| Overheidsorganisatie | Provincie Flevoland |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Financiële verordening Provincie Flevoland 2013 |
| Citeertitel | Financiële verordening Provincie Flevoland 2013 |
| Vastgesteld door | provinciale staten |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | financieel beheer |
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2013.
De Financiële verordening Provincie Flevoland 2003 (inclusief wijzigingen) wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2013.
Het besluit Mandatering begrotingswijzigingen aan het college van Gedeputeerde Staten van 2 december 2010 met registratienummer 1047367 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2013.
Provinciewet, art. 216
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-04-2013 | 01-01-2013 | 01-01-2014 | nieuwe regeling | 27-02-2013 Provinciaal Blad, 2013, 6 | Statenvoorstel HB 1303505 |
FINANCIËLE VERORDENING PROVINCIE FLEVOLAND 2013
Provinciale Staten van Flevoland,
Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 11 december 2012 met kenmerk 1303505, Gelet op artikel 216 van de Provinciewet,
BESLUITEN;
Vast te stellen de navolgende verordening en de daarbij behorende toelichting
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en regels voor het financieel beheer en inrichting van de financiële organisatie van de provincie Flevoland.
In deze verordening wordt verstaan onder:
administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de provincie Flevoland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
afdeling:
organisatorische eenheid binnen de provinciale organisatie door Gedeputeerde Staten aangewezen onder leiding van een afdelingshoofd.
het Besluit:
het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten
doelmatigheid:
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
doeltreffendheid:
de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
investering:
een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar.
rechtmatigheid:
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder provinciale verordeningen en statenbesluiten.
weerstandscapaciteit:
de middelen en mogelijkheden waarover de provincie beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.
1 Provinciale Staten stellen in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe statenperiode een programma-indeling vast.
2 Provinciale Staten stellen op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de te leveren prestaties en de maatschappelijke effecten van het provinciale beleid.
3 Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door Provinciale Staten, kunnen worden getoetst.
1 Voor aanvang van een begrotingsjaar ontvangen Provinciale Staten een overzicht met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door Provinciale Staten van de jaarstukken, de perspectiefnota, de zomernota en de begroting met meerjarenraming.
1 Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten in het lopende begrotingsjaar een nota aan over de financiële- en daarmee samenhangende inhoudelijke kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze perspectiefnota worden de bevindingen betrokken met betrekking tot de begrotingsuitvoering
2 Provinciale Staten stellen deze nota uiterlijk 1 juli vast.
1 Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de provincie wordt van de nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de prognose van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.
2 In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.
1 Provinciale Staten autoriseren met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten voor de afzonderlijke programmaonderdelen alsmede de in de begroting opgenomen investeringskredieten.
2 Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar waarvan de lasten niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het autoriseren van een krediet aan Provinciale Staten voor. Het voorstel dient voorzien te zijn van een structureel sluitende begrotingswijziging waarin de baten en lasten voortvloeiend uit deze investering zijn opgenomen.
1 Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2 Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programmaonderdelen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden en dat de baten worden gerealiseerd.
3 Provinciale Staten mandateren het college om de onderstaande begrotingswijzigingen door te voeren:
doorgeven bijdragen van derden met specifiek doel;
reeds genomen Statenbesluiten;
gedelegeerde onttrekkingen aan reserves;
toerekening apparaatlasten;
begrotingsvoordelen uit lagere uitgaven en / of hogere inkomsten;
tijdelijke programmabudgetten.
4 De in lid 3 genoemde mandatering geldt alleen indien voldaan wordt aan onderstaande mandaatcriteria:
de begrotingswijziging heeft betrekking op één programmaonderdeel, de begrotingswijziging is budgetneutraal, er is geen sprake van bestedingsvrijheid, er is sprake van een specifiek doel, de extra inkomsten hebben betrekking op bestaand beleid en leidt niet tot wijzigingen in doelen en resultaten zoals vastgesteld door Provinciale Staten;
de begrotingswijziging heeft betrekking op een reeds genomen begrotingsbesluit van Provinciale Staten;
de begrotingswijziging heeft betrekking op een bestemmingsreserve waarvan de aanwending aan het college is gedelegeerd;
de totale omvang van de apparaatslasten blijft gelijk, er vindt geen gewijzigde toerekening van formatie plaats tussen programmaonderdelen;
het mandaat is alleen van toepassing op begrotingsvoordelen per programmaonderdeel, het college informeert Provinciale Staten over majeure afwijkingen;
de totale omvang van het meerjarenprogramma wijzigt niet, de doelstellingen blijven ongewijzigd, het mandaat is alleen van toepassing op p-MJP en het Europese programma
5 Het college informeert Provinciale Staten maandelijks over de conform lid 3 in mandaat genomen wijzigingen.
1 Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de periodieke interne controle van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijking neemt het college maatregelen tot herstel.
2 Het college draagt zorg voor de periodieke interne controle van een aantal organisatieonderdelen/processen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen. Het aantal controles is afhankelijk van de aard en de omvang van de controles.
1 Het college informeert Provinciale Staten in de perspectiefnota en de zomernota over de realisatie van de begroting van de provincie van het lopende boekjaar.
2 De tussenrapportages worden in Provinciale Staten behandeld, op onderstaande tijdstippen:
de perspectiefnota uiterlijk op 1 juli van het lopende begrotingsjaar.
de zomernota uiterlijk op 1 november van het lopende begrotingsjaar.
3 De inrichting van de perspectiefnota en zomernota sluit aan bij de indeling van de begroting.
4 In de rapportages worden de inhoudelijke en financiële ontwikkelingen binnen de programma’s aan de orde gesteld. Daarbij worden de ontwikkelingen binnen het lopende begrotingsjaar genoemd en worden eventuele structurele consequenties van het gevoerde beleid meegenomen.
5 De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten, de geleverde prestaties en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.
1 Gedeputeerde Staten informeren in ieder geval vooraf Provinciale Staten en nemen pas een besluit, nadat Provinciale Staten in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van Gedeputeerde Staten te brengen voor zover het betreft:
het verstrekken van garanties, leningen en waarborgen naar derden voor bedragen groter dan € 250.000,-
het aangaan van nieuwe meerjarige verplichtingen, waarmee in de begroting overigens rekening is gehouden, en waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 250.000.
1 Het college draagt er zorg voor, dat de financiële consequenties van al het beleid waartoe Provinciale Staten hebben besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.
2 Financiële meevallers worden via de reguliere planning- en controlcyclus bestemd (perspectiefnota, begroting, zomernota en jaarrekening).
1 Kosten voor onderzoek voor een bepaald actief kunnen (waar toegestaan conform geldende wet- en regelgeving) worden geactiveerd.
2 Kosten voor ontwikkeling en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd.
3 Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
4 De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit, worden lineair afgeschreven in:
30 jaar : gebouwen; kleine aanpassingen aan gebouwen in de resterende looptijd van het hoofdgebouw.
30 jaar : grote motorvaartuigen.
15 jaar : technische installaties bedrijfsgebouwen, motorvaartuigen.
10 jaar : kantoormeubilair, veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen.
5 jaar : kantoorapparatuur, telefooninstallatie, automatiseringsapparatuur en –programmatuur, telecombekabeling en paging(oproep)apparatuur, motorvoertuigen.
3 jaar : servers.
Niet : gronden
5 Investeringskredieten kleiner dan € 10.000 worden niet geactiveerd.
6 Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit, worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves afgeschreven op basis van een maximaal 20-jarige annuïteit. Hiervan kan bij besluit van Provinciale Staten worden afgeweken door de aankoop-/ vervaardigingsprijs rechtstreeks ten laste van de exploitatie te brengen.
7 Met afschrijven wordt gestart in het jaar volgend op het jaar van verwerving of gereedkomen
8 Rentetoerekening vindt plaats op basis van de boekwaarde per 1 januari. Jaarlijks wordt door het college van Gedeputeerde Staten bij de perspectiefnota bepaald welk rentepercentage aan nieuwe investeringen wordt toegerekend.
1 Het college biedt tenminste eenmaal per 4 jaar de nota reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door Provinciale Staten.
2 De nota behandelt:
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding van voorzieningen;
evaluatie van de bestaande reserves en voorzieningen;
de gewenste weerstandscapaciteit.
1 Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de provincie wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de provincie verleende diensten.
2 Bij de indirecte kosten kunnen worden betrokken: de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rechten als bedoeld in artikel 223, eerste lid, provinciewet, de compensabele BTW.
1 Het te voeren beleid op het gebied van de treasury is vastgelegd in een door Provinciale Staten vastgesteld Treasurystatuut.
1 Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota risicobeleid aan ter behandeling en vaststelling door Provinciale Staten.
1 Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een meerjarig onderhoudsplan m.b.t. wegen- en vaarwegen aan ter behandeling en vaststelling door Provinciale Staten. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag voor de komende tien jaren.
2 Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een meerjarig onderhoudsplan m.b.t. gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door Provinciale Staten. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen niet jaarlijkse onderhoud en de bijbehorende kosten aan de provinciale gebouwen voor de komende tien jaren en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
3 In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit in ieder geval op:
de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair en gebouwen.
1 In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit in ieder geval op:
De financieringsbehoefte;
de rentevisie;
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
1 In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit in ieder geval op:
het openbaar belang, de wijze/mate van deelneming, de overige deelnemers/aandeelhouders, het eigen en vreemd vermogen, het financieel resultaat en de vestigingsplaats per verbonden partij.
1 De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de provincie als geheel en in de sectoren;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, en reserves;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
1 Het college draagt de zorg voor en legt vast:
een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van taken aan afdelingen;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.
1 Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten.
1 Het college draagt zorg voor en legt vast: de interne regels voor de toekenning van steunverlening en subsidies aan ondernemingen en instellingen.
Provinciale Staten kunnen in voorkomende gevallen afwijken van de in deze verordening opgenomen bepalingen, tenzij wet- of regelgeving zich daartegen verzet.
Het college biedt tenminste eenmaal per vier jaar een voorstel tot actualisatie van de financiële verordening aan ter behandeling en vaststelling in Provinciale Staten.
1 Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2013;
2 De Financiële verordening Provincie Flevoland 2003 (inclusief wijzigingen) wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2013.
3 Het besluit Mandatering begrotingswijzigingen aan het college van Gedeputeerde Staten van 2 december 2010 met registratienummer 1047367 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2013.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening provincie Flevoland 2013”.
Aldus besloten in de openbare vergadering van Provinciale Staten van 27 februari 2013
griffier, voorzitter,
I. ALGEMENE TOELICHTING Artikel 216 van de Provinciewet schrijft voor dat Provinciale Staten bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vaststellen. De verordening dient te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. De financiële verordening dient conform ditzelfde artikel in elk geval te bevatten: regels voor waardering en afschrijving van activa, grondslagen voor de berekening van prijzen en tarieven van rechten (leges) en regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie (treasury). Voor wat betreft deze aspecten kan ervoor gekozen worden in de verordening te verwijzen naar nadere regelgeving. Zo heeft Flevoland ervoor gekozen de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie vast te leggen in een separaat treasurystatuut en hier in de financiële verordening naar te verwijzen.
Veel aspecten aangaande de financiële functie zijn vastgelegd in landelijke regelgeving, zoals het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV, in deze verordening aangehaald als het Besluit), de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Binnen de context van deze regelgeving regelt de financiële verordening de relatie tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten: de bevoegdheden van Gedeputeerde Staten en de kaders waaraan zij zich te houden hebben. Dit sluit aan bij de kaderstellende en controlerende rol die binnen het duale stelsel aan Provinciale Staten is gegeven. De relatie tussen Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie wordt in het duale stelsel gezien als een verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten treffen hiervoor zelf regelingen die afgestemd zijn op deze financiële verordening.
De laatste wijziging van de huidige verordening stamt uit 2006. In het kader van het verbeterprogramma interne beheersing actualiseert en versterkt het college alle kaderstellende documenten. Gezien het feit dat de verordening niet meer aansloot op de huidige uitvoeringspraktijk is een integrale herziening wenselijk gebleken. Bij de herziening is gebruik gemaakt van de modelverordening zoals die door de VNG is opgesteld. In de artikelsgewijze toelichting is naast een toelichting per artikel ook opgenomen wat de relevante wijzigingen zijn.
II. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Artikel 1. Definities Voor de gehanteerde begrippen in deze verordening gelden de definities uit de Provinciewet, de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido), het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 gedefinieerd.
Relevante wijzigingen: Definities van termen die niet voorkomen in de financiële verordening zijn verwijderd. Sector is vervangen door afdeling, sectordirecteur is vervangen door afdelingshoofd.
TITEL 1. BEGROTING EN VERANTWOORDING Artikel 2. Programmabegroting Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken waarin de kaderstellende functie van Provinciale Staten tot uiting komt. Provinciale Staten leggen op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de kengetallen waarop Provinciale Staten wil sturen en controleren. Provincie Staten bepalen zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kunnen daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele statenperiode. Indien daartoe aanleiding is, kunnen Provinciale Staten de indeling wijzigen.
Relevante wijzigingen: In verband met de leesbaarheid en conform de meest recente modelverordening vervangt het tweede lid van dit artikel, het oude lid 2, 3 en 4. De vaststelling van baten en lasten per programma is in het nieuwe lid 2 niet opgenomen, maar wordt geregeld in artikel 6 van de financiële verordening (autorisatie begroting en investeringskredieten). Daarnaast is de term te leveren/geleverde ‘goederen en diensten’ gemoderniseerd in ‘prestaties’. Het oude artikel 3 aangaande producten is vervallen. De begroting is het afsprakenkader tussen PS en GS. De productenraming en –realisatie is uitvoeringsinformatie van GS als nadere uitwerking van de begroting. Om die reden gaat de modelverordening ook niet in op de productenraming en –realisatie.
Artikel 3. Planning en controlcyclus Provinciale Staten bepalen binnen de kaders van de provinciewet zelf wanneer zij de P&C documenten willen ontvangen en behandelen. De provinciewet stelt eisen aan de uiterlijke vaststellingstermijn van begroting en jaarstukken. Dit artikel regelt dat Provinciale Staten elk jaar een planningsoverzicht vaststellen, waaraan het college zich vervolgens te houden heeft. Dit overzicht is een spoorboekje voor de financiële jaarplanning.
Relevante wijzigingen: Dit artikel is conform de modelverordening toegevoegd. Het betreft een bepaling met betrekking tot informatie over de inrichting van de P&C cyclus van het aankomende begrotingsjaar.
Artikel 4. Kaders begroting Artikel 2 heeft in de eerste plaats betrekking op de infrastructuur van de begroting. Artikel 4 gaat over de wijze van totstandkoming van de begroting. De perspectiefnota met daarin het meerjarig budgettair kader vormt een belangrijk sturingsinstrument voor Provinciale Staten. Daarom is expliciet opgenomen dat Provinciale Staten de perspectiefnota en het meerjarig budgettair kader vaststellen.
Relevante wijzigingen: - Lid 1. De uiterste aanbiedingsdatum van 1 mei is in het nieuwe lid niet meer opgenomen, aangezien in het tweede lid reeds bepaald is voor welke datum Provinciale Staten de perspectiefnota dienen vast te stellen en het college daarbij gehouden is aan de geldende termijnen binnen de P&C-kalender van de provincie Flevoland. - Lid 2. De uiterlijke datum van vaststellen is verschoven van 1 juni naar 1 juli. Dit sluit beter aan bij de P&C kalender en de planning van de werkzaamheden.
Artikel 5. Inrichting begroting en jaarstukken Artikel 5 bevat regels omtrent de wijze waarop het college in de begroting en in de jaarrekening verslag doet van nieuwe en lopende investeringskredieten. Dit als nadere concretisering van hetgeen in het Besluit reeds geregeld is.
Relevante wijzigingen: - Lid 1: Het betreft hier een nieuw artikel waarin de BBV verplichting om in de begroting aandacht te besteden aan investeringskredieten wordt geconcretiseerd. - Lid 2: Het tweede lid bepaalt op welke wijze er in de provinciale jaarstukken verslag dient te worden gedaan van de uitputting van lopende investeringskredieten.
Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten Het financiële autorisatieniveau van de begroting door Provinciale Staten heeft betrekking op de bedragen (baten, lasten en saldi) voor de programmaonderdelen. Provinciale Staten autoriseren daarnaast de investeringskredieten.
Relevante wijzigingen: - Het betreft hier een nieuw artikel. Conform de meest recente modelverordening wordt in dit artikel de kaderstellende rol van Provinciale Staten expliciet vastgelegd. - Lid 2. Regelt expliciet dat nieuwe investeringen gedurende het begrotingsjaar, voor zover deze niet bij de begroting door Provinciale Staten geautoriseerd zijn, ter autorisatie voorgelegd dienen te worden aan Provinciale Staten.
Artikel 7. Uitvoering begroting In dit artikel leggen Provinciale Staten het college een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. Daarnaast mandateren Provinciale Staten het college tot bepaalde begrotingswijzigingen overeenkomstig een eerder genomen besluit.
Relevante wijzigingen - Het oude lid 2 is vervallen aangezien dit betrekking heeft op de productenraming. Het betreft hier uitvoeringsinformatie van het college. Om diezelfde reden is het oude artikel 3 vervallen - Lid 2. Correspondeert met het oude artikel 5 lid 3. ‘Programma’s’ is vervangen door ‘programmaonderdelen’ conform het niveau waarop Provinciale Staten de begroting autoriseert.
- Lid 3: Op 2 december 2010 hebben Provinciale Staten ingestemd met het mandateren van deze begrotingswijzigingen aan het college. Omwille van compleetheid nemen we deze mandatering nu ook op in de financiële verordening. Hoofdargument voor de mandatering is dat alleen beleidsinhoudelijke begrotingswijzigingen voorgelegd zouden moeten worden aan Provinciale Staten. Provinciale Staten zouden niet moeten worden belast met beleidarme en technische begrotingswijzigingen, omdat het om administratieve zaken gaat. Mandatering van deze begrotingswijzigingen tast het budgetrecht van Provinciale Staten niet aan. Provinciale Staten kunnen begrotingswijzigingen aan het college mandateren, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet. Hiervan is bij deze mandatering van begrotingswijzigingen geen sprake. Er wordt geen inbreuk gemaakt op het autorisatierecht van de Staten, aangezien in feite al labelling van middelen en doelstellingen heeft plaatsgevonden. Er is sprake van zes categorieën: • Bij categorie A. Doorgeven bijdragen van derden met specifiek doel gaat het om extra middelen die de provincie ontvangt die per se aan een bepaald doel besteed moeten worden. Het kan hierbij gaan om bijvoorbeeld doeluitkeringen van het Rijk of bijdragen van derden voor een gezamenlijk uit te voeren project. • Bij categorie B. Reeds genomen Statenbesluiten gaat het over onderwerpen waartoe Provinciale Staten eerder besloten hebben die nog in de begroting verwerkt moeten worden. Voorbeelden hiervan zijn aanvaarde amendementen en bestemming van het rekeningresultaat. Mandatering voorkomt dat onderwerpen waarover eerder door de Staten inhoudelijk besloten is, opnieuw aan de orde moeten worden gesteld. • Bij categorie C. Gedelegeerde onttrekkingen aan reserves gaat het om aanwending van een aantal bestemmingsreserves die door Provinciale Staten aan het college gemandateerd zijn. Om middelen ook daadwerkelijk te kunnen besteden is een begrotingswijziging nodig. • Bij categorie D. Toerekening apparaatlasten gaat het om het bijstellen van de begroting in verband met het wijzigen van de apparaatslasten. Apparaatslasten bestaan uit directe salarislasten en uit personele en materiële overhead (overige apparaatslasten). In de ontwerpbegroting worden deze apparaatslasten toegerekend aan de diverse producten waaruit de programmaonderdelen zijn opgebouwd. In het verleden werden de bijstellingen binnen de apparaatslasten (bijvoorbeeld als gevolg van loonstijgingen of (tijdelijk) formatieontwikkelingen die eigenlijk betrekking hebben op verschillende programmaonderdelen, verzameld op één programmaonderdeel ‘Stelposten’. Dit gebeurde om te voorkomen dat bij iedere begrotingswijziging waar apparaatslasten mee gemoeid zijn veel zo niet alle programmaonderdelen via begrotingswijziging door Provinciale Staten bijgesteld dienen te worden. Bij de jaarrekening werden de in het jaar ontstane verschillen toegelicht. Door deze mandatering kan het college zelf regelmatig de toerekening van apparaatslasten integraal bijstellen. • Bij categorie E. Begrotingsvoordelen uit lagere uitgaven en/of hogere inkomsten gaat het om bijstellen van de begroting ten gevolge van meevallers. Meevallers kunnen ontstaan doordat aanvullende (niet gelabelde) baten binnenkomen of doordat minder budget nodig blijkt. Door het college te mandateren om deze meevallers te ramen op de post begrotingssaldo kan sneller ingespeeld worden op veranderingen. Het college rapporteert in de tussentijdse rapportages (perspectief- en zomernota) aan Provinciale Staten over de hoogte van het begrotingssaldo en het ontstaan ervan. Daarbij legt het college ook een bestedingsvoorstel voor aan Provinciale Staten. In geval van majeure afwijkingen meldt het college dit direct aan Provinciale Staten. • Bij categorie F. Tijdelijke programmabudgetten gaat het om het p-MJP en het Europees programma. Bij deze programma’s kan het voorkomen dat de (meerjaren-)ramingen aangepast dienen te worden. Als deze jaargrens verschuivingen budgetneutraal van aard zijn, is sprake van een technische wijziging van de begroting. Budgetneutrale begrotingswijzigingen zijn die wijzigingen waarbij geen sprake is van toename van lasten gemeten over de gehele programmaperiode.
- Lid 4: De in dit artikel opgenomen mandaatcriteria zijn exact dezelfde mandaatcriteria als opgenomen in het Statenbesluit van 2 december 2010, waarmee deze begrotingswijzigingen reeds aan het college gemandateerd waren. - Lid 5: Conform het eerdere besluit van Provinciale Staten aangaande mandatering van begrotingswijzigingen is nu ook in de Financiële Verordening vastgelegd dat het college Provinciale Staten maandelijks informeert over de in mandaat genomen begrotingswijzigingen.
Artikel 8. Interne controle Dit artikel bevat een aantal bepalingen die de opzet en uitvoering van de interne controle, alsmede de verslaglegging hierover, regelen.
Relevante wijzigingen: - Dit artikel correspondeert met het oude artikel 6, met dien verstande dat de term ‘jaarlijkse interne toetsing’ is vervangen door ‘periodieke interne controle’. Deze term doet meer recht aan het gehele spectrum aan interne beheersmaatregelen en verbijzonderde interne controles waarvoor het college verantwoordelijkheid draagt. - Lid 2. Bepaald is dat het aantal interne controles afhankelijk is van de aard en omvang van de controles. Deze bepaling doet meer recht aan de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de verbijzonderde interne controle. Deze berust onder andere op een inschatting en planning op basis van risico’s en de bevindingen uit de accountantscontroles. Voorts is de omvang van de controles doorgaans omgekeerd evenredig gerelateerd aan de frequentie waarmee deze plaatsvinden. Controles hoeven niet per se betrekking te hebben op organisatieonderdelen, maar kunnen ook procesgericht (organisatieonderdeeloverstijgend) opgezet worden. Dit aangezien de provincie meer procesgericht wil werken. - Voormalig lid 3 en voormalig lid 4 zijn in verband met hun grote vanzelfsprekendheid komen te vervallen. Daarnaast is in het auditstatuut vastgelegd op welke wijze het college de Staten informeert.
Artikel 9. Tussentijdse rapportage en informatie Dit artikel formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van Provinciale Staten. Provinciale Staten geven hierin aan welke informatie Gedeputeerde Staten standaard dienen te verstrekken evenals de frequentie waarmee dit gebeurt. Op basis van deze informatie kunnen Provinciale Staten de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is. In dit artikel is gekozen voor twee tussenrapportages waarin afwijkingen op de afspraken uit de begroting aan de orde komen.
Relevante wijzigingen: - Lid 1 tm 3. In plaats van tussentijdse rapportages wordt verwezen naar de perspectiefnota en de zomernota waarin het college rapporteert over de realisatie van de begroting. - Lid 1. Aangezien de rapportages ingaan op verwachte afwijkingen aan het eind van het lopende boekjaar is de bepaling ‘over de eerste drie maanden en de eerste zes maanden’ verwijderd. Dit doet recht aan de huidige werkwijze in de praktijk en is consistent met hetgeen in lid 5 bepaald is. - Lid 2. De uiterste aanbiedingsdata van 1 mei en 1 oktober zijn in het nieuwe lid niet meer opgenomen. In het artikel wordt geregeld wanneer behandeling van de tussenrapportages in Provinciale Staten uiterlijk dient plaats te vinden. Het college is daarbij gehouden aan de geldende termijnen binnen de P&C-kalender van de provincie Flevoland. - Lid 4 is nieuw en bepaalt - conform de modelverordening - welke ontwikkelingen in de tussenrapportages meegenomen dienen te worden. - Lid 5 correspondeert met het oude lid 4, met dien verstande dat een expliciete verwijzing naar specifieke afwijkingen (inkomsten algemene uitkering, opcenten motorrijtuigenbelasting, renteontwikkeling, realisatie op begrote subsidieverwachtingen) conform de modelverordening, achterwege is gelaten. De bepaling dat ingegaan wordt op de afwijkingen dekt de lading volledig en volstaat als zodanig. Ook hier is de term ‘geleverde goederen en diensten’ gemoderniseerd naar ‘geleverde prestaties’. De bepaling dat in de perspectiefnota en de zomernota zonodig rekening wordt gehouden met bevindingen uit de jaarstukken is niet meer opgenomen. Immers, alle relevante ontwikkelingen dienen bij het opstellen van de perspectiefnota en de zomernota te worden betrokken, ook voor zover deze niet in de jaarstukken staan vermeld. - Het oude artikel 7. lid 5 en artikel 7. lid 6 hadden vooral betrekking op de informatieplicht van het college in de richting van Provinciale Staten. In de nieuwe verordening zijn beide leden ondergebracht onder artikel 10. dat specifiek de informatieplicht regelt.
Artikel 10. Informatieplicht Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het college ook de informatieplicht uit het vierde lid artikel 167 Provinciewet. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het college met ingrijpende gevolgen voor de provincie moet het college eerst het gevoelen van Provinciale Staten inwinnen. Ten aanzien van een aantal belangrijke onderwerpen is in artikel 10 bepaald wanneer het college in ieder geval Provinciale Staten dient te informeren. Deze bepaling vormt een belangrijke waarborg voor de goede uitoefening van de autorisatiefunctie van Provinciale Staten.
Relevante wijzigingen: - Dit artikel correspondeert met lid 5 en lid 6 van het voormalige artikel 7.
Vervallen artikel: Het oude artikel 8 aangaande jaarstukken is vervallen, aangezien hetgeen in lid 1 staat integraal is opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording en lid 2 vanzelfsprekend is.
TITEL 2. FINANCIELE POSITIE EN FINANCIEEL BELEID Artikel 11. Financiële positie In dit artikel is bepaald dat al het beleid (incl. investeringen) waartoe door Provinciale Staten is besloten, zijn weerslag dient te vinden in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen, zoals die door het college aangeboden worden. In het tweede lid is bepaald dat financiële meevallers via de reguliere planning- en controlcyclus worden bestemd. Dit bevordert de integrale afweging ten aanzien van de bestemming van de provinciale financiële middelen.
Relevante wijzigingen: - Correspondeert met het oude artikel 9, met dien verstande dat het voormalige lid 2 is te komen te vervallen. De autorisatie van investeringskredieten is reeds afdoende geregeld in artikel 5 en 6 van deze verordening. - Lid 2. Bepaalt dat financiële meevallers via de reguliere planning- en controlcyclus worden bestemd. Dit bevordert de integrale afweging ten aanzien van de bestemming van de provinciale financiële middelen.
Artikel 12. Waardering & afschrijving vaste activa De financiële verordening moet volgens artikel 216 Provinciewet in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevatten. Artikel 12 stelt deze regels. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa. Lid 1 tot en met 3 gaan over de immateriële vaste activa. Deze worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De materiële vaste activa worden onderverdeeld in materiële vaste activa met economisch nut en materiële vaste activa met maatschappelijk nut. Lid 4 stelt dat bij investeringen met economisch nut lineair wordt afgeschreven. Het vierde lid geeft een opsomming van de activa van de provincie met een economisch nut en de daarbij behorende afschrijvingstermijnen. Onder gebouwen en kleine aanpassingen aan gebouwen worden ook de provinciale terreinen (maken geen deel uit van de grondexploitatie) verstaan. Om te voorkomen dat relatief kleine bedragen moeten worden geactiveerd is in lid 5 de ondergrens van € 10.000 opgenomen.
Het uitgangspunt van het Besluit is dat activa met maatschappelijk nut bij voorkeur direct ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht. Dit aangezien deze investeringen niet verhandelbaar zijn in het economisch verkeer. Provincies en gemeenten mogen er echter voor kiezen om investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut wel te activeren en vervolgens af te schrijven. Lid 6 bepaalt, dat deze activa onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves worden afgeschreven op basis van een maximaal 20-jarige annuïteit. Gezien het uitgangspunt van het Besluit is de bepaling opgenomen dat Provinciale Staten hiervan af kunnen wijken door investeringen rechtstreeks ten laste van de exploitatie te brengen. Lid 7 en 8 maken expliciet wat het startmoment is van afschrijvingen en wat de grondslag is van rentetoerekening. Gedeputeerde Staten maken in het kader van de planning & controlcyclus expliciet welk rentepercentage zij hanteren.
Relevante wijzigingen: - Lid 1. Conform de huidige uitvoeringspraktijk is in het eerste lid bepaald dat kosten voor onderzoek, daar waar mogelijk en wenselijk, kunnen worden geactiveerd. - Lid 4. De toevoeging > € 10.000 bij kantoormeubilair is verwijderd, aangezien dit al voortvloeit uit de keuze om investeringskredieten kleiner dan € 10.000 niet te activeren. - Lid 4. De mogelijkheid om in specifieke gevallen annuïtair af te schrijven is niet meer opgenomen, aangezien dergelijke situaties voor de provincie niet aan de orde zijn. Mocht dat wel spelen dan wordt ook lineair afgeschreven tenzij Provinciale Staten anders besluiten. De afschrijvingstermijn van automatiseringsprogrammatuur (software) is nu expliciet geregeld conform de huidige uitvoeringspraktijk. - Lid 6. In de oude verordening (lid 4) werd een definitie gegeven van activa met maatschappelijk nut. In de herziene verordening sluiten we integraal aan op de definitie uit het Besluit. Daarnaast is opgenomen dat afschrijving in maximaal 20 jaar plaats vindt. Indien de gebruiksduur korter is dan 20 jaar is afschrijven in 20 jaar niet toegestaan. - Lid 7. De commissie BBV adviseert in de financiële verordening op te nemen wanneer wordt gestart met afschrijven. Dit was nog niet geregeld in de verordening. Momenteel wordt medio het jaar van gereedkomen gestart met afschrijven. Er zijn drie opties als startmoment voor afschrijvingen (de andere twee opties zijn vanaf gereedkomen of medio het jaar van gereedkomen). Voor de opgenomen optie is gekozen, aangezien deze optie de minste administratieve lasten met zich meebrengt en de voorspelbaarheid van de kapitaallasten vergroot. - Lid 8. Door de rentetoerekening plaats te laten vinden op basis van de boekwaarde per 1 januari wordt de administratie vereenvoudigd en de voorspelbaarheid van de kapitaallasten vergroot.
Artikel 13. Reserves en voorzieningen Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de vorming en benutting van reserves en voorzieningen. Artikel 13 bepaalt dat het college elke vier jaar een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door Provinciale Staten. In deze nota stellen Provinciale Staten de kaders vast aangaande reserves en voorzieningen. Lid 2 regelt welke kaderstellende punten deze nota minimaal dient te bevatten. Door daarbij ook in te gaan op de gewenste weerstandscapaciteit worden kaders gesteld aan de omvang van het eigen vermogen.
Relevante wijzigingen: - Met uitzondering van een wijziging in lid 2, punt c, correspondeert dit artikel met het oude artikel 11. - Lid 2. punt c: ‘het doteren en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen’ is verwijderd. Op grond van de nota reserves- en voorzieningen (vastgesteld, dd 27-01-2011) wordt geen rente toegerekend aan de reserves. Conform het BBV wordt aan voorzieningen op een enkele uitzondering na geen rente toegerekend.
Artikel 14. Kostprijsberekening Op basis van artikel 223 van de Provinciewet heeft de provincie de bevoegdheid om rechten (leges) te heffen. Het totaal van de leges die de provincie conform de legesverordening heft, mag niet meer dan kostendekkend zijn. Voor het vaststellen van de hoogte van de leges is het daarom van belang inzicht te hebben in de kostprijs van provinciale goederen en diensten. Het is verplicht om in de financiële verordening de grondslagen voor de berekening van prijzen en tarieven van leges op te nemen. Het uitgangspunt dat bij de berekening van deze kostprijs een systeem van kostentoerekening wordt gehanteerd is vastgelegd in dit artikel. Het artikel bepaalt niet hoe dit systeem er inhoudelijk uit zou moeten zien. Ten aanzien van de kosten die mogen worden toegerekend aan producten en diensten bestaan wettelijke bepalingen. Artikel 14 is opgesteld conform deze wettelijke bepalingen.
Relevante wijzigingen: Dit artikel vervangt het oude artikel 12 (kostprijsberekening). In dat artikel werd verwezen naar de provinciale legesverordening, maar daarin waren geen bepalingen opgenomen met betrekking tot de wijze waarop de kosten van provinciale producten en diensten berekend worden. Op grond van artikel 216 van de provinciewet bevat de financiële verordening de grondslagen voor de berekening van door het provinciebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven. De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het college haar systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen.
Artikel 15. Financieringsfunctie De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 216 van de Provinciewet het expliciete voorschrift dat de financiële verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. Dit artikel geeft de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. Voor de provincie Flevoland zijn deze vastgelegd in het door Provinciale Staten vastgestelde Treasurystatuut. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de paragraaf financiering in de begroting en de rekening.
Relevante wijzigingen: De verwijzing naar het jaartal van het treasurystatuut is verwijderd.
Vervallen artikel: Het voormalig artikel 14 komt, conform de modelverordening van het VNG, te vervallen. De hierin opgenomen bepalingen omtrent de registratie van bezittingen, activa en vermogen hebben gelet op hetgeen reeds bepaald is in artikel 8, lid 1 en artikel 9 van deze regeling, geen toegevoegde waarde.
TITEL 3. AANVULLENDE VEREISTEN AAN DE PARAGRAFEN IN BEGROTING EN JAARSTUKKEN Relevante wijzigingen en vervallen artikelen in deze titel: In het Besluit is vastgelegd aan welke eisen de verplichte paragrafen in de begroting en jaarstukken dienen te voldoen. Het is dan ook niet noodzakelijk om in de financiële verordening aandacht te besteden aan de paragrafen, tenzij Provinciale Staten aanvullende vereisten wenselijk achten. De artikelen met betrekking tot de paragrafen Lokale heffingen en Weerstandsvermogen in de oude verordening bevatten geen aanvullende vereisten bovenop de wettelijke verplichtingen. Het artikel met betrekking tot lokale heffingen is daarom vervallen en aan het artikel met betrekking tot weerstandsvermogen is een aanvullende bepaling aangaande risicobeleid opgenomen terwijl de oude bepalingen zijn vervallen. Het artikel over de paragraaf Bedrijfsvoering bevatte wel aanvullende bepalingen. De paragraaf in de begroting dient conform het Besluit in te gaan op de stand van zaken en de beleidsvoornemens aangaande de bedrijfsvoering, de paragraaf in de jaarstukken geeft inzicht in de stand van zaken en de realisatie van de beleidsvoornemens. Dit artikel kan echter ook vervallen, aangezien hetgeen dat relevant is te melden omtrent bedrijfsvoering verschilt per jaar en het dus niet wenselijk is om vaste aspecten op te nemen. Bovendien rapporteren Gedeputeerde Staten over het onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid wanneer dat nodig is en wordt niet per se gewacht tot het verschijnen van de begroting of jaarrekening. Deze titel bevatte verder een artikel dat bepaalde dat het college eens in de vier jaar bekijkt of de algemene subsidieverordening aanpassing behoeft. Dit artikel kan vervallen, aangezien het college voor alle verordeningen regelmatig bekijkt of aanpassing wenselijk is en voor deze verordening geen specifieke bepaling opgenomen hoeft te worden.
Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicomanagement De nota risicobeleid bevat het beleidskader aangaande risicomanagement. Middels deze bepaling dragen Provinciale Staten het college op hiertoe minimaal eens per vier jaar een voorstel voor te leggen.
Relevante wijzigingen: Lid 1. Deze nota bevat het beleidskader aangaande risicomanagement. Middels deze bepaling dragen Provinciale Staten het college op hiertoe minimaal eens per vier jaar een voorstel voor te leggen.
Het oude lid 1en lid 2 kunnen vervallen, aangezien in het Besluit al geregeld is welke inhoud de paragraaf Weerstandsvermogen moet hebben. Deze paragraaf moet ten minste een inventarisatie van de risico’s, een inventarisatie van de weerstandscapaciteit en het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en risico’s bevatten. De huidige financiële verordening voegt daar nog aan toe dat “speciale aandacht gegeven wordt aan: tegenvallende renteontwikkelingen op de kapitaalmarkt, dreigend faillissement van derden bij wie borgstellingen, garanties, leningen of vorderingen uitstaan.” Het is vanzelfsprekend dat het college hier aandacht aan besteed mochten zich op dat onderdeel risico’s voordoen. Het oude artikel voegt derhalve weinig toe. Daarmee zijn er geen aanvullende vereisten ten aanzien van deze paragraaf.
Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen Dit artikel regelt de begrotings- en verantwoordingsinformatie aan Provinciale Staten over het onderhoud aan kapitaalgoederen. Het eerste en tweede lid regelen, dat er nota’s aan Provinciale Staten worden aangeboden over het onderhoud aan de verschillende categorieën kapitaalgoederen. Hierin kan op de stand van zaken worden ingegaan en kunnen Provinciale Staten de kaders voor het toekomstige beleid uiteenzetten. Het derde lid regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen Provinciale Staten in de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en jaarstukken in elk geval geïnformeerd worden.
Relevante wijzigingen: Lid 1 en lid 2. De naamgeving van de betreffende nota’s is gewijzigd en met het oog op de houdbaarheid van deze regeling tevens veralgemeniseerd.
Artikel 18. Financiering De regels die gelden bij de uitoefening van de treasuryfunctie zijn neergelegd in artikel 15 van deze verordening en in het provinciale treasurystatuut. De paragraaf betreffende de financiering bevat op basis van het Besluit in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille. In de toelichting op het Besluit is geconcretiseerd welke informatie deze paragraaf dient te bevatten. Naast de beleidsvoornemens gaat het onder meer om het risicoprofiel van de provincie aangaande financiering. De paragraaf dient daarnaast in te gaan op de eisen die de Wet Financiering decentrale overheden stelt. Zo moet uit de paragraaf blijken dat de uitvoering van de financieringsfunctie uitsluitend de publieke taak dient, dat het beheer prudent is en dat aan kasgeldlimiet en renterisiconorm wordt voldaan.
In aanvulling op deze wettelijke vereisten is in dit artikel vastgelegd dat het college ook ingaat op de financieringsbehoefte, de rentevisie en rentekosten en –opbrengsten.
Relevante wijzigingen: In het gewijzigde artikel wordt met betrekking tot de inhoud van de paragraaf financiering verwezen naar hetgeen omtrent de financieringsfunctie bepaald is in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (o.a. kasgeldlimiet en rente-risiconorm). In aanvulling hierop zijn een drietal punten opgenomen die op grond van het BBV niet tot de verplichte onderdelen van de paragraaf financiering behoren, maar die wel van belang zijn voor de planning & control met betrekking tot de financieringsfunctie. Deze punten werden in de oude verordening reeds benoemd. De liquiditeitsplanning is weggelaten, aangezien dit uitvoeringsinformatie betreft die onder meer nodig is om de financieringsbehoefte te bepalen.
Artikel 19. Verbonden partijen Dit artikel stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden partijen in de begroting en jaarstukken. Conform het Besluit is de lijst met verbonden partijen een verplicht onderdeel van de productenrealisatie, de uitvoeringsinformatie van Gedeputeerde Staten bij de jaarrekening. Omwille van adequate informatievoorziening ontvangen Provinciale Staten de integrale lijst tweemaal per jaar, in de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en bij de jaarrekening. Overeenkomstig deze uitvoeringspraktijk in Flevoland en de financiële verordening is deze bepaling gehandhaafd.
Relevante wijzigingen: Dit artikel bevat geen inhoudelijke wijziging. Het is qua formulering in lijn gebracht met de andere artikelen over paragrafen.
TITEL 4. FINANCIELE ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE Artikel 20. Administratie In dit artikel zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de provinciale administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.
Vervallen artikel: Artikel 20 is niet gewijzigd. Het hierop volgende artikel Financiële administratie dat in de financiële verordening 2003 was opgenomen is vervallen, aangezien dit regelde dat voldaan moest worden aan wettelijke vereisten. Aangezien de provincie vanzelfsprekend aan haar wettelijke verplichtingen voldoet is dit artikel – conform de modelverordening – vervallen.
Artikel 21. Financiële organisatie Dit artikel bevat de uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders waaraan het college zich moet houden.
Relevante wijzigingen: - Lid 1, punt a. Conform de modelverordening toegevoegd. - Het vastleggen van de regels voor opdrachtverlening (voormalig artikel 24, lid c) is in het nieuwe artikel komen te vervallen. In het vastleggen van interne regels in verband met opdrachtverlening wordt in artikel 22 (Aanbesteding en inkoop) reeds voorzien.
Artikel 22. Aanbesteding en inkoop De inkoop- en aanbesteding van goederen, diensten en werken vormt een belangrijke en kwetsbare activiteit die een groot budgettair effect kan hebben. Het hanteren van een protocol is een vorm van risicobeheersing. Dit artikel verplicht het college een dergelijk protocol op te stellen. Dit kan de aansprakelijkheid beperken en rechtszekerheid tegenover derden creëren. Het betreft hier het door het college vastgestelde “Inkoop en aanbestedingbeleid”. Vanzelfsprekend dient het college hierbij minimaal (inter)nationale aanbestedingsregels na te leven.
Relevante wijzigingen: In het nieuwe artikel is met het oog op de volledigheid, de aanbesteding m.b.t. goederen toegevoegd. Aangezien het vanzelfsprekend is dat de regels het voldoen aan Europese regels waarborgen is deze bepaling weggelaten. Voldoen aan wettelijke verplichtingen is vanzelfsprekend.
Artikel 23. Subsidieverstrekking en steunverlening Een andere kwetsbare activiteit van provincies is de subsidieverlening en steunverlening aan ondernemingen. Het vastleggen van interne regels en procedures kan is te zien als een vorm van risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing.
Relevante wijzigingen: Dit artikel is qua strekking gelijk aan het huidige artikel. Qua formulering is het aangepast aan de modelverordening. Aangezien het vanzelfsprekend is dat de regels het voldoen aan Europese regels waarborgen is deze bepaling weggelaten. Voldoen aan wettelijke verplichtingen is vanzelfsprekend.
TITEL 5. SLOTBEPALINGEN Artikel 24. Hardheidsclausule Het college dient te allen tijde te voldoen aan de bepalingen uit de financiële verordening tenzij Provinciale Staten – al dan niet op voorstel van het college –anders besluiten. Dit artikel maakt deze mogelijkheid om zo nodig af te wijken van de in deze verordening opgenomen bepalingen expliciet.
Relevante wijzigingen: Er is expliciet toegevoegd dat hardheidsclausule – vanzelfsprekend – alleen binnen wettelijk mogelijkheden geldt.
Artikel 25. Actualisatie financiële verordening Dit artikel verplicht het college om tenminste eenmaal per vier jaar te bezien of de financiële verordening aanpassing behoeft en naar aanleiding daarvan een voorstel aan Provinciale Staten aan te bieden.
Relevante wijzigingen: Het betreft hier een nieuw artikel dat toegevoegd is om de financiële verordening gedisciplineerd actueel te houden.
Artikel 26. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening provincie Flevoland 2003” almede alle wijzigingen die daar sindsdien op zijn aangebracht. Aangezien Provinciale Staten de mandatering van begrotingswijzigingen aan het college eerder in een separaat besluit hebben vastgelegd, dient dit besluit ook ingetrokken te worden.
Artikel 27. Citeertitel Dit artikel geeft de naam, waarmee men in de provinciale stukken naar deze verordening kan verwijzen.
Vaststelling Het college moet de verordening binnen twee weken na vaststelling door Provinciale Staten naar de minister van Binnenlandse zaken en koninkrijksrelaties verzenden (artikel 218 Provinciewet).