| Organisatie | Arnhem |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer Arnhem 2004 |
| Citeertitel | Besluit informatiebeheer Arnhem 2004 (nr. 1805) |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-02-2005 | 08-07-2010 | nieuwe regeling | 26-10-2004 Arnhemse Koerier22-12-2004 | B&W26-10-2004 |
De directeur van een dienst is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de archiefbescheiden van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De directeuren van de diensten maken nadere afspraken omtrent de informatievoorziening binnen de gehele gemeentelijke organisatie, welke in concernbrede kaders worden vastgelegd.
De directeur van een dienst kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan een of meer in het bijzonder met informatiebeheer belaste ambtenaren van de gemeente Arnhem.
De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen (regeling duurzaamheid archiefbescheiden 2001).
De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat van archiefbescheiden waarvan een exemplaar wordt verzonden, een ander exemplaar wordt bewaard als archiefkopie.
De directeur van een dienst draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor verkeer van archiefbescheiden en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat uit ieder archiefbescheid, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium ervan is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het bepaalde in het vorige lid heeft enkel betrekking op archiefbescheiden die benodigd zijn in het kader van de uitvoering van een aan een dienst opgedragen taak en de verantwoording daarover, of die in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel verband houden met de communicatie met de burger.
De directeur van een dienst draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
Uit het vorige artikel bedoelde structuurplan dient te allen tijde te blijken waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
Bijzonderheden omtrent toepassing regeling Geordende en Toegankelijke staat Archiefbescheiden
Artikel 9 van de regeling is in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het archiefbescheid of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen. Artikel 3 van de regeling is dan van overeenkomstige toepassing.
Bijzonderheden omtrent digitale archiefbescheiden
De afdelingen van een dienst stellen het hoofd van de afdeling DIV onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een archiefbescheid of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Ten minste eenmaal per jaar verricht de afdeling DIV een inventarisatie van binnen de beheerseenheden betreffendearchiefbescheiden en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
3.Verantwoordelijk voor een tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het tweede lid bedoelde conversie en migratie zijn primair de beheerseenheden waar de betreffende digitale archiefbescheiden of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen. Of ingeval van een reorganisatie de dienst waarop rechten en functies zijn overgegaan, althans voor zover de digitale archiefbescheiden of informatiebestanden aan deze beheerseenheid zijn overgegaan.
HOOFDSTUK 4:Beheer van archiefbescheiden
Bewaring van archiefbescheiden
De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De directeur van een dienst draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.
Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden
De directeur van een dienst draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De directeur van een dienst laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de betreffende dienst die ambtelijk zijn belast met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de directeur van de betreffende dienst.
De directeur van een dienst ziet er op toe dat geen archiefbescheiden uit informatiebestanden worden verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is - behoudens toestemming van burgemeester en wethouders - slechts toegestaan aan functionarissen van een dienst die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid. Aan deze toestemming kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.
Vervanging van archiefbescheiden
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het besluit, wordt vooraf advies van de archivaris ingewonnen.
Vervreemding en overdracht van archiefbescheiden
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Overdracht van archiefbescheiden aan een andere dienst, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de instemming van alle hoofden van de betrokken diensten, de archivaris gehoord.
Selectie en vernietiging van archiefbescheiden
Het hoofd van een dienst stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn dienst een lijst op van vernietigbare documenten, met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Overbrenging van archiefbescheiden
Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit informatiebeheer Arnhem 2001.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de datum van inwerkingtreding van de Archiefverordening Arnhem 2004.
Dit besluit kan worden aangehaald als: “Besluit informatiebeheer Arnhem 2004”.