Organisatie- en vervangingsregeling 2010

Artikel 1 Hoofdstructuur:

• 1

  Het college van burgemeester en wethouders stelt - met uitzondering van de griffie - de structuur van de organisatie en de hiertoe behorende organisatorische eenheden vast.

• 2

  De ambtelijke organisatie van de gemeente Geertruidenberg bestaat uit organisatorische eenheden.

• 3

  Als organisatorische eenheden zijn, volgens bijgevoegd organigram, ingesteld:

  het directieteam;

  het cluster Staf;

  het cluster Publiekszaken;

  het cluster Vergunningverlening en Toezicht;

  het cluster Financiën;

  het cluster Interne Dienstverlening;

  het cluster Sociale Zaken;

  het cluster Beheer en Ontwikkeling Openbare Ruimte, inclusief Buitendienst;

  het cluster Welzijn;

  het cluster Ruimtelijke Ontwikkeling.

  Projectbureau Dongeburgh.

• 4

  Waar in de navolgende artikelen sprake is van ambtelijke organisatie, betreft dit alleen de in lid 3 genoemde organisatorische eenheden.

Artikel 2 Beheer:

• 1

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie opgedragen aan het directieteam, bestaande uit gemeentesecretaris (algemeen directeur) en twee directeuren. De gemeentesecretaris heeft de eindverantwoordelijkheid.

   

• 2

  de gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het beheer van het cluster Staf en projectbureau Dongeburgh.

• 3

  de directeuren zijn verantwoordelijk voor het beheer van de hen toegewezen directies en de daaronder vallende clusters.

• 4

  Het dagelijks beheer van de clusters is opgedragen aan de respectievelijke clustermanagers.

Artikel 3 Instructie:

De bepalingen in dit hoofdstuk gelden tevens als instructie voor de gemeentesecretaris in de zin van artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet.

Artikel 4 Relatie tot raad:

• 1

  De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester in staat zijn tot de naleving van de informatieplicht als bedoeld in artikel 169 Gemeentewet.

   

• 2

  De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen, zoals bepaald in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Artikel 5 Relatie tot college van burgemeester en wethouders:

• 1

  De gemeentesecretaris draagt de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester.

• 2

  De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

   

• 3

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college van burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert hij het college bij het nemen van beslissingen.

• 4

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming en voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders.

   

• 5

  De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat door het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd in een verslag, c.q. besluitenlijst.

Artikel 6 Relatie tot commissies:

Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 4 en 5 van overeenkomstige toepassing ten aanzien van door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester ingestelde commissies.

Artikel 7 Relatie tot burgemeester:

• 1

  De gemeentesecretaris staat de burgemeester terzijde in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator.

• 2

  Hij bevordert samen met de burgemeester en de griffier de afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat en de griffie anderzijds.

• 3

  Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van de samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

   

• 4

  Het bepaalde in artikel 6 van deze regeling is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester voor zover het de op deze rustende taken betreft.

Artikel 8 Bijstand:

• 1

  De gemeentesecretaris heeft het recht bij alle aan het college van burgemeester en wethouders ondergeschikte medewerkers, zowel individueel als per onderdeel van de organisatie, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

• 2

  Voor zover de gemeentesecretaris bij de uitvoering van zijn taken op grond van dit hoofdstuk behoefte heeft aan ambtelijke bijstand, kan hij daarvoor een beroep doen op alle onderdelen en medewerkers van de ambtelijke organisatie.

• 3

  Voor zover de gemeentesecretaris bij de uitvoering van zijn taken op grond van dit hoofdstuk behoefte heeft aan advies en bijstand, kan hij, waar nodig, ook externe ondersteuning inschakelen.

Artikel 9 Verantwoordelijkheid:

• 1

  De gemeentesecretaris heeft binnen de door het college van burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door deze geformuleerde en gevoerde beleid de eindverantwoordelijkheid voor:

  a. de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  b. het voorzien van de bestuursorganen en afzonderlijke leden van het college van burgemeester

  c. en wethouders van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  d. de planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

  e. het ter zijde staan van de bestuursorganen, met uitzondering van de raad en de raadscommissies.

• 2

  De gemeentesecretaris heeft de bevoegdheid om door middel van algemene instructies medewerkers aanwijzingen te geven omtrent het uitoefenen van hun functie/taken.

• 3

  De gemeentesecretaris geeft inhoud aan zijn verantwoordelijkheden in goed overleg met de burgemeester in diens hoedanigheid van voorzitter van het college van burgemeester en wethouders en voorzitter van de gemeenteraad.

   

Artikel 10 Loco-secretaris:

• 1

  Het college van burgemeester en wethouders benoemt een of meer locosecretarissen.

• 2

  De loco-secretaris vervangt de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid en treedt in al zijn rechten en bevoegdheden.

• 3

  De artikelen van dit hoofdstuk zijn voor de loco-secretaris van overeenkomstige toepassing.

Artikel 11  

Het directieteam wordt gevormd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur en twee directeuren, benoemd in algemene dienst, zijnde de directie Bedrijfsvoering en Dienstverlening en de directie Beleid en Beheer.

Artikel 12 Benoeming, schorsing en ontslag:

• 1

  Het college van burgemeester en wethouders benoemt, ontslaat en schorst de leden van de directie.

• 2

  Het college van burgemeester en wethouders kan nadere regels vaststellen voor de inspraak van medewerkers bij benoeming van de leden van de directie en de daarbij te volgen procedures.

Artikel 13 Instelling:

• 1

  Het gemeentelijk directieteam bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de twee directeuren.

• 2

  De algemeen directeur is voorzitter van het gemeentelijk directieteam.

• 3

  Bij afwezigheid van de algemeen directeur treedt de directeur, die aangewezen is als eerste plaatsvervanger van de algemeen directeur op als voorzitter van het gemeentelijk directieteam.

• 4

  De voorzitter van het gemeentelijk directieteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het gemeentelijk directieteam vast. Ieder lid van het gemeentelijk directieteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het gemeentelijk directieteam;

   

• 5

  Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere functionarissen uit om aan de vergadering deel te nemen.

• 6

  Het gemeentelijk directieteam neemt, onder de eindverantwoordelijkheid van de voorzitter, de bij hun bevoegdheden horende besluiten.

Artikel 14 Doelstelling:

Het gemeentelijk directieteam heeft tot doel, onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/alegmeen directeur, het doelmatig, doeltreffend en integraal functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen, onder meer door middel van:

a. het vaststellen van de inhoud van clusteroverstijgende adviezen;

b. het inhoudelijk vaststellen en afstemmen van adviezen op het terrein van bedrijfsvoering en de coördinatie van de uitvoering daarvan;

c. het coördineren en ondersteunen van activiteiten tussen clusters onderling en in de relatie van

d. clusters met het college van burgemeester en wethouders;

e. de planning en voortgangsbewaking van organisatie-, cultuur- en managementontwikkeling,

f. alsmede van clusteroverstijgende projectmatige activiteiten;

g. de informatie-uitwisseling over zaken van gemeenschappelijk belang;

h. het tijdig signaleren en ingang zetten van nieuwe en relevante ontwikkelingen en -gevraagd

i. of ongevraagd - adviseren van het college van burgemeester en wethouders ter zake;

j. gerichte informatieoverdracht naar het ambtelijk apparaat.

Artikel 15 Verantwoordelijkheid/taak/functie:

• 1

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de bestuursorganen en is eindverantwoordelijk voor het goed functioneren van de ambtelijke organisatie als geheel. De gemeentesecretaris is voorzitter van de directie. De directeuren in algemene dienst zijn hiërarchisch ondergeschikt aan hem. Hij is dan ook bevoegd om ten aanzien van het functioneren van de gemeentelijke organisatie aan de directeuren in algemene dienst aanwijzingen te geven.

• 2

  De directie heeft binnen de door het college van burgemeester en wethouders en door de gemeentesecretaris/algemeen directeur gegeven richtlijnen en het door deze geformuleerde en gevoerde beleid de eindverantwoordelijkheid voor:

  a. het formuleren van de strategische doelstellingen, het strategisch beleid alsmede de uitvoering daarvan;

  b. het adviseren van het college over integrale strategische kwesties, politiek bestuurlijk gevoelige zaken en interventiemogelijkheden en c het fungeren als klankbord;

  c. het proces van integrale bedrijfsvoering;

  d. het vertalen van het gemeentelijk (strategisch) beleid naar (strategische) beleidsuitgangspunten;

  e. het zorgdragen voor de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijk beleid;

  f. het bewaken van de kwaliteit en de naleving van het voorgestane dienstverleningsniveau;

  g. het bevorderen van de interne communicatie en het definiëren en uitdragen van de gewenste bedrijfscultuur;

  h. het geven van leiding aan het gemeentelijk apparaat en het coachen van de onder hun directie vallende clustermanagers;

  i. de samenhang alsmede een gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de ambtelijke organisatie;

  j. de kwaliteit van het van de ambtelijke organisatie inclusief het management.

• 3

  De algemeen directeur is de voorzitter van het directieteam (DT);

• 4

  De directie is verantwoordelijk voor het scheppen van voorwaarden waarbinnen, binnen de totale organisatie, de medezeggenschap goed kan functioneren;

• 5

  De algemeen directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

Artikel 16 Verantwoordelijkheid/taak/functie:

De clustermanager heeft binnen de door het college van burgemeester en wethouders en algemeen directeur dan wel de directeur gegeven richtlijnen en het door deze en het gemeentelijk directieteam geformuleerde en gevoerde beleid de zorg en verantwoordelijkheid voor:

a. het adviseren van het college dan wel de afzonderlijke leden daarvan, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en directeur over politiek bestuurlijk zaken en interventiemogelijkheden en het fungeren als klankbord voor alle taakvelden van de eigen cluster;

b. het zorgdragen voor een optimale (beleids)afstemming, integrale samenwerking en informatieuitwisseling tussen de clusters onderling;

c. het initiëren en coördineren van clusteroverstijgende projecten en het coördineren van clusteroverstijgende (bestuurs-)opdrachten;

d. de integrale beleidsontwikkeling, -uitvoering en – evaluatie betreffende alle taakvelden van de eigen cluster;

e. de coördinatie van de planning, voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en -verantwoording;

f. het vertalen van het gemeentelijk strategisch beleid naar beleidsuitgangspunten voor de cluster;

g. het volgen en becommentariëren van externe ontwikkelingen en de effecten ervan gerelateerd aan de doelstellingen van het clusterbeleid;

h. het jaarlijks opstellen van het clusterplan, toezien op het uitvoeren ervan en rapporteren erover;

i. het leiding geven aan de medewerkers binnen de cluster.

Artikel 17  

• 1

  De algemeen directeur regelt bij afzonderlijk besluit (zie bijlage 2) de onderlinge vervanging van de directeuren, inhoudende dat bij korte afwezigheid ( 6 weken) van een directeur kan de algemeen directeur, na verkregen instemming van het college, een interim-manager inhuren als vervangend directeur.

• 2

  De directeur regelt de onderlinge vervanging van de managers van de clusters waarvoor hij verantwoording draagt. Dit betreft vervanging bij een korte afwezigheid (kleiner dan 6 weken) en heeft betrekking op de coördinatie van lopende zaken. Bij langdurige afwezigheid (groter dan 6 weken) zal de volledige vervanging worden overgenomen door een directeur of kan, met verkregen instemming van de algemeen directeur, een interim-functionaris worden ingehuurd.

   

Artikel 18 Clusterplannen:

• 1

  Tussen de onderscheiden clustermanagers en het DT worden jaarlijks werkafspraken vastgelegd in een clusterplan over de door de onder hun verantwoordelijkheid staande cluster te leveren producten en/of diensten inclusief de hiervoor benodigde capaciteit.

• 2

  De clustermanager draagt er zorg voor dat uitwerking wordt gegeven aan het clusterplan in activiteiten en taken van de onderdelen van de cluster in het betreffende jaar

Artikel 19 Mandaat:

Het regelen van de mandaten is vastgelegd in een door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde “mandaatregeling”.

Artikel 20 Budgethoudersregeling

In het kader van de financieel-economische beheersing en decentralisatie van taken stelt het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de uitvoering van onder-delen van de gemeentelijke begroting de budgethoudersregeling vast.

Artikel 21 Integrale adviezen:

• 1

  Indien een zaak, die tevens het taakgebied van een andere cluster raakt, moet uitmonden in een advies aan één van de bestuursorganen, draagt de primair met de voorbereiding belaste cluster zorg voor het tot stand komen van dit integrale advies.

Artikel 22 Slotbepalingen

• 1

  Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2010.

• 2

  De Organisatieregeling 2009, zoals vastgesteld op 15 september 2009, wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

• 3

  Dit besluit kan worden aangehaald als de Organisatieregeling 2010.