Organisatie | Waterschap Brabantse Delta |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Instructie budgetbeheer en bewaking voor de exploitatiebegroting 2008 |
Citeertitel | Instructie budgetbeheer en bewaking voor de exploitatiebegroting 2008 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 108 Waterschapswet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-12-2008 | 31-12-2019 | Onbekend | 03-12-2008 waterschapsblad | 08I004615 |
De Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie (art 108 Ws-wet) zijn de spelregels vastgelegd met betrekking tot het voeren van het financieel beleid en beheer. Artikel 24d van deze verordening geeft aan dat het dagelijks bestuur zorgt voor en in een besluit, de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten, vastlegt. In dit kader regelen bijgaande instructies het budgetbeheer en de bewaking daarvan voor de exploitatie en investeringsprojecten.
De instructie is op een aantal onderdelen een uitwerking van de Waterschapswet, de regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen, het besluit primaire mandatering waterschap Brabantse Delta 2008, besluit ondermandatering door de secretaris-directeur 2008. Deze instructie dient in samenhang gezien te worden met deze nota's. In 2009 zal getracht worden om de met elkaar samenhangende nota's in één document onder te brengen. Dit zal de transparantie op het gebied van inkoop en aanbesteding enerzijds en de vastgelegde bevoegdheden anderzijds moeten verbeteren. In dit document wordt nog uitgegaan van verticale vervanging. In de hierboven genoemde review zal de mogelijkheid van het systeem van horizontale vervanging bezien worden.
In deze instructie wordt ingegaan op een aantal algemene afspraken met betrekking tot budgetbeheer en –bewaking. De instructie regelt het budgetbeheer en de budgetbewaking met betrekking tot de exploitatiebegroting alsmede voor het doen van uitgaven voor de investeringsprojecten. Overige afspraken met betrekking tot projectbeheer zijn opgenomen in de Leidraad Projectmatig Werken en instructie inkoop en aanbesteding.
Als algemeen uitgangspunt voor het budgetbeheer geldt dat door of namens waterschap Brabantse Delta geen verplichtingen worden aangegaan zonder dat daarvoor de benodigde budgetten aanwezig zijn. Ook geldt als algemeen uitgangspunt van deze instructie dat door of namens het waterschap Brabantse Delta geen verplichtingen worden aangegaan die in strijd zijn met de regelgeving of in strijd zijn met de binnen het waterschap geldende normen omtrent de rechtmatigheid.
Deze notitie vervangt de notitie zoals die is vastgesteld op 26 januari 2004. Waar nodig zijn in het kader van rechtmatigheid en doeltreffend en doelmatig beheer ten opzichte van deze oude notitie aanpassingen gedaan.
Instructie budgetbeheer en –bewaking voor de exploitatiebegroting
Het dagelijks bestuur draagt op aan de Secretaris-Directeur de realisatie van de in de begroting opgenomen plannen c.q. werkzaamheden met daarbij de bevoegdheid tot het aangaan van externe verplichtingen. Dit alles dient te geschieden binnen het financiële kader van de vastgestelde begroting.
De Secretaris-Directeur draagt op aan de Beleidsveldbeheerders, ieder voor zover het hun beleidsveld/programma betreft, de uitvoering van de in de begroting voor de betreffende programma’s opgenomen plannen c.q. werkzaamheden met daarbij de bevoegdheid tot het aangaan van externe verplichtingen. Dit alles dient te geschieden binnen het financiële kader van de vastgestelde begroting.
De Beleidsveldbeheerders dragen op aan productbeheerders, ieder voor zover het hun product betreft, de realisatie van de in de begroting voor de betreffende beheerproducten opgenomen plannen c.q. werkzaamheden met daarbij de bevoegdheid tot het aangaan van externe verplichtingen. Dit alles dient te geschieden binnen het financiële kader van de vastgestelde begroting.
De Secretaris-Directeur draagt op aan de sectorhoofden, ieder voor zover het hun sector betreft, de realisatie van de in de begroting voor de betreffende sector opgenomen plannen c.q. werkzaamheden met daarbij de bevoegdheid tot het aangaan van externe verplichtingen. Dit alles dient te geschieden binnen het financiële kader van de vastgestelde begroting.
De sectorhoofden dragen op aan de afdelingshoofden, ieder voor zover het hun afdeling betreft, de realisatie van de in de begroting voor de betreffende afdeling opgenomen plannen c.q. werkzaamheden met daarbij de bevoegdheid tot het aangaan van externe verplichtingen. Dit alles dient te geschieden binnen het financiële kader van de vastgestelde begroting.
Voor de uitvoering van het budgethouderschap komen aan de in deze regeling genoemde budgethouders de volgende bevoegdheden toe:
Indien compensatie ingevolge onderdeel D niet mogelijk blijkt kan de budgethouder aanvulling van het budget verzoeken via een besluit tot beschikking over de raming voor onvoorziene uitgaven of via een af- /overschrijving (beide voorbehouden aan het dagelijks bestuur) of via een begrotingswijziging (voorbehouden aan de algemeen bestuur).
Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende budget zal ieder hoger ambtelijk niveau en het dagelijks bestuur zich onthouden van het aangaan van externe verplichtingen zonder tussenkomst van of tijdige informatieverstrekking aan de betreffende budgethouder.
De budgethouder maakt zo nodig afspraken met de andere organisatorische eenheden binnen het waterschap. Met deze afspraken wordt bepaald welke diensten, uitgedrukt in kwantiteiten (meestal aantal uren) tegen welke kwaliteit wanneer worden geleverd. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, overlegt de budgethouder met de naast hogere budgethouder. Ingezet personeel werkt onder inhoudelijke verantwoordelijkheid van de budgethouder. De levering van goederen/diensten door eigen dienstonderdelen geschiedt voor rekening en risico van de budgethouder. Bij verschil van mening over de kwaliteit dan wel prijs van het geleverde overlegt de budgethouder met het hoofd van de sector waartoe de leverancier van de goederen/diensten behoort.
De budgethouder mag slechts een verplichting aangaan indien een toereikend budget, zoals moet blijken uit de financiële administratie, aanwezig is behoudens in gevallen van of ter voorkoming van een calamiteit. Onder een calamiteit wordt hier verstaan een gebeurtenis die de normale uitoefening van het bedrijf verstoort en/of schade ten gevolg heeft. Achteraf moet de budgethouder zo spoedig mogelijk de ontstane overschrijding (laten) compenseren volgens de mogelijkheden zoals omschreven in onderdeel 4 D hiervoor.
De budgethouder verstrekt het hoofd van de afdeling FEZ tijdig of op verzoek alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de budgetbewaking en de (jaar-) verslaggeving. Daarbij bepaalt het hoofd FEZ welke gegevens hij daarbij minimaal nodig acht; de argumenten van het hoofd FEZ kunnen daarbij ontleend zijn aan de hiervoor bedoelde specifieke taken inzake de interne controle. En de daarvoor geldende verordeningen artikel 108 en 109 van de waterschapswet.
De budgethouder laat de op een product betrekking hebbende verplichtingen in het financiële systeem vastleggen, zodat te allen tijde de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale budget duidelijk is. De budgethouder doet deze vastlegging op de voorgeschreven standaardmethode volgens de Instructie Inkoop en de Leidraad Projectmatig Werken.
Op de tijdstippen zoals opgenomen in de eerder genoemde Planning en Controlcyclus rapporteren de beleidsveldbeheerders aan de Secretaris-Directeur en Concerncontroller, mede ten behoeve van het opstellen van een totaalrapportage aan het bestuur (DB en AB). Deze rapportages gebeuren door middel van daartoe centraal vastgestelde formats en richtlijnen.
In onderdeel 4 is ingegaan op de wijze van compenseren van dreigende financiële overschrijdingen en de functionarissen die daarbij geïnformeerd moeten worden. Naast die ad-hoc – rapportage over financiële afwijkingen dient de productbeheerder op ad-hoc basis aan de beleidsveldbeheerder te rapporteren over afwijkingen tussen de in de begroting per product geraamde prestatie-indicatoren en mens-uren en de voorziene realisatie daarvan aan het einde van het jaar. Bij welke afwijking er gerapporteerd dient te worden zal door de beleidsveldbeheerder per product worden bepaald.
Bij te rapporteren afwijkingen dienen te worden vermeld:
Door vaststelling van de jaarrekening verleent het algemeen bestuur decharge aan het dagelijks bestuur (artikel 108 van de Waterschapswet) voor de wijze van uitvoering van de (exploitatie-) begroting over het afgelopen jaar. Tegelijk daarmee worden alle betrokken ambtelijke niveaus geacht decharge te zijn verleend voor de uitvoering van hun deel van de begroting.