Organisatie | Drimmelen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieverordening Drimmelen |
Citeertitel | Organisatieverordening Drimmelen |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | personeel en organisatie |
Dit is de tekst van de verordening zoals deze geldt met ingang van 7 maart 2002, de datum van inwerkingtreding van de 1e wijziging
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2002 | 11-01-2017 | art. 3, 7, 9, 11 | 14-06-2001 Intern bekendgemaakt | Onbekend |
De raad van de gemeente Drimmelen,
met inachtneming van artikel 103 en 159 van de Gemeentewet;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 april 2001;
gelezen het advies van de Ondernemingsraad van Drimmelen van 8 mei 2001;
onverminderd hetgeen in andere wetten en verordening ter zake is bepaald vast te stellen de navolgende:
Hoofdstuk I De structuur van het ambtelijk apparaat
Ingesteld is een ambtelijke organisatie voor de ondersteuning van de bestuursorganen bij de uitoefening van hun taken. De ambtelijke organisatie met uitzondering van de organisatorische eenheden die worden aangeduid met de benamingen "afdelingen".
Hoofdstuk II De taaktoewijzing
Artikel 3 Inrichting van de ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie van de gemeente Drimmelen bestaat uit: 6 afdelingen, met de werknamen: publiekszaken, openbare werken, grondgebied, maatschappelijke aangelegenheden, middelen en bestuurs- en managementondersteuning.
Hoofdstuk III De gemeentesecretaris
De gemeentesecretaris treedt op als voorzitter van het managementteam. In die hoedanigheid dient hij er naar te streven dat binnen het managementteam maximale consensus wordt bereikt aangaande organisatorische aangelegenheden. Indien geen consensus kan worden bereikt neemt hij uit hoofde van zijn verantwoordelijkheid een eindbeslissing. Bij afwezigheid wordt de gemeentesecretaris vervangen door de loco-secretaris.
De gemeentesecretaris adviseert zelf ingeval van zaken waarbij de bestuursorganen de mening van de (wettelijke) eerste adviseur willn, respectievelijk dienen te kennen. Ingeval hij voornemens is een advies uit te brengen dat afwijkt van het advies of de mening van het managementteam, zal hij het laatstgenoemde orgaan, onder vermelding van redenen, daarvan vooraf mededeling doen.
Artikel 9 Verhouding tot de ambtelijke organisatie
Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en het personeelsbeleid; voor de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering mag en moet hij er van uitgaan dat deze berust bij de afdelingshoofden.
Hij kan vergaderingen van afdelingen bijwonen. De gemeentesecretaris is als diensthoofd partner in het overleg met de Ondernemingsraad als bedoeld in hoofdstuk IV van de Wet op de Ondernemingsraden. Op verzoek van zowel de gemeentesecretaris als de Ondernemingsraad kan een Overlegvergadering worden gehouden. Naast deze formele contacten heeft hij periodiek overleg met een afvaardiging van de Ondernemingsraad.
Artikel 10 Verticale en horizontale coördinatie
De gemeentesecretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.
Hoofdstuk IV Het afdelingshoofd
Artikel 11 Verhouding tot de afdeling
Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering (inclusief die van hemzelf) via de gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur; daar waar een zaak tevens het taakgebied van een of meer andere afdelingen raakt en coördinatiebehoeften bestaan, is het hoofd van de afdeling (als primaatafdeling) verantwoordelijk voor aanvullende adviezen; het hoofd van de afdeling is eindverantwoordelijk voor de kredietbewaking c.q. voor budgetbeheer van het voor zijn afdeling beschikbare budgetten.
Het afdelingshoofd heeft de zorg voor het personeel van de afdeling en is de eerst aangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting. Het afdelingshoofd ziet toe op de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerst aangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de afdeling gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Hij is tevens de eerste beoordelaar van zijn personeel, waarbij hij rekening houdt met de daarvoor opgestelde richtlijnen vanuit het college. Het afdelingshoofd draagt tevens zorg voor het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken.
Artikel 12 Verhouding tot de portefeuillehouder
De portefeuillehouder is de aanjager van politiek-bestuurlijke (beleids)processen binnen zijn (haar) portefeuille. Dit geldt eveneens voor de te nemen bestuurlijke beslissingen. Het afdelingshoofd overlegt periodiek met de verantwoordelijke portefeuillehouder(s). Uit dit overleg of andere contacten komen opvattingen naar voren die onderdeel dienen uit te maken van integrale ambtelijke advisering. De opvatting van de verantwoordelijke portefeuillehouder dient expliciet in de ambtelijke advisering naar voren worden gebracht.
Het hoofd van de afdeling volgt ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het functioneren van de afdeling en loopt vooruit op mogelijke ontwikkelingen, onder meer door het volgen van wetsvoorbereidingen en afkondigingen; het uitvoeren van (geautomatiseerd) toegepast onderzoek en het onderzoeken van subsidiemogelijkheden.
Artikel 15 Managementteamvergadering (MT)
de coördinatie van en advisering over het personeels- en organisatiebeleid; de onderlinge afstemming van de stijlen van leidinggeven; de coördinatie van activiteiten tussen de afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur; de zorg voor planning, prioriteitsstelling, voortgang van de werkzaamheden en de verantwoording over de uitgevoerde taken;
de informatie-uitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken; de zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie; de bespreking en coördinatie van vergaderingen van het gemeentebestuur; de totstandkoming van een taakgerichte cultuur; tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen; overige zaken, die voor meer afdelingen van belang zijn. In MT vindt afstemming plaats over de centrale middelensturing;
Het volgen van alle ontwikkelingen die van invloed zijn op het functioneren van de organisatie, alsmede vooruitlopen op mogelijke ontwikkelingen. Dit betekent onder meer het volgen van wetsvoorbereidingen, het (laten) uitvoeren van (geautoriseerd) toegepast onderzoek en het onderzoeken van subsidiemogelijkheden. Neemt initiatieven voor de ontwikkeling van nieuwe beleidsvoorsteleln (beleidsontwikkeling en -uitvoering), visie en strategie op de organisatie.
De leden kunnen, indien noodzakelijk, worden vervangen door hun vervangers of bij afwezigheid van dezen, door een in overleg met de voorzitter aan te wijzen functionaris. De vervanger van de gemeentesecretaris / voorzitter is de loco-secretaris, al dan niet tevens afdelingshoofd. Het MT overleg is voorts verantwoordelijk voor:
- het management van de ambtelijke organisatie;
Het afdelingsoverleg heeft tot taak:
- doorkoppeling van het besprokene in het MT-overleg en bespreking van de vergaderingen van het gemeentebestuur;
- planning en coördinatie van de werkzaamheden van de afdeling;
- het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;
Artikel 17 Overleg afdelingshoofd met portefeuillehouder
Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder
- wat in het MT-overleg, afdelingsoverleg en in het college besproken of besloten is;
- het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;
- bespreking van zaken die in het kader van mandatering problemen geven;
- het bespreken van nieuwe zaken voor de afdeling / portefeuille.
Artikel 18 Overleg burgemeester en wethouders - MT-leden
Een keer per kwartaal vindt overleg plaats tussen burgemeester en wethouders en MT-leden over met name beleidsontwikkelingen, het in gang zetten van nieuw beleid of aangelegenheden die op de gemeentelijke organisatie betrekking hebben c.q. kunnen gaan krijgen.
Hoofdstuk VII Mandatering en delegatie
Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunenn voor bepaalde categorieën zaken individuele leden van het college, dan wel de gemeentesecretaris, een afdelingshoofd of een andere door hen aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hen of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen. Dit is geregeld in de mandaatregeling d.d. 31 maart 1998 met separate wijzigingen.