Artikel 1 – Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.administratie:
Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van
informatie ten
behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen
van) de organisatie van de gemeente Leiderdorp en ten behoeve van de
verantwoording die daarvoor moet worden afgelegd.
b.financiële administratie:
Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en
samenvoegen van (financiële) gegevens van (onderdelen van) de organisatie
van de gemeente Leiderdorp, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- ·
de financieel-economische positie;
- ·
- ·
de onderverdeling van de budgetten in de begroting;
- ·
de herzieningen van de begroting d.m.v. begrotingswijzigingen;
- ·
het afwikkelen van vorderingen en schulden, alsmede
- ·
tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover in
tussentijdse rapportages, jaarrekening of anderszins.
De wijze waarop middelen ter beschikking komen en ter beschikking gekomen
middelen worden gebruikt om de gemeentelijke doelstellingen te
bereiken.
d.financieel beheer:
Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en
het uitoefenen van rechten van de gemeente Leiderdorp.
e.rechtmatigheid:
Het in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving, waaronder verordeningen
en raads- en collegebesluiten.
f.doelmatigheid:
Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet
van middelen.
g.doeltreffendheid:
De mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de
gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.
2. Begroting en verantwoording
Artikel 2 – Planning en Controlcyclus
De planning en controlproducten worden door het college aan de raad
aangeboden ter besluitvorming, danwel ter kennisneming. Het college biedt de
stukken steeds tijdig aan doch uiterlijk voor de raad:
- a.
voor het zomerreces, de bestuursrapportage tot en met april;
- b.
vóór 15 juli, de jaarstukken van het voorgaande jaar;
- c.
voor het zomerreces, de financiële kadernota;
- d.
voor de behandeling van de programmabegroting, de bestuursrapportage
tot en met augustus;
- e.
vóór 15 november, de programmabegroting voor het daarop volgende
jaar met meerjarenraming.
Artikel 3 – Programma-indeling
- a.
De raad stelt de programma-indeling vast.
- b.
De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante
indicatoren vast voor het meten van de gemeentelijke productie van
goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het
gemeentelijk beleid en het afleggen van verantwoording daarover.
Artikel 4 – Inrichting begroting en jaarstukken
- a.
Bij de begroting en het jaarverslag wordt een financieel overzicht
gegeven van de producten ingedeeld naar programma’s;
- b.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt
van elke nieuwe investering het benodigde investeringskrediet
weergegeven en van elke al bestaande investering het geautoriseerde
investeringskrediet;
- c.
In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de
geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.
Artikel 5 – Financiële kadernota
Het college biedt de raad een nota aan met een voorstel over de kaders voor
het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad geeft aan de hand
van dit voorstel vóór het zomerreces de kaders aan voor het college voor het
opstellen van de begroting van het komende jaar en de bijbehorende
meerjarenraming.
Artikel 6 – Autorisatie begroting, investeringskredieten en
begrotingswijzigingen
- a.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting het totaal van
baten en lasten per programma en het overzicht van algemene
dekkingsmiddelen.
- b.
Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe
investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor
autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe
investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen
van de financiële positie geautoriseerd.
- c.
Bij de behandeling in de raad van de hierna in artikel 7 beschreven
bestuursrapportage kan het college voorstellen doen voor wijziging van
de door de raad geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en
bijstelling van het beleid.
- d.
Begrotingswijzigingen van reserves of tussen Programmabudgetten vanaf €
15.000 worden vooraf en met een toelichting aan de raad ter vaststelling
aangeboden.
Wijzigingen tot € 15.000 worden achteraf door middel van een
begrotingswijziging aan de raad ter vaststelling voorgelegd.
- e.
Investeringen waarvoor geen dekking in de Programmabudgetten is
opgenomen en waarvan de jaarlijkse kapitaallasten (rente + afschrijving)
niet meer bedragen dan € 15.000 worden achteraf door middel van een
begrotingswijziging aan de raad ter vaststelling aangeboden.
Artikel 7 – Bestuursrapportage en GIG
- a.
Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages over
de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier en
acht maanden van het begrotingsjaar.
- b.
De bestuursrapportage bevat per (sub)programma een stoplichtenmodel
voor:
- c.
In de bestuursrapportage wordt verder op de onder b. genoemde onderdelen
de voortgang toegelicht. Hierbij wordt aandacht besteed aan de
inhoudelijke voortgang en de hiermee samenhangende financiën.
- d.
In de bestuursrapportage wordt ook een overzicht gegeven van:
- ·
Voortgang aangenomen moties
- ·
de uitputting van openstaande investeringen
- ·
voortgang van de taakstellingen
- ·
- ·
paragraaf bedrijfsvoering
- ·
paragraaf weerstandsvermogen
- e.
Het college informeert de raad twee maal per jaar over de financiële
ontwikkeling en voortgang van de gemeentelijke grondexploitatie. Dit
gebeurt door middel van:
- ·
De Gemeentelijke Integrale Grondexploitatie (GIG). In de GIG
worden met peildatum 1 januari alle grondexploitaties opnieuw
doorgerekend. De GIG wordt in het voorjaar door het college ter
vaststelling aangeboden aan de raad.
- ·
De voortgangsrapportage GIG. In de voortgangsrapportage GIG
wordt gerapporteerd over de voortgang ten opzichte van de GIG
per 1 januari. De belangrijkste financiële mutaties worden
inzichtelijk gemaakt. De voortgangsrapportage wordt in het
najaar door het college ter kennisname aangeboden aan de
raad.
Artikel 8 – Informatieplicht leningen, waarborgen en garanties
Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een
besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld binnen 4 weken zijn
wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen van het
verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000.
3. Financieel beleid
Artikel 9 – Waardering en afschrijving vaste activa
- a.
Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald
actief en het saldo van agio en disagio worden, indien geactiveerd,
lineair in 5 jaar afgeschreven.
- b.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste
van de exploitatie gebracht.
- c.
Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan €
5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en
terreinen.
- d.
Gronden en terreinen worden geactiveerd, maar er wordt
niet op afgeschreven.
- e.
Voor het afschrijven van de materiële vaste activa met economisch
nut worden de termijnen gehanteerd zoals vermeld in het overzicht
“Afschrijvingstermijnen vaste activa”, dat als bijlage 1 onderdeel
uitmaakt van deze verordening.
- f.
Onder activa met een maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel
35 van het Besluit begroting en verantwoording worden verstaan
investeringen in aanleg en vervanging van:
- ·
(de inrichting van) wegen;
- ·
- ·
- ·
- ·
- g.
Aankoop en vervaardiging van activa met een maatschappelijk nut
worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de
exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt
afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte
levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven
tijdsduur.
- h.
Met het afschrijven van activa wordt gestart in januari volgend op
het jaar waarin het actief is opgeleverd.
- i.
Aan openstaande investeringen en grondexploitaties wordt aan het
begin van ieder boekjaar rente over de boekwaarde per 1 januari
toegerekend.
- j.
In afwijking op het gestelde in lid i wordt aan openstaande
investeringen ten behoeve van de brede school West uitsluitend rente
toegerekend indien de investeringen aan het einde van het boekjaar
nog niet volledig zijn afgerond. Naast rente over de boekwaarde
wordt voor deze investeringen ook rente over de uitgaven/inkomsten
van dat boekjaar toegerekend.
- k.
In aanvulling op het gestelde in lid i wordt aan grondexploitaties
en bijbehorende investeringen ten behoeve van:
- ·
- ·
- ·
- ·
- ·
Uren W4 algemeen (projectbureau W4-algemeen)
- ·
- ·
- ·
- ·
- ·
- ·
- ·
- ·
- ·
- ·
Gebied Willem Alexander Laan
ook rente over de uitgaven/inkomsten van dat boekjaar toegerekend.
Artikel 10 – Voorziening voor oninbare vorderingen
a.Voor openstaande vorderingen betreffende:
- ·
onroerende zaakbelastingen;
- ·
- ·
- ·
- ·
- ·
wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd. De omvang van deze
voorziening wordt berekend op basis van een percentage over de openstaande
vorderingen voor deze heffingen.
b.Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid
gevormd op basis van een individuele beoordeling op in baarheid van de
openstaande vorderingen.
Artikel 11 – Reserves en voorzieningen
- a.
Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar een
Nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota
behandelt:
- ·
de vorming en bestemming van reserves;
- ·
de vorming en bestemming voor voorzieningen en
- ·
de toerekening en verwerking van rente over de reserves.
- b.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt
minimaal aangegeven:
- ·
het specifieke doel van de reserve;
- ·
de voeding van de reserve;
- ·
de maximale hoogte van de reserve en
- ·
Artikel 12 – Kostprijsberekening
- a.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en
diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de
kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte
kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende
diensten.
- b.
Bij de indirecte kosten worden de dotaties aan en onttrekkingen van
voorzieningen van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in
gebruik zijnde activa en de Compensabele Btw (BCF) (voor zover van
toepassing) bij de berekening betrokken.
Artikel 13 – Rentetoerekening
- a.
De interne rekenrente, welke wordt gebruikt voor rentetoerekening aan
activa, is marktconform.Deze wordt afgestemd op het rentepercentage dat
de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) hanteert voor lineaire vaste
geldleningen met een looptijd van 25 jaar.
- b.
In uitzondering op het gestelde in lid a wordt voor grondexploitaties en
investeringen die een negatieve boekwaarde hebben (meer baten dan
lasten) de interne rekenrente gebaseerd op het rentepercentage dat de
BNG rekent over een 6-maands deposito.
- c.
In uitzondering op lid b worden voor de in artikel 9;lid k genoemde
grondexploitaties en bijbehorende investeringen ook bij een negatieve
boekwaarde gerekend met de in lid a genoemde rekenrente.
Artikel 14 – Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en
prijzen
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de
gemeentelijke tarieven voor belastingen, leges, rioolheffingen en
afvalstoffenheffing/reinigingsrechten.
Artikel 15 – Financieringsruimte
- a.
Het college zorgt bij het uitoefenen van de financiële functie voor:
- ·
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het
uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de
door de raad vastgestelde kaders uit te voeren;
- ·
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals rente-, koers- en
kredietrisico’s;
- ·
het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van
een voldoende rendement op uitzettingen;
- ·
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe
kosten bij het beheren van geldstromen en financiële
posities.
- b.
Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de
richtlijnen zoals opgenomen in de wet FIDO en RUDDO alsmede het
treasurystatuut in acht.
- c.
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het
aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak
bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college
motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke
uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en
financiële participaties.
- d.
Het college doet de raad op basis van daartoe geldende regelgeving
een voorstel tot vaststelling of wijziging van het Treasurystatuut.
4. – Paragrafen.
Artikel 16 – Lokale heffingen
In de paragraaf Lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt
het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit
begroting en verantwoording in ieder geval op:
- ·
de geraamde respectievelijk gerealiseerde opbrengsten per lokale
heffing en
- ·
het kwijtscheldingsbeleid.
Artikel 17 – Weerstandsvermogen
- a.
Het beleid wordt in de kadernota Weerstandsvermogen en Risicomanagement
weergegeven. Deze nota wordt minimaal één keer in de vier
jaar geactualiseerd en aan de raad aangeboden.
- b.
In de paragraaf Weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarstukken
neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het
besluit Begroting en Verantwoording in ieder geval op:
- ·
de gewenste omvang van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit
bestaat daarbij uit de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente
beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;
- ·
een opsomming van de 10 risico’s met de grootste invloed op de
exploitatie, inclusief een inschatting van de kans dat deze risico’s
zich voordoen;
- ·
de relatie tussen de geraamde respectievelijk aanwezige
weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van
de geïnventariseerde risico’s met de weerstandscapaciteit kunnen worden
opgevangen.
Artikel 18 – Onderhoud kapitaalgoederen
- a.
Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf
Onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van
het Besluit begroting en verantwoording in ieder geval op:
- ·
de voortgang van het geplande onderhoud;
- ·
het gewenste kwaliteitsniveau.
- b.
Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar ter
vaststelling aan een:
- ·
rioleringsplan. Het plan geeft het kader
weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud,
de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de
eventuele uitbreidingen.
Artikel 19 – Financiering
In de paragraaf Financiering bij de begroting en jaarstukken neemt het
college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en
verantwoording in ieder geval op:
Artikel 20 – Bedrijfsvoering
In de paragraaf Bedrijfsvoering bij de begroting en jaarstukken neemt het
college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en
verantwoording in ieder geval op:
- a.
de ontwikkeling van de loonkosten;
- b.
de ontwikkelingen met betrekking tot de organisatie, planning &
control en communicatie;
- c.
de kosten van inhuur derden.
Artikel 21 – Verbonden partijen
In de paragraaf Verbonden partijen bij de begroting en jaarstukken neemt het
college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en
verantwoording in ieder geval van elke verbonden partij op:
- a.
de naam en vestigingsplaats;
- b.
het financieel belang van de gemeente;
- c.
de zeggenschap van de gemeente.
Artikel 22 – Grondbeleid
- a.
In de paragraaf Grondbeleid bij de begroting en jaarstukken neemt
het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit
begroting en verantwoording in ieder geval op:
- ·
de verwerving van gronden;
- ·
de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten.
- b.
Het college biedt de raad minimaal eens in de vier jaar
een (bijgestelde) nota Grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast.
In de nota wordt aandacht besteed aan:
- ·
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de
gemeente;
- ·
de uitgangspunten voor het opstellen van grondexploitaties, zoals
rente, winstneming, resultaatbestemming en prijsstelling van de
verkoop van gronden.
5. – Financieel beheer en interne controle
Artikel 23 – Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is
voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de
gemeente als geheel en in de afdelingen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van
activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut,
voorraden, vorderingen, schulden en contracten;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende
budgetten en investeringskredieten en voor het maken van
kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot
de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante
wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de
daaraan ontleende informatie, evenals voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 24 – Interne controle
- a.
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening
en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de
jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de
informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.
Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
- b.
Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en
de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met
dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande
leningen, de (debiteuren)vorderingen, de opgenomen leningen en de
(crediteuren)schulden jaarlijks worden
gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen minimaal eenmaal
in de vier jaar.
Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor
herstel van de tekortkomingen.
Artikel 25 – Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van
misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
6. – Financiële organisatie
Artikel 26 – Financiële organisatie
Het college zorgt voor en legt vast:
- a.
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een
eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de
afdelingen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt
voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan
beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
- d.
de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en
de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie
en
- e.
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten
en baten aan de producten van de productraming en de
productrealisatie.
Artikel 27 – Inkoop en aanbesteding.
Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de
aanbesteding van goederen, werken en diensten.
7. - Slotbepalingen
Artikel 28 – Inwerkingtreding
- a.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 19 maart 2013;
- b.
Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening
gemeente Leiderdorp 2011”, vastgesteld door de raad op 5 september 2011.
Artikel 29 – Citeerartikel
Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam
“Financiële verordening 2013 gemeente Leiderdorp”.