen de door het college gestelde grenzen (bijvoorbeeld formatie, aantal managementlagen, etc.) nader vaststellen van de structuur van de organisatie;
bepalen van de interne werking van de organisatie door het vaststellen van de daarin toegepaste systemen en werkwijzen;
richting geven aan de uitvoering van het middelenbeleid door het ontwikkelen van concernkaders op gebied van financiën, personeel, organisatie, informatisering en automatisering;
faciliteren van afdelingshoofden en projectleiders door te zorgen dat zij over de noodzakelijke middelen en ondersteuning beschikken om de van hen gevraagde prestaties te kunnen leveren.
6.Het in het derde lid, sub c, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:
streven naar eenheid van leiding;
faciliteren en bewaken van het goede verloop van het verkeer tussen college(leden) en de ambtelijke organisatie;
ervoor zorgdragen dat het bestuur tijdige en volledige informatie en adviezen krijgt;
onderhouden van actieve en communicatieve werkrelaties met bestuur en ambtelijke organisatie.
7.Het in het derde lid, sub d, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:
bevorderen en monitoren van het functioneren en de kwaliteit van de ambtelijke organisatie als geheel in het verlengde van de geformuleerde organisatieontwikkelingsdoelen;
bevorderen en monitoren van de kwaliteit en toepassing van de opgestelde concernkaders op het gebied van personeel, financiën, informatievoorziening;
bevorderen en monitoren (naar behoefte) van de beleidseffectiviteit in overleg met de afdelingshoofden;
nemen van initiatieven om een organisatiecultuur tot stand te brengen en een managementstijl te ontwikkelen waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen en met plezier kunnen werken.
8.Het directieteam heeft voorts de navolgende functies:
informatieoverdracht en terugkoppeling over bestuursopdrachten en besluiten van het college;
coördinatie van de interne informatievoorziening;
versterken en verduidelijken van de relatie tussen ambtelijke organisatie en bestuur;
het bieden van een platform voor gedachte-uitwisseling betreffende afdelingoverschrijdend beleid en in- en externe ontwikkelingen;
het bieden van een platform voor overleg inzake zware beleidsbeslissingen.
4Werkwijze van het directieteam; directiewerkplan1.Het directieteam stelt jaarlijks een directiewerkplan op.2.De leden van het directieteam stellen het streven naar eenheid van leiding centraal. In de praktijk wordt op basis van gelijkwaardigheid gewerkt en gestreefd naar eenstemmigheid en consensus in de besluitvorming. 3.In het geval er geen eenduidigheid kan worden bereikt, beslist de algemeen directeur en maakt melding aan het college van het afwijkende standpunt en onderliggende argumentatie van de andere directeur.5De directeurenDe taken en bevoegdheden van het directieteam komen ook toe aan iedere directeur afzonderlijk, ook indien het betreft een taakveld of aangelegenheid waarvoor hij in het directiewerkplan niet als eerstverantwoordelijke is aangewezen.6Vervanging van de directeurenEen directeur wordt bij afwezigheid vervangen door een andere directeur.7Het programma- en projectenbureauHet programma- en projectenbureau biedt ondersteuning aan het directieteam bij de uitvoering van zijn ambtelijke taken op concernniveau, leidt strategische, afdelingsoverstijgende projecten waarvan het directieteam opdrachtgever is en stimuleert de verdere ontwikkeling en professionalisering van het projectmatig werken binnen de organisatie.8De concernstafDe concernstaf is belast met de bevordering van de goede bedrijfsvoering van de organisatie, juridische kwaliteitszorg en openbare orde en veiligheid, inclusief rampenbestrijding.2De afdelingen9De afdelingshoofden1.Het dagelijks beheer van een afdeling is opgedragen aan het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd geeft leiding aan een afdeling.2.Hij is verantwoordelijk voor de planning, voortgang en afdoening en voor de kwaliteit van de uitvoering van de aan de afdeling opgedragen taken.3.Het afdelingshoofd verricht zijn taken zodanig dat afstemming met de overige aandachtsgebieden plaatsvindt en is verantwoordelijk voor een integrale beleidsvoorbereiding.4.Hij zorgt dat door zijn afdeling bij het college ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op rechtmatigheid en doelmatigheid, op juistheid en volledigheid, op de gevolgde en nog te volgen procedure en op integraliteit.5.Tot de taken van het afdelingshoofd behoren:
het opstellen van het afdelingsplan;
het plannen en stellen van prioriteiten bij dagelijkse werkzaamheden;
het uitvoeren van het personeelsbeleid, waartoe behoort het beoordelen, begeleiden en selecteren van medewerkers;
het samenstellen en beheren van begrotingen;
bijdragen aan de voorbereiding en uitwerking van beleid en het initiëren van nieuw beleid;
inhoudelijk begeleiden en coachen van medewerkers bij de dagelijkse werkzaamheden;
het vertegenwoordigen van de afdeling in voorkomende gevallen:
het opstellen van (tussentijdse) rapportages;
het zorgdragen voor managementinformatie;
het initiëren en ontwikkelen van nieuwe activiteiten voor de afdeling;
het deelnemen aan interne en externe overlegvormen;
de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van alle processen en producten binnen de afdeling;
het realiseren van de met het college overeen te komen omvang en kwaliteit van producten en diensten en de verantwoordelijkheid voor het middelenbeleid.
10Vervanging van afdelingshoofden1.Een afdelinghoofd wordt in voorkomende gevallen vervangen door een ander, door het directieteam aan te wijzen, afdelingshoofd.2.De plaatsvervangend brandweercommandant is als zodanig niet tevens belast met de waarneming van de functie van afdelingshoofd van de afdeling Brandweer. Het plaatsvervangend afdelingshoofd van de afdeling Brandweer treedt niet in de bevoegdheden van de plaatsvervangend brandweercommandant. 3Teamleider11Teamleider team Uitvoering, Beheer en Onderhoud1.De dagelijkse leiding van het team UBO is opgedragen aan de teamleider. Onder toezicht van het afdelingshoofd geeft de teamleider leiding aan het cluster en is verantwoordelijk voor planning, voortgang en afdoening en voor de kwaliteit van de aan het cluster opgedragen taken.2.Tot de taken van de teamleider behoren:
het opstellen van het teamplan als onderdeel van het afdelingsplan;
het stellen van prioriteiten bij de dagelijkse werkzaamheden;
het verdelen, coördineren en afstemmen van de werkzaamheden en het geven van instructies;
het toezien op de kwaliteit van de uit te voeren werkzaamheden;
het voeren van functionerings-, beoordelings- en persoonlijke ontwikkelingsplangesprekken;
het vaktechnisch begeleiden van medewerkers;
het zorgdragen voor de realisering van de resultaatverplichting conform afdelingsplan;
het verstrekken van informatie en het opstellen van managementinformatie;
het toezien op de afhandeling van (schade)meldingen;
het zorgdragen voor aanschaf en beheer benodigd materiaal en materieel;
het bijhouden van de administratie;
het opstellen van (tussentijdse) rapportages.
3.De teamleider verricht zijn taken zodanig dat afstemming plaatsvindt met andere taken en taakvelden van de ambtelijke organisatie in het algemeen.4.Een teamleider wordt in voorkomende gevallen vervangen door een door het afdelingshoofd Openbare Ruimte aan te wijzen ambtenaar.12Clustercoördinatoren1.De clustercoördinator stuurt een cluster aan op resultaatafspraken, zoals door het afdelingshoofd met directie en het college van burgemeester en wethouders overeengekomen.2.Hij is belast met de toedeling van werkzaamheden en met de vastlegging en monitoring van de werkafspraken met de werknemers van de cluster.3.Hij voert regelmatig inhoudelijk overleg met de medewerker over de toedeling en voortgang van de werkzaamheden.4.Hij rapporteert aan het afdelingshoofd, zodat zonodig aanvullende sturingsmaatregelen kunnen worden genomen op het gebied van tijd, prioriteit en capaciteit.5.Hij heeft een signalerende rol naar het afdelingshoofd waar het gaat om het functioneren van de medewerkers. 6.Het afdelingshoofd kan aan de clustercoördinator een deelrol toekennen bij het functioneringsgesprek.7.Voorstellen aan het college, afkomstig van de cluster, gaan via de coördinator. Hij verricht een redactionele kwaliteitstoets en een uniformiteitstoets. 13Senior beleidsmedewerkers1.De senior beleidsmedewerker is eerste aanspreekpunt en inhoudelijk klankbord voor medewerkers over zaken binnen het beleidsveld.2.Hij participeert binnen projecten in de rol van projectleider of projectlid.5HET AMBTELIJK APPARAAT IN RELATIE TOT DE BESTUURSORGANEN1Verhouding tot de raadsleden; informatie, advies en ambtelijke bijstand14Informatie en adviesEen verzoek van een raadslid om informatie wordt behandeld overeenkomstig hetgeen terzake door de raad bij verordening ex artikel 33 Gemeentewet is bepaald.15Ambtelijke bijstandEen verzoek van een raadslid om advies of ambtelijke bijstand wordt behandeld overeenkomstig hetgeen terzake door de raad bij verordening ex artikel 33 Gemeentewet is bepaald.2Verhouding tot het college; inlichtingen en overleg16Reguliere gegevensverstrekking1.De organisatieonderdelen verstrekken aan het college alle gegevens die het college nodig heeft ten behoeve van het algemeen beheer van de organisatie.2.Het college kan betreffende aard, inhoud, vorm en/of frequentie van deze gegevensverstrekking algemene en bijzondere aanwijzingen geven.3.Het college is steeds bevoegd zich nadere gegevens te doen verstrekken.17InlichtingenHet college en de afzonderlijke leden van het college zijn bevoegd bij alle ambtenaren inlichtingen in te winnen.18Portefeuillehouderoverleg1.Tussen de portefeuillehouder en het afdelingshoofd, dat voor het betreffende portefeuilleonderdeel ambtelijk verantwoordelijk is, vindt structureel overleg plaats (portefeuillehouderoverleg).2.Anderen kunnen uitgenodigd worden aan het overleg deel te nemen.3.In het portefeuillehouderoverleg komen aan de orde
bestuursopdrachten;
voortgangsberichten vanuit de ambtelijke organisatie aan de portefeuillehouder over zaken die in het college behandeld zijn;
voortgangsberichten vanuit de ambtelijke organisatie over zaken die aan de ambtelijke organisatie zijn gemandateerd;
overleg over inhoudelijk beleidsvoorstellen in de ontwikkelingsfase teneinde bestuurlijk/politieke wensen en ambtelijke ideeën aan elkaar te toetsen en op elkaar af te stemmen.
19Machtiging tot het voeren van overleg1.De afdelingshoofden kunnen ambtenaren aanwijzen die omtrent onderdelen van het beleid namens hem direct overleg kunnen voeren met de portefeuillehouder.2.Omtrent de inhoud van dit overleg stellen de aangewezen ambtenaren het afdelingshoofd op de hoogte.3Uitoefening van bestuursbevoegdheid namens het bestuur20MandaatBurgemeester en wethouders onderscheidenlijk de burgemeester dragen er zorg voor bij het verlenen van mandaat dat dit mandaat en de omvang daarvan eenduidig en voor een ieder gemakkelijk kenbaar is.5VORMEN VAN STRUCTUREEL OVERLEG1Managementoverleg21Directieoverleg1.Er vindt wekelijks een directieoverleg plaats waaraan de directeuren en de afdelingshoofden deelnemen.2.De algemeen directeur zit het overleg voor.3.Doel van het directieoverleg is de onderlinge afstemming en coördinatie tussen directieteam en afdelingshoofden.4.In het directieoverleg worden DT-voorstellen besproken, voorafgaand aan de besluitvorming door het directieteam. Eveneens kunnen inhoudelijke thema's van een afdeling aan de orde komen.22Informatieplatform1.Het directieteam draagt er zorg voor dat wekelijks een informatiebijeenkomst plaats vindt, die door de afdelingshoofden kan worden bijgewoond en verder door iedereen die een collegevoorstel heeft ingediend.2.In de informatiebijeenkomst vindt aan de hand van de besluitenlijst van het college informatieoverdracht en terugkoppeling plaats. 2Afdelingsoverleg23Afdelingsoverleg1.Het afdelingshoofd is voorzitter van het afdelingsoverleg,2.In geval van onenigheid is in het afdelingsoverleg de stem van het afdelingshoofd beslissend.3.Het afdelingsoverleg heeft tot taak:
de bespreking en beoordeling van de ontwikkeling van de organisatie;
de uitwisseling van informatie;
de bespreking en de bevordering van de onderlinge samenwerking en de integraliteit;
de bespreking en bevordering van de kwaliteit van het werk;
de bespreking en bevordering van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de medewerkers.
24Afdelingsschouwgesprek1.Er vindt periodiek een gesprek plaats tussen het directieteam en het afdelingshoofd (afdelingsschouwgesprek).2.Doel van de afdelingsschouwgesprekken is het bevorderen van de ontwikkeling van de afdeling.3.In het afdelingsschouwgesprek komen in ieder geval de wijze van leiding en sturing van de afdeling, de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde producten en diensten (output) en de realisatie van (beleids)doelstellingen aan de orde.3Projectgroepen en werkgroepen25ProjectgroepEen projectgroep wordt ingesteld door het directieteam wanneer:
er sprake is van een unieke taak waarmee het ambtelijk apparaat nog geen of zeer weinig ervaring heeft;
er sprake is van substantiële deelname van meerdere afdelingen en
het gaat om een eindige taak die een concreet en helder beschreven resultaat moet opleveren.
26Werkgroepen1.Een werkgroep wordt ingesteld door het directieteam wanneer:
er sprake is van reguliere werkzaamheden, waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn;
er sprake is van substantiële deelname van meerdere afdelingen en
het gaat om voortdurende werkzaamheden.
2.Een werkgroep wordt ingesteld door een afdelingshoofd wanneer:
er sprake is van reguliere werkzaamheden, waarbij slechts diens afdeling betrokken is;
er sprake is van substantiële deelname van meerdere medewerkers en
het gaat om voortdurende werkzaamheden.
4Procedures en spelregels27Primaathouder1.Elke aangelegenheid wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wier taakgebied de desbetreffende aangelegenheid behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald (primaathouder).2.Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan afdeling uitstrekt wijst het directieteam de afdeling aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en/of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.28Integrale advisering1.Indien een zaak het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling aanvullend advies aan die andere afdeling.2.De afdeling die aanvullend advies uitbrengt treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste organisatieonderdeel teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.3.Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling dat met de voorbereiding of uitvoering belast is.4.Een afdeling kan ook uit eigen beweging aanvullend advies uitbrengen. 5.Bij blijvend verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe.6DEELNEMING IN GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN EN OVERIGE RECHTSPERSONEN29Ambtelijke ondersteuningHet college van burgemeester en wethouders bepaalt zonodig, wanneer wordt besloten een gemeenschappelijke regeling te treffen of wanneer wordt besloten tot oprichting van of deelneming in rechtspersonen als bedoeld in artikel 156 van de Gemeentewet, welke organisatorische eenheden ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ondersteunende werkzaamheden verrichten.30Verslagleggingsplicht ambtelijke vertegenwoordigersAmbtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of ander orgaan van een rechtspersoon zijn verplicht om op nader, door het gemeentebestuur dat de betreffende vertegenwoordiger heeft benoemd of aangewezen, te bepalen wijze regelmatig verslag uit te brengen omtrent hun werkzaamheden in dat bestuur of ander orgaan.7SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN31Slotbepaling
Deze regeling treedt in werking op de dag na haar bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 oktober 2008.
De Organisatieregeling 2003 vervalt.
Deze regeling wordt aangehaald als "Organisatieregeling 2008".
Tubbergen, 26 mei 2009BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOORNOEMD,De secretaris, De burgemeester,drs. ing. G.B.J. Mensink, mr. M.K.M. Stegers