CVDR281049_1Verordening op de uitgangspunten voor het beleid, voor het beheer en voor de inrichting van de beleids- en verantwoordingsfunctie van waterschap Brabantse DeltanlregelingWaterschap Brabantse Delta2017-10-13Waterschap Brabantse DeltaOnbekendVerordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Brabantse Deltaartikel 108 Waterschapswethoofdstuk 4 Waterschapsbesluitalgemeen bestuurfinanciën en economie2008-10-08De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2009-01-012017-10-16Onbekend08I003208GeenVerordening op de uitgangspunten voor het beleid, voor het beheer en voor de inrichting van de beleids- en verantwoordingsfunctie van waterschap Brabantse DeltaHet algemeen bestuur van waterschap Brabantse Delta besluit,gelet op artikel 108 van de Waterschapswet en hoofdstuk 4 van het
Waterschapsbesluit, vast te stellen:de Verordening op de uitgangspunten voor het beleid, voor het beheer en voor
de inrichting van de beleids- en verantwoordingsfunctie van waterschap
Brabantse Delta.1Begripsbepalingen1(definities)In deze verordening wordt verstaan onder:
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie
ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen
van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden
afgelegd;
financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat
omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen
betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de
organisatie van het waterschap, teneinde te komen tot een goed
inzicht in:
de financiële positie;
het financieel beheer;
de uitvoering van de begroting;
de uitvoering van investeringsprojecten;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover;
rechtmatigheid: de mate waarin in overeenstemming met geldende
wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede
besluiten van algemeen en dagelijks bestuur, wordt
gehandeld;
doelmatigheid: de mate waarin bepaalde prestaties met een zo
beperkt mogelijke inzet van middelen worden gerealiseerd;
doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde doelen en effecten
van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;
netto-kosten: lasten die aan een bepaald programma, product c.q.
kostendrager worden toegerekend en waarvan zijn afgetrokken de
baten (met uitzondering van de belasting– en andere algemene
opbrengsten) die aan hetzelfde programma, product c.q.
kostendrager worden toegerekend;
beleidsvelden; de beleidsvelden die zijn opgenomen in de door de
Unie van Waterschappen vastgestelde BBP-productenstructuur;
beleidsproducten: de beleidsproducten die zijn opgenomen in de
door de Unie van Waterschappen vastgestelde
BBP-productenstructuur;
beheerproducten: de beheerproducten die zijn opgenomen in de
door de Unie van Waterschappen vastgestelde
BBP-productenstructuur;
programma: een samenhangend geheel van activiteiten waarop het
algemeen bestuur het beleid van het waterschap vaststelt;
ontwikkelingsinvestering: een investering die nodig is om nieuwe
doelstellingen te kunnen realiseren;
instandhoudingsinvestering: investering die nodig is om de
bestaande infrastructuur op orde te houden en daarmee de
bestaande taak op hetzelfde niveau te kunnen blijven
uitvoeren;
clusterproject; een geheel van soortgelijke of samenhangende
activiteiten, die worden uitgevoerd om een doelstelling te
realiseren.
Waterschapswet: de Waterschapswet zoals deze luidt na het in
werking treden van de Wet modernisering waterschapsbestel van 21
mei 2007 (Staatsblad 2007, 208);
Waterschapsbesluit: ‘Besluit van 29 november 2007, houdende
regels met betrekking tot de waterschappen‘ (Staatsblad 2007,
497).
2Beleidsvoorbereiding en verantwoording Kaderstelling2(beleids- en verantwoordingscyclus)1.Het algemeen bestuur stelt de onderdelen van de beleids- en
verantwoordingscyclus voor het begrotingsjaar en de periode van
de meerjarenraming vast en geeft jaarlijks aan op welk moment de
onderdelen daarvan moeten worden aangeboden en wanneer deze
zullen worden behandeld.2.Het waterbeheersplan maakt onderdeel van de beleids- en
verantwoordingscyclus uit en wordt eenmaal in de zes jaar
vastgesteld.3.Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de onderdelen van de
beleids- en verantwoordingscyclus voldoen aan de relevante
bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, aan
relevante overige wetgeving en aan datgene wat in deze
verordening wordt bepaald.3(programma’s)Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast, welke is
opgenomen in de Kadernota of het Bestuursprogramma van het
waterschap.Beleidsbepaling4(kaders meerjarenbeleid)Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks bevindingen over de
beleidsuitvoering in het voorgaande begrotingsjaar en mogelijke
kaders voor het beleid in de komende begrotingsjaren aan het
algemeen bestuur aan.5(meerjarenraming)1.Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een meerjarenraming met
toelichting aan het algemeen bestuur aan waarin voorstellen
worden gedaan voor het beleid in het volgende begrotingsjaar en
ten minste de drie daaropvolgende jaren.2.In het onderdeel ‘financiering’ van de toelichting van de
meerjarenraming worden opgenomen:
een vermogensbehoefteplanning;
een beschouwing over de rente–ontwikkeling;
een rentegevoeligheidsanalyse.
6(ontwerp-begroting en geplande investeringen)1.Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks ter vaststelling een
ontwerp-begroting aan het algemeen bestuur aan waarin
voorstellen worden gedaan voor het beleid in het volgende
begrotingsjaar.2.Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks een planning op van de
investeringen waarvan de start en/of de uitvoering verwacht
wordt in het volgende jaar en de daaropvolgende vier jaren. In
dit overzicht zijn opgenomen de raming van de
investeringsuitgaven en van de aan de investeringen gerelateerde
inkomsten.7(vaststelling begroting en investeringskredieten)1.Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de
begroting de netto-kosten die per programma zijn opgenomen
alsmede de dekkingsmiddelen die zijn opgenomen in de begroting
naar kostendragers.2.Op basis van het in artikel 6, tweede lid bedoelde overzicht van
investeringen stelt het algemeen bestuur vast van welke
investeringen de uitvoering gemandateerd wordt aan het dagelijks
bestuur en worden de betreffende investeringen
geautoriseerd.3.Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar in
uitvoering worden genomen en waarvoor geen autorisatie is
verleend legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan
van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor
het autoriseren van een investeringskrediet aan het algemeen
bestuur voor.4.Het algemeen bestuur kan aan het dagelijks bestuur de
bevoegdheid verstrekken tot het verlenen van
voorbereidingskredieten voor investeringen.5.Het dagelijks bestuur zorgt er ten aanzien van de raming van de
netto-kosten naar programma´s voor dat deze netto-kosten, door
middel van kostentoerekening, eenduidig kunnen worden toegewezen
aan de beleidsproducten en de beheerproducten.Uitvoering, sturing en beheersing8(uitvoering begroting)1.Het dagelijks bestuur zorgt voor het per programma verzamelen en
vastleggen van gegevens over de maatregelen die getroffen zijn
en prestaties die geleverd worden, de doelstellingen en effecten
die bereikt worden en de netto-kosten die gemaakt worden, opdat
de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals
vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden
getoetst.2.Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de netto-kosten van de
programma’s en de investeringsuitgaven, zoals geautoriseerd door
het algemeen bestuur, niet worden overschreden.9(ruimte bij begrotingsuitvoering)1.Het algemeen bestuur kan aan het dagelijks bestuur de
bevoegdheid verstrekken een overschrijding van geautoriseerde
netto-kosten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien uit de
begroting.2.Het algemeen bestuur kan aan het dagelijks bestuur de
bevoegdheid verstrekken de nettokosten van een programma met een
bepaald % van de netto-kosten te overschrijden zonder
toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien de
middeleninzet past binnen het vastgestelde beleid en indien de
hiervoor benodigde financiële ruimte elders binnen de begroting
kan worden gevonden. Een dergelijk feit wordt achteraf aan het
algemeen bestuur gerapporteerd.3.Het algemeen bestuur kan aan het dagelijks bestuur de
bevoegdheid verstrekken voor een ontwikkelingsinvestering de
geraamde uitgaven van een door het algemeen bestuur
geautoriseerd krediet met een bepaald % te overschrijden zonder
toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien deze mutaties
passen binnen het vastgestelde beleid. Een dergelijk feit wordt
achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd.4.Het algemeen bestuur kan aan het dagelijks bestuur bevoegdheden
verstrekken ten aanzien van het af- en overschrijven van
geautoriseerde investeringskredieten.Rapportage en interne verantwoording10(actieve informatieplicht, tussentijdse rapportage en
begrotingswijzigingen)1.Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur zo spoedig
mogelijk indien de realisatie van het beleid in betekende mate
afwijkt van hetgeen in de begroting is opgenomen. 2.Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door
middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van het
beleid dat in de begroting is opgenomen en over de uitvoering
van investeringen.3.De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.4.De rapportages gaan in op afwijkingen van betekenende mate,
zowel wat betreft de middeleninzet, de maatregelen die getroffen
en prestaties die geleverd worden, als de doelstellingen en
effecten die bereikt worden.5.In de rapportages wordt voorts in ieder geval aandacht besteed
aan afwijkingen van betekenende mate van:
de dekkingsmiddelen die zijn opgenomen in de begroting
naar kostendragers;
de besteding van investeringsuitgaven en realisatie van
investeringsinkomsten;
de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt.
6.Indien noodzakelijk doet het dagelijks bestuur in de rapportages
voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en
investeringskredieten alsmede bijstellingen van het beleid.
Zonodig legt het dagelijks bestuur een voorstel tot
begrotingswijziging aan het algemeen bestuur voor.11(jaarverslaggeving)1.Het dagelijks bestuur legt na afloop van ieder begrotingsjaar
verantwoording af aan het algemeen bestuur over de uitvoering
van de programma’s door middel van het ter vaststelling
aanbieden van het jaarverslag en de door de accountant
gecontroleerde jaarrekening.2.Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van
de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het
lopende jaar bijstelling behoeven.3.Het dagelijks bestuur zorgt er ten aanzien van de realisatie van
de netto-kosten naar programma´s voor dat deze netto-kosten,
door middel van kostentoerekening, eenduidig kunnen worden
toegewezen aan de beleidsproducten en de beheerproducten.3Uitgangspunten financieel beleid12(financieel beleid algemeen)1.Het dagelijks bestuur doet voorstellen aan het algemeen bestuur die
zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het waterschap
ten aanzien van de volgende onderwerpen:
waardering en afschrijving van activa;
weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en
voorzieningen;
kostentoerekening en onderbouwing tarieven;
financiering.
2.Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de in het eerste lid
bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn met de relevante
bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, met andere
regelgeving die van toepassing is en met de in het vervolg van deze
verordening opgenomen aanvullende eisen.13(waardering en afschrijving van activa)Het beleid omtrent het waarderen, activeren en afschrijven van activa
wordt vastgelegd in de nota Waardering en afschrijving van activa. De
nota Waardering en afschrijving van activa wordt ten minste eenmaal per
vier jaar geactualiseerd en aan het algemeen bestuur ter vaststelling
aangeboden.14(weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en
voorzieningen)Het beleid omtrent het weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en
voorzieningen wordt vastgelegd in de nota Reserves en voorzieningen. De
nota Reserves en voorzieningen wordt ten minste eenmaal per vier jaar
geactualiseerd en aan het algemeen bestuur ter vaststelling
aangeboden.15(kostentoerekening en kostprijsberekening)1.De kostentoerekening van de primaire beheerproducten naar de
kostendragers wordt vastgelegd in de nota Kostentoerekening, die
wordt vastgesteld door het algemeen bestuur.2.Voor het bepalen van de tarieven van de rechten zoals bedoeld in
artikel 115 van de Waterschapswet en die niet zijn opgenomen in de
legesverordening waterschap Brabantse Delta is het uitgangspunt dat
de tarieven kostendekkend moeten zijn. Bij de kostprijsberekening
worden de directe kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met
de door het waterschap verleende dienst en daarnaast een redelijke
opslag voor indirecte kosten.3.Voor de onderbouwing van de prijs van de producten en diensten die
het waterschap aan derden kan leveren, waaronder ook begrepen
verhuur, verkoop en erfpacht van onroerende zaken die aan derden
kunnen worden geleverd, alsmede de kosten van bestuursdwang wordt
een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de
kostentoerekening worden de directe kosten betrokken die
rechtstreeks samenhangen met de door het waterschap geleverde goed
of verleende dienst en daarnaast een redelijke opslag voor indirecte
kosten. Uitgangspunt is kostendekkendheid. Voor het geval geen
betrouwbare kostenprijsberekening mogelijk is worden marktconforme
prijzen in rekening gebracht.4.De omslagrente voor de toerekening van de kapitaallasten wordt
jaarlijks bij de begroting en de jaarrekening vastgesteld. 5.Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat er een actueel overzicht is
van de tarieven, prijzen en kosten van de in dit artikel bedoelde
rechten, diensten en zaken.16(financiering)Het beleid omtrent de financieringsfunctie wordt uitgevoerd volgens de
richtlijnen zoals vastgelegd in het Treasurystatuut waterschap Brabantse
Delta en vastgesteld door het algemeen bestuur.4Paragrafen in begroting en jaarverslag17(algemeen)1.Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de paragrafen in begroting
en in het jaarverslag voldoen aan de relevante bepalingen van het
Waterschapsbesluit en aan de in deze verordening opgenomen
aanvullende eisen. 2.In de hieronder genoemde paragrafen van de begroting wordt ingegaan
op de wijze waarop in het begrotingsjaar invulling zal worden
gegeven aan het desbetreffende onderdeel van het in artikel 12
bedoelde beleid:
kostentoerekening;
weerstandsvermogen;
financiering.
3.Indien het in het tweede lid bedoelde beleid afwijkt van de in het
desbetreffende onderdeel van het in artikel 12 bedoelde beleid
vastgelegde kaders wordt daarop in de betreffende paragraaf
ingegaan, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld.4.De paragrafen van het jaarverslag bevatten de verantwoording van
hetgeen in de overeenkomstige paragrafen van de begroting is
opgenomen. Indien tijdens de realisatie is afgeweken van de kaders
die zijn vastgelegd in het desbetreffende onderdeel van het in
artikel 12 bedoelde beleid wordt daarop specifiek ingegaan, waarbij
de reden van afwijking wordt vermeld.18(paragraaf weerstandsvermogen)1.Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van
de begroting en van het jaarverslag weer de risico’s van materieel
belang. Het dagelijks bestuur brengt hierbij in elk geval de
risico’s in beeld en actualiseert de risico’s die worden genoemd in
het beleid bedoeld in artikel 14.2.Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van
de begroting en van het jaarverslag aan wat de weerstandscapaciteit
is en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van
materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden
opgevangen. 19(paragraaf bedrijfsvoering)1.In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting gaat het dagelijks
bestuur in op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht
behoeven.2.In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt
gerapporteerd over nieuwe ontwikkelingen.3.Het dagelijks bestuur rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf
van de begroting en het jaarverslag over de plannen en voortgang van
de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in
artikel 109a van de Waterschapswet, en de uitputting van de
bijbehorende budgetten.20(paragraaf verbonden partijen)In de begroting en het jaarverslag wordt in de paragraaf verbonden
partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het
beëindigen van relaties met bestaande verbonden partijen, wijzigingen
bij of ten aanzien van bestaande verbonden partijen en eventuele
problemen bij bestaande verbonden partijen.21(paragraaf financiering)In de begroting en het jaarverslag doet het dagelijks bestuur in de
paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn
op de financieringsfunctie;
de relatie met de meerjarenraming;
de ontwikkeling van de rente (rentevisie);
de liquiditeitsprognose en de financieringsbehoefte;
de kasgeldlimiet;
de renterisiconorm;
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de
financieringsfunctie;
de plannen inzake het risicobeheer, inclusief de eventuele inzet
van derivaten.
5Administratie en organisatie22(administratie)Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de administratie zodanig van
opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het
waterschap als geheel en in zijn organisatie-onderdelen;
het geven van een inzicht in de bezittingen van het
waterschap;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van activa, vorderingen, schulden, rechten, verplichtingen,
ontvangsten, betalingen, kosten en opbrengsten;
het verschaffen van informatie over baten, lasten, prestaties,
maatregelen en effecten aan budgethouders voor zowel de
planning, de uitvoering als de verantwoording van de
realisatie;
een doelmatig beheer van geldstromen en financiële
posities;
een goede interne en externe informatievoorziening over de
uitvoering van de financieringsfunctie;
het inzicht krijgen in en bevorderen van de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante
wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante
wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en relevante wet- en regelgeving.
23(financiële administratie)Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoen aan het Waterschapsbesluit en andere relevante wet- en
regelgeving;
de financiële administratie tijdig alle door het algemeen
bestuur en het dagelijks bestuur genomen besluiten waaraan
financiële gevolgen verbonden zijn alsmede alle overige gegevens
en stukken verstrekt krijgt die ten behoeve van een juiste
verzorging van de financiële administratie, de verslaggeving en
het beheer van de vermogenswaarden nodig is;
de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de
provincie(s), de Europese Unie en het Centraal Bureau voor de
Statistiek, alsmede aan andere instellingen die specifieke
verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het waterschap.
24(organisatie en administratieve organisatie)1.Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt (in een besluit) vast:
een eenduidige indeling van de organisatie van het
waterschap en een eenduidig toewijzing van de taken van het
waterschap aan organisatorische eenheden;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne
controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de
verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is
gewaarborgd;
de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de uitvoering van de
begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend
verloopt;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de te maken afspraken met de verantwoordelijken voor
organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de
daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van
rapportage over de voortgang van de activiteiten en
uitputting van middelen;
de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde
beheer van de organisatorische eenheden;
de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding
van werken, diensten en leveringen die waarborgen dat wordt
gehandeld in overeenstemming met de Europese en nationale
regels ter zake;
regels die aangeven welke elementen in ieder geval moeten
worden opgenomen in voorstellen voor investeringsbesluiten
die aan het algemeen of dagelijks bestuur worden
voorgelegd;
de wijze waarop wordt voorkomen dat misbruik en oneigenlijk
gebruik van regelingen en eigendommen van het waterschap
wordt gemaakt.
2.Het dagelijks bestuur actualiseert de in het eerste lid bedoelde
organisatie en regeling zodra hiertoe aanleiding is.3.Het dagelijks bestuur zendt de in het eerste lid bedoelde
organisatie en regeling ter kennisneming aan het algemeen
bestuur.4.In het door het algemeen bestuur vastgestelde Treasurystatuut worden
de regels vastgelegd ter uitvoering van de financieringsfunctie
(artikel 16) samen met regels voor taken en bevoegdheden, de
verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
informatievoorziening.6Slotbepalingen25(inwerkingtreding)1.Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar
2009, met dien verstande dat de begroting, de jaarverslaggeving, de
uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij
behorende toelichtingen, zoals bedoeld in de Waterschapswet, het
Waterschapsbesluit en deze verordening, die betrekking hebben op het
begrotingsjaar 2009 en latere begrotingsjaren voldoen aan de
bepalingen van deze verordening.2.De meerjarenramingen die worden opgesteld in begrotingsjaren met
ingang van 2009 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.3.De Verordening op de organisatie van het financieel beheer van het
Waterschap Brabantse Delta die is vastgesteld bij besluit van 7
januari 2004, vervalt, met dien verstande dat zij van kracht blijft
ten aanzien van de begrotingsjaren tot en met 2008.26(citeertitel)Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening
beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Brabantse Delta”.Toelichting Verordening beleids- en verantwoordingsfunctieAlgemeen1 InleidingArtikel 108 van de nieuwe Waterschapswet stelt dat het algemeen bestuur een
verordening moet vaststellen die betrekking heeft op ‘het financieel beleid, het
financieel beheer en de financiële organisatie’ van het waterschap. Het artikel
luidt als volgt:
Het algemeen bestuur stelt bij verordening de uitgangspunten voor het
financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de
inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening
waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en
controle wordt voldaan.
De verordening bevat in ieder geval:
regels voor waardering en afschrijving van activa;
grondslagen voor de berekening van door het waterschapsbestuur in
rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in
artikel 115;
regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen
en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de
administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder
begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de
bijbehorende informatievoorziening (Als gevolg van de aanstaande
wijziging van de Wet financiering decentrale overheden, waarvan de
parlementaire behandeling in 2008 zal starten, zal de passage ‘, alsmede
inzake ….. informatievoorziening’ vrijwel zeker worden geschrapt. Deze
verordening anticipeert reeds op deze aanstaande wijziging).
2 Doel en reikwijdte van de verordeningHet doel van artikel 108 is dat het algemeen bestuur de uitgangspunten vastlegt
voor de uitvoering van de ‘financiële functie’. De functie omvat onder meer de
volgende aspecten:
de bestuurlijke beleidsvoorbereiding, beleidsvaststelling, het verzorgen
en beheersen van de beleidsuitvoering, de controle en verantwoording van
algemeen en dagelijks bestuur en waarbij ten aanzien van de
verantwoording geldt dat deze zowel binnen het waterschap als extern
plaatsvindt (of te wel de beleids- en verantwoordingscyclus);
de informatievoorziening aan de twee genoemde bestuursorganen;
de programma’s waarin het beleid dat het waterschap nastreeft en de
financiële consequenties daarvan zijn opgenomen en de plaats en functie
daarbij van de meerjarenraming, begroting en jaarverslaggeving;
alle overige documenten, instrumenten, afspraken en systemen die de
goede werking van het traject van beleidsvoorbereiding tot en met
–verantwoording ondersteunen, zoals delegatie, mandatering,
administratieve organisatie, aanbesteding(sbeleid), planning &
control, interne controle, afdelings– & sectorplannen, afdelings–
& andere managementrapportages, kostentoerekening,
accountantscontrole, rechtmatig–, doelmatig en
doeltreffendheidsonderzoeken en beleidsevaluaties;
de meerjarige financiële positie;
het beheersen van het begrotingsevenwicht, mede door het onderkennen en
beheersen van risico’s.
Het voorgaande betekent ook dat de begrippen uit artikel 108 breder dan
‘financieel’ moeten worden opgevat en dat artikel 108 betrekking heeft op de
beleids- en verantwoordingsfunctie. Deze functie is een verzamelbegrip voor alle
onderwerpen die te maken hebben met de voorbereiding van meerjarenraming en
begroting, de uitvoering en beheersing van het daarin opgenomen beleid en de
verantwoording daarover, zowel intern als extern. Het zijn onderwerpen waarbij
vooral het algemeen bestuur een centrale rol vervult. Het algemeen bestuur neemt
aan de voorkant beslissingen en controleert lopende en na afloop van de
uitvoering voor een bepaald begrotingsjaar op basis van de begroting. Dit maakt
dat de beleids- en verantwoordingsfunctie essentieel is voor het functioneren
van het waterschap. De beleids- en verantwoordingsfunctie omvat alle directe en
indirecte activiteiten en processen ter uitvoering van de onderwerpen die zijn
opgenomen in de Bepalingen Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen,
een onderdeel van het Waterschapsbesluit. De kernonderwerpen in de bepalingen
zijn de meerjarenraming, begroting, jaarverslaggeving, inclusief de daar
onderdeel vanuit makende paragrafen, de daarin gepresenteerde financiële positie
en in relatie daarmee de balans.Datgene wat in deze verordening, gegeven het hiervoor geschetste brede
perspectief onder de begrippen financieel beleid, financieel beheer en
financiële organisatie uit artikel 108 wordt verstaan wordt hieronder
weergegeven.Financieel beleidHet begrip ‘financieel beleid’ omvat de uitgangspunten voor de beleids- en
verantwoordingsfunctie. In de eerste plaats zijn dat de algemene uitgangspunten
en doelen voor uitoefening, organisatie en werking van de functie en de daarbij
behorende informatievoorziening. Ten tweede gaat het om activiteiten die nauw
samenhangen met de cyclus van beleidsvoorbereiding en verantwoording. Het gaat
daarbij vooral om de programmatische aspecten (welke effecten / doelstellingen
worden beoogd en welke prestaties moeten daarvoor geleverd worden?) en daarnaast
om de financiële aspecten. In de derde plaats gaat het specifiek om
uitgangspunten die de budgettaire ruimte beïnvloeden. Artikel 108 noemt in dit
laatste verband drie onderwerpen die in ieder geval in de verordening tot
uitdrukking moeten komen: de regels voor de waardering en afschrijving van activa; de grondslagen voor de berekening van de door een waterschap in rekening te
brengen prijzen en tarieven voor de rechten die in artikel 115; eerste lid
onderdelen a en b van de Waterschapswet worden genoemd; de doelstellingen, richtlijnen, limieten en administratieve organisatie van de
financieringsfunctie.Financieel beheerHet ‘financieel beheer’ omvat de activiteiten die moeten bewerkstelligen dat de
uitvoering van het in de begroting opgenomen, vastgestelde beleid volgens de
gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvinden en dat de
financiële positie daarmee in overeenstemming is. De betreffende activiteiten
dienen er voor te zorgen dat de beleidsuitvoering en financiële situatie onder
controle is.Financiële organisatieDe ‘financiële organisatie’ ondersteunt de beheersing van de uitvoering van het
beleid. Het gaat daarbij ten eerste om de verdeling van taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het algemeen bestuur, het dagelijks
bestuur en de ambtelijke organisatie. Ten tweede gaat het om de inrichting en
het onderhoud van de (administratieve) systemen die de activiteiten en processen
van het financieel beheer ondersteunen. Deze systemen ondersteunen niet alleen
de geldstromen (wat mag het kosten; input), maar evenzeer de prestaties (output)
en de doelstellingen/effecten (outcome). Tot de systemen behoren ook
managementcontrolsystemen binnen de ambtelijke organisatie, tussen de ambtelijke
organisatie en het dagelijks bestuur en tussen het dagelijks bestuur en het
algemeen bestuur.3 Gehanteerde uitgangspuntenDeze verordening is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
de verordening werkt de taakverdeling tussen algemeen en dagelijks
bestuur uit, hetgeen onder tot uitdrukking komt in elementen van de
beleids- en verantwoordingfunctie die van toepassing zijn op het
algemeen bestuur en het dagelijks bestuur, waaronder de beleids- en
verantwoordingscyclus;
de verordening regelt de relatie tussen het algemeen en dagelijks
bestuur en niet de relatie tussen dagelijks bestuur en ambtelijke
organisatie;
de verordening sluit aan bij de opzet van en geeft een nadere invulling
aan de Bepalingen Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen
(BBVW), de nieuwe verslaggevingsregels (opvolgers van de
comptabiliteitsvoorschriften);
met de verordening wordt een bijdrage geleverd aan de uniformiteit
tussen en daarmee de vergelijkbaarheid van waterschappen.
3.1 Taakafbakening algemeen bestuur - dagelijks bestuurDe taakverdeling tussen het algemeen en het dagelijks bestuur luidt op
hoofdlijnen als volgt:
door middel van deze verordening en de verordeningen op basis van de
artikelen 109 en 109a van de Waterschapswet geeft het algemeen bestuur
het dagelijks bestuur een aantal kaders mee waarbinnen
beleidsvoorstellen moeten worden gedaan en de wijze waarop het beleid
moet worden uitgevoerd (kaderstelling);
het algemeen bestuur spreekt zich bij de behandeling van de
meerjarenraming uit over het meerjarig beleid van het waterschap en de
financiële consequenties daarvan (beleidsbepaling);
op basis van een voorstel van het dagelijks bestuur stelt het algemeen
bestuur via de begroting het beleid van het waterschap voor het komend
jaar vast (beleidsbepaling) en de (financiële) middelen beschikbaar die
maximaal bij de beleidsuitvoering mogen worden ingezet
(kaderstelling);
over het vastgestelde beleid en de benodigde middelen kan transparant
naar de samenleving worden gecommuniceerd (externe verantwoording);
het is vervolgens aan het dagelijks bestuur om het beleid uit te voeren,
waarbij de beschikbaar gestelde middelen mogen worden ingezet. Het
dagelijks bestuur moet er voor zorgen dat deze middeleninzet rechtmatig,
doeltreffend en doelmatig is: door middel van een goede uitvoering en
interne organisatie moet er voor worden gezorgd dat de beleidsdoelen
daadwerkelijk worden bereikt (doeltreffendheidsvraag), dat dit met zo
min mogelijk middeleninzet gebeurt (doelmatigheidsvraag) en dat de
middelen worden ingezet zoals is toegestaan (rechtmatigheidvraag)
(uitvoering en sturing);
lopende het begrotingsjaar informeert het dagelijks bestuur het algemeen
bestuur over de beleidsuitvoering en na afloop van het begrotingsjaar
legt het dagelijks bestuur hierover verantwoording af. Hierbij wordt
aangegeven of de gestelde doelen en prestaties worden c.q. zijn gehaald
en welke middeleninzet gerealiseerd zal worden c.q. gerealiseerd is en
hoe het met de doelmatig- en rechtmatigheid is gesteld (interne
informatieverstrekking en verantwoording);
op basis van deze rapportages kan het algemeen bestuur een oordeel geven
en indien noodzakelijk het beleid en/of de uitvoering daarvan bijstellen
(controlerende functie);
uiteindelijk kan het algemeen bestuur verantwoording afleggen aan de
samenleving (externe verantwoording).
Het onderscheid in de taken kaderstelling, beleidsbepaling, uitvoering &
sturing, interne informatieverstrekking & verantwoording, controle en
externe verantwoording, die zojuist werden genoemd, is verder uitgewerkt in de
beleids- en verantwoordingscyclus zoals deze jaarlijks bij het waterschap wordt
doorlopen.3.2 Geen uitwerking relatie bestuur-organisatieDeze verordening regelt niet de relatie tussen het dagelijks bestuur en de
ambtelijke organisatie. De belangrijkste reden is dat de nieuwe Waterschapswet
dat ook niet als verplichting voor de verordening stelt. Immers, waar de ‘oude
Waterschapswet’ nog de bepaling bevatte dat in de verordening op grond van
artikel 108 de ambtenaren moesten worden aangewezen die een bepaalde rol in het
financieel beheer hadden (waarbij aan de secretaris geen rol kon worden
toebedeeld), komt een dergelijke bepaling in de huidige wet niet meer voor. De
nieuwe wet erkent dat het een verantwoordelijkheid en een bevoegdheid is van het
orgaan dat met de uitvoering is belast, het dagelijks bestuur dus, om een in de
gegeven situatie best passende organisatie in te richten. Binnen de kaders die
deze verordening aangeeft, zal het dagelijks bestuur de (administratieve)
organisatie goed moeten inrichten en moeten zorgen dat daarbinnen een adequate
functiescheiding wordt aangebracht.3.3 Aansluiting verordening op opzet nieuwe
verslaggevingsregelsDe beleids- en verantwoordingsfunctie is een verzamelbegrip voor alle
onderwerpen die te maken hebben met de voorbereiding van het meerjarenbeleid, de
meerjarenraming en de begroting, de uitvoering en beheersing van het daarin
opgenomen beleid en de verantwoording daarover, zowel intern als extern. De
beleids- en verantwoordingsfunctie omvat daarmee ook alle directe en indirecte
activiteiten en processen die de onderwerpen ter uitvoering brengen die zijn
opgenomen in de BBVW, een onderdeel van het Waterschapsbesluit. De
kernonderwerpen van de BBVW zijn de meerjarenraming, begroting,
jaarverslaggeving, inclusief de daar onderdeel van uitmakende paragrafen, de
daarin gepresenteerde financiële positie en in relatie daarmee de balans. Het
zijn onderwerpen waarbij vooral het algemeen bestuur een centrale rol vervult.
De meerjarenraming heeft vooral een rol in het kader van de
beleidsvoorbereiding. De begroting betreft het doen van voorstellen voor en
vaststellen van het beleid voor de programma’s dat gerealiseerd moet worden en
de daarvoor beschikbare gelden. De jaarverslaggeving faciliteert de
controlerende en verantwoordingsfunctie. Om de financiële positie te beoordelen,
moet de vraag beantwoord worden of de financiën van het waterschap op, met name,
de langere termijn gezond zijn. De exploitatiekosten die zijn opgenomen in
meerjarenraming, begroting en jaarverslaggeving en de financiële positie hangen
nauw samen. Zo kan de begroting sluitend zijn, terwijl de meerjarige financiële
positie kwetsbaar is. Andersom kan de financiële positie gezond zijn en de
jaarrekening een tekort laten zien. Het algemeen bestuur zal de
exploitatiekosten steeds in relatie moeten bezien met de financiële positie. De
exploitatiekosten en de financiële positie zijn in onderlinge samenhang van
belang voor het inzicht in de financiën van het waterschap. De paragrafen van de
begroting gaan over onderwerpen die van invloed zijn op de exploitatiekosten en
de financiële positie en waarbij sprake is van bestuurlijke en financiële
risicofactoren. Bij dit alles neemt het algemeen bestuur aan de voorkant
beslissingen en controleert zij lopende en na afloop van de uitvoering voor een
bepaald begrotingsjaar op basis van de begroting.3.4 Bijdrage aan de uniformiteit en vergelijkbaarheid van waterschappenDe kwaliteit van bedrijfsvergelijkingen wordt bepaald door de mate waarin de
waterschappen op de punten waarop wordt vergeleken echt vergelijkbaar zijn. In
vrijwel iedere bedrijfsvergelijking van de waterschappen wordt geconstateerd dat
de vergelijkbaarheid van waterschappen nog niet optimaal is, waardoor nog niet
alle mogelijkheden van de bedrijfsvergelijkingen worden benut. Waterschappen
hechten een toenemend belang aan bedrijfsvergelijkingen om zichzelf te
verbeteren, nog transparanter te zijn en verantwoording af te leggen. Ook de
stakeholders vinden bedrijfsvergelijkingen van waterschappen steeds
belangrijker. Omdat deze verordening de mogelijkheid biedt om meer uniformiteit
en vergelijkbaarheid van de waterschappen te realiseren, is in Unieverband
besloten deze mogelijkheid te benutten. Dit uit zich onder andere in enkele
bepalingen over de waardering van activa en over afschrijvingsmethoden en
–termijnen.4 Opbouw van de verordeningDe verordening kent vijf hoofdstukken.In het eerste hoofdstuk worden enkele kernbegrippen gedefinieerd.Vervolgens volgt een hoofdstuk over de beleids- en verantwoordingscyclus. Het
algemeen bestuur stelt de kaders voor de uitvoering van het beleid. Zij doet dat
vooral door het behandelen van de meerjarenraming en het daarin opgenomen beleid
ten aanzien van de programma’s die het waterschap hanteert. De kern van de
beleidsbepaling is de beantwoording per programma van de 3-w-vragen:
wat willen we bereiken?;
wat gaan we daarvoor doen?;
wat gaat het kosten?
De meerjarenraming vormt een belangrijke basis voor het opstellen van de
begroting, die uiteindelijk door het algemeen bestuur wordt vastgesteld. Het
dagelijks bestuur voert vervolgens de begroting uit en zorgt voor de beheersing
van deze uitvoering. Vervolgens rapporteert het dagelijks bestuur aan het
algemeen bestuur, waarbij een belangrijke plaats in ingeruimd voor de bekende
drie h-vragen:
hebben we bereikt wat we wilden?;
hebben we gerealiseerd wat we ons voorgenomen hadden?;
heeft het gekost wat we hadden geraamd?
Het algemeen bestuur legt in deze verordening de hoofdlijnen van de rolverdeling
vast tussen zichzelf en het dagelijks bestuur en formuleert een aantal eisen
waaraan het dagelijks bestuur moet voldoen.Het derde hoofdstuk behandelt de uitgangspunten die het algemeen bestuur aan
enkele belangrijke onderdelen van het financieel beleid stelt. Hierin komen
onder andere investeringen (activering en afschrijving), reserves en
voorzieningen, financiering en de onderbouwing van tarieven aan de orde. Dit
zijn onderwerpen die (in)direct van invloed zijn op de financiële positie van
het waterschap. De artikelen in dit hoofdstuk voldoen aan het voorschrift uit
artikel 108 dat de verordening in ieder geval regels stelt voor de
kostprijsberekeningen, de waardering van activa en de financieringsfunctie.In het vierde hoofdstuk komen de paragrafen van de begroting en de
jaarverslaggeving aan de orde. Dit hoofdstuk geeft antwoord op de vraag welke
eisen het algemeen bestuur aan de inhoud van de paragrafen stelt in aanvulling
op de eisen uit de BBVW. In deze verordening zijn de paragrafen gekoppeld aan
het financieel beleid. Zo geeft de verordening aan dat er zowel een apart
beleidsonderdeel als een paragraaf in begroting en jaarverslag over het
weerstandsvermogen moet worden opgesteld. De paragrafen dienen als een planning
en control-instrument voor de uitvoering van het beleid zoals uiteengezet in het
financieel beleid.Het vijfde hoofdstuk bevat de uitgangspunten voor de administratieve organisatie
rond de beleids- en verantwoordingsfunctie en voor de administratie. Het
algemeen bestuur moet er immers van op aan kunnen dat de aansturing van de
ambtelijke organisatie en de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van en
binnen de ambtelijke organisatie goed zijn vastgelegd. Bovendien moeten er
administratieve systemen zijn die de uitvoering van het beleid, de begroting,
het inzicht in de financiële positie en de toepassing van de paragrafen
ondersteunen. Deze systemen dienen tevens de rapportages en verantwoording van
de ambtelijke organisatie aan het dagelijks bestuur en de rapportage van het
dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur te ondersteunen. Het algemeen bestuur
stelt ook hiervoor de kaders. Overeenkomstig het principe ‘sturen op
hoofdlijnen’, dat de laatste jaren praktijk is geworden, gaat het dan vooral om
eisen waaraan het dagelijks bestuur moet voldoen en niet om de meer
gedetailleerde uitvoeringsregels zelf.Toelichting op de artikelenArtikel 1 (definities)Verschillende begrippen die in deze verordening zijn opgenomen, worden ook
gebruikt in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en de Wet financiering
decentrale overheden. Uiteraard zijn de definities die in die regelgeving zijn
opgenomen ook van toepassing op de begrippen uit dit besluit. Belangrijke andere
begrippen uit deze verordening worden in dit artikel van een definitie
voorzien.Artikel 2 (beleids- en verantwoordingscyclus)De interactie tussen algemeen en dagelijks bestuur rond beleidsvoorbereiding,
kaderstelling, controle en verantwoording speelt zich in belangrijke mate af
rond de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus die jaarlijks wordt
doorlopen. De informatie die het algemeen bestuur tijdens de verschillende
onderdelen van de cyclus krijgt, stelt dit orgaan in staat zijn rol goed in te
vullen. Daarom is het van groot belang dat het algemeen bestuur zelf kan bepalen
welke beleidsdocumenten hij ontvangt en op welke momenten deze worden
aangeboden. Het eerste lid geeft het algemeen bestuur deze mogelijkheid.
Gebruikelijke onderdelen van de cyclus zijn meerjarenraming, begroting,
investeringsvoorstellen, tussentijdse rapportages over de beleidsuitvoering,
jaarverslag en jaarrekening.Het waterbeheersplan is een belangrijk beleidsbepalend instrument van het
waterschap. Onder de nieuwe Waterwet geeft het waterschap daarmee voor een
periode van zes jaar aan welk beleid wordt nagestreefd, wat er aan maatregelen
getroffen zal worden om dat beleid te realiseren en welke financiële middelen
daarmee gemoeid zijn. Het waterbeheersplan heeft ook een belangrijke externe
werking en kent een verplichte inspraakprocedure. De zojuist genoemde aspecten
beleidsdoelen, maatregelen en financiën zijn ook verplichte elementen van de
meerjarenraming (en de begroting). Het is daarom niet meer dan logisch dat het
waterbeheersplan een integraal onderdeel uitmaakt van de beleidscyclus, hetgeen
in het tweede lid wordt vastgelegd. Er is veel voor te zeggen dat in het jaar
dat het waterbeheersplan wordt vastgesteld het beheersplan en de meerjarenraming
(grotendeels) een identieke inhoud kennen. In latere jaren is de meerjarenraming
het meest aangewezen instrument om het waterbeheersplan jaarlijks te evalueren
en voortschrijdend bij te stellen.Ook de nieuwe verslaggevingsvoorschriften zijn gericht op het leveren van een
bijdrage aan de mogelijkheden om de beleidsbepalende, kaderstellende,
controlerende en verantwoordende rol van het algemeen bestuur te versterken.
Door het toepassen van de voorschriften kunnen het beleidsmatige karakter van
met name de meerjarenraming, de begroting en het jaarverslag worden vergroot en
kunnen deze instrumenten van uitvoeringsinformatie worden ontdaan. Om er voor te
zorgen dat deze mogelijkheden ten volle worden benut, geeft het derde lid aan
dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk wordt voor de juiste toepassing van
de regels uit het Waterschapsbesluit.Artikel 3 (programma’s)Anders dan in het verleden geeft de nieuwe regelgeving de waterschappen vrijheid
als het gaat om de indeling volgens welke het in de meerjarenraming, begroting
en jaarverslag opgenomen beleid aan het algemeen bestuur wordt gepresenteerd.
Door deze vrijheid kan de inrichting van deze beleidsdocumenten worden
toegesneden op de eigen situatie van het waterschap en wensen van het algemeen
bestuur. Het waterschap kan zelf het aantal en de inhoud van de programma’s
bepalen. Omdat er een bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van
de programma’s, stelt het algemeen bestuur de indeling vast. Meestal zal die
vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele
bestuursperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan het algemeen bestuur de
indeling wijzigen.Het algemeen bestuur zal dus een programma-indeling bepalen op basis waarvan het
beleid wordt gepresenteerd. De in de regelgeving gehanteerde definitie van
programma is: een samenhangend geheel van activiteiten op basis waarvan het
algemeen bestuur het beleid van het waterschap vaststelt. Het algemeen bestuur
zou als programma-indeling kunnen kiezen voor thema’s, beleidsvelden,
beleidsproducten, reglementaire taken of een andere, zelf gekozen indeling. De
regelgeving biedt de waterschappen ook de mogelijkheid om de huidige indeling te
handhaven door de rubricering daarvan ‘programma’s’ te gaan noemen.Een eis uit het Waterschapsbesluit is dat in het ‘programmaplan’, dat onderdeel
van de begroting is, alle baten en lasten van het waterschap moeten worden
opgenomen. Datzelfde geldt voor de programmaverantwoording die een onderdeel van
het jaarverslag is.Artikel 4 (kaders meerjarenbeleid)Een logische eerste stap in de beleids- en verantwoordingscyclus is evaluatie
van de beleidsuitvoering in de voorafgaande periode. Dit artikel geeft aan dat
dit gestalte kan worden gegeven door de behandeling door het algemeen bestuur
van een document waarin de bevindingen over deze beleidsuitvoering zijn
opgenomen en waarin op basis daarvan voorstellen worden gedaan voor de
beleidskaders die voor de komende meerjarenperiode zouden kunnen gelden. Artikel 5 (meerjarenraming)In de meerjarenraming wordt het beleid van het waterschap voor de komende jaren
integraal weergegeven en wordt aangegeven wat de financiële consequenties van
dit beleid zijn, inclusief de gevolgen voor de waterschapsbelastingen die worden
opgelegd. Het document is vooral van belang voor de kaderstellende en
beleidsbepalende functie van het algemeen bestuur. In de besprekingen over of
ter voorbereiding van de meerjarenraming geeft het algemeen bestuur het
dagelijks bestuur de beleidsmatige en financiële kaders mee die gelden voor de
uitwerking van het meerjarenbeleid. Conform de nieuwe verslaggevingsregels
bestaat het document uit twee hoofdonderdelen. Een verandering ten opzichte van
de situatie onder de oude Waterschapswet is dat er nu meer eisen aan de inhoud
van dit instrument worden gesteld. Dit benadrukt de belangrijke positie van de
meerjarenraming in de beleidscyclus en voorts wordt hiermee nog eens duidelijk
aangegeven dat de meerjarenraming geen financieel, maar een beleidsinstrument
is.In het eerste hoofdonderdeel worden het beleid en de financiële consequenties
daarvan weergegeven op basis van de indeling in programma’s die het waterschap
hanteert. Per programma dient expliciet te worden weergegeven welke
doelstellingen het waterschap nastreeft, wat wordt gedaan om die doelstellingen
te halen en wat dat aan middeleninzet met zich meebrengt. Dit wordt gedaan aan
de hand van de volgende vragen (de ‘drie w’s’): wat willen we bereiken? wat gaan
we er voor doen? wat gaat het kosten? Voor een goede, integrale beoordeling door
het algemeen bestuur is het van groot belang dat de meerjarenraming naar
programma’s het volledige beleid en alle netto-kosten van het waterschap
omvat.In het tweede hoofdonderdeel van de meerjarenraming worden zowel de context van
het meerjarenbeleid als een nadere toelichting op enkele belangrijke gevolgen
van het meerjarenbeleid weergegeven. Tot deze gevolgen behoren onder andere de
investeringen die als gevolg van het meerjarenbeleid zullen moeten worden
uitgevoerd, de financiering, de exploitatiekosten alsmede de ontwikkeling van de
waterschapsbelastingen.Bij de behandeling van de meerjarenraming geeft het algemeen bestuur een gedeeld
beeld van het meerjarenbeleid en de financiële consequenties daarvan (inclusief
lastenontwikkeling) af. Voor het begrotingsproces is het van groot belang dat er
voldoende helderheid is over de beleidsambities en het financiële kader
waarbinnen deze ambities moeten worden gerealiseerd. Met de behandeling van de
meerjarenraming markeert het algemeen bestuur wat zij van dagelijks bestuur en
ambtelijke organisatie verwacht. Een dergelijke markering past bij de
beleidsbepalende rol die de Waterschapswet aan het algemeen bestuur toekent.
Dagelijks bestuur en ambtelijke organisatie mogen van een beleidsbepaler een
heldere lijn en een expliciete koers verwachten.De meerjarenraming speelt ook een belangrijke rol in de relatie met artikel 99
van de Waterschapswet dat bepaalt dat de begroting alleen niet in evenwicht (Met
evenwicht wordt hier bedoeld dat de kosten en opbrengsten van een jaar gelijk
zijn) mag zijn als aannemelijk kan worden gemaakt dat dit evenwicht in de
eerstkomende jaren tot stand zal zijn gebracht. In de jaren richting laatste
jaar van de meerjarenbeleidsperiode zullen reserves worden ingezet om eventuele
verschillen tussen kosten en opbrengsten te dekken c.q. te financieren. De
meerjarenraming is het instrument waarmee het evenwicht in meerjarenperspectief
kan worden aangetoond.In het tweede lid van artikel 5 komt de financieringsfunctie van het waterschap
voor het eerst aan de orde. Deze functie, die ook wel de treasuryfunctie wordt
genoemd, omvat alle activiteiten die zich richten op het bepalen van het beleid
ten aanzien van, het uitvoeren en beheersen van de activiteiten met betrekking
tot, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële
vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan
verbonden risico’s. In artikel 16 van deze verordening is het meer algemene beleidskader van de
financieringsfunctie opgenomen. In dit artikel komt een ander instrument voor de
bestuurlijke aansturing van de financieringfunctie aan de orde, namelijk de
financieringparagraaf in de meerjarenraming. In de financieringparagrafen van de
meerjarenraming en de begroting worden de (beleids)plannen omtrent financiering
voor de meerjarenbeleidsperiode resp. het komende jaar weergegeven. In de
financieringparagraaf van de jaarrekening wordt over de uitvoering van de
financieringplannen gerapporteerd. Het tweede lid geeft weer uit welke
onderdelen de financieringsparagraaf van de meerjarenraming moet bestaan. Deze
onderdelen kennen de volgende achtergrond. Ten behoeve van het opstellen van de
meerjarenraming worden alle langetermijnontwikkelingen geanalyseerd. Op basis
hiervan wordt het langetermijnbeleid van het waterschap uitgestippeld, in de
tijd uitgezet en financieel doorgerekend. Dit zal voor de hieruit voortvloeiende
vermogensbehoefte ook moeten gebeuren. Onderdeel a van de paragraaf van de
meerjarenraming vormt hiervan de weerslag. Om de rentekosten als onderdeel van
de exploitatielasten te kunnen ramen, moet het waterschap inschatten op welke
wijze de rente zich in de toekomst zal ontwikkelen. Op grond van onderdeel b van
het tweede lid wordt een beschouwing over dit aspect in de meerjarenraming
opgenomen. Omdat rente een belangrijke kostenpost van het waterschap kan vormen,
wordt in de meerjarenraming eveneens uiteengezet welke invloed veranderingen van
rentepercentages en rentekosten heeft op de exploitatielasten en de
tarieven.Artikel 6 (ontwerp-begroting en geplande investeringen)Het eerste lid is een kapstokbepaling die in het algemeen aangeeft wat de inhoud
van de begroting is. Zoals al is aangegeven, bevat de begroting de uitwerking
voor het komende jaar van het meerjarenbeleid waartoe het algemeen bestuur in
een eerdere stap van de beleids- en verantwoordingscyclus heeft besloten. Het
dagelijks bestuur biedt deze uitwerking in de vorm van de ontwerp-begroting aan
het algemeen bestuur aan en net zoals dit geldt voor de meerjarenraming geldt
ook voor dit ontwerp dat het voor het oordeel van het algemeen bestuur van groot
belang is dat al het beleid waartoe het eerder heeft besloten in de
ontwerp-begroting is opgenomen. Net zoals de meerjarenraming moet ook de
begroting vooral voor het algemeen bestuur met name inzicht bieden in de
doelstellingen van programma’s, in de beleidsuitgangspunten en hoofdlijnen van
het beleid ten aanzien van enkele beheersmatige aspecten, in de financiële
positie en in de te heffen belastingen. De begroting is daartoe in een aantal
hoofdonderdelen verdeeld, waarvan een aantal op hun beurt weer nader zijn
onderverdeeld. Ondanks dat in het programmaplan aandacht wordt besteed aan de investeringen die
het waterschap van plan is te gaan doen om het beleid uit te voeren, is de
begroting vooral gericht op het autoriseren van de netto-kosten en
belastingopbrengsten. De opname van investeringsprojecten en –bedragen in een
vastgestelde meerjarenraming en/of begroting geeft nog geen autorisatie tot het
uitvoeren van de investeringen. Het autoriseren van investeringsprojecten vraagt
een aparte besluitvorming van het algemeen bestuur. Het tweede lid is opgenomen
omdat bij waterschap Brabantse Delta gewerkt wordt met het Investeringsplan – al
dan niet opgenomen in de Kadernota- dat medio het jaar wordt aangeboden aan het
algemeen bestuur.Artikel 7 (vaststelling begroting en investeringskredieten)Het algemeen bestuur autoriseert het dagelijks bestuur met het vaststellen van
de begroting om het opgenomen beleid te gaan uitvoeren. Hiermee worden alle
afzonderlijke verplichtingen die in de programma’s en de begroting naar
kostendragers besloten liggen in materiële zin, oftewel financieel,
geaccordeerd. Conform de lijn uit de verslaggevingsregels hebben de baten en
lasten die zijn vermeld in de begroting naar kosten en opbrengstsoorten alleen
informatieve waarde voor het algemeen bestuur en worden deze niet apart
geautoriseerd. Autorisatie van de netto-kosten van de programma’s betekent een
impliciete autorisatie van de onderliggende baten en lasten uit de begroting
naar kosten- en opbrengstsoorten. Dit betekent dat er ten behoeve van het
algemeen bestuur ook geen systeem van budgetbewaking behoeft te worden
ingericht.In de toelichting op artikel 6 is aangegeven dat in het algemeen bestuur aparte
besluitvorming over investeringsvoorstellen plaatsvindt. Dit hoeft echter niet
te betekenen dat het algemeen bestuur ieder investeringsvoorstel apart
behandeld. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat het algemeen bestuur voor
investeringen met een geringere financiële omvang en/of minder
bestuurlijk–beleidsmatig belang zogenaamde verzamelbesluiten neemt. Bij het
waterschap Brabantse Delta wordt bij het Investeringplan of de kadernota een
overzicht verstrekt met de instandhoudingsinvesteringen waarvoor het algemeen
bestuur de uitvoering mandateert aan het dagelijks bestuur (lid 2).Over de investeringen waarvan het algemeen bestuur vooraf geen autorisatie heeft
verleend, zal in de loop van het jaar besluitvorming moeten plaatsvinden. Om een
verantwoorde beslissing te kunnen nemen, zullen in het voorstel hiertoe dat aan
het algemeen bestuur wordt voorgelegd niet alleen de technische aspecten worden
gespecificeerd, maar zal ook worden ingegaan op het doel van de investering, het
beoogd effect en de consequenties die de investering met zich meebrengt. Bij
deze consequenties moeten we niet alleen denken aan de financiële gevolgen, maar
ook aan de gevolgen die de investering heeft op zaken zoals de
personeelsformatie, de organisatie en de werkwijze van het waterschap. Tot het
voorstel behoort ook een gespecificeerde raming van uitgaven en eventuele
inkomsten zoals subsidies. Wanneer met de uitvoering van een bepaald
investeringsproject meerdere jaren zijn gemoeid, zal een planning naar de jaren
van uitvoering worden opgenomen, om een goede voortgangsbewaking en efficiënte
financieringsactiviteiten mogelijk te maken. Nadat het algemeen bestuur van een
waterschap een investeringsbesluit heeft genomen, kan met de uitvoering van het
betreffende project worden begonnen.Lid 4 is toegevoegd om het dagelijks bestuur de bevoegdheid te geven onder
bepaalde voorwaarden voorbereidingskredieten voor investeringen te kunnen
verstrekken.Eén van de uitgangspunten die ten grondslag lag aan deze verordening is het
leveren van een bijdrage aan een betere vergelijkbaarheid van de waterschappen
in bedrijfsvergelijkingen (zie ook paragraaf 3.4 eerder in deze toelichting). De
bedrijfsvergelijkingen van de waterschappen baseren zich op de
productenstructuur zoals deze in beheer is bij de Unie van Waterschappen en
waarin onder andere beleidsproducten en beheerproducten zijn opgenomen. Om een
bedrijfsvergelijking op die producten mogelijk te maken, moet een waterschap in
staat zijn de kosten eenduidig naar die producten toe te rekenen. Dit vijfde lid
legt de verantwoordelijkheid voor dit aspect neer bij het dagelijks
bestuur.Artikel 8 (uitvoering begroting)Lopende de uitvoering van het in de begroting opgenomen beleid zullen dagelijks
en algemeen bestuur per programma willen nagaan of met deze uitvoering de
beoogde doelstellingen en effecten alsmede maatregelen en prestaties
gerealiseerd worden en wat de middeleninzet daarbij is. Wanneer deze
beleidsaspecten worden geregistreerd, kan dit worden nagegaan en kan ook de
doeltreffendheid en doelmatigheid van de beleidsuitvoering in beeld worden
gebracht. Deze bepaling maakt het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor een
adequate registratie. Er mag uiteraard geen overschrijding plaatsvinden van
bedragen die het algemeen bestuur via het vaststellen van de begroting
beschikbaar heeft gesteld. Het tweede lid geeft het dagelijks bestuur de
opdracht hiervoor te zorgen. Het dagelijks bestuur zal zorgen dat er een systeem
van budgetbeheer en –bewaking is dat waarborgt dat de netto-kosten binnen de
begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen
tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat dit orgaan tijdig (binnen
het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende
waarborgen voor tijdige melding van budgetoverschrijdingen aan het algemeen
bestuur is een groot risico voor het budgetrecht van dat bestuur. Artikel 9 (ruimte bij begrotingsuitvoering)Tijdens de beleidsuitvoering is de hoofdregel dat budgetoverschrijdingen
(beleidsmatig en/of financieel) autorisatie door het algemeen bestuur behoeven
en dat begrotingswijzigingen vooraf door het dagelijks aan het algemeen bestuur
worden voorgelegd ter autorisatie. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het
te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Slechts
indien de omstandigheden een autorisatie vooraf niet mogelijk maken, zal
achteraf een voorstel voor een begrotingswijziging moeten worden voorgelegd.
Indien het algemeen bestuur daarmee instemt, wordt de besteding alsnog
geautoriseerd. Overschrijdingen van budgetten zijn echter nooit geheel uit te sluiten en het is
verstandig door middel van afspraken tussen algemeen en dagelijks bestuur enige
flexibiliteit in te bouwen zodat de uitvoering niet bij iedere afwijking behoeft
te worden stopgezet totdat het algemeen bestuur een besluit kan nemen. De
bedoelde spelregels tussen algemeen en dagelijks bestuur zijn in dit artikel
opgenomen. Door dit soort spelregels vooraf vast te leggen, kan discussie
achteraf, over bijvoorbeeld de weging van bevindingen uit de
accountantscontrole, worden voorkomen.Met betrekking tot lid 1 en 2 wordt het volgende opgemerkt. Momenteel wordt bij
het waterschap jaarlijks bij de vaststelling van de begroting twee
machtigingsbesluiten genomen:
een besluit tot machtiging van het dagelijks bestuur voor af- en
overschrijvingen;
een besluit tot machtiging van het dagelijks bestuur om te beschikken
over de post onvoorziene uitgaven.
Deze methodiek kan gehandhaafd worden. Indien in deze verordening bedragen of
percentages zouden worden genoemd, moet bij een wijziging steeds de verordening
aangepast en ter inzage gelegd worden. Volgens de voorgestelde methodiek is een
nieuw besluit van het algemeen bestuur, waarbij het oude besluit wordt
ingetrokken, voldoende.In lid 3 is opgenomen dat de bij een ontwikkelingsinvestering het dagelijks
bestuur de bevoegdheid krijgt de uitgaven met een bepaald % te overschrijden.
Ook hier geldt dat de grootte van het percentage van overschrijding in een
afzonderlijk besluit wordt vastgelegd. Instandshoudingsinvesteringen worden
hierbij uitgesloten, omdat verondersteld mag worden dat de ramingen van
dergelijke investeringen –onderbouwd door ervaringscijfers- nauwkeurig kunnen
zijn.Lid 4 is aan het artikel toegevoegd om de bestaande mandatering te
handhaven.Artikel 10 (actieve informatieplicht, tussentijdse rapportage en
begrotingswijzigingen)Dit artikel formaliseert een belangrijk onderdeel van de rol van het algemeen
bestuur tijdens de beleidsuitvoering. Het algemeen bestuur geeft namelijk aan
welke informatie het dagelijks bestuur standaard dient te verstrekken. Op basis
van deze informatie kan het algemeen bestuur de uitvoering van de begroting
volgen en besluiten of bijsturing nodig is. De stand van zaken van en prognose
voor het lopende begrotingsjaar kunnen daarnaast, samen met de jaarverslaggeving
van het afgelopen jaar, mede een belangrijke basis zijn voor het inzicht voor en
het opstellen van de komende begroting.Het eerste lid gaat over de verplichting voor het dagelijks bestuur om
belangrijke afwijkingen van de beleidsuitvoering ten opzichte van het
vastgestelde beleid direct, dat wil zeggen zodra ze zich voordoen en buiten de
afgesproken periodieke tussentijdse rapportages, aan het algemeen bestuur te
melden.Bij het vaststellen van de jaarlijkse beleids- en verantwoordingscyclus, op
basis van artikel 2 van deze verordening, heeft het algemeen bestuur zich reeds
uitgesproken over het aantal tussenrapportages en de momenten waarop deze worden
aangeboden. Met het tweede tot en met het zesde lid van dit artikel geeft het
algemeen bestuur de kaders voor de inhoud van de tussenrapportages; waarover wil
het algemeen bestuur in elk geval in de tussenrapportages worden geïnformeerd?
Het is zaak dat de tussenrapportages overzichtelijk en niet te uitgebreid zijn.
Algemeen en dagelijks bestuur zullen steeds moeten afwegen of de kosten die aan
de informatievoorziening zijn verbonden wel in verhouding zijn met het nut en de
toegevoegde waarde ervan. De praktijk is namelijk dat er al snel een overvloed
aan informatie kan worden gevraagd. Gedurende de uitvoering van
investeringsprojecten zal regelmatig over het verloop daarvan aan het algemeen
bestuur worden gerapporteerd. Het vierde en vijfde lid zorgen er voor dat deze
informatie in de tussentijdse rapportages wordt opgenomen. De bepalingen regelen
dat in dit onderdeel van de rapportages in ieder geval aandacht wordt besteed
aan de verhouding tussen de werkelijk bestede investeringsbedragen en het
krediet dat voor de investering beschikbaar was gesteld. Indien het
investeringskrediet dreigt te worden overschreden, zal een voorstel voor het
beschikbaar stellen van een aanvullend krediet aan het algemeen bestuur moeten
worden gedaan. Artikel 11 (jaarverslaggeving)In dit artikel komt het sluitstuk van de beleids- en verantwoordingscyclus aan
de orde, namelijk de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het
dagelijks bestuur en de controle van het algemeen bestuur daarop. Dit gebeurt in
belangrijke mate via het jaarverslag en de jaarrekening.Het jaarverslag bestaat op grond van de nieuwe regelgeving uit:
de programmaverantwoording;
de paragrafen.
De jaarrekening kent als onderdelen:
de exploitatierekening naar programma’s;
de exploitatierekening naar kostendragers met toelichting;
de exploitatierekening naar kosten– en opbrengstsoorten;
de balans met toelichting
Het is belangrijk dat de indeling van de jaarverslaggeving zoveel mogelijk
aansluit op die van de begroting zodat inzicht, controle en verantwoording van
het algemeen bestuur worden gefaciliteerd.De programmaverantwoording is het belangrijkste onderdeel van de
jaarverantwoording, omdat daarin wordt aangegeven in welke mate het via de
begroting vastgestelde beleid is gerealiseerd. De regelgeving geeft aan dat in
dit onderdeel aandacht moet worden besteed aan:
de doelen en effecten die zijn bereikt;
de maatregelen die zijn getroffen en prestaties die zijn geleverd;
de netto-kosten die zijn gerealiseerd;
hoe de onder a, b en c genoemde resultaten zich verhouden tot hetgeen in
de begroting werd gesteld.
Artikel 12 (financieel beleid algemeen)Artikel 108 van de Waterschapswet bepaalt dat het algemeen bestuur in deze
verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid moet vastleggen. In
deze verordening is die verplichting langs twee lijnen uitgewerkt:
op grond van dit artikel 12 krijgt het dagelijks bestuur de opdracht te
zorgen voor beleidsvoorstellen ten aanzien van de in het eerste lid
genoemde onderwerpen en waarbij het dagelijks bestuur rekening moet
houden met datgene wat ter zake in het Waterschapsbesluit en deze
verordening (met name de artikelen 13 tot en met 16) wordt bepaald;
via de paragrafen van de begroting doet het dagelijks bestuur
voorstellen aan het algemeen bestuur omtrent het meer operationele
beleid ten aanzien van de in artikel 17, tweede lid genoemde onderdelen
van het ‘financieel’ beleid (kostentoerekening, waterschapsbelastingen,
weerstandsvermogen, financiering, verbonden partijen en
bedrijfsvoering).
De onder a bedoeld beleidsvoorstellen leiden uiteindelijk tot het door het
algemeen bestuur vastgestelde financieel beleid van het waterschap. Wanneer dit
beleid bijstelling behoeft, zullen uiteraard nieuwe voorstellen aan het algemeen
bestuur worden voorgelegd.Artikel 13 (waardering en afschrijving van activa)Voor de toelichting van dit artikel wordt verwezen naar de adviesnota Waardering
en afschrijving van activa.Artikel 14 (weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en
voorzieningen)Voor de toelichting van dit artikel wordt verwezen naar de adviesnota Reserves
en voorzieningen.Artikel 15 (kostentoerekening en kostprijsberekening)Voor de toelichting lid 1 wordt verwezen naar de adviesnota Kostentoerekening.
De in lid 2 genoemde de tarieven die gelden voor de door het waterschapsbestuur
in rekening te brengen rechten als bedoeld in artikel 115 van de Waterschapswet,
zijnde rechten ter zake van:
het gebruik overeenkomstig de bestemming van voor de openbare dienst
bestemde bezittingen van het waterschap of van voor de openbare dienst
bestemde werken of inrichtingen die bij het waterschap in beheer of in
onderhoud zijn;
het genot van door of vanwege het bestuur van het waterschap verstrekte
diensten;
het behandelen van verzoeken tot het verlenen van vergunningen of
ontheffingen;
Deze rechten hebben betrekking op de publiekrechtelijk taken van het
waterschap.De tarieven voor het in behandeling nemen van een vergunning of ontheffingen en
de tarieven voor het verstrekken van begroting, jaarrekening e.d. zijn opgenomen
in de legesverordening Er is voor gekozen de tarieven die in de legesverordening
zijn opgenomen niet kostendekkend te laten zijn, om bijvoorbeeld de drempel voor
het aanvragen van een vergunning zo laag mogelijk te laten zijn. De overige
tarieven in lid 2 die niet in de legesverordening zijn opgenomen kunnen
(maximaal) kostendekkend zijn. De kosten die direct aan een product of dienst
kunnen worden toegerekend en de kosten die indirect samenhangen met de
vervaardiging van een product of met het verlenen van een dienst worden
meegenomen in de kostprijsbepaling.De in lid 3 genoemde producten en diensten aan derden zijn van
privaatrechtelijke aard. Hierbij kan als uitgangspunt genomen worden dat de
kosten die het product of de verleende dienst met zich mee brengt volledig bij
de derde in rekening gebracht moeten worden. Ook kunnen eventueel marktconforme
prijzen in rekening worden gebracht.Artikel 16 (financiering)Voor de toelichting van dit artikel wordt verwezen naar het
Treasurystatuut.Artikel 17 (algemeen paragrafen in begroting en jaarverslag)De lijn die in deze verordening is gehanteerd is dat het algemeen bestuur het
beleid ten aanzien van verschillende onderwerpen op hoofdlijnen uitzet in het
financieel beleid dat zij vaststelt en dat in de paragrafen van de begroting en
het jaarverslag op de toepassing en uitvoering van het beleid wordt ingegaan. In
meer algemene zin bevatten de paragrafen van de begroting, naast de context van
het beleid, de beleidsuitgangspunten en hoofdlijnen van het beleid ten aanzien
van beheersmatige aspecten en de waterschapsbelastingen. In de gelijknamige
paragrafen van het jaarverslag wordt aangegeven in welke mate het beleid is
gerealiseerd en wat de redenen van eventuele afwijkingen ten opzichte van
voorgenomen zijn geweest.De regelgeving geeft aan dat de begroting in ieder geval de volgende paragrafen
bevat:
ontwikkelingen sinds het vorig begrotingsjaar;
uitgangspunten en normen;
incidentele baten en lasten;
kostentoerekening;
onttrekkingen aan ‘overige bestemmingsreserves’ en voorzieningen;
waterschapsbelastingen;
weerstandsvermogen;
financiering;
verbonden partijen;
bedrijfsvoering;
EMU–saldo.
In het jaarverslag moeten in ieder geval de volgende paragrafen zijn
opgenomen:
ontwikkelingen in het begrotingsjaar;
incidentele baten en lasten;
onttrekkingen aan ‘overige bestemmingsreserves’ en voorzieningen;
waterschapsbelastingen;
weerstandsvermogen;
financiering;
verbonden partijen;
bedrijfsvoering;
investeringen;
EMU–saldo;
topinkomens.
Aan de paragrafen ‘weerstandsvermogen’ en ‘financiering’, die in het tweede lid
van artikel 17 worden genoemd, worden in volgende artikelen van deze verordening
nadere eisen gesteld.Artikel 18 (paragraaf weerstandvermogen)Het eerste lid regelt over welke risico’s en hun financiële consequenties het
algemeen bestuur in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting
en de jaarverslaggeving wil worden geïnformeerd. Het Waterschapsbesluit
verplicht een aantal zaken op te nemen in de paragraaf, namelijk:
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; waarbij een beschouwing
moet worden gegeven over de stand aan het begin, de mutaties en de stand
aan het eind van het begrotingsjaar van de algemene reserves en de
voorzieningen;
een inventarisatie van de risico’s;
het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.
Artikel 19 (paragraaf bedrijfsvoering)Onder bedrijfsvoering wordt in de regelgeving verstaan het geheel van interne
organisatie– onderdelen en processen die ondersteunend zijn ten behoeve van de
primaire processen van de waterschappen. Hieronder vallen zaken zoals de
algemene aansturing van de organisatie, personeel & organisatie,
kwaliteits–, arbo– & milieuzorg, ondersteuning van de cyclus van
beleidsvoorbereiding tot en met beleidsverantwoording, controlling, financieel
beleid & beheer (waaronder de administratieve organisatie en de interne
controle), informatisering, communicatietechnologie & automatisering,
geografische informatievoorziening en facilitaire dienstverlening (waaronder
huisvesting). Naast ten behoeve van het goede verloop van de primaire processen
zijn de ondersteunende processen, en derhalve de bedrijfsvoering zoals bedoeld
in dit besluit, essentieel ten behoeve van de waarborging van de rechtmatigheid,
doelmatigheid en doeltreffendheid van de beleidsuitvoering.Het domein van de bedrijfsvoering is de verantwoordelijkheid van het dagelijks
bestuur en beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door dit
orgaan. Het Waterschapsbesluit geeft aan dat het dagelijks bestuur in de
paragrafen van de begroting en het jaarverslag moet ingaan op de stand van
zaken, beleidsvoornemens en beleidsrealisatie ten aanzien van de
bedrijfsvoering, waarbij wordt ingespeeld op de informatiebehoefte van het
algemeen bestuur. Op deze wijze worden aspecten van de bedrijfsvoering niet
alleen transparant voor het algemeen bestuur, maar ook voor geïnteresseerden
buiten de organisatie. Uiteraard kan het algemeen bestuur ook zelf aangegeven
welke onderwerpen in de paragraaf moeten komen.Artikel 20 (paragraaf verbonden partijen)Met name als gevolg van de intensivering van de samenwerking van waterschappen,
onderling en met andere partijen, is het aantal deelnemingen en andere partijen
waarmee het waterschap een financiële en bestuurlijke relatie heeft de laatste
jaren sterk toegenomen. Het gaat om NV’s, BV’s, gemeenschappelijke regelingen,
VOF’s, stichtingen, verenigingen en commanditaire vennootschappen. Mede omdat er
altijd een zeker (financieel) risico aan deze relaties verbonden is, is het van
belang dat er voldoende inzicht wordt geboden in deze zogenaamde verbonden
partijen, oftewel die organisaties waarmee het waterschap een bestuurlijke
relatie heeft èn waarin zij een financieel belang heeft. Met deze achtergrond
moet een waterschap op grond van het Waterschapsbesluit in de paragraaf
verbonden partijen van begroting en jaarverslag ingaan op:
de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de
doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting (begroting);
de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen (begroting);
de verantwoording van datgene wat op grond van a en b is gerealiseerd
(jaarverslag).
Dit artikel van de verordening regelt over welke feiten aangaande verbonden
partijen het algemeen bestuur in elk geval in de verplichte paragraaf van de
begroting en het jaarverslag geïnformeerd wil worden. Hier kan het algemeen
bestuur invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over deze
partijen.Omdat de begroting en het jaarverslag openbare stukken zijn, kan vermelding van
bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van het waterschap
schaden. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het voornemen om een
financieel belang af te stoten, hetgeen in bepaalde situaties de
onderhandelingspositie van het waterschap aantast. Deze gegevens neemt men
vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting en het jaarverslag.Artikel 21 (paragraaf financiering)Als gevolg van de invoering van de Wet financiering decentrale overheden per 1
januari 2001 zijn de waterschappen al enkele jaren verplicht een
financieringsparagraaf in de begroting (en de jaarverslaggeving) op te nemen. De
paragraaf in de begroting is, in samenhang met hetgeen in artikel 16 van deze
verordening is voorgeschreven, een belangrijk instrument voor het transparant
maken, en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de
financieringsfunctie door het algemeen bestuur. Artikel 16 geeft de hoofdlijnen
van het beleid weer. Deze hoofdlijnen vinden hun weerslag in de
financieringsparagraaf in de begroting en in het jaarverslag. Een verplicht
onderdeel daarvan is voorgeschreven in het Waterschapsbesluit en luidt: ‘de
beleidsvoornemens (en beleidsrealisatie) ten aanzien van het risicobeheer van de
financieringsfunctie’. Artikel 21 regelt over welke feiten inzake de
financieringsfunctie het algemeen bestuur in elk geval in de verplichte
paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken wil worden geïnformeerd.
Uit de financieringsparagraaf moet blijken dat de uitvoering van de
financieringsfunctie uitsluitend de publieke taak dient, dat het beheer prudent
is en dat aan kasgeldlimiet en renterisiconorm wordt voldaan.Artikel 22 (administratie)De definitie van het begrip ´administratie´ die in deze verordening wordt
gehanteerd is: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens
alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het
functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het
waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden
afgelegd. Dit betekent dat de administraties dus ook een belangrijke rol hebben
in het goed bedienen van het algemeen bestuur. In artikel 22 worden de kaders
gegeven voor de inrichting van administraties van het waterschap. In hoofdlijnen
draagt het algemeen bestuur op welk soort informatie moet kunnen worden
gegenereerd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze
verordening regelt niet – inherent aan de taakafbakening tussen algemeen en
dagelijks bestuur – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering
nodig zijn. Dat is een taak van het dagelijks bestuur. Het ligt voor de hand dat
het dagelijks bestuur deze zaken wel in een besluit vastlegt voor de aansturing
van de ambtelijke organisatie. Eén en ander geldt ook voor de onderwerpen die in
de artikelen 23 en 24 aan de orde komen. Artikel 23 (financiële administratie)Een belangrijk onderdeel van de administraties is de financiële administratie.
In de nieuwe verslaggevingsregels zijn diverse bepalingen opgenomen die invloed
hebben op de wijze waarop deze administratie moet worden ingericht en
bijgehouden, waaronder waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te
leveren financiële gegevens. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens
worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan het algemeen
bestuur, maar ook aan de provincies, in hun rol als toezichthouders, het CBS,
het Rijk, de Europese Unie etc. Bij ministeriële regeling worden nadere eisen
gesteld aan deze verantwoordingsinformatie van waterschappen.Artikel 24 (organisatie en administratieve organisatie)De term ‘administratieve organisatie’ staat voor het stelsel van
organisatorische maatregelen dat is gericht op het tot stand brengen en het in
stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke
informatieverzorging. In dit artikel legt het algemeen bestuur de uitgangspunten
vast voor de inrichting van de administratieve organisatie, waaraan het
dagelijks bestuur door het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie
invulling moet geven. Het algemeen bestuur geeft geen nadere uitvoeringsregels
om aan de uitgangspunten te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn aan het
dagelijks bestuur. Omdat diverse uitvoeringsregels raken aan het werk van de
accountant van het waterschap, adviseert het algemeen bestuur het dagelijks
bestuur om de accountant te horen over het ontwerp van de regels.In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan
organisatieonderdelen en de toewijzing van functies aan functionarissen.
Onderdeel c is een belangrijke bepaling, omdat hierin het dagelijks bestuur de
opdracht krijgt door middel van organisatorische maatregelen de rechtmatigheid,
de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de beleidsuitvoering te waarborgen.
In de onderdelen d, e en f worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de
verantwoording daarover. Onderdeel g gaat over de inkoop van goederen en
diensten en de aanbesteding van werken. Dit zijn belangrijke en kwetsbare
activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een
protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als
een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er
wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Onderdeel g legt aan het
dagelijks bestuur de zorg op om regels ter zake op te stellen. De regelgeving
van de Europese Unie en de nationale wetgever dienen daarbij nageleefd te
worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle
van de jaarstukken nagaan of de regels zijn nageleefd, het is een onderdeel van
de rechtmatigheidtoets.Lid 4 heeft betrekking op het Treasurystatuut dat met name protocollen bevat
voor de dagelijkse uitvoering. Bij waterschap Brabantse Delta wordt het
Treasurystatuut goedgekeurd door het algemeen bestuur. Volgens de
modelverordening zou ook het dagelijks bestuur het Treasurystatuut kunnen
vaststellen.Artikel 25Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het oude artikel
108 Waterschapswet opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald, dat de
nieuwe verordening in het begrotingsjaar 2009 van toepassing moet zijn. De oude
verordening blijft nog van kracht op de begroting en jaarrekening van 2008.Artikel 26In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee men in stukken naar deze
verordening kan verwijzen.