Organisatie | Sint-Michielsgestel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieregeling gemeente Sint-Michielsgestel |
Citeertitel | Organisatieregeling gemeente Sint-Michielsgestel 2007 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | organisatie |
Deze regeling vervangt de regeling"Organisatieverordening gemeente Sint-Michielsgestel".
Deze regeling is niet op de gebruikelijke wijze gepubliceerd.
Gemeentewet, art. 160, lid 1 onder c
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-05-2007 | 30-01-2007 | Nieuwe regeling | 30-01-2007 Intranet, 25-04-2007 | Index, 1.101 |
De in lid 1, onder d. genoemde afdelingen worden als volgt aangeduid:
de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning met als kerntaken financieel beleid en financieel beheer, belastingen en verzekeringen, personeel en organisatie, algemeen juridische zaken en rechtsbescherming, informatie- en communicatietechnologie (ICT), archief en documentaire informatievoorziening (DIV), bodedienst en centrale inkoop;
de afdeling Ontwikkeling met als kerntaken beleidsontwikkeling op de terreinen van economische zaken, vestigingsbeleid, volkshuisvesting, ruimtelijke ordening, milieubeleid, grondbeleid en -exploitatie, archeologie en monumentenzorg, cultuur, recreatie en toerisme, welzijn en zorg, onderwijs, jeugd en sport;
de afdeling Uitvoering met als kerntaken verkeer- en vervoersbeleid, beleid en beheer met betrekking tot en voorbereiding en uitvoering inrichting openbare ruimte (weg- en waterbouw en cultuurtechniek), afvalinzameling en –verwijdering, nieuwbouw en vervolgens dagelijks en technisch beheer en onderhoud gemeentelijke gebouwen en installaties, landmeten en kaartproductie, beheer onbebouwde gemeentelijke eigendommen, uitvoering Wet WOZ, wijkbeheer.
Hij is een teamspeler die tot taak heeft de organisatie als geheel goed te laten functioneren en heeft daarin een voorbeeldfunctie. Hij geeft richting aan een goede bedrijfsvoering en planning en control, zorgt voor een goede coördinatie van werkzaamheden op zijn terrein binnen de organisatie en neemt initiatieven in het kader van kwaliteitszorg en innovatie.
Hij geeft vorm en inhoud aan planning- en control en geeft in dat kader opdrachten en maakt afspraken over de wijze van voortgangsrapportage in de sfeer van bedrijfsvoering. Hij houdt toezicht op de goede uitvoering van opdrachten en nakoming van afspraken en heeft in dat verband een signaalfunctie.
Het afdelingshoofd heeft de volgende taken.
Hij is integraal manager en als zodanig verantwoordelijk voor de realisatie van de producten binnen zijn afdeling en de daarbij in te zetten middelen en de over die productie gemaakte afspraken en rapporteert daarover. Jaarlijks stelt hij op basis van het raadsprogramma en de collegebegroting een afdelingsplan op met de doelen en de planning voor het volgende jaar.
Hij heeft het primaat met betrekking tot de inhoudelijke advisering aan het college. Hij legt periodiek verantwoording af aan de algemeen directeur en het bestuur over productie- en budgetafspraken, over het gevoerde financieel en personeelsmanagement, over de voortgang van projecten waarvoor zijn afdeling verantwoordelijk is en over andere kwaliteitsaspecten. Hij analyseert problemen, processen en nieuwe ontwikkelingen en kan op het gebied van zijn afdeling de beleidsadvisering op strategisch niveau voor zijn rekening nemen.
Het strategisch overleg is gericht op ontwikkelingen die voor een goed functioneren van het gemeentebestuur van belang zijn en op bespreking van thema’s die strategisch van betekenis zijn voor de ontwikkeling van de gemeente danwel voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie. Daarnaast is het overleg gericht op de voorbereiding van de stukken in het kader van de begrotingscyclus (begroting, voorjaarsnota, najaarsnota, slotmemo en jaarrekening).
De algemeen directeur/gemeentesecretaris en de adjunct-directeur/concerncontroller overleggen in beginsel eenmaal per week. Van het overleg wordt verslag opgemaakt dat aan de afdelingshoofden, de medewerkers en het college beschikbaar wordt gesteld. Op uitnodiging van de algemeen directeur/gemeentesecretaris kunnen ook anderen aan het overleg deelnemen.
Onder leiding van de algemeen directeur/gemeentesecretaris komen alle leidinggevenden in beginsel éénmaal per maand bijeen. Aan het overleg kunnen de programmamanager en de personeelsadviseurs als agendalid deelnemen. Op uitnodiging van de algemeen directeur kan ook de voorzitter van de OR als toehoorder het overleg bijwonen. Van het overleg wordt verslag opgemaakt dat aan de afdelingshoofden, de medewerkers en het college beschikbaar wordt gesteld.
Onder leiding van het afdelingshoofd komen alle medewerkers van een afdeling in beginsel éénmaal per maand en overigens zo vaak als het afdelingshoofd dat nodig acht bijeen om afdelingsbrede onderwerpen te bespreken. Op uitnodiging van het afdelingshoofd kunnen ook anderen aan het overleg deelnemen.
Tot de afdelingsbrede onderwerpen worden in ieder geval gerekend alle algemene onderwerpen met betrekking tot het P&O-beleid, organisatiebrede cultuurprojecten, bedrijfsvoering in algemene zin, het opstellen, uitvoeren en evalueren van afdelingsplannen, begroting en rekening en de in dat kader op te stellen managementrapportages en bijzondere thema’s die voor de gehele afdeling van belang zijn.
Indien de voortgang van de werkzaamheden niet volgens planning zal gaan verlopen, stelt het afdelingshoofd de algemeen directeur/gemeentesecretaris en zonodig de portefeuillehouder daarvan op de hoogte. Hij verantwoordt daarbij de reden van de vertraging in de voortgang en stelt een aangepaste planning voor.
Indien een programma of product zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt, wijst de algemeen directeur een afdelingshoofd aan als primaathouder. Deze primaathouder zorgt vervolgens voor de integrale voorbereiding en/of uitvoering alsmede voor de tijdplanning en de bewaking van de voortgang.
De algemeen directeur kan het primaathoudende afdelingshoofd opdragen een project- of programmavoorstel voor te bereiden, waarin de integraliteit van de aanpak tot uitdrukking wordt gebracht. Voorstellen voor het instellen van projecten of programma’s worden door tussenkomst van de algemeen directeur/gemeentesecretaris ter besluitvorming voorgelegd aan het college, dat vervolgens kan besluiten een coördinerend portefeuillehouder als bestuurlijk opdrachtgever aan te wijzen voor het project of programma.
Indien afdelingen het niet eens kunnen worden over een eensluidend advies dan beslist de algemeen directeur/gemeentesecretaris over de advisering aan het college. Met inachtneming van de beslissing van de algemeen directeur/gemeentesecretaris brengt de primaathoudende afdeling vervolgens een advies uit aan het college.
Elk afdelingshoofd maakt voorafgaande aan een nieuw kalenderjaar en op basis van het door de gemeenteraad vastgestelde raadsprogramma en de door het college vastgestelde collegebegroting een afdelingsplan waarin hij de planning van de werkzaamheden opneemt, afgezet tegen de beschikbare personele en financiële middelen. Bij afdelingsoverstijgende zaken zorgt hij tevoren voor afstemming met collega-afdelingshoofden. De portefeuillehouder wordt bij de totstandkoming van de afdelingsplannen en met name bij de prioriteitstelling van zaken betrokken. De afdelingsplannen worden vastgesteld door de directie.
Elk afdelingshoofd legt via managementrapportages en de directie via de ontwerpen van bestuursrapportages en het ontwerp van de jaarrekening periodiek verantwoording af aan respectievelijk de directie en de bestuursorganen over het gevoerde beheer en de mate waarin de gestelde doelen zijn bereikt. De door de gemeenteraad vastgestelde verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet en de op grond van deze verordening door de gemeenteraad vastgestelde kadernota’s en door burgemeester en wethouders vastgestelde uitwerkingsregelingen, zijn van overeenkomstige toepassing.