| Organisatie | Waterschap Brabantse Delta |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Treasurystatuut van Waterschap Brabantse Delta |
| Citeertitel | Treasurystatuut van Waterschap Brabantse Delta |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-07-2009 | 11-12-2013 | Onbekend | 15-07-2009 Onbekend | 09I001800 |
De regelgeving over de financiën van waterschappen is veranderd met ingang van de begroting 2009 in verband met de wijziging van de Waterschapswet en de invoering van het Waterschapsbesluit. Deze regelgeving is onderling uniformer geworden, onder meer door de Wet financiering decentrale overheden (wet Fido) die sinds 1 januari 2001 van kracht is, en thans door de Wet modernisering waterschapsbestel. Bovendien was de uit de Economische en Monetaire Unie (EMU) voortvloeiende verplichting om met ingang van 2004 op kwartaal- en jaarbasis financiële gegevens aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) te verstrekken uitgewerkt in een convenant tussen het CBS en de waterschappen. Dit laatste is nu meegenomen in het Waterschapsbesluit. In dit Treasurystatuut wordt het beleidskader vastgelegd met betrekking tot de treasuryfunctie.
In de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) zijn kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. De belangrijkste doelstellingen van deze wet zijn: het bevorderen van een solide financiering en kredietwaardigheid van de decentrale overheden, het beheersen van renterisico’s en het vergroten van transparantie.
Het treasurybeleid kent een tweetal kwalitatieve randvoorwaarden waaruit volgt dat zogenaamd bankieren door decentrale overheden, niet is toegestaan. De eerste voorwaarde is dat het aangaan van leningen en het uitzetten van middelen alsmede het verlenen van garanties, alleen zijn toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. De tweede houdt in dat uitzettingen en het gebruik van derivaten een prudent karakter dienen te hebben en niet gericht behoren te zijn op het genereren van inkomen door het lopen van risico’s.
In verband met de vereisten van de Wet FIDO zijn er twee instrumenten op het gebied van treasury; allereerst het onderhavige Treasurystatuut. In dit Treasurystatuut is de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen richtlijnen en limieten. Het Treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Naast het Treasurystatuut wordt er jaarlijks een treasuryparagraaf in zowel de begroting als in de jaarrekening opgenomen. Hierin worden de specifieke beleidsvoornemens en de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury besproken.
In het Treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie van het waterschap geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van treasury: risicobeheer, financiering en kasbeheer. Daarna komen de administratieve organisatie en interne controle van de treasuryfunctie aan de orde. Daarbij ligt het accent op de eenduidigheid omtrent de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden.
Met de vaststelling van dit Treasurystatuut wordt voldaan aan de verplichting zoals die is opgenomen in artikel 108 en 109 van de Waterschapswet.
Ten behoeve van de leesbaarheid van het Treasurystatuut is geprobeerd om het aantal technische termen in dit statuut te beperken. Om misverstanden te voorkomen over de gehanteerde begrippen is het gebruik van vakjargon onafwendbaar. Daarom worden specifieke begrippen in de onderstaande begrippenlijst verklaard.
Het Treasurystatuut (hierna: statuut) heeft tot doel een formeel kader te scheppen waar binnen de financiering- en beleggingsactiviteiten van waterschap Brabantse Delta dienen plaats te vinden. In het statuut moeten de vier elementen sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden in hun samenhang, duidelijkheid en transparantie garanderen.
Het statuut is een “levend” document waarbij regelmatig moet worden gecontroleerd of de inhoud nog aansluit bij de omstandigheden. Bij sterk veranderde omstandigheden kan het statuut aanpassingen vereisen.
De Algemene missie van waterschap Brabantse Delta is het zo optimaal mogelijk uitvoeren van haar publieke taken. In algemene zin zal het financieel beleid dienen bij te dragen aan en ondersteuning te bieden voor het uitvoeren van deze missie. Meer specifiek zal de financiële continuïteit op korte en lange termijn gewaarborgd dienen te worden.
Samengevat kan worden gezegd dat de publieke taak van waterschap Brabantse Delta behelst:
Het Vaarwegenbeheer dat voor de Provincie Noord-Brabant wordt uitgevoerd, wordt in dit kader gelijk gesteld met de bovengenoemde onderdelen van de publieke taak van het waterschap Brabantse Delta.
Het treasurybeleid is erop gericht toegang te verkrijgen en te behouden tot de geld- en kapitaalmarkt om zo, binnen de financiële mogelijkheden van het waterschap, een optimaal rendement te verkrijgen dan wel de lasten zo veel mogelijk te reduceren. Hierbij moeten de risico’s zo goed mogelijk worden beheerst.
Investeringen, deelnemingen en beleggingen die worden gedaan in het kader van de publieke taak, waarbij bewust risico’s worden aanvaard vallen buiten de kaders van dit statuut. In de voorkomende gevallen dient hiervoor steeds afzonderlijke besluitvorming plaats te vinden.
Meer gedetailleerd zijn de doelstellingen van het treasurybeleid:
In de beschrijving van de Administratieve Organisatie zijn procedures opgenomen die nadrukkelijk betrekking hebben op de treasuryfunctie. In deze procedures zijn verantwoordelijkheden, activiteiten en functiescheidingen vastgelegd.
In het kader van dit Treasurystatuut zijn twee procedures opgesteld, welke als bijlage bij dit statuut zijn opgenomen. De procedures zijn: “Aangaan van leningen” en “Uitzetten van gelden”.
Door functiescheiding te creëren tussen besluitvormende, registrerende en controlerende functies wordt misbruik zoveel mogelijk voorkomen. Naast de externe controle aan het einde van het proces vindt ook tijdens de processen controle plaats naar de juistheid en legitimiteit. Het belangrijkste deel van de controle vindt dan ook intern plaats. De controle van de accountant vindt plaats in het kader van de controle op de jaarrekening. Hiermee strekt de controle van de accountant zich uit over het gehele uitvoeringstraject. De invulling hiervan is in de verordeningen en artikel 109 (verordening op de controle van het financieel beleid en beheer) neergelegd.
Voor het uitvoeren van transacties zijn in het kader van de treasury de volgende instrumenten ter beschikking:
Specifieke rente-instrumenten mogen alleen gebruikt worden voor het beheersen of verminderen van renterisico’s.
Voor het gebruik van specifieke rente-instrumenten dient vooraf een apart mandaat te zijn afgegeven door het Algemeen Bestuur.
Voor het uitzetten van gelden mag men een partij alleen accepteren als tegenpartij, indien deze voldoet aan de volgende criteria;
De tegenpartij is een instelling die onder financieel rechterlijk toezicht staat in een EU/EER-lidstaat die ten minste beschikt over een AA-rating afgegeven door ten minste 2 ratingbureau’s en voor henzelf of voor de door hen uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze tenminste over een AA-minusrating beschikken, afgegeven door tenminste 2 ratingbureau’s;
-De tegenpartij is een collega-overheid of instantie binnen de Europese Unie, die de publieke taak dient en waaraan door de vigerende Centrale Bank een solvabiliteitsvrije status is toegekend.
Indien een openbaar lichaam een nettingovereenkomst (een overeenkomst op grond waarvan de wederzijdse verplichtingen tussen partijen verrekend worden waardoor wordt bepaald wat de ene partij per saldo aan de andere partij verschuldigd is) heeft afgesloten met een financiële onderneming met betrekking tot het uitzetten van tijdelijke overtollige gelden van aangetrokken leningen voor projectfinanciering als bedoeld in het tweede lid, is artikel 2 (van de Regeling tot wijziging van de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden en van de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden), tweede en derde lid, niet van toepassing.
Indien een transactie niet voldoet aan de bovengestelde criteria voor instrumenten, richtlijnen en voorwaarden zal er eerst overleg met het Dagelijks Bestuur zijn. Zij geeft vervolgens wel of niet een mandaat af voor de voorgestelde transactie en doet melding aan het Algemeen Bestuur. Indien vereist wordt vooraf schriftelijke toestemming van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant gevraagd.
Waterschap Brabantse Delta gebruikt de jaarlijkse financiële beleidscyclus voor het vaststellen van het treasurybeleid, voor het afleggen van verantwoording over dat beleid en voor bijstelling van het beleid door het jaar heen. De beleidscyclus kent een aantal sturings- en rapportagedocumenten, die gedurende het jaar geformuleerd worden door medewerkers van de afdeling Financieel Economische Zaken.
Kadernota is de meerjarenraming: voorafgaand aan de vaststelling van de begroting behandelt het algemeen bestuur de kadernota in het voorjaar die betrekking heeft op de het begrotingsjaar alsmede de 3 of 4 daarop volgende jaren. De kadernota is een meerjarenraming, waarin de lange termijn ontwikkelingen worden geanalyseerd en doorgerekend. Dit analyseren en doorrekenen dient ook te gebeuren voor de liquiditeitsplanning en de risicoanalyse. De Kadernota vormt de basis voor de verdere begrotingsprocedure.
Programmabegroting: in het najaar wordt de programmabegroting opgesteld waarin de treasuryparagraaf wordt opgenomen. Het treasurybeleid zoals dit in de programmabegroting wordt opgenomen wordt voorbereid door de afdeling Financieel Economische Zaken en na behandeling door het management en het Dagelijks Bestuur, vastgesteld door het Algemeen Bestuur. In, of op basis van, de treasuryparagraaf kunnen mandaten worden vastgesteld om de daadwerkelijke transacties te laten uitvoeren. Naast de treasuryparagraaf kent de begroting een korte en lange termijn liquiditeitsprognose en een rentevisie.
Jaarrekening: in de jaarrekening, die gezien moet worden als de verantwoording van de uitvoering van het beleid, wordt wederom een treasuryparagraaf opgenomen. Hierin wordt het beleid zoals het voorgenomen was in de treasuryparagraaf in de begroting getoetst aan het werkelijk uitgevoerde beleid. Verschillen dienen daarbij verklaard te worden.
Met name de treasuryparagraaf in de Begroting worden gebruikt om het treasurybeleid te formuleren en de treasuryparagraaf van de Jaarrekening wordt gebruikt om te toetsen. De treasuryparagrafen kennen minimaal de volgende onderwerpen:
De genoemde documenten worden als onderdeel van de begroting of jaarrekening vastgesteld door het Algemeen Bestuur.
Tussentijdse bijstelling van het beleid, en daarmee samenhangende bijstelling van het mandaat, vindt plaats indien daar gebaseerd op de conclusies uit de managementletters, aanleiding toe is. Het bijgestelde mandaat moet na behandeling door het Dagelijks Bestuur in het Algemeen Bestuur vastgesteld worden.
Het sectorhoofd Financiën en ICT kan op basis van een door het Dagelijks Bestuur afgegeven mandaat financiële verplichtingen (geldleningen) namens het Waterschap Brabantse Delta aangaan. Het sectorhoofd gaat deze verplichtingen aan in overleg met het Hoofd van de afdeling Financieel Economische Zaken.
Een afschrift van de aangegane overeenkomst wordt bewaard op de afdeling Financieel Economische Zaken, in een genummerd dossier. De originele overeenkomst wordt vastgelegd door de afdeling Registratuur, Archief en Bibliotheek, die deze bewaart in het treasury-dossier. Een medewerker van de afdeling Financieel Economische Zaken houdt zich bezig met de administratieve afhandeling van de overeenkomsten.
Controle op de uitvoering van het beleid vindt plaats middels de procedures van de administratieve organisatie (onderdeel van de financiële beheersverordening zoals bedoeld in artikel 108 lid 1 en 2 van de Waterschapswet) en de beleidsrapportage cyclus zoals eerder beschreven in 6.2.
De uitvoering van het beleid wordt getoetst en verantwoord in de treasuryparagraaf van de jaarrekening.
Bij het opstellen van de managementletters vindt bewaking en evaluatie van de treasuryparagraaf plaats.
De afdeling Financieel Economische Zaken zal van alle plannen, nota’s en besluiten dossiers aanleggen. Daarnaast legt deze afdeling een genummerd dossier aan van alle afgesloten transacties.
Om een correcte wijze van interne controle zeker te stellen, zullen de medewerkers van de afdeling Financieel Economische Zaken, welke belast zijn met de treasury-activiteiten, niet betrokken zijn bij het feitelijk administratief vastleggen van transacties en posities.
Het Waterschap Brabantse Delta zal alle maatregelen treffen die noodzakelijk zijn voor het (doen) uitvoeren van een effectieve externe controle, door een registeraccountant (artikel 109 lid 2 van de Waterschapswet).
De toetsing van de rechtmatigheid van de uitvoering van het treasurybeleid is object van de reguliere controle van de accountant.
Opdrachtgever voor de externe controle is het Algemeen Bestuur
Daarnaast zal het Waterschap Brabantse Delta de volgende informatie verstrekken:
Aan de toezichthouder (Provincie Noord-Brabant):
Driemaandelijks een opgave van de stand van het EMU-saldo op een voor het Centraal Bureau voor de Statistiek te bepalen wijze, zodat zij de informatie aan het Ministerie van Financiën kan presenteren. Deze informatie zal door de afdeling Financieel Economische Zaken worden verzorgd.
Artikel 108 en artikel 109 van de Waterschapswet bepalen dat het Algemene Bestuur bij verordening regels vaststelt met betrekking tot de organisatie van de administratie en het beheer van de vermogenswaarden en de controle. Met de vaststelling van dit Treasurystatuut wordt voldaan aan de verplichting zoals die is opgenomen in artikel 108 en 109 van de Waterschapswet.
Uiterlijk 14 dagen na vaststelling dient het Treasurystatuut toegezonden te worden aan de Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant.
Algemeen geldt dat binnen het Waterschap Brabantse Delta er naar gestreefd wordt om bij het aangaan van geldleningen het 4-ogen principe te hanteren. Vanwege de snelheid waarmee de tarieven wijzigen zal het offerte traject en het aangaan van de lening ongeveer 1 uur in beslag nemen.
Als we spreken over een procedure voor het uitzetten van gelden, dient gemeld te worden dat deze procedure slechts van toepassing is op het uitzetten van gelden voor een korte periode (deposito’s). Indien middelen voor een langere tijd overtollig zijn, of indien er een specifieke aanleiding is om als uitlenende partij op te treden bij een vaste geldlening, zal ten alle tijden vooraf akkoord worden gevraagd aan het Dagelijks Bestuur en de Commissie Financiële Jaarstukken.