| Organisatie | Edam-Volendam |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement Burgerlijke Stand Edam-Volendam 2013 |
| Citeertitel | Reglement Burgerlijke Stand Edam-Volendam 2013 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-04-2013 | 01-01-2013 | 01-01-2018 | nieuwe regeling | 05-03-2013 NIVO, 03-04-2013 | BW 13-0153 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam;
Gelet op het bepaalde in artikel 16, Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek en de artikelen 1 tot en met 4 van het Besluit burgerlijke stand 1994 en artikel 4 Wet Rechten burgerlijke stand;
het reglement en de toelichting houdende bepalingen ten aanzien van de
ambtenaren van de burgerlijke stand, de buitengewone ambtenaren van de
burgerlijke stand, rechtspositie en de openstelling van het bureau van de burgerlijke stand.
De ambtenaar van de burgerlijke stand wordt voor een in het benoemingsbesluit te bepalen periode benoemd. Deze periode mag maximaal het tijdvak betreffen gedurende hetwelk de ambtenaar in dienst zal zijn van de gemeente.De ambtenaar van de burgerlijke stand wordt voor een in het benoemingsbesluit te bepalen periode benoemd. Deze periode mag maximaal het tijdvak betreffen gedurende hetwelk de ambtenaar in dienst zal zijn van de gemeente.
De ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand verrichten hun wettelijke taken in het gemeentehuis.
De ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand kunnen, voor zover daartoe gewichtige redenen bestaan, elders binnen de gemeente hun wettelijke taken verrichten.
De coördinator van de sectie Burgerzaken/receptie is belast met de leiding van het bureau van de burgerlijke stand.
Het bureau is gesloten indien de in lid 1 vastgestelde openstelling samenvalt met algemeen erkende of daarmee gelijk gestelde feestdagen in de zin van artikel 3 van de Algemene Termijnenwet of andere door burgemeester en wethouders aangewezen dagen waarop het bureau niet of slechts gedeeltelijk geopend is.
Het bureau van de burgerlijke stand zal op verzoek van een belanghebbende, gedaan aan burgemeester en wethouders, worden geopend op zaterdag, zondag en de andere dagen dat het bureau gesloten is, indien de belanghebbende aantoont dat met de te verrichten werkzaamheden niet kan worden gewacht tot de eerstvolgende openstelling van het bureau.
De bepalingen in dit reglement over huwelijk en huwelijksvoltrekkingen zijn ook van toepassing op het geregistreerd partnerschap en het sluiten van het geregistreerd partnerschap. De bepalingen zijn ook van toepassing op de omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk.
Als vanwege bijzondere omstandigheden een strikte toepassing van het bepaalde in deze regeling zou leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard, kan het hoofd afdeling Samenleving, met instemming van de burgemeester, afwijken van het bepaalde in deze regeling.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders op 5 maart 2013.
De secretaris, De voorzitter,
Procesbeschrijving huwelijksvoltrekking
Over het algemeen wordt de huwelijksvoltrekking als een bijzondere gelegenheid gezien.
Misschien dat in Edam-Volendam de meeste aandacht naar een kerkelijk huwelijk uit gaat, maar dat betekent niet dat aan het burgerlijk huwelijk minder aandacht besteed zou moeten worden.
Het lijkt er overigens wel op dat het burgerlijk huwelijk de laatste tijd belangrijker gaat worden. Dit blijkt o.a. uit de wens van bruidsparen om in de trouwzaal “iets” te organiseren: een ambtenaar die het huwelijk voltrekt lijkt de laatste tijd niet voldoende meer. Voorbeelden hiervan zijn o.a. het organiseren van muziek (dit kan variëren van het afspelen van een cd tot optredens van muzikanten), toespraken van derden, oplaten van ballonnen of duiven, gooien van rijst of confetti.
Als voltrekker van het huwelijk is het de verantwoordelijkheid van de gemeente om het gebeuren in de trouwzalen in Edam en Volendam goed te laten verlopen; alles volgens de juiste procedure zonder dat men in elkaars vaarwater komt. Daarom is er voor gekozen een procesbeschrijving te maken van de huwelijksvoltrekking, met daarin opgenomen wie wat doet.
Tijdens de voorbereiding van een huwelijksvoltrekking wordt het a.s. bruidspaar geconfronteerd met verschillende medewerk(st)ers van de gemeente.
Ten eerste zal een afspraak voor het huwelijk gemaakt worden met een medewerk(st)er Burgerzaken/receptie. Tijdens de huwelijksaangifte (ondertrouw) zal het a.s. bruidspaar mogelijk te maken hebben met een andere medewerk(st)er van Burgerzaken/receptie. Vervolgens zal een buitengewoon ambtenaar van de Burgerlijke Stand (babs) contact met het a.s. bruidspaar opnemen ter (inhoudelijke) voorbereiding van de huwelijksvoltrekking. Tenslotte krijgt het bruidspaar op de trouwdag te maken met de gemeentebode.
Het zou dus kunnen zijn dat een bruidspaar van drie á vier verschillende personen over dezelfde onderwerpen (andere) informatie krijgt. Deze informatie dient overeen te komen en op elkaar te zijn afgestemd.
Medewerk(st)er Burgerzaken/receptie
De afspraak voor een huwelijk wordt altijd gemaakt met een medewerk(st)er van Burgerzaken/receptie. Het is niet mogelijk een afspraak via een babs of bode te maken. Daarom zal een afspraak ook altijd in overleg met het bruidspaar gemaakt worden en niet in overleg met een babs of bode. De enige die een afspraak in de agenda van Burgerzaken/receptie kan verwerken of wijzigen is de medewerk(st)er van die afdeling. Afspraken worden niet over een periode van langer dan 1 jaar gemaakt.
Na het maken van een afspraak wordt een bevestiging en een zgn. principe-afspraakformulier naar het a.s. bruidspaar gezonden. Hierin staan verdere procedures welke gevolgd moeten worden zoals het maken van een afspraak voor de ondertrouw, nog in te leveren documenten, te betalen leges en andere vragen.
Vervolgens worden de stukken in orde gemaakt voor de ondertrouw en het huwelijk op de sectie Burgerzaken/receptie. De huwelijken worden vervolgens verdeeld onder de babsen. Dit gebeurt per huwelijk, een gelijke verdeling per babs.
Bij de ondertrouw wordt het a.s. bruidspaar geïnformeerd over de gang van zaken tijdens de huwelijksvoltrekking. De checklist welke voor de ondertrouw is gemaakt, zal puntsgewijs besproken worden. Indien door het bruidspaar tijdens de huwelijksvoltrekking in de trouwzaal bijzondere zaken worden georganiseerd zal dit met de bodes worden besproken. Zij zullen aangeven of iets mogelijk is of niet.
Tijdens de ondertrouw wordt het a.s. bruidspaar medegedeeld dat de toegewezen babs contact met hen opneemt.
Babsen worden benoemd door Burgemeester en Wethouders. Na de benoeming vallen zij in een voor hen opgestelde rechtspositie. Deze is bekend bij de afdeling P&O.
Voor de babsen is er ieder kwartaal het babsen-overleg. Hier worden korte notulen van gemaakt. De huwelijken worden eerlijk en op volgorde verdeeld. Zo heeft iedere babs ongeveer een gelijk aantal voltrokken huwelijken aan het eind van het jaar. De beschikbare huwelijken worden door burgerzaken verdeeld. Indien de babs niet beschikbaar is voor een geboekt huwelijk, neemt de babs contact op met burgerzaken. Burgerzaken zorgt voor een vervangende Babs. Het aanvragen van een specifieke babs door een bruidspaar is niet mogelijk. Tijdens de ondertrouw wordt het a.s. bruidspaar medegedeeld dat de babs contact met hen opneemt om elkaar te ontmoeten. Dit kan eventueel ook plaatsvinden in het Stadskantoor. Als hiervan sprake is moet dit ook even doorgegeven worden aan Burgerzaken/receptie.
Voor de huwelijksvoltrekking zijn toga’s aangeschaft. Hiervan moet gebruik worden gemaakt. Alleen indien het bruidspaar om wat voor reden dan ook niet wil dat de babs in toga komt kan van deze regel worden afgeweken. Elke babs heeft een eigen toga en moet deze zelf vervoeren en schoonhouden.
Tijdens de ondertrouw wordt gevraagd of er bijzonderheden zijn tijdens de huwelijksvoltrekking. Het kan gebeuren dat op de dag van ondertrouw hiervan nog geen sprake is. Als er op een later tijdstip wel het een en ander wordt georganiseerd, moet de babs en bode hiervan in kennis worden gesteld. Het kan ook zo zijn dat het een verrassing is voor het bruidspaar waar de babs mee geconfronteerd wordt. Als er iets is wat maar enigszins afwijkt van de “normale” gang van zaken tijdens de huwelijksvoltrekking in de trouwzaal, dient dit zo snel mogelijk met de bodes te worden doorgesproken. Zij zijn degenen die kunnen beslissen over wat wel of niet mogelijk is in de trouwzaal.
Sectie Burgerzaken/receptie gaat niet in op verrassingen voor een bruidspaar. Hiermee kan een bruidspaar in een vervelende cq. moeilijke situatie komen. Het is de vraag of dit achteraf wordt getolereerd.
De indeling van de trouwzaal is de verantwoordelijkheid voor de bode. Hij zal ervoor zorg dragen dat iedereen in de trouwzaal op de juiste plek plaats neemt. De bode wenst alleen te weten hoeveel ouders en/of grootouders, hoeveel getuigen, en of deze met of zonder partner aanwezig zullen zijn.
Het is mogelijk een babs voor één huwelijk aan te stellen of dat het bruidspaar zelf een eigen babs meeneemt. De voorwaarden die hieraan verbonden zijn, zijn genoemd in artikel 2 van de toelichting Reglement Burgerlijke Stand.
Indien nodig moeten de bodes op tijd (minimaal één dag voor het huwelijk) worden geïnformeerd indien tijdens een huwelijksvoltrekking bijzondere dingen gebeuren. De bodes zullen vervolgens besluiten of deze bijzondere gebeurtenissen plaats kunnen vinden.
De bodes komen tijdens de huwelijksvoltrekking in actie. Een huwelijk zonder bode is niet toelaatbaar. Zij zorgen voor de eerste opvang van het bruidspaar en het publiek. Daarom zal de bode altijd minimaal 30 minuten voor het huwelijk in de trouwzaal aanwezig moeten zijn. De babsen hebben toegezegd bij calamiteiten voor de bodes in te zullen vallen.
De bode is vervolgens verantwoordelijk voor de indeling van de trouwzaal en zal het bruidspaar, de familie, getuigen, en de rest van het publiek op de juiste zetels plaats laten nemen. Tevens houdt de bode rekening met het maximum aantal bezoekers in de trouwzaal.
Indien gewenst zal de bode de huwelijksakte voorlezen en deze akte vervolgens laten ondertekenen door alle partijen.
De bode zal altijd tijdens de huwelijksvoltrekking in de trouwzaal aanwezig blijven, tenzij er zich situaties voor doen waardoor hij de trouwzaal zal moeten verlaten (te denken valt aan: glaasje water halen, rumoer in de hal/buiten dimmen, een persoon wordt onwel, moeder met (huilende) baby verlaat de zaal enz. enz.).
Tijden veranderen, waarden en normen veranderen. Natuurlijk kunnen er zich altijd situaties voordoen die er toe leiden dat de hierboven beschreven processen veranderen. Indien hiervan sprake is dan zal dit in goed overleg met allen partijen gebeuren.
Voorwaarden voor het gebruik van een andere locatie voor huwelijksvoltrekkingen
De gemeente is gevrijwaard voor eventuele schadeaanspraken indien de locatie niet, niet tijdig, dan wel volledig niet beschikbaar is voor het bruidspaar. Tevens is de gemeente gevrijwaard voor situaties waarbij het gezelschap op enigerlei andere wijze schade kan oplopen tijdens de huwelijksvoltrekking op de locatie.
De gemeente Edam-Volendam is alleen verantwoordelijk en aansprakelijk voor de handelingen die plaatshebben met betrekking tot de huwelijksvoltrekking. Indien van andere faciliteiten gebruik wordt gemaakt voorafgaand aan of aansluitend op de huwelijksvoltrekking valt dit buiten de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de gemeente Edam-Volendam. Indien het bruidspaar gebruik maakt van andere faciliteiten naast de huwelijksvoltrekking moeten zij hierover aparte afspraken maken met de beheerder van de locatie. Eventuele kosten van deze extra faciliteiten worden door het bruidspaar betaald aan de beheerder van de locatie en zijn losgekoppeld van de kosten voor de huwelijksvoltrekking.
Voorwaarden voor het gebruik van een schip tijdens huwelijksvoltrekkingen.
De salon of het dek van het schip (indien de weersomstandigheden dit toelaten en met toestemming van de babs), verder noemende “de trouwzaal”, is beschikbaar gedurende de afgesproken tijd welke overeen moet stemmen met de tijden genoemd in het Besluit Burgerlijke Stand. Per huwelijksvoltrekking moet rekening worden gehouden met een tijdsbestek van minimaal één uur.
Aanmeldingen/reserveringen moeten minimaal drie maanden voor de huwelijksvoltrekking schriftelijk worden aangevraagd. Voor een eerste huwelijksvoltrekking zal het schip door afgevaardigden van de Gemeente Edam-Volendam worden bezichtigd en gekeurd. Vervolgens gelden de voorschriften genoemd in het Reglement Burgerlijke Stand en toelichting.
De gemeente is gevrijwaard van eventuele schadeaanspraken indien de locatie niet, niet tijdig, dan wel volledig niet beschikbaar is voor het bruidspaar. Tevens is de gemeente gevrijwaard voor situaties waarbij het gezelschap op enigerlei andere wijze schade kan oplopen tijdens de huwelijksvoltrekking op het schip.
De Gemeente Edam-Volendam is alleen verantwoordelijk en aansprakelijk voor de handelingen die plaats hebben met betrekking tot de huwelijksvoltrekking. Indien van andere faciliteiten gebruik wordt gemaakt voorafgaand aan of aansluitend op de huwelijksvoltrekking valt dit buiten de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de Gemeente Edam-Volendam. Indien het bruidspaar gebruik maakt van andere faciliteiten naast de huwelijksvoltrekking moeten zij hierover aparte afspraken maken met de beheerder van het schip. Eventuele kosten van deze extra faciliteiten worden door het bruidspaar betaald aan de beheerder van het schip en zijn losgekoppeld van de kosten voor de huwelijksvoltrekking.
Nota-toelichting bij Reglement Burgerlijke Stand Edam-Volendam 2013
Artikel 2. ABS, BABS, Babs voor één huwelijk / Meenemen “eigen” Babs
In dit artikel wordt bepaald wie tot (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand van de Gemeente Edam-Volendam kan worden benoemd. Artikel 1:16 Burgerlijk Wetboek (BW) vormt hiervoor de wettelijke basis. Om vakkennis en professionele beroepsuitoefening te waarborgen, bepaalt lid 1 dat alleen personen die werkzaam zijn binnen de sectie Burgerzaken/receptie tot ambtenaar van de burgerlijke stand kunnen worden benoemd.
In tegenstelling tot de abs wordt de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (babs) specifiek benoemd voor het voltrekken van huwelijken. Iedereen die volledig handelingsbekwaam is, kan in principe worden benoemd tot babs.
De babs die structureel huwelijken sluit, doet dit volgens inroostering. De babs voltrekt zowel huwelijken tussen personen van hetzelfde geslacht als tussen personen van verschillend geslacht.
Met toepassing van artikel 5 van de rechtspositieregeling voor de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand gemeente Edam-Volendam kan aan de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente Edam-Volendam ontslag worden verleend overeenkomstig artikel 8:2 en 8:2a CAR.
Artikel 8:2 CAR bepaalt in dit verband, dat de ambtenaar eervol ontslag wordt verleend met ingang van de dag waarop hij de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt. Het college van burgemeester en wethouders kan in bijzondere gevallen, indien de ambtenaar hiermede instemt, van de ontslagbepaling afwijken. Laatstgenoemde bevoegdheid is geregeld in het 3e lid van artikel 8:2 CAR.
Ingevolge artikel 8:2a CAR wordt de aanstelling of arbeidsovereenkomst van de medewerker, die na de leeftijd van 65 jaar in dienst is getreden van de gemeente, alsmede de aanstelling of arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 8:2, 3e lid CAR, beëindigd, wanneer een van de partijen dat wenselijk acht. Hierbij wordt een opzegtermijn van één maand in acht genomen.
In het geval, dat de aanstelling van de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente Edam-Volendam, na het bereiken van diens pensioengerechtigde leeftijd en met toepassing van artikel 8:2, 3e lid, CAR, voortduurt, zal tenminste eenmaal per jaar door de gemeente Edam-Volendam worden beoordeeld of ingevolge het bepaalde in artikel 8:2a CAR het wenselijk bevonden wordt de aanstelling i.c. te beëindigen. De beoordeling in kwestie, c.q. de daarop afgestemde besluitvorming wordt schriftelijk aan de medewerker, als bedoeld in artikel 8:2a CAR, bekend gemaakt.
De Burgemeester kan volgens het mandaatbesluit een babs voor één huwelijk/dag benoemen. De te benoemen babs moet wel ervaring als babs hebben, zodat zeker is dat het huwelijk op correcte wijze wordt voltrokken. Ook zou een bruidspaar een “eigen” babs mee kunnen brengen. Ook hiervoor geldt dat de babs de nodige ervaring moet hebben. Als bewijs hiervan zullen de in artikel 3 van deze toelichting genoemde stukken moeten worden overgelegd. Beide verzoeken moeten schriftelijk ingediend worden door het bruidspaar.
In artikel 1:16, lid 2 BW is bepaald dat een (b)abs voor een bepaalde periode kan worden benoemd. De benoeming tot abs is verbonden aan de periode, dat de abs onafgebroken werkzaam is binnen de sectie Burgerzaken/receptie. Dit betekent dat op het moment dat de medewerker niet meer werkzaam is binnen deze sectie de benoeming van rechtswege vervalt.
De volgende stukken van de te benoemen babs moeten bij het schriftelijke verzoek overgelegd worden:
In de gemeente Edam-Volendam zijn drie (vaste) huwelijkslocaties aangewezen. Dit zijn het Stadhuis aan het Damplein 1 te Edam, de Stolphoevekerk aan het Burg. Kolfschotenplein 1 te Volendam en De Witte Kamer in het pand aan de Schepenmakersdijk te Edam. Deze zijn door B&W aangewezen als officiële trouwlocatie. Verder is het mogelijk, mits beschikbaar, in de B&W-kamer in het Stadskantoor te trouwen. Dit is echter alleen voor kosteloze voltrekkingen voor inwoners van de Gemeente Edam-Volendam met een (aantoonbaar) inkomen op bijstandsniveau volgens de Wet Werk en Bijstand (WWB) en de zakelijke huwelijken.
Op verzoek van een bruidspaar kan een andere trouwlocatie gekozen worden. Dit moet schriftelijk worden aangevraagd. Deze locatie moet wel aan bepaalde criteria voldoen (zie bijlage II en III). Als de locatie voor het eerst wordt gebruikt als trouwlocatie dient hiernaar een onderzoek te worden uitgevoerd. Een ambtenaar gaat naar de locatie voor inspectie. Tevens zal er een gesprek met de locatiebeheerder plaatsvinden. Hiervan wordt een verslag gemaakt. Hierna zal het afdelingshoofd op het verzoek besluiten. Indien het een locatie is die al eerder als trouwlocatie is gebruikt, kan er na de schriftelijke aanvraag door het hoofd van de afdeling Samenleving worden besloten.
Het aantal bezoekers dat in de trouwzaal wordt toegestaan mag niet meer zijn dan wettelijk is toegestaan en/of is opgenomen in de gebruiksvergunning.
Op grond van artikel 4 van de Wet rechten burgerlijke stand is de Gemeente Edam-Volendam verplicht minimaal twee keer per week de gelegenheid te geven op basis van dit artikel een huwelijk of partnerschap te kunnen sluiten (kosteloze huwelijken). Dit is alleen voor inwoners van de Gemeente Edam-Volendam.
Deze huwelijken/partnerschappen worden zonder ceremonie door een toegewezen (b)abs gesloten in de spreekkamer van de sectie Burgerzaken. Er mogen maximaal 2 getuigen aanwezig zijn en verder geen overige aanwezigen. Er wordt geen toespraak voorgedragen en er is geen gelegenheid tot het nemen van foto´s of het wisselen van ringen.
Voor inwoners van de Gemeente Edam-Volendam met een (aantoonbaar) inkomen op bijstandsniveau volgens de Wet Werk en Bijstand (WWB) is het kosteloos voltrekken ook mogelijk in de B&W-kamer van het Stadskantoor. Bij deze huwelijkssluiting/partnerschapsregistratie worden maximaal 10 personen toegelaten (inclusief bruidspaar) en er wordt een korte toespraak gehouden. Door het tonen van een uitkeringsspecificatie kunt u voor deze vorm van trouwen in aanmerking komen.
Indien inwoners van de Gemeente Edam-Volendam een inkomen hebben boven de bijstandsnorm kan er ook nog gekozen worden voor een “zakelijk” huwelijk. Tegen een gereduceerd tarief kan de ceremonie dan plaatsvinden in de B&W-kamer met maximaal 10 personen waarbij dan een korte toespraak wordt gehouden.
Artikel 5. Leiding burgerlijke stand
Het hoofd van de sectie Burgerzaken/receptie heeft de algemene leiding over de burgerlijke stand. De (b)abs is zelf inhoudelijk verantwoordelijk voor de verrichte werkzaamheden. Door de voorafgaande beëdigingprocedure heeft hij zich persoonlijk verbonden tot vervulling van de hem wettelijk opgelegde verplichtingen. Hij staat dan ook als zodanig niet in een hiërarchische verhouding ten opzichte van zijn “werkgever” en dus ook niet tot het hoofd van de sectie Burgerzaken/receptie. Alleen de rechter kan hem bevelen geven. De (b)abs is wel verantwoording schuldig aan het gemeentebestuur voor de opgedragen werkzaamheden. De normale disciplinaire sancties gelden ook voor de (b)abs als hij zijn ambtsplichten verwaarloost.
Het reserveren van een huwelijk/geregistreerd partnerschap kan om praktische redenen maximaal één jaar voor de geplande datum.
De meeste mensen krijgen voor hun huwelijk (bijzonder) verlof. Vandaar dat er in de meeste (gewone) gevallen op de in artikel 6 lid 1a genoemde dagen en tijdstippen een huwelijk voltrokken kan worden.
Een huwelijk op een andere dag of tijdstip is mogelijk. Dit moet dan schriftelijk door het bruidspaar worden aangevraagd waarna hierover in mandaat wordt besloten.
Voor het aanvragen van een voltrekking op zondag, geldt als criterium minimaal dat het bruidspaar, los van artikel 6 lid 2 t/m 5, zwaarwegende redenen heeft en er een babs en bode op vrijwillige basis beschikbaar zijn.
Op onderstaande data kunnen in Edam-Volendam geen huwelijken worden gesloten.
Het is niet mogelijk hiervan af te wijken.
De leges voor huwelijksvoltrekkingen worden elk kalenderjaar in de legesverordening vastgesteld. De betaling hiervan vindt in veel gevallen plaats tijdens de huwelijksaangifte. Het jaar waarin de huwelijksaangifte plaatsvindt, is dan ook doorslaggevend voor de hoogte van de leges.