CVDR273105_2Archiefverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2009nlregelingHoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden2014-10-22Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Wsb 2014/8288Archiefverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2009Archiefwet 1995, artt. 35 lid 1, 36, 37 lid 2algemeen bestuurbestuur en recht2014-10-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-10-222024-02-08art. 1, 5, 16, 20, 21851269bestuur – waterschappenGeenDeze verordening vervangt de Archiefverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 1998.Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 16-9-2009Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Wsb 2009/11Archiefverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2009Het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden,Gelet op het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van 16 juni 2009 met nummer 09.ICA.052; Gelet op de artikelen 35, eerste lid, 36 en 37, tweede lid van de Archiefwet 1995;B E S L U I T :de navolgende verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats vast te stellen.Archiefverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2009InhoudHoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a. de wet: de Archiefwet 1995;b. waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1 onder b, van de wet, voor zover behorende onder het waterschap;c. de archiefbewaarplaats: de door het Algemeen Bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;d. de streekarchivaris: de streekarchivaris, hoofd van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard te Woerden, is de overeenkomstig artikel 37 van de wet de door het algemeen bestuur benoemde waterschapsarchivaris;e. de beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht;f. beheerseenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.HoofdstukIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaatsArtikel2De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard in het Stadhuis van Woerden, De Bleek 2 te Woerden.HoofdstukIIIDe zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheidenArtikel3Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel4Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.Artikel5Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.Artikel61. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archief- bescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel7Het dagelijks bestuur draagt er, in overleg met de streekarchivaris, zorg voor dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel8Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.Artikel9Het dagelijks bestuur doet tenminste éénmaal per jaar verslag aan het algemeen bestuur omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de streekarchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 21.HoofdstukIVHet beheer van de archiefbewaarplaatsArtikel10Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de streekarchivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende waterschapsarchieven en documentaire verzamelingen.Artikel11De streekarchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale- of regionale waterschapsgeschiedenis van belang kan worden geacht.Artikel12Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de streekarchivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.Artikel13Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de streekarchivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.Artikel14De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats, voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de streekarchivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht conform de door het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard gehanteerde tarieven. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.Artikel15De streekarchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.HoofdstukVToezicht van de streekarchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel16De streekarchivaris is belast met het toezicht bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel17De streekarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37 , tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel181. De beheerder verstrekt aan de streekarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2. De streekarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel19De streekarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij advies welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel20De beheerder doet aan de streekarchivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;b.bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.Artikel21De streekarchivaris doet eenmaal per jaar aan het dagelijks bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezichtHoofdstukVISlotbepalingenArtikel22Het Besluit Archiefverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden van 14 april 1998 komt hiermee te vervallen.Artikel23Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking van het besluit.Artikel24Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2009.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 september 2009.P.J.M. Poelmann, voorzitter.drs. E.Th. Meuleman, secretaris.