Mandaatbesluit 2013

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten,

Het college en de burgemeester van Dronten, elk voor zover het hun bevoegdheden betreft,

gelet op artikel 171 van de Gemeentewet en de artikelen 10:3 en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

B E S L U I T E N:

• I.

  de bevoegdheid tot het afdoen van aangelegenheden, met inbegrip van het ondertekenen van daarop betrekking hebbende stukken, bij mandaat op te dragen aan de ambtelijke functionarissen, zoals vermeld op de bij dit besluit behorende bijlage;

• II.

  bij de toepassing van het mandaat worden door de gemandateerden de aanwijzingen als opgenomen in de toelichting en de lijst gemandateerde bevoegdheden en volmachten in acht genomen;

• III.

  de gemandateerden op te dragen de gemeente buiten rechte te vertegenwoordigen, voor zover dat ter uitvoering van de gemandateerde bevoegdheid nodig is;

• IV.

  de bevoegdheid tot het verrichten van eenvoudige correspondentie bij mandaat op te dragen aan alle ambtelijke functionarissen, voor zover een relatie hebbend met hun functie;

• V.

  indien niet in diens vervanging is voorzien, wordt de functionaris vervangen door de naasthogere ambtenaar;

• VI.

  besluiten die in mandaat namens een gemeentelijke orgaan worden genomen, worden als volgt ondertekend:

namens het college van Dronten / de burgemeester van Dronten,

handtekening,

naam mandataris,

functie mandataris,

(manager) afdeling …

VII.stukken waarin de gemeente als rechtspersoon wordt vertegenwoordigd, worden als volgt ondertekend:

Gemeente Dronten,

naam gemandateerde;

VIII.dit besluit wordt aangehaald als Mandaatbesluit 2013;

• IX.

  dit besluit treedt in werking de dag na bekendmaking;

• X.

  het Mandaatbesluit vastgesteld op 31 januari 2012 wordt ingetrokken;

Dronten, 25 maart 2013

Het college van Dronten,

R.Kool mr. A.B.L. de Jonge

secretaris burgemeester

De burgemeester van Dronten,

mr. A.B.L. de Jonge

TOELICHTING

Algemeen

Voor het gebruik van het mandaat is het van belang om aandacht te hebben voor de volgende onderscheidingen.

Publiekrecht-privaatrecht

Rechtshandelingen (handelingen met een beoogd rechtsgevolg) kunnen worden onderscheiden in publiekrechtelijk en privaatrechtelijk handelingen.

Publiekrechtelijk zijn rechtshandelingen die zijn gebaseerd op een wettelijke bevoegdheid; anders gezegd handelingen waarbij het gemeentebestuur als overheid optreedt. Dit soort handelingen wordt verricht door een publiekrechtelijk orgaan van de gemeente (het college of de burgemeester).

Privaatrechtelijke handelingen kunnen worden verricht door natuurlijke personen of rechtspersonen. Hier treedt de gemeente op, niet op basis van een bijzondere bevoegdheid, maar op dezelfde wijze als andere rechtspersonen.

Er kan een verschil bestaan tussen bevoegdheid om een beslissing te nemen en de bevoegdheid daarover een stuk te ondertekenen. Met betrekking tot publiekrechtelijke besluiten legt het mandaat die bevoegdheden (afdoening en ondertekening) in een hand. Aangaande privaatrechtelijke handelingen bepaalt artikel 171 van de Gemeentewet dat de burgemeester ondertekent (hij vertegenwoordigt de gemeente buiten rechte). Hij kan die bevoegdheid aan anderen opdragen. Daarvoor is onderdeel II in het besluit opgenomen.

Mandaat-attributie

De heffingsambtenaar, de invorderingsambtenaar, de (bijzondere) ambtenaar burgerlijke stand en de leerplichtambtenaar ontlenen hun bevoegdheden (deels) rechtstreeks aan de wet. In een dergelijk geval is sprake van attributie. Voor die bevoegdheden zijn zij dan ook niet opgenomen in het mandaatbesluit. Overigens zijn zij voor de toepassing van die bevoegdheden wel verantwoording verschuldigd aan het college.

Mandaat

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (in casu het college of de burgemeester) besluiten te nemen.

Bij mandaat worden de bevoegdheden die een mandaatgever (college of burgemeester) heeft, opgedragen aan een gemandateerde. De mandaatgever blijft zelf bevoegd om te beslissen en om de gemandateerde aanwijzingen te geven over de wijze waarop deze zijn bevoegdheden uitoefent. Dit onderdeel heeft betrekking op publiekrechtelijke bevoegdheden. De gemandateerde treedt dus op namens een gemeentelijk orgaan. Een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit geldt als een besluit van de mandaatgever.

Ondermandaat is niet toegestaan, tenzij een medewerker expliciet schriftelijk door de manager, die het mandaat heeft, wordt aangewezen. In dat geval is er sprake van een persoonsgebonden en aan de functie gerelateerd ondermandaat, waarvan het mandaat bij zijn manager berust.

Het bestuursorgaan blijft te allen tijde bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. De mandaatgever kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter uitvoering van de gemandateerde bevoegdheid.

Een gemandateerde bevoegdheid omvat uiteraard ook de daarbij behorende uitvoering, zoals het inwinnen van de nodige inlichtingen, het doen van mededelingen over bestaand beleid, correspondentie over de uitvoering van een contract enzovoorts. Ook kan gedacht worden aan correspondentie die voorafgaat aan de uitoefening van een gemandateerde bevoegdheid, zoals het treffen van maatregelen voor een woningaanpassing of het bieden van hulp aan cliënten. Tenzij dit afzonderlijk is vermeld, valt de uitoefening van bestuursdwang, het opleggen van dwangsommen of de tussentijdse beëindiging van contracten niet onder de uitvoering.

Uiteraard is het ook zonder dat dit in het mandaat is vermeld, nimmer de bedoeling dat een ambtenaar van zijn bevoegdheid gebruik maakt in strijd met de wet of in afwijking van (al dan niet beschreven) gemeentelijk beleid. Ook in bestuurlijke of politiek gevoelige aangelegenheden blijft gebruik van het mandaat achterwege. Tenslotte mag het mandaat niet worden toegepast in gevallen waarin geen of onvoldoende budget voorhanden is voor de uitvoering van het besluit. Gebruik van het mandaat in deze gevallen kan leiden tot intrekking van het mandaat en in ernstige gevallen ambtenaarrechterlijke sancties.

Vervanging

Mandaat wordt verleend over de lijn. Dit betekent dat bij afwezigheid van de gemandateerde de naasthogere ambtenaar altijd bevoegd is de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Met de naasthogere ambtenaar wordt bedoeld de ambtenaar die aan de gemandateerde feitelijk leiding geeft. In het geval van afwezigheid van een gemandateerde manager wordt deze horizontaal vervangen door een andere manager.

Van vervanging is sprake bij vakantie of ziekte, maar tevens indien het noodzakelijk is dat de gemandateerde tijdelijk van zijn mandaat wordt ontheven.

Ondertekening

Publiekrechtelijke besluiten (vergunningen en andere beschikkingen) gaan uit van een orgaan van de gemeente (het college of de burgemeester). In mandaat genomen besluiten worden door de gemandateerde ondertekend. Bij de ondertekening wordt altijd vermeld namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Daarbij gelden de voorschriften zoals aangegeven in onderdelen VI en VII van het mandaatbesluit waar deze toelichting op slaat. Bij afwezigheid van een gemandateerde, kan om praktische redenen b/a (bij afwezigheid) worden getekend door een andere functionaris, die dan wel zelf ook gemandateerde moet zijn.

Ondertekening privaatrechtelijke stukken

Privaatrechtelijke stukken (zoals overeenkomsten) gaan uit van de rechtspersoon “gemeente Dronten”. Zij vermelden in de aanhef:

De gemeente Dronten, ten deze vertegenwoordigd door (naam ondertekenaar)

daartoe bij Mandaatbesluit aangewezen op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, …..

Eenvoudige uitvoeringscorrespondentie

In de mandatenlijst wordt een groot aantal besluiten opgedragen aan ambtenaren. Het is echter niet mogelijk om alle handelingen die ambtenaren namens het gemeentebestuur of de gemeente verrichten, uitputtend te beschrijven. Met dit mandaat is bedoeld de mogelijkheid te scheppen om uitvoering te geven aan besluiten die door het bestuur zijn genomen. Met een aantal voorbeelden wordt dit verduidelijkt. Ook zijn enkele begrenzingen aan te geven.

Het uitgangspunt bij eenvoudige uitvoeringscorrespondentie is dat geen nieuwe rechtsverhoudingen worden geschapen. Dit mandaat kan dus niet worden gebruikt voor het vaststellen van beschikkingen (andere publiekrechtelijke besluiten worden geheel niet gemandateerd) en het aangaan van overeenkomsten (bestellingen).

Ook dit mandaat geldt niet voor gevallen:

• -

  waarin afwijking van bestaande regels nodig is;

• -

  waarin verwacht kan worden dat toepassing van de regels in een concreet geval bestuurlijke of politieke repercussie zal hebben;

• -

  waarin geen budget (meer) voorhanden is voor de uitvoering van het besluit;

Het gaat hier niet om een ondertekeningsmandaat, maar om de bevoegdheid om namens het college (of namens de burgemeester) zaken af te doen.

Let op! Het mandaat is een besluit van deze organen en niet van de gemeenteraad. Het mandaat geldt dus niet voor afdoening van zaken waartoe de raad bevoegd is. Eenvoudige correspondentie aan de raad wordt afgedaan via de lijst ingekomen stukken.

Voorbeelden

Bepaalde besluiten dienen na vaststelling aan anderen te worden meegedeeld (bijvoorbeeld verordeningen die strafrechtelijke bepalingen bevatten aan het arrondissementsparket). De toezending van zo’n besluit schept geen nieuwe rechtsverhouding en kan derhalve als uitvoering worden beschouwd.

Ook valt te denken aan gevallen waarin een briefkaart gebruikt kan worden zoals:

• -

  ontvangstbevestigingen (niet van meldingen van bouwvoornemens of op grond van de Wet milieubeheer) en

• -

  het toezenden van voorhanden informatie (folders, kaarten, drukwerk);

• -

  het retourneren van stukken etc.

• -

  verzoeken om nadere informatie aan aanvrager om de aanvraag te completeren teneinde op de aanvraag te kunnen beslissen.

Omdat in deze gevallen geen rechtsverhouding tot stand komt, bestaat er geen bezwaar tegen de stukken met een eigen ondertekening (dus niet: namens …) te verzenden.

Procesvertegenwoordiging

Voor procesvertegenwoordiging bestaat een afzonderlijke procesmachtiging.

MANDAATBESLUIT OFGV

De mandaten betrekking hebbend op bevoegdheden als genoemd in de aanhef van het Mandaatbesluit OFGV. en verleend aan de directeur van de Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek zijn vastgelegd in het Mandaatbesluit OFGV.

Gemandateerde bevoegdheden en volmachten