Organisatie | Waterschap De Dommel |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Klachtenverordening Waterschap De Dommel 2004 |
Citeertitel | Klachtenverordening Waterschap De Dommel 2004 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | recht – bezwaar en klachten |
Ook gepubliceerd in het Eindhovens dagblad op 4 december 2004.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 29-9-2004
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Brabants dagblad, 4 december 2004.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
12-12-2004 | 01-08-2015 | nieuwe regeling | 29-09-2004 Brabants dagblad, 4 december 2004. | I-04-00794 & Waterschapsblad 04-44 |
Klachtenadviseur en klachtencoordinator
Artikel 3 benoeming klachtenadviseur
De klachtenadviseur als bedoeld in het eerste lid treedt af op de dag van het aftreden van het algemeen bestuur. De klachtenadviseur blijft in functie, totdat in de opvolging is voorzien. Hij is na zijn aftreden terstond herbenoembaar overeenkomstig de in het eerste en tweede lid van dit artikel aangegeven wijze.
Artikel 7 informatieverzameling en -bewaring
De klachtenadviseur is bevoegd bij de bestuursorganen of personen werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan alle inlichtingen te vragen en bescheiden op te vragen of in te zien, die betrekking hebben op de aanhangige zaak. De gevraagde inlichtingen worden binnen vier weken gegeven.
Toelichting bij de klachtenverordening Waterschap De Dommel 2004
Hieronder volgt een toelichting op de klachtenverordening. In het algemene deel wordt ingegaan op de reden waarom een verordening noodzakelijk is. Vervolgens komt de nieuwe klachtenverordening aan de orde met een communicatieparagraaf en een tabel waarin de procedurestappen op hoofdlijnen worden weergegeven. Tot slot wordt voor zover nodig per artikel kort een toelichting gegeven. Voor de interne toepassing van deze verordening zal een aparte ambtelijke werkinstructie gemaakt worden. Voor de burger is een informatiefolder opgesteld.
Op 1 juli 1999 is de Wet van 12 mei 1999 (Staatsblad 1999, 214) houdende aanvulling van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) met in hoofdstuk 9 een regeling over de behandeling van klachten door bestuursorganen, in werking getreden. Deze regeling is complementair aan de regeling van bezwaar en beroep tegen besluiten. Klachten moeten betrekking hebben op de wijze waarop het bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens de klager of een ander heeft (nagelaten te) gedragen. Algemene klachten over beleid of beleidsuitvoering in het algemeen vallen buiten het bereik van deze regeling.
Iedereen heeft het recht om bij een bestuursorgaan een klacht in te dienen als hij ontevreden is over de manier waarop hij door dat bestuursorgaan - of door ambtenaren die onder verantwoordelijkheid van dat bestuursorgaan werkzaam zijn - wordt bejegend. Het betreft het interne klachtrecht. Afhandeling geschiedt door het bestuursorgaan aan wie de gedraging kan worden toegerekend.
Hoofdstuk 9 Awb bevat een regeling van een aantal minimumvereisten waaraan de interne behandeling van klachten door bestuursorganen moet voldoen. Intern wil zeggen, dat het bestuursorgaan zelf de klacht afdoet; dit in tegenstelling tot het zogeheten externe klachtrecht op grond van de Wet Nationale Ombudsman.
Het oordeel dat het bestuursorgaan velt, is op zichzelf geen besluit en daarom ook niet vatbaar voor bezwaar en beroep. De interne klachtprocedure werkt als een voorprocedure voorafgaand aan die bij de Nationale Ombudsman. In de kennisgeving over de afdoening van de klacht, zal dan ook naar deze instantie verwezen moeten worden (zie artikel 9:12, tweede lid Awb).
In hoofdstuk 9 Awb zijn in afdeling 9.3 aanvullende bepalingen opgenomen voor een klachtadviesprocedure. Het bestuursorgaan kan besluiten een persoon of commissie te belasten met de behandeling van en advisering over klachten. Dit komt de uniformiteit en onafhankelijkheid bij de behandeling ten goede. In deze verordening is gekozen voor het benoemen van één vaste persoon (de klachtenadviseur).
Voor het waterschap is zorgvuldige klachtbehandeling een vereiste dat voortvloeit uit de beginselen van behoorlijk bestuur en een kwestie van bestuurlijke betamelijkheid. Zorgvuldige klachtbehandeling kan bijdragen aan herstel van geschonden vertrouwen in het bestuur. Ook kan het een belangrijk leereffect hebben binnen de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Om ervoor te zorgen dat de klachtbehandeling een vaste plaats binnen Waterschap De Dommel krijgt, is het dan ook nodig om hieraan zowel intern als extern voldoende bekendheid te geven.
Ten behoeve van intern gebruik zal een werkinstructie gemaakt worden, waarin concreet wordt aangegeven hoe de procedure verloopt, wie erbij betrokken zijn en wat het eindresultaat inhoudt. De werkinstructie zal in het werkoverleg besproken worden, zodat een ieder daarvan op de hoogte is. Ook zal gebruik gemaakt worden van de mogelijkheden die intranet biedt.
In dit artikel zijn alleen die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Dit geldt overigens ook voor de overige bepalingen: voor zover in hoofdstuk 9 een regeling is getroffen, zijn deze bepalingen niet in deze verordening opgenomen. De verordening zal dus altijd in combinatie van hoofdstuk 9 van de Awb moeten worden gelezen en toegepast. In de ambtelijke werkinstructie is daarmee rekening gehouden.
Op grond van artikel 9:13 Awb worden de aanvullende bepalingen voor de klachtadviesprocedure van afdeling 9.3 Awb alleen gevolgd indien dat (uitdrukkelijk) bij wettelijk voorschrift of bij besluit van het bestuursorgaan is bepaald.
Het bestuursorgaan aan wie de klacht kan worden toegerekend is verplicht om de klacht behoorlijk af te handelen. In dat verband kan er tevens op gewezen worden dat artikel 3:2, tweede lid, van de Awb bepaalt dat ook de bepalingen inzake de zorgvuldigheid en de belangenafweging bij de besluitvorming, van overeenkomstige toepassing zijn op de afhandeling van klachten.
Artikel 9:1, tweede lid Awb, bepaalt dat een gedraging van een persoon, werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan. In de eerste plaats valt hierbij te denken aan ambtenaren, die in ondergeschiktheid aan het bestuursorgaan (dagelijks bestuur) werken, maar ook aan arbeidscontractanten. Ook over leden van bestuursorganen kan worden geklaagd. Er kan dus worden geklaagd over een lid van het dagelijks bestuur, die immers werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van het (collegiale) dagelijks bestuur. Voor een individueel lid van het algemeen bestuur ligt dit echter anders. Zijn of haar werkzaamheden worden niet toegerekend aan het AB. Het AB-lid is dan ook niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Er kan daarentegen weer wel worden geklaagd over gedragingen van het AB als zodanig. Hoewel dit in de praktijk niet vaak zal voorkomen moet worden gedacht aan een feitelijke handeling die door het AB wordt verricht, zoals het aannemen van een motie of het sturen van een in een brief vervatte mededeling die niet op rechtsgevolg is gericht.
Het algemeen bestuur moet klachten die gericht zijn tegen gedragingen die aan het AB als zodanig kunnen worden toegerekend dus zelf afhandelen. Gelet op de uitgangspunten over de taak en rol van dit bestuursorgaan, alsmede om praktische redenen (vergaderfrequentie AB) is er echter voor gekozen de afhandeling te mandateren aan het dagelijks bestuur. De slagvaardigheid wordt daarmee vergroot terwijl de verantwoordelijkheid bij het AB blijft. De bepalingen over mandaat in hoofdstuk 10 van de Awb zijn onverkort van toepassing.
Omwille van de uniformiteit heeft ook de watergraaf de bevoegdheid om klachten af te doen over gedragingen die aan de watergraaf kunnen worden toegerekend, middels een apart besluit gemandateerd aan het dagelijks bestuur.
De klachtencoördinator is een door de secretaris-directeur aangewezen ambtenaar van het waterschap, werkzaam op de afdeling Ondersteuning Directie en Bestuur. Dit geldt ook voor diens plaatsvervanger.
Om onnodige vertraging in de (voorbereiding van de) besluitvorming te voorkomen, is de klachtencoördinator op grond van het vierde lid van dit artikel bevoegd om besluiten van de klachtenadviseur namens deze te ondertekenen.
Daarnaast mag de klachtencoördinator krachtens het door de secretaris-directeur genomen Ondermandaatbesluit ambtelijke organisatie 2000 een aantal bevoegdheden namens het dagelijks bestuur uitoefenen. Dit betreft een tweetal bevoegdheden die betrekking hebben op de voortgang en voorbereiding van de besluitvorming: het verzenden van de ontvangstbevestiging (art. 9:6 Awb) en het nemen van een verdagingsbesluit (art. 9:11, tweede lid Awb).
De hoorzittingen worden gehouden zo dikwijls als de klachtenadviseur c.q. de klachtencommissie het nodig achten.
De hoorzittingen zijn niet openbaar.
Verder wordt het aan de klachtenadviseur overgelaten om te bepalen of het gewenst is de klager en degene op wie de klacht betrekking heeft, in elkaars aanwezigheid te laten horen. In de Awb is daartoe geen verplichting opgenomen. Er is volstaan met een aantal minimumeisen waaraan voldaan moet worden. In de regel zullen de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft echter zoveel mogelijk in elkaars aanwezigheid worden gehoord. Dit biedt immers ook de gelegenheid om naar een oplossing te zoeken voor de problemen die aan de klacht ten grondslag liggen.
De klachtenadviseur is op grond van artikel 9:15, derde lid, Awb bevoegd om eventueel af te zien van het horen indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel de klager heeft verklaard geen gebruik te maken van het recht te worden gehoord. Het woord ‘kennelijk’ geeft overigens aan dat hiertoe niet te snel moet worden besloten. In het laatstgenoemde geval is het wenselijk hiervan een schriftelijke bevestiging naar de klager te sturen.