CVDR27880_1Besluit informatiebeheer Arnhem 2004nlregelingArnhem2017-12-05ArnhemArnhemse Koerier22-12-2004Besluit informatiebeheer Arnhem 2004 (nr. 1805)Archiefbesluit, art. 11Archiefbesluit, art. 12Archiefverordening, art. 6college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2004-10-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2005-02-032010-07-08nieuwe regelingB&W26-10-20041.GeenGeenBesluit informatiebeheer Arnhem 2004HOOFDSTUK 1: Algemene bepalingenArtikel1In dit besluit wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995, zoals deze luidt op 1 oktober 2004;

het besluit: het Archiefbesluit 1995, zoals dat luidt op 1 oktober 2004;

de regeling: de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden;

archiefverordening de in artikelen 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid van de wet bedoelde verordening;

archiefbescheiden de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

beheer van archiefbescheiden het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

informatiebestand archiefbescheiden, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

informatiebeheer het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en archiefbescheiden;

dienst een gemeentelijke dienst of instelling, die belast is met zelfstandige uitvoering van taken en documenten registreert, ordent en beheert.

HOOFDSTUK 2: VerantwoordelijkheidArtikel2De directeur van een dienst is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de archiefbescheiden van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel3De directeuren van de diensten maken nadere afspraken omtrent de informatievoorziening binnen de gehele gemeentelijke organisatie, welke in concernbrede kaders worden vastgelegd.Artikel4De directeur van een dienst kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan een of meer in het bijzonder met informatiebeheer belaste ambtenaren van de gemeente Arnhem.HOOFDSTUK 3:Archiefvorming en -ordeningProductie van archiefbescheidenArtikel5De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen (regeling duurzaamheid archiefbescheiden 2001).Artikel6De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.Artikel7De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat van archiefbescheiden waarvan een exemplaar wordt verzonden, een ander exemplaar wordt bewaard als archiefkopie.Artikel8De directeur van een dienst draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor verkeer van archiefbescheiden en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.Identificering van archiefbescheidenArtikel91.De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat uit ieder archiefbescheid, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium ervan is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.2.Ten aanzien van archiefbescheiden dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.3Het bepaalde in het vorige lid heeft enkel betrekking op archiefbescheiden die benodigd zijn in het kader van de uitvoering van een aan een dienst opgedragen taak en de verantwoording daarover, of die in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel verband houden met de communicatie met de burger.Artikel10Artikel10De directeur van een dienst draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheidenArtikel11De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.Artikel121.De directeur van een dienst ziet erop toe dat van informatiebestanden een structuurplan als bedoeld in artikel 11 wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.3.Uit het vorige artikel bedoelde structuurplan dient te allen tijde te blijken waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.Bijzonderheden omtrent toepassing regeling Geordende en Toegankelijke staat ArchiefbescheidenArtikel 13Artikel 9 van de regeling is in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het archiefbescheid of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen. Artikel 3 van de regeling is dan van overeenkomstige toepassing.Bijzonderheden omtrent digitale archiefbescheidenArtikel 14

De afdelingen van een dienst stellen het hoofd van de afdeling DIV onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een archiefbescheid of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Ten minste eenmaal per jaar verricht de afdeling DIV een inventarisatie van binnen de beheerseenheden betreffendearchiefbescheiden en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

De afdeling DIV geeft onverwijld de bewaartermijn aan van de archiefbescheiden en informatiebestanden als bedoeld in het eerste lid; de afdeling doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie.

3.Verantwoordelijk voor een tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het tweede lid bedoelde conversie en migratie zijn primair de beheerseenheden waar de betreffende digitale archiefbescheiden of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen. Of ingeval van een reorganisatie de dienst waarop rechten en functies zijn overgegaan, althans voor zover de digitale archiefbescheiden of informatiebestanden aan deze beheerseenheid zijn overgegaan. HOOFDSTUK 4:Beheer van archiefbescheidenBewaring van archiefbescheidenArtikel 15De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.Artikel 16De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel 17Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.Beveiliging en raadpleging van archiefbescheidenArtikel 18De directeur van een dienst draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.Artikel 19De directeur van een dienst laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de betreffende dienst die ambtelijk zijn belast met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de directeur van de betreffende dienst.Artikel 20De directeur van een dienst ziet er op toe dat geen archiefbescheiden uit informatiebestanden worden verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.Artikel 21

De directeur van een dienst draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur in aanmerking komende archiefbescheiden.

Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is - behoudens toestemming van burgemeester en wethouders - slechts toegestaan aan functionarissen van een dienst die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid. Aan deze toestemming kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

Vervanging van archiefbescheidenArtikel 22Ten aanzien van besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het besluit, wordt vooraf advies van de archivaris ingewonnen.Vervreemding en overdracht van archiefbescheidenArtikel 23Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.Artikel 24Overdracht van archiefbescheiden aan een andere dienst, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de instemming van alle hoofden van de betrokken diensten, de archivaris gehoord.Selectie en vernietiging van archiefbescheidenArtikel 25

De directeur van een dienst zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

In geval van selectie voor vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft.

Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 11 bedoelde documentair structuurplan.

Artikel 26Het hoofd van een dienst stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn dienst een lijst op van vernietigbare documenten, met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.Overbrenging van archiefbescheidenArtikel 27Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.HOOFDSTUK 5: SlotbepalingenArtikel 28Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit informatiebeheer Arnhem 2001.Artikel 29Dit besluit treedt in werking met ingang van de datum van inwerkingtreding van de Archiefverordening Arnhem 2004.Artikel 30Dit besluit kan worden aangehaald als: “Besluit informatiebeheer Arnhem 2004”.