CVDR279786_1Archiefverordening 2013nlregelingHeumen2017-10-10HeumenGemeente Heumen Actueel, 16-04-2013Archiefverordening 2013Gemeentewet, art. 147Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2013-03-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-04-17Onbekend02.06 B1GeenArchiefverordening 2013IBegripsbepalingen1In deze verordening en de daarop berustende regels wordt verstaan
onder:
a.de wetde Archiefwet 1995b.het besluithet Archiefbesluit 1995c.gemeentelijke organende overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b, van
de wet, voor zover behorende tot de gemeented.archiefbescheidenbescheiden, zoals omschreven in art. 1c van de wet,
waaronder ook wordt verstaan vastgelegde informatie,
opgemaakt of ontvangen bij de aanvang, uitvoering of
voltooiing van een institutionele of individuele
activiteit van de gemeente of van haar ambtenaren,
die voldoende inhoud, context en structuur bevat om
als bewijs van de activiteit te dienene.documentaire verzamelingenbescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die zijn
bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale
of regionale geschiedenis van belang kunnen worden
geachtf.archiefbewaarplaatsde door het college overeenkomstig artikel 31 van de
wet aangewezen archiefbewaarplaatsg.archiefruimteeen ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring
van archiefbescheiden in afwachting van hun
overbrenging ingevolge artikel 12, lid 1 of artikel
13 lid 1 van de weth.de archivarisde overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivarisi.beheerderdegenen die ingevolge artikel 4 van de verordening
zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden
van de gemeentelijke organen die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebrachtj.beheereenheideen door burgemeester en wethouders als zodanig aan
te wijzen organisatieonderdeel, belast met de
documentaire informatievoorzieningk.informatiesysteemsysteem van documentatie, procedures, apparatuur en
programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden
kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd
IIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand
houden van de archiefbewaarplaats bedoeld in artikel 31 van de wet,
alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder.4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanstellen van voldoende
deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van
de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen,
ongeacht hun vorm.51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige
wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen. 6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de
archiefbewaarplaats regels vast.8Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente
in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het
beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk
geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.9Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad
verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel
30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de
gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer
van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.IIIToezicht van de gemeentearchivaris op het beheer van de
archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.10De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter
uitvoering daarvan gegeven regels.11De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van dit hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren
die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in
artikel 22 van de wet.121.De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene die
namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en
inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak
noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te
verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de
archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en
systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht
vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften
ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.13De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang
van een goed beheer moeten worden getroffen.14De beheerders doen aan de gemeentearchivaris tijdig mededeling van
tenminste het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorgenomen conversie of migratie van documenten en
informatiebestanden;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
15De archivaris doet tenminste eenmaal per jaar aan burgemeesters en
wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.IVSlotbepalingen16Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening worden
ingetrokken de Archiefverordening, vastgesteld bij besluit van de
gemeenteraad van 29 juni 2006, nr. 06.06 B4.17Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na
bekendmaking.18Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening 2013.RJMalden, 28 maart 2013DE RAAD VOORNOEMD;De raadsgriffier,L.Bosland.De burgemeester,P.Mengde.Archiefverordening 2013Memorie van toelichtingDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en
277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de
gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde
artikelen in de Archiefwet 1995.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing
op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten.Het eerste deel betreft de regeling voor de zorg, die het college van
burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke
organen. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in
de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd, maar wel wordt verduidelijkt
in de Memorie van Toelichting bij die wet. Zorg is de algemene
bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de
uitvoering van de Archiefwet, op elk terrein. Daaronder zijn begrepen de
verantwoordelijkheid voor het beheer en die zaken die noodzakelijk zijn
om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en
geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van
beheersregels en voldoende financiën.Het tweede deel betreft het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats. Artikelsgewijs toelichtingArtikel 1Omwille van de leesbaarheid worden alle in dit besluit gehanteerde
begrippen, ook als deze al in andere regels zijn gedefinieerd, genoemd.
In deze MvT worden alleen de nieuw of nader gedefinieerde begrippen
nader verklaard.Sub dTen aanzien van het begrip archiefbescheiden kan ter verduidelijking het
volgende worden opgemerkt. Hoewel voor archiefbescheiden geen
vormvereiste geldt, legt het woord bescheiden onbewust een relatie met
papieren documenten. Maar naast de "klassieke" papieren
archiefbescheiden vallen nadrukkelijk ook digitale archiefbescheiden
onder de werking van de wet. Daarom is in deze verordening, zonder
overigens de definitie uit de AW te ontkrachten, aansluiting gezocht bij
de door de International Council on Archives (ICA) gehanteerde
definitie.Sub eDocumentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de
archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale
geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen in de
archiefbewaarplaats worden opgenomen.Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van art. 13, vierde lid van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.Artikel 3De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel
7 te stellen regels: het Besluit Informatiebeheer 2013.Artikel 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de
procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking
komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent slechts de in dit artikel
bedoelde verplichting ten behoeve van de interne stukken. Uit
overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van
conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist.
Daarom is in hetzelfde artikel bepaald , dat ook de te verzenden stukken
aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als
ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook
profijt. Artikel 7De bedoelde regels zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer
2013.Artikel 8Het gaat hier bij de instelling van of deelname aan rechtspersonen, die
krachtens privaatrecht zijn ingesteld en die, zoals de Archiefwet zegt,
met enig openbaar gezag zijn bekleed. Hierbij kan gedacht worden aan
organisaties die zich volledig bezighouden met een overheidstaak, maar
ook organisaties, die primair commercieel opereren en slechts voor een
klein deel van hun werkzaamheden met openbaar gezag zijn bekleed. De
kern van het begrip "openbaar gezag" is dat men eenzijdig wijzigingen
kan aanbrengen in de rechtspositie van natuurlijke of rechtspersonen.
Het uitoefenen van een publieke taak door privaatrechtelijke
rechtspersonen - zoals het ophalen van huisvuil, het vervoer van
personen of de levering van elektriciteit - maakt deze organisatie nog
niet tot een overheidsorgaan in de zin van de wet. Overigens kunnen
lagere overheden geen openbaar gezag overdragen buiten de
delegatiekaders van organieke wetten.Is eenmaal duidelijk dat - en in hoeverre - een privaatrechtelijke
organisatie kan worden aangemerkt als overheidsorgaan, dan dient dit
orgaan te voldoen aan alle verplichtingen van de Archiefwet, voor zover
de archiefbescheiden verband houden met het openbaar gezag.Artikel 9De gemeenteraad verneemt aldus tenminste éénmaal per (twee) jaar wat er
op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht
daarop heeft plaatsgevonden, als bedoeld in dit artikel en artikel
14.Artikel 12De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie
hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term
"archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van
het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei
wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts
via ICT opgevraagd kan worden.Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie
veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat
sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft
onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het
toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer
voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering
betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52
van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet
bestuursrecht. Artikel 14Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier
vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten
zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de
openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de
burger tot gevolg zouden hebben.Artikel 15.De verslaglegging door de gemeentearchivaris is de basis voor de
verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld
in artikel 9.