| Organisatie | Overbetuwe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer gemeente Overbetuwe 2011 |
| Citeertitel | Besluit informatiebeheer gemeente Overbetuwe 2011 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | besluit informatiebeheer 2011 11 12 13.pdf |
Het Besluit informatiebeheer Gemeente Overbetuwe 2010, zoals vastgesteld bij besluit van 24 november 2009, wordt ingetrokken.
Archiefverordening gemeente Overbetuwe 2010, art. 7
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2012 | nieuwe regeling | 13-12-2011 Hét Gemeente Nieuws; 21-12-2011 | 11bwb00066 | ||
| 04-02-2010 | 01-01-2010 | 01-01-2012 | nieuwe regeling | 24-11-2009 Hét Gemeente Nieuws; 03-02-2010 | 09bwb00662 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Hoofdstuk 2 De archiefbewaarplaats en de archivaris
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 4 Bevoegdheid archivaris
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen als dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Hoofdstuk 3 Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Artikel 7 Taak teammanager team Informatie
De documentaire informatievoorziening is ondergebracht bij het team Informatie. De teammanager van het team Informatie is belast met het geheel van de informatievoorziening alsmede met het beheer van de documenten van alle beheerseenheden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 4 Archiefvorming en -ordening
Paragraaf 1 Productie van documenten
Artikel 9 Produceren van documenten
De teammanager van het team Informatie zorgt dat documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen worden vervaardigd dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 10 Wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten
De teammanager van het team Informatie zorgt dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
Artikel 12 Opstellen van procedures en behandelen van documenten
De teammanager van het team Informatie zorgt – voor zover van toepassing – voor het opstellen van procedures voor documentenverkeer en het behandelen van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Paragraaf 2 Identificering van documenten
Artikel 13 Identificeren van documenten
De teammanager van het team Informatie zorgt dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Paragraaf 3 Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel 15 Ordenen en toegankelijkheid van documenten
De teammanager van het team Informatie zorgt dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten gebeurt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een ordeningsplan als bedoeld in artikel 3 van de Regeling.
Artikel 16 Inventaris informatiebestanden
De teammanager van het team Informatie ziet er op toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de Regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
In afwijking van de Regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en, indien van toepassing, de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Hoofdstuk 5 Beheer van documenten
Paragraaf 1 Bewaring van documenten
Artikel 18 Bewaren van documenten
De teammanager van het team Informatie zorgt dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Paragraaf 2 Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel 21 Beveiligen van documenten
De teammanager van het team Informatie zorgt voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Artikel 22 Raadplegen van documenten
De teammanager van het team Informatie laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Het uitlenen van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheden zoals genoemd in artikel 7, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de teammanager van het team Informatie.
Artikel 23 Verbod tot verwijderen documenten
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
De teammanager, of in voorkomend geval de algemeen manager, van de betreffende beheerseenheid zorgt dat de in het tweede lid van dit artikel genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 8 van dit besluit de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste éénmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Paragraaf 5 Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 29 Vernietigen van documenten
De teammanager van het team Informatie stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.