Organisatieregeling 2008

Artikel 3 Het directieteam

• 1.

  Het directieteam voert ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken regelmatig gezamenlijk overleg.

• 2.

  Het directieteam brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan burgemeester en wethouders.

• 3.

  Het directieteam draagt, binnen de daartoe door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid zorg voor:

  • a.

    het coördineren en bewaken van de gemeentebrede (strategische) beleidsontwikkeling en uitvoering;

  • b.

    het bevorderen en bewaken van de samenhang binnen de organisatie;

  • c.

    het bevorderen en bewaken van de bestuurlijk - ambtelijke samenwerking en

  • d.

    het bevorderen van het functioneren van de organisatie.

• 4.

  Het in het derde lid, sub a, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

  • -

    zich extern oriënteren op maatschappelijke ontwikkelingen waarin een gemeentelijk initiatief aan de orde zou kunnen zijn;

  • -

    sparring partner voor college op het gebied van brede maatschappelijke trends, integrale issues en het strategische beleid van de gemeente;

  • -

    in overleg met het college en ambtelijke organisatie ontwikkelen van de gemeentelijke visie, doelen en strategie voor de ambtelijke organisatie;

  • -

    hebben van permanente zorg voor de ontwikkeling van een strategische visie;

  • -

    communiceren van de geldende strategische hoofdlijnen naar de organisatie;

  • -

    zicht houden op de actuele toepassing van die strategische hoofdlijnen in het beleid;

  • -

    nemen van initiatief als de consistentie c.q. de integraliteit van het gemeentelijk beleid in gevaar komt en/of bijstelling van de strategie aan de orde is;

  • -

    fungeren als ambtelijk opdrachtgever van strategische beleidsprogramma’s en –projecten.

• 5.

  Het in het derde lid, sub b, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

  • -

    binnen de door het college gestelde grenzen (bijvoorbeeld formatie, aantal managementlagen, etc.) nader vaststellen van de structuur van de organisatie;

  • -

    bepalen van de interne werking van de organisatie door het vaststellen van de daarin toegepaste systemen en werkwijzen;

  • -

    richting geven aan de uitvoering van het middelenbeleid door het ontwikkelen van concernkaders op gebied van financiën, personeel, organisatie, informatisering en automatisering;

  • -

    faciliteren van afdelingshoofden en projectleiders door te zorgen dat zij over de noodzakelijke middelen en ondersteuning beschikken om de van hen gevraagde prestaties te kunnen leveren.

• 6.

  Het in het derde lid, sub c, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

  • -

    streven naar eenheid van leiding;

  • -

    faciliteren en bewaken van het goede verloop van het verkeer tussen college(leden) en de ambtelijke organisatie;

  • -

    ervoor zorgdragen dat het bestuur tijdige en volledige informatie en adviezen krijgt;

  • -

    onderhouden van actieve en communicatieve werkrelaties met bestuur en ambtelijke organisatie.

• 7.

  Het in het derde lid, sub d, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

  • -

    bevorderen en monitoren van het functioneren en de kwaliteit van de ambtelijke organisatie als geheel in het verlengde van de geformuleerde organisatieontwikkelingsdoelen;

  • -

    bevorderen en monitoren van de kwaliteit en toepassing van de opgestelde concernkaders op het gebied van personeel, financiën, informatievoorziening;

  • -

    bevorderen en monitoren (naar behoefte) van de beleidseffectiviteit in overleg met de afdelingshoofden;

  • -

    nemen van initiatieven om een organisatiecultuur tot stand te brengen en een managementstijl te ontwikkelen waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen en met plezier kunnen werken.

• 8.

  Het directieteam heeft voorts de navolgende functies:

  • -

    informatieoverdracht en terugkoppeling over bestuursopdrachten en besluiten van het college;

  • -

    coördinatie van de interne informatievoorziening;

  • -

    versterken en verduidelijken van de relatie tussen ambtelijke organisatie en bestuur;

  • -

    het bieden van een platform voor gedachte-uitwisseling betreffende afdelingoverschrijdend beleid en in- en externe ontwikkelingen;

  • -

    het bieden van een platform voor overleg inzake zware beleidsbeslissingen.

Artikel 4 Werkwijze van het directieteam; directiewerkplan

• 1.

  Het directieteam stelt jaarlijks een directiewerkplan op.

• 2.

  De leden van het directieteam stellen het streven naar eenheid van leiding centraal. In de praktijk wordt op basis van gelijkwaardigheid gewerkt en gestreefd naar eenstemmigheid en consensus in de besluitvorming.

• 3.

  In het geval er geen eenduidigheid kan worden bereikt, beslist de algemeen directeur en maakt melding aan het college van het afwijkende standpunt en onderliggende argumentatie van de andere directeur.

Artikel 5 De directeuren

De taken en bevoegdheden van het directieteam komen ook toe aan iedere directeur afzonderlijk, ook indien het betreft een taakveld of aangelegenheid waarvoor hij in het directiewerkplan niet als eerstverantwoordelijke is aangewezen.

Artikel 6 Vervanging van de directeuren

Een directeur wordt bij afwezigheid vervangen door een andere directeur.

Artikel 7 Het programma- en projectenbureau

Het programma- en projectenbureau biedt ondersteuning aan het directieteam bij de uitvoering van zijn ambtelijke taken op concernniveau, leidt strategische, afdelingsoverstijgende projecten waarvan het directieteam opdrachtgever is en stimuleert de verdere ontwikkeling en professionalisering van het projectmatig werken binnen de organisatie.

Artikel 8 De concernstaf

De concernstaf is belast met de bevordering van de goede bedrijfsvoering van de organisatie, juridische kwaliteitszorg en openbare orde en veiligheid, inclusief rampenbestrijding.

Artikel 9 De afdelingshoofden

• 1.

  Het dagelijks beheer van een afdeling is opgedragen aan het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd geeft leiding aan een afdeling.

• 2.

  Hij is verantwoordelijk voor de planning, voortgang en afdoening en voor de kwaliteit van de uitvoering van de aan de afdeling opgedragen taken.

• 3.

  Het afdelingshoofd verricht zijn taken zodanig dat afstemming met de overige aandachtsgebieden plaatsvindt en is verantwoordelijk voor een integrale beleidsvoorbereiding.

• 4.

  Hij zorgt dat door zijn afdeling bij het college ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op rechtmatigheid en doelmatigheid, op juistheid en volledigheid, op de gevolgde en nog te volgen procedure en op integraliteit.

• 5.

  Tot de taken van het afdelingshoofd behoren:

  • -

    het opstellen van het afdelingsplan;

  • -

    het plannen en stellen van prioriteiten bij dagelijkse werkzaamheden;

  • -

    het uitvoeren van het personeelsbeleid, waartoe behoort het beoordelen, begeleiden en selecteren van medewerkers;

  • -

    het samenstellen en beheren van begrotingen;

  • -

    bijdragen aan de voorbereiding en uitwerking van beleid en het initiëren van nieuw beleid;

  • -

    inhoudelijk begeleiden en coachen van medewerkers bij de dagelijkse werkzaamheden;

  • -

    het vertegenwoordigen van de afdeling in voorkomende gevallen:

  • -

    het opstellen van (tussentijdse) rapportages;

  • -

    het zorgdragen voor managementinformatie;

  • -

    het initiëren en ontwikkelen van nieuwe activiteiten voor de afdeling;

  • -

    het deelnemen aan interne en externe overlegvormen;

  • -

    de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van alle processen en producten binnen de afdeling;

  • -

    het realiseren van de met het college overeen te komen omvang en kwaliteit van producten en diensten en de verantwoordelijkheid voor het middelenbeleid.

Artikel 10 Vervanging van afdelingshoofden

• 1.

  Een afdelinghoofd wordt in voorkomende gevallen vervangen door een ander, door het directieteam aan te wijzen, afdelingshoofd.

• 2.

  De plaatsvervangend brandweercommandant is als zodanig niet tevens belast met de waarneming van de functie van afdelingshoofd van de afdeling Brandweer. Het plaatsvervangend afdelingshoofd van de afdeling Brandweer treedt niet in de bevoegdheden van de plaatsvervangend brandweercommandant.

Artikel 11 Teamleider team Uitvoering, Beheer en Onderhoud

• 1.

  De dagelijkse leiding van het team UBO is opgedragen aan de teamleider. Onder toezicht van het afdelingshoofd geeft de teamleider leiding aan het cluster en is verantwoordelijk voor planning, voortgang en afdoening en voor de kwaliteit van de aan het cluster opgedragen taken.

• 2.

  Tot de taken van de teamleider behoren:

  • -

    het opstellen van het teamplan als onderdeel van het afdelingsplan;

  • -

    het stellen van prioriteiten bij de dagelijkse werkzaamheden;

  • -

    het verdelen, coördineren en afstemmen van de werkzaamheden en het geven van instructies;

  • -

    het toezien op de kwaliteit van de uit te voeren werkzaamheden;

  • -

    het voeren van functionerings-, beoordelings- en persoonlijke ontwikkelingsplangesprekken;

  • -

    het vaktechnisch begeleiden van medewerkers;

  • -

    het zorgdragen voor de realisering van de resultaatverplichting conform afdelingsplan;

  • -

    het verstrekken van informatie en het opstellen van managementinformatie;

  • -

    het toezien op de afhandeling van (schade)meldingen;

  • -

    het zorgdragen voor aanschaf en beheer benodigd materiaal en materieel;

  • -

    het bijhouden van de administratie;

  • -

    het opstellen van (tussentijdse) rapportages.

• 3.

  De teamleider verricht zijn taken zodanig dat afstemming plaatsvindt met andere taken en taakvelden van de ambtelijke organisatie in het algemeen.

• 4.

  Een teamleider wordt in voorkomende gevallen vervangen door een door het afdelingshoofd Openbare Ruimte aan te wijzen ambtenaar.

Artikel 12 Clustercoördinatoren

• 1.

  De clustercoördinator stuurt een cluster aan op resultaatafspraken, zoals door het afdelingshoofd met directie en het college van burgemeester en wethouders overeengekomen.

• 2.

  Hij is belast met de toedeling van werkzaamheden en met de vastlegging en monitoring van de werkafspraken met de werknemers van de cluster.

• 3.

  Hij voert regelmatig inhoudelijk overleg met de medewerker over de toedeling en voortgang van de werkzaamheden.

• 4.

  Hij rapporteert aan het afdelingshoofd, zodat zonodig aanvullende sturingsmaatregelen kunnen worden genomen op het gebied van tijd, prioriteit en capaciteit.

• 5.

  Hij heeft een signalerende rol naar het afdelingshoofd waar het gaat om het functioneren van de medewerkers.

• 6.

  Het afdelingshoofd kan aan de clustercoördinator een deelrol toekennen bij het functioneringsgesprek.

• 7.

  Voorstellen aan het college, afkomstig van de cluster, gaan via de coördinator. Hij verricht een redactionele kwaliteitstoets en een uniformiteitstoets.

Artikel 13 Senior beleidsmedewerkers

• 1.

  De senior beleidsmedewerker is eerste aanspreekpunt en inhoudelijk klankbord voor medewerkers over zaken binnen het beleidsveld.

• 2.

  Hij participeert binnen projecten in de rol van projectleider of projectlid.

Artikel 14 Informatie en advies

Een verzoek van een raadslid om informatie wordt behandeld overeenkomstig hetgeen terzake door de raad bij verordening ex artikel 33 Gemeentewet is bepaald.

Artikel 15 Ambtelijke bijstand

Een verzoek van een raadslid om advies of ambtelijke bijstand wordt behandeld overeenkomstig hetgeen terzake door de raad bij verordening ex artikel 33 Gemeentewet is bepaald.

Artikel 16 Reguliere gegevensverstrekking

• 1.

  De organisatieonderdelen verstrekken aan het college alle gegevens die het college nodig heeft ten behoeve van het algemeen beheer van de organisatie.

• 2.

  Het college kan betreffende aard, inhoud, vorm en/of frequentie van deze gegevensverstrekking algemene en bijzondere aanwijzingen geven.

• 3.

  Het college is steeds bevoegd zich nadere gegevens te doen verstrekken.

Artikel 17 Inlichtingen

Het college en de afzonderlijke leden van het college zijn bevoegd bij alle ambtenaren inlichtingen in te winnen.

Artikel 18 Portefeuillehouderoverleg

• 1.

  Tussen de portefeuillehouder en het afdelingshoofd, dat voor het betreffende portefeuilleonderdeel ambtelijk verantwoordelijk is, vindt structureel overleg plaats (portefeuillehouderoverleg).

• 2.

  Anderen kunnen uitgenodigd worden aan het overleg deel te nemen.

• 3.

  In het portefeuillehouderoverleg komen aan de orde

  • -

    bestuursopdrachten;

  • -

    voortgangsberichten vanuit de ambtelijke organisatie aan de portefeuillehouder over zaken die in het college behandeld zijn;

  • -

    voortgangsberichten vanuit de ambtelijke organisatie over zaken die aan de ambtelijke organisatie zijn gemandateerd;

  • -

    overleg over inhoudelijk beleidsvoorstellen in de ontwikkelingsfase teneinde bestuurlijk/politieke wensen en ambtelijke ideeën aan elkaar te toetsen en op elkaar af te stemmen.

Artikel 19 Machtiging tot het voeren van overleg

• 1.

  De afdelingshoofden kunnen ambtenaren aanwijzen die omtrent onderdelen van het beleid namens hem direct overleg kunnen voeren met de portefeuillehouder.

• 2.

  Omtrent de inhoud van dit overleg stellen de aangewezen ambtenaren het afdelingshoofd op de hoogte.

Artikel 20 Mandaat

Burgemeester en wethouders onderscheidenlijk de burgemeester dragen er zorg voor bij het verlenen van mandaat dat dit mandaat en de omvang daarvan eenduidig en voor een ieder gemakkelijk kenbaar is.

Artikel 21 Directieoverleg

• 1.

  Er vindt wekelijks een directieoverleg plaats waaraan de directeuren en de afdelingshoofden deelnemen.

• 2.

  De algemeen directeur zit het overleg voor.

• 3.

  Doel van het directieoverleg is de onderlinge afstemming en coördinatie tussen directieteam en afdelingshoofden.

• 4.

  In het directieoverleg worden DT-voorstellen besproken, voorafgaand aan de besluitvorming door het directieteam. Eveneens kunnen inhoudelijke thema's van een afdeling aan de orde komen.

Artikel 22 Informatieplatform

• 1.

  Het directieteam draagt er zorg voor dat wekelijks een informatiebijeenkomst plaats vindt, die door de afdelingshoofden kan worden bijgewoond en verder door iedereen die een collegevoorstel heeft ingediend.

• 2.

  In de informatiebijeenkomst vindt aan de hand van de besluitenlijst van het college informatieoverdracht en terugkoppeling plaats.

Artikel 23 Afdelingsoverleg

• 1.

  Het afdelingshoofd is voorzitter van het afdelingsoverleg,

• 2.

  In geval van onenigheid is in het afdelingsoverleg de stem van het afdelingshoofd beslissend.

• 3.

  Het afdelingsoverleg heeft tot taak:

  • -

    de bespreking en beoordeling van de ontwikkeling van de organisatie;

  • -

    de uitwisseling van informatie;

  • -

    de bespreking en de bevordering van de onderlinge samenwerking en de integraliteit;

  • -

    de bespreking en bevordering van de kwaliteit van het werk;

  • -

    de bespreking en bevordering van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de medewerkers.

Artikel 24 Afdelingsschouwgesprek

• 1.

  Er vindt periodiek een gesprek plaats tussen het directieteam en het afdelingshoofd (afdelingsschouwgesprek).

• 2.

  Doel van de afdelingsschouwgesprekken is het bevorderen van de ontwikkeling van de afdeling.

• 3.

  In het afdelingsschouwgesprek komen in ieder geval de wijze van leiding en sturing van de afdeling, de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde producten en diensten (output) en de realisatie van (beleids)doelstellingen aan de orde.

Artikel 25 Projectgroep

Een projectgroep wordt ingesteld door het directieteam wanneer:

• -

  er sprake is van een unieke taak waarmee het ambtelijk apparaat nog geen of zeer weinig ervaring heeft;

• -

  er sprake is van substantiële deelname van meerdere afdelingen en

• -

  het gaat om een eindige taak die een concreet en helder beschreven resultaat moet opleveren.

Artikel 26 Werkgroepen

• 1.

  Een werkgroep wordt ingesteld door het directieteam wanneer:

  • -

    er sprake is van reguliere werkzaamheden, waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn;

  • -

    er sprake is van substantiële deelname van meerdere afdelingen en

  • -

    het gaat om voortdurende werkzaamheden.

• 2.

  Een werkgroep wordt ingesteld door een afdelingshoofd wanneer:

  • -

    er sprake is van reguliere werkzaamheden, waarbij slechts diens afdeling betrokken is;

  • -

    er sprake is van substantiële deelname van meerdere medewerkers en

  • -

    het gaat om voortdurende werkzaamheden.

Artikel 27 Primaathouder

• 1.

  Elke aangelegenheid wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wier taakgebied de desbetreffende aangelegenheid behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald (primaathouder).

• 2.

  Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan afdeling uitstrekt wijst het directieteam de afdeling aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en/of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

Artikel 28 Integrale advisering

• 1.

  Indien een zaak het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling aanvullend advies aan die andere afdeling.

• 2.

  De afdeling die aanvullend advies uitbrengt treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste organisatieonderdeel teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

• 3.

  Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling dat met de voorbereiding of uitvoering belast is.

• 4.

  Een afdeling kan ook uit eigen beweging aanvullend advies uitbrengen.

• 5.

  Bij blijvend verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe.