Organisatie | Waterschap Brabantse Delta |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Waardering en afschrijving van activa |
Citeertitel | Waardering en afschrijving van activa |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 108 Waterschapswet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-10-2008 | Onbekend | 08-10-2008 Onbekend | 08I003203 |
Vanaf de begroting 2004 is bij het waterschap Brabantse Delta uitgegaan van de beleidsregels voor de waardering en afschrijving van activa die door de Stuurgroep fusie waterschappen West- Brabant in de vergadering van 6 juni 2003 zijn goedgekeurd. Leidraad waren destijds de Waterschapswet en de ministeriële regeling inzake comptabiliteitsvoorschriften Waterschappen 1992.
Met ingang van 2009 worden de betreffende bepalingen van de nieuwe Waterschapswet van kracht. De bepalingen die betrekking hebben op het financieel beleid en beheer zijn opgenomen in het Waterschapsbesluit, dat eind 2007 in het Staatsblad is gepubliceerd. Nadere richtlijnen over de uitwerking en uitvoering van de bepalingen worden opgenomen in de ministeriële regeling Bepalingen Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (BBVW). Deze regeling wordt formeel pas in de loop van 2008 ter goedkeuring aan de Minister aangeboden, maar zal volgens de Unie van Waterschappen nagenoeg overeenkomen met het advies van het overlegorgaan Comptabiliteitsvoorschriften Waterschappen.
In eerste instantie is uitgegaan van het waterschapsbesluit en de bijbehorende regelgeving (concept ministeriële regeling en toelichtingen van het Overlegorgaan Comptabiliteitsvoorschriften waterschappen). Daar waar er vragen waren met betrekking tot de interpretatie van het waterschapsbesluit, is nader onderzoek verricht. In een intensief traject met de accountant, contact met andere waterschappen en de Unie van Waterschappen is meer duidelijkheid gekomen over een aantal interpretatievraagstukken. Door de Unie van Waterschappen is in mei advies uitgebracht aan de waterschappen hoe zij kunnen omgaan met de nieuwe voorschriften op het gebied van baggerkosten en immateriële vaste activa. De adviezen zijn in deze beleidsnota verwerkt.
In artikel 108 sub 2 van de Waterschapswet is vermeld dat in de verordening financieel beleid en beheer regels voor waardering en afschrijving van activa moeten worden vastgelegd. De verordening zal gelijktijdig met deze adviesnota aan het Algemeen Bestuur worden aangeboden.
Onder een investering wordt verstaan, het vastleggen van vermogen in een object waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Investeringen kunnen worden onderverdeeld naar de volgende categorieën:
Met afschrijven wordt bedoeld dat de kosten van de investering worden verdeeld over de periode dat het nut van de investering optreedt.
Activering betekent dat het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed als bezitting op de balans wordt opgenomen. Het moment van activeren is niet altijd gelijk aan het moment waarop met afschrijven wordt begonnen. Bij projecten worden tijdens de looptijd van het project de uitgaven al geactiveerd, maar met afschrijven wordt pas gestart wanneer het project in gebruik wordt genomen.
Met kapitaallasten worden de jaarlijkse lasten van rente en afschrijving bedoeld. Afschrijven houdt in dat de kosten van de investering worden verdeeld over de periode dat het actief nut heeft. Er bestaan verschillende afschrijvingsmethoden. Meest gebruikt zijn de lineaire methode en de annuïteitenmethode. Bij de lineaire methode blijven de afschrijvingskosten gedurende de looptijd constant, de jaarlijkse kapitaallasten dalen door afname van de rentecomponent. Bij de annuïteitenmethode blijven de jaarlijkse kapitaallasten constant.
De technische levensduur is de duur dat het actief technisch in staat is te produceren. De economische levensduur wordt bepaald door doelmatig gebruik, rekening houdend met de technologische ontwikkelingen. Over het algemeen is de economische levensduur korter dan de technische levensduur. Meestal wordt daarom bij de bepaling van de afschrijvingstermijn uitgegaan van de economische levensduur.
De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op grond van het individuele waardeverloop van die delen. Als het waterschap voor een bepaald actief kiest voor deze benadering, moet de componentenbenadering consequent voor dit actief gaan toepassen. De richtlijnen geven aan dat alleen voor deze benadering kan worden gekozen als wat betreft het groot onderhoud wordt voldaan aan de algemene vereisten voor activering. Met gebruikmaking van de terminologie van de verslaggevingsregels van de waterschappen zijn deze eisen:
In deze adviesnota komen aan de orde:
Per onderwerp wordt beschreven welke regelgeving verplicht is volgens het Waterschapsbesluit. Vervolgens komen de onderdelen aan de orde waarover beleidsregels moeten worden vastgelegd.
Vaste activa bestaan uit investeringen die de organisatie meerdere jaren ten dienste staan. Er wordt onderscheid gemaakt tussen immateriële vaste activa (niet tastbaar), materiële vaste activa (tastbaar) en financiële vaste activa. Hierna wordt per activasoort uitgewerkt wat de regelgeving voorschrijft op het gebied van activeren.
Immateriële vaste activa worden in het waterschapsbesluit artikel 4.41 uitgesplitst in:
Hiervan worden de volgende activa in de regelgeving nader uitgewerkt in criteria waaraan investeringen moeten voldoen om geactiveerd te kunnen worden.
In de toelichting bij dit artikel wordt erop gewezen dat er geen verplichting bestaat om dergelijke kosten te activeren.
In artikel 4.64 is opgenomen onder welke voorwaarden bijdragen aan activa in eigendom van derden geactiveerd kunnen worden.
Wanneer een dergelijke bijdrage door het waterschap wordt verstrekt, moeten de genoemde voorwaarden in de overeenkomst die wordt aangegaan over de bijdrage worden opgenomen. Het betreft voornamelijk bijdragen aan bestemmingsplannen, ruilverkavelingen en herinrichting van gebieden. Ook verstrekte bijdragen in het kader van stimuleringsregelingen van het waterschap zoals de Stimuleringsregeling sanering huishoudelijke lozingen in het buitengebied vallen hieronder.
De post overige immateriële vaste activa wordt in het waterschapsbesluit niet verder uitgewerkt. Uit de ministeriële regeling blijkt wel dat software wordt gerekend tot de immateriële vaste activa, tenzij de software integraal onderdeel uitmaakt van hardware. In dat geval wordt de software behandeld als materiële vaste activa.
Het waterschapsbesluit gaat er van uit dat alle zaken worden geactiveerd die langer dan één jaar ten dienste staan van het waterschap. In artikel 4.42 wordt onderstaande indeling voorgeschreven.
Tot de materiële vaste activa behoren zowel werken die in exploitatie zijn als onderhanden werken. Ook de materiële activa waarvoor het waterschap financiële leasecontracten is aangegaan en waarbij het economisch eigendom bij het waterschap berust behoren tot de materiële vaste activa van het waterschap.
Uit het onderzoek en de verstrekte adviezen inzake de juiste interpretatie van het waterschapsbesluit zijn een aantal richtlijnen met betrekking tot activeren benoemd. De belangrijkste richtlijnen die hieruit voortvloeien zijn:
Investeringen moeten zo goed mogelijk worden toegekend aan de in de regelgeving opgenomen activa categorieën. Daar waar splitsing niet mogelijk is, dient de zwaartepuntbenadering toegepast te worden om de juiste categorie te bepalen. Zo dienen grondaankopen, indien mogelijk, altijd apart onder de categorie “gronden en terreinen” verantwoord te worden.
Immateriële vaste activa worden geactiveerd wanneer ze aan de daarvoor geldende wettelijke voorwaarden voldoen, met uitzondering van de kosten voor het afsluiten van geldleningen. Bij de laatstgenoemde kosten gaat het vaak om geringe bedragen. De lasten worden dan in het jaar van het afsluiten van de lening volledig ten laste van de exploitatie gebracht.
Voor het activeren van kosten voor onderzoek en ontwikkeling gelden de criteria uit paragraaf 3.1 Hierbij kan aanvullend gesteld worden dat een onderzoek concrete maatregelen tot gevolg moet hebben om voor activering in aanmerking te komen. In dit kader is het van belang het onderscheid te maken tussen investeringen in onderzoek en ontwikkeling en voorbereidingskosten. Hierbij wordt de volgende beleidslijn gevolgd: Als onderzoek en uitvoering direct met elkaar verweven zijn, worden de onderzoekskosten als voorbereidingskosten behandeld. Als het onderzoek volledig losstaand van de realisatie van maatregelen wordt uitgevoerd worden deze onderzoekskosten als immateriële activa geactiveerd.
Wat het activeren van de bijdragen aan activa in eigendom van derden betreft wordt aangesloten bij de in paragraaf 3.1 opgenomen criteria. Om deze criteria te borgen zal uiterlijk vanaf 2009 voor alle bijdragen aan derden een standaardovereenkomst gebruikt worden, waarin de criteria zijn opgenomen. De Unie van Waterschappen adviseert om via een marginale toets te onderzoeken of de investeringen die ten grondslag liggen aan in het verleden verstrekte bijdragen nog steeds ten dienste staan van het waterschap. Als de activa niet meer blijken te bestaan, moet de bijdrage worden afgeboekt. Via de jaarlijkse controle op het gebruik zijn van activa zal de productbeheerder aanvullend paraferen dat de investeringen waarvoor bijdragen geactiveerd zijn, nog steeds ten dienste staan van de publieke taak.
Het waterschapsbesluit is niet op alle punten duidelijk waar het activeren van immateriële vaste activa betreft. Dit maakt het noodzakelijk in het activeringsbeleid duidelijke criteria op te nemen voor het activeren van immateriële vaste activa. Er kan namelijk discussie ontstaan als de accountant terugpakt op de richtlijnen voor de jaarverslaggeving. Deze richtlijnen streven naar minimaal activeren van immateriële vaste activa en hanteren daarbij het criterium van verhandelbaarheid. Voor waterschappen is het argument van verhandelbaarheid niet relevant. Investeringen die voldoen aan de volgende voorwaarden komen voor activering in aanmerking:
Conform het advies van de Unie van Waterschappen wordt kwaliteitsbagger als immateriële vaste
Voor de volgende materiële vaste activa wordt met ingang van 2009 de componentenbenadering toegepast.
Hierop is de afschrijvingstabel aangepast.
De in paragraaf 3.2 genoemde indeling en richtlijnen worden toegepast bij het activeren van materiële vaste activa. Het waterschap kiest ervoor baggerkosten ook na 2009 te activeren. Het activeringsbeleid hierbij is als volgt: Kwantiteitsbagger tot op leggerprofiel is groot onderhoud en wordt via de componentenbenadering geactiveerd als er meer dan 500 m3 specie moet worden weggehaald of wanneer de bagger klasse 3 of 4 betreft (criteria afkomstig uit waterbodembeheerplan). De componentenbenadering moet voor baggerprojecten als volgt worden toegepast: Bij nieuwe investeringen zal een splitsing gemaakt moeten worden tussen de duurzame component en de component die na een aantal jaren groot onderhoud behoeft (de waterbodem). Deze splitsing zal bij benadering gemaakt moeten worden, door een inschatting te maken van de verwachte baggerkosten in de toekomst. Bij reeds geactiveerde investeringen is het de vraag of de oorspronkelijke investering op de balans staat. Veel watergangen zijn niet door het waterschap aangelegd, maar bevinden zich van oudsher in het gebied. Daar waar wel een oorspronkelijke investering is aan te wijzen, zal deze investering op de staat van activa verlaagd moeten worden met de baggercomponent die door het groot onderhoud wordt vervangen. Afschrijvingstermijn is gemiddelde termijn tussen twee baggerbeurten.
Jaarlijkse controle vindt plaats op basis van de staat van activa. De budgethouders geven aan of de activa nog in eigendom of in gebruik zijn. De budgethouders verklaren dat alle op de staat van activa voorkomende investeringen op het moment van de controle ten dienste staan van het waterschap.
Lopende projecten of onderhanden werken die ultimo het jaar nog niet zijn afgerond, worden voor de boekwaarde opgenomen onder de vaste activa. Op onderhanden werken wordt niet afgeschreven. Voorgesteld wordt om vier maal per jaar na te gaan welke projecten in de tussenliggende periode in gebruik zijn genomen. Op dat moment wordt de investering op basis van de werkelijke uitgaven verdeeld over de van toepassing zijnde componenten. Vervolgens vindt een overboeking plaats van onderhanden werk naar werk in exploitatie.
Uit het oogpunt van het in de hand houden van de administratieve handelingen is het van belang dat het waterschap vastlegt welke ondergrens gehanteerd wordt voor het activeren. Daarvoor kan gebruik worden gemaakt van de volgende twee criteria: een minimumbedrag en/of een minimale gebruiksduur. Momenteel wordt als ondergrens € 25.000,- voor alle activa gehanteerd. Met ingang van 2009 wordt het bedrag verhoogd naar € 50.000,-. Dit bedrag komt meer in lijn met de bedragen die andere waterschappen hanteren. Om de onroerende eigendommen van het waterschap goed in beeld te houden worden grondaankopen vanaf 2009 altijd geactiveerd. Alle zaken die geactiveerd worden moeten een meerjarig nut hebben. Daarom wordt geen minimale gebruiksduur vastgelegd.
De richtlijnen voor de jaarverslaggeving zeggen het volgende over desinvesteringen. De boekwaarde van een materieel vast actief wordt niet langer in de balans opgenomen na vervreemding of wanneer geen toekomstige prestatie-eenheden van het gebruik of de vervreemding worden verwacht. Indien de kostprijs van een vervangend bestanddeel wordt verwerkt in de boekwaarde van een materieel vast actief, dan wordt de boekwaarde van het vervangen bestanddeel gedesinvesteerd, ongeacht of het vervangen bestanddeel afzonderlijk werd afgeschreven. De kostprijs van de vervanging mag gebruikt worden ter bepaling van de kostprijs van het vervangen bestanddeel op het moment dat het verkregen of vervaardigd werd. Het boekresultaat (het verschil tussen de eventuele netto-opbrengst bij vervreemding en de boekwaarde van het actief) wordt in de winst- en verliesrekening verwerkt.
5.1 Opgenomen in Waterschapsbesluit
In artikel 4.66 is vermeld dat activa gewaardeerd worden op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Bijdragen van derden worden in mindering gebracht. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de kosten van aanschaf van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.
Het komt voor dat wanneer waterschappen objecten overnemen dit ‘om niet’ gebeurt of tegen een lager bedrag dan wanneer de verkrijgings- of vervaardigingsprijs zou worden toegepast. Het kan daarom voorkomen dat bepaalde objecten wel gebruikt worden maar niet op de balans staan. Dit is een correcte manier van weergeven.
5.2 Beleid waarderingsgrondslag
Bij investeringen worden in principe geactiveerd:
Overige aanvullingen op de wettelijke richtlijnen:
Indirecte projectkosten zijn bijvoorbeeld rentekosten en advieskosten.
6.1 Opgenomen in Waterschapsbesluit
In artikel 4.67 is hierover het volgende vermeld.
Voor immateriële vaste activa geldt voor onderzoek en ontwikkeling een afschrijvingstermijn van ten hoogste 5 jaar. Voor bijdragen in de activa van derden en overige immateriële vaste activa mag –mits gemotiveerd- een langere termijn gehanteerd worden. Te denken valt bijvoorbeeld aan een bijdrage aan een gemeente voor de aanleg van een ecologische verbindingszone. Zou deze door het waterschap zelf zijn aangelegd dan wordt afgeschreven over een periode van 30 jaar. Voor een dergelijke bijdrage kan eveneens een termijn van 30 jaar gehanteerd worden.
In artikel 4.68 is het volgende opgenomen.
Momenteel worden de investeringen waarvan de boekwaarde lager wordt dan € 25.000,- geheel afgewaardeerd. Volgens de nieuwe regelgeving is dat niet meer toegestaan. Met ingang van boekjaar 2009 zal dit dan ook niet meer plaatsvinden.
Als termijnen voor afschrijving worden de termijnen gehanteerd zoals deze zijn opgenomen in de afschrijvingstabel (bijlage 1). De te hanteren afschrijvingstermijnen zijn ter beoordeling aan de betreffende sectoren binnen het waterschap voorgelegd. Afwijkingen van de tabel worden gemotiveerd ter goedkeuring aan het Dagelijks Bestuur of het Algemeen Bestuur voorgelegd bij de aanvraag van het uitvoeringskrediet. In die gevallen waarin de tabel geen uitsluitsel geeft, geldt de economische levensduur als norm voor de afschrijvingstermijn.
In de praktijk blijkt dat de uitvoering van de projecten regelmatig niet volgens de planning verloopt. Door vertraging bij grondaankopen en aanvragen van vergunningen e.d. worden de projecten later in gebruik genomen dan aanvankelijk was gedacht. Vanaf 2006 wordt daarom in de begroting en de meerjarenraming een tegenraming van 30% voor de kapitaallasten (van het eerste jaar na ingebruikname) van de nieuwe investeringen opgenomen.
In vergelijking met de tabel afschrijvingsbeleid 2003 zijn de volgende zaken gewijzigd:
Bij de interpretatie van de voorschriften in het waterschapsbesluit is uitgegaan van de huidige tekst en de verstrekte adviezen van de controlerend accountant van het waterschap en de Unie van Waterschappen. De ministeriële regeling die hoort bij het waterschapsbesluit is nog niet definitief. De verwachting is echter dat de definitieve regeling vrijwel identiek zal zijn aan de concept regeling waar voorliggend beleid op is gebaseerd. Het is mogelijk dat, in navolging van de praktijk bij gemeenten, in de loop der tijd uitspraken gedaan worden over de interpretatie van de regelgeving. Uiteraard zal dan hiermee rekening moeten worden gehouden.