Ambtelijke bevoegdhedenregeling

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van Waterschap De Dommel;

• b.

  besluit: schriftelijke beslissing van het dagelijkse bestuur inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling;

• c.

  (onder)mandaat: de bevoegdheid om in naam van het dagelijks bestuur of de watergraaf besluiten te nemen en te ondertekenen;

• d.

  volmacht: de bevoegdheid om in naam van het dagelijks bestuur of de watergraaf privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten met inbegrip van het ondertekenen van hiermee samenhangende schriftelijke stukken;

• e.

  machtiging: de bevoegdheid om in naam van het dagelijks bestuur of de watergraaf feitelijke  handelingen te verrichten, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

• f.

  bevoegdhedenregister: een schriftelijk vastgelegde opsomming van functionarissen en bij de functie behorende bevoegdheden, beheerd door een nader door de secretaris-directeur aan te wijzen proces.

1. Aan de secretaris-directeur wordt, onverminderd de in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht genoemde uitsluitingen, mandaat, volmacht en machtiging verleend tot het namens het dagelijks bestuur of de watergraaf nemen van besluiten ter uitoefening van de aan hen toekomende bevoegdheden, het verrichten van daarmee verbonden rechtshandelingen en het verrichten van daarmee samenhangende feitelijke handelingen met uitzondering van:

a )     Het vastleggen van leggers;

b )     Besluiten tot aanleg en verbetering van waterstaatswerken en na inwerkingtreding van de Waterwet het vaststellen van het projectplan;

c )     Het verlenen en handhaven van vergunningen aan het waterschap zelf;

d )     Besluiten tot het toepassen van artikel 9, 12 en 12a van de Waterstaatswet 1900;

e )     Het doen van een verzoek aan de Minister tot het starten van een gedoogplichtprocedure op grond van de Belemmeringenwet Privaatrecht;

f )      Het vaststellen van waterakkoorden;

g )     Het afdoen  van klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht;

h )     Het aangaan van convenanten en bestuursovereenkomsten, voor zover het om een zwaarwegend financieel, bestuurlijk en financieel karakter gaat;

i )       Het nemen van maatregelen in gevallen van dringend of dreigend gevaar, als bedoeld in artikel 96 van de Waterschapswet;

j )       Het vaststellen van de (beheers)begroting;

k )     Het benoemen, schorsen, ontslaan of belonen van afdelingshoofden;

l )       Het vaststellen van (bestuurs)rapportages in het kader van de uitvoering van het Bedrijfsplan;

m )   Het vaststellen van de bestuursrapportage/ het jaarverslag;

n )     De bevoegdheden op grond van fiscale wetgeving.

2. Het verleende mandaat omvat tevens de bevoegdheid tot ondertekening van de krachtens het mandaat genomen besluiten.

1. De secretaris-directeur mag van het aan hem verleende mandaat ondermandaat verlenen aan:

a. Directeur Innovatie en Bedrijfsvoering;

b. HRM-functionarissen/Afdelingshoofden;

c. Proceseigenaren;

d. Procesmanagers;

e. Projectleiders;

f. Overige medewerkers.

2. De secretaris-directeur wordt de bevoegdheid verleend tot het geven van nadere instructies aan een functionaris als bedoeld in het eerste lid, omtrent de mate waarin  en de werkwijze waarop gebruik dient te worden gemaakt van het aan hen verleende ondermandaat.

3. De secretaris-directeur legt de verleende ondermandaten aan de functionarissen vast in een Bevoegdhedenregister, dat een annex is bij deze regeling.

4. Het verleende ondermandaat is alleen mogelijk voor aangelegenheden die behoren tot het werkterrein/proces/project van betrokkene en die naar aard of inhoud niet een zodanig gewicht hebben dat zij behoren te worden afgedaan door de mandaatgever zelf.

5. Het verleende ondermandaat omvat tevens de bevoegdheid tot ondertekening van de krachtens het ondermandaat genomen besluiten.

6. Ondermandaten, volmachten en machtigingen die, na  inwerkingtreding van deze regeling, aan de orde zijn worden door middel van een standaardformulier schriftelijk verleend en zijn direct van kracht. De verleende ondermandaten, volmachten en machtigingen worden vastgelegd in het Bevoegdhedenregister, dat periodiek vastgesteld wordt door de secretaris-directeur. Bevoegdheidstoekenningen aan de projectleider worden in het Bevoegdhedenregister opgenomen voor zover het niet in de (aanvullende) projectopdracht is opgenomen.

1. De uitoefening van het (onder)mandaat geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken/processen, met inachtneming van het ter zake geldende recht, de vastgestelde of vast te stellen beleids- en uitvoeringsregels alsmede de aangegeven beperkingen en voorwaarden, één en ander ter beoordeling aan de (onder)gemandateerde.

2. De uitoefening van (onder)gemandateerde bevoegdheden met (mogelijke) financiële gevolgen geschiedt met inachtneming van de vastgestelde regels omtrent het budgetbeheer en de uitoefening van budgettaire bevoegdheden zoals vastgesteld in de Budgethoudersregeling 2009 en de daarbij behorende Procuratieboom.

3. De (onder)gemandateerde besluiten, die mede betrekking hebben op andere afdelingen/ processen dan die van de (onder)gemandateerde, worden niet genomen dan na verkregen advies van en – in geval een andere (onder)gemandateerde betrokken budgethouder is - na toestemming van de desbetreffende (onder)gemandateerde.

4. De (onder)gemandateerde verschaft de mandaatgever periodiek of op diens verzoek een rapportage over de uitoefening van de bevoegdheid. Hiervoor wordt in de management- en bestuursrapportages die het waterschap binnen het planning & controlsysteem kent ruimte gereserveerd.

5. Indien de (onder)gemandateerde van oordeel is, dan wel redelijkerwijs te verwachten is dat een te nemen beslissing bestuurlijk gevoelig is, legt de (onder)gemandateerde de te nemen beslissing met zijn advies voor aan de mandaatgever.

1. De artikelen 3 en 4 zijn van overeenkomstige toepassing op het verlenen van volmacht en machtiging.

1. De directeur Innovatie en Bedrijfsvoering, de proceseigenaren, HRM-functionarissen/ afdelingshoofden en procesmanagers zijn bevoegd om van de aan hen verleende bevoegdheden verder ondermandaat, -volmacht en -machtiging door middel van een standaardformulier schriftelijk te verlenen en zijn direct van kracht.

2. De ondergemandateerden in het eerste lid wordt de bevoegdheid verleend tot het geven van nadere instructies aan een functionaris, omtrent de mate waarin en de werkwijze waarop gebruik dient te worden gemaakt van het aan hen verleende verdere ondermandaat.

3. De verleende verdere ondermandaten, -volmachten en -machtigingen worden vastgelegd in het Bevoegdhedenregister, dat periodiek vastgesteld wordt door de secretaris-directeur. Bevoegdheidstoekenningen aan de projectleider worden in het Bevoegdhedenregister opgenomen voor zover het niet in de (aanvullende) projectopdracht is opgenomen.

4. Het bepaalde in artikel 3, vierde en vijfde lid en artikel 4 is van overeenkomstige toepassing. 

1. Bij afwezigheid of verhindering van de secretaris-directeur treedt de directeur Innovatie en Bedrijfsvoering of een schriftelijk door de secretaris-directeur aangewezen proceseigenaar voor de duur van de verhindering of afwezigheid in diens plaats en oefent in die hoedanigheid diens bevoegdheden uit.

2. Bij afwezigheid of verhindering van de ondergemandateerde, als bedoeld in artikel 3 eerste lid, gaat de bevoegdheid horizontaal over op een plaatsvervanger met een gelijke functie of, bij gebreke van een dergelijke plaatsvervanger, op de naasthogere functionaris.

3. Indien de uitoefening van een ondergemandateerde bevoegdheid de persoon, functie of enig ander belang van de ondergemandateerde zelf betreft, gaat het ondermandaat over op de naasthogere functionaris.

4. De vervangingsregeling, waarin de concrete vervanging overeenkomstig voorgaande leden is vastgelegd, wordt beheerd door een nader door de secretaris-directeur aan te wijzen proces.

1. Het in een document vastleggen van een besluit of een (privaatrechtelijke) (rechts)handeling vastgesteld op basis van mandaat, volmacht of machtiging vermeldt, afhankelijk van wie de bevoegdheid afkomstig is, aan het slot:

Namens het dagelijks bestuur,                     Namens de watergraaf,

De secretaris-directeur,                               De secretaris-directeur,

Handtekening                                               Handtekening

(naam secretaris-directeur)                        (naam secretaris-directeur)

2. Het in een document vastleggen van een besluit of een (privaatrechtelijke) (rechts)handeling vastgesteld op basis van ondermandaat, volmacht of machtiging vermeldt, afhankelijk van wie de bevoegdheid afkomstig is, aan het slot:

Namens het dagelijks bestuur,

de functie van de ondergemandateerde/gevolmachtigde/gemachtigde,

Handtekening

(naam van de ondergemandateerde/ gevolmachtigde/ gemachtigde)

Of

Namens de watergraaf,

de functie van de ondergemandateerde/gevolmachtigde/gemachtigde,

Handtekening

(naam van de ondergemandateerde/ gevolmachtigde/ gemachtigde)

Met ingang van de dag van inwerkingtreding van deze regeling vervalt de Ambtelijke bevoegdhedenregeling 2000 vastgesteld door het dagelijks bestuur van Waterschap De Dommel van 4 oktober 2000 en het Ondermandaatbesluit Ambtelijke Organisatie 2007 vastgesteld door de secretaris-directeur in de Directieteam van 27 november 2006.

1. Bij deze regeling behoort een Bevoegdhedenregister met betrekking tot de verleende (onder)mandaten, volmachten en machtigingen.

2. Deze regeling wordt in afschrift verzonden aan de in artikel 3 genoemde functionarissen.

3. Ondertekening van deze regeling vindt plaats met inachtneming van de eigen bevoegdheden.

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 oktober 2009.

Dit besluit kan worden aangehaald als: Ambtelijke bevoegdhedenregeling Waterschap De Dommel 2009.

Chronologisch en in onderstaande volgorde,

Aldus vastgesteld in het dagelijks bestuur op 14 september 2009

Het dagelijks bestuur van waterschap De Dommel

de watergraaf,                                                                 de  secretaris,

mr. drs. P.C.G. Glas                                                          drs. R.E. Viergever

Aldus vastgesteld door de watergraaf op 14 September 2009

De watergraaf van waterschap De Dommel,

mr. drs. P.C.G. Glas                                                          

Aldus vastgesteld door de secretaris-directeur op 14 september 2009

De secretaris-directeur van waterschap De Dommel,

drs. R.E. Viergever

Het karakter van de bevoegdheden in de Ambtelijke bevoegdhedenregeling en het annexe Bevoegdhedenregister is gelet op de flexibele en veranderende organisatie generiek van aard. Daarmee wordt voorkomen dat de Ambtelijke bevoegdhedenregeling aan regelmatige verandering onderhevig is.

Er is gekozen voor 1 Ambtelijke bevoegdhedenregeling. Hierdoor wordt ook invulling gegeven aan het streven naar deregulering.

De structuur van de regeling is als volgt:

zie bijlage

In het Bevoegdhedenregister zijn de bevoegdheden derhalve gerangschikt naar functie. Per functie zijn de algemene en bijzondere bevoegdheden benoemd en vastgelegd. Het bevoegdhedenregister wordt beheerd door het proces juridische advisering.

Er is voor gekozen om alle bevoegdheden te mandateren aan de secretaris-directeur met uitzondering van een aantal specifiek bevoegdheden, waarvoor het dagelijks bestuur en de watergraaf geen mandaat, volmacht of machtiging kan verlenen. Deze bevoegdheden kunnen dus niet op een lager niveau uitgeoefend worden.

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt dat een bestuursorgaan mandaat kan verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet. In artikel 10:3 tweede lid geeft de Awb  enkele voorbeelden van gevallen waarin mandaat in ieder geval niet wordt verleend:

• •

  het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien;

• •

  het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet;

• •

  het beslissen op een beroepschrift;

• •

  het vernietigen van of het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

Voorts bepaalt het derde lid van artikel 10:3 Awb dat mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift of op een verzoek in te stemmen met rechtstreeks beroep bij de bestuursrechter niet wordt verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

Wanneer de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet, kan ook de Awb niet precies zeggen. Behalve dat mandaat van een bevoegdheid op grond van de wet gewoon niet is toegestaan, kan dat ook van de omstandigheden van het geval afhankelijk zijn. Hierbij kan worden gedacht aan: niet in deze omstandigheden of in deze omvang of aan deze gemandateerde of onder deze voorwaarden.

Onder c staat vermeld dat alleen het dagelijks bestuur vergunningen of ontheffingen mag verlenen aan het waterschap zelf, bijvoorbeeld een Wvo-vergunning voor het lozen van effluent van een rioolwaterzuiveringsinstallatie van het waterschap op oppervlaktewater binnen het beheersgebied van het waterschap.

Onder h: het gaat hierbij om convenanten en bestuursovereenkomsten met een zwaarwegend bestuurlijk, beleidsmatig en/of financieel karakter, waarbij een besluit van het dagelijks bestuur benodigd is. De bevoegdheid tot het vaststellen van convenanten en bestuursovereenkomsten die een inspanningsverplichting bevatten en weinig tot geen financiële en beleidsmatige gevolgen hebben, is wel gemandateerd.

In artikel 3 kent het dagelijks bestuur en de watergraaf aan de secretaris-directeur de bevoegdheid toe om van het aan hem verleende mandaat ondermandaat te verlenen.

De bevoegdheden worden in een bevoegdhedenregister vastgelegd. Het bevoegdhedenregister is met betrekking tot nieuwe te (onder)mandateren bevoegdheden declaratoir en niet constitutief (rechtscheppend) van karakter. Door middel van een standaardformulier worden nieuwe bevoegdheden in het bevoegdhedenregister opgenomen.

In dit bevoegdhedenregister worden juridische en geen financiële en fiscale bevoegdheden vastgelegd.

Financiële bevoegdheden zijn vastgelegd in de Budgethoudersregeling 2009. Bij de uitoefening van bevoegdheden met financiële consequenties dient een (onder)mandaathouder dus ook te blijven binnen zijn financiële bevoegdheid op grond van de geldende Budgethoudersregeling, dan wel toestemming van de bij zijn besluit/rechtshandeling betrokken budgethouders.

Fiscale bevoegdheden worden niet in het bevoegdhedenregister opgenomen, omdat de meeste fiscale bevoegdheden bij wet zijn toegekend aan functionarissen belast met de heffing of invordering van belastingen. Daarbij is dus geen sprake van een afgeleide bevoegdheid, zoals bij delegatie of mandaat, maar van een rechtstreeks toegekende bevoegdheid (attributie).

Tot slot worden de specifieke bevoegdheden van toezichthouders, handhavers en opsporingsambtenaren en de namen van deze functionarissen opgenomen in het Aanwijzingsbesluit. In het bevoegdhedenregister wordt de algemene bevoegdheid van deze functionarissen opgenomen.

Dit artikel betreft de voorwaarden waaronder de bevoegdheid in mandaat en ondermandaat wordt uitgeoefend. De gemandateerde handelt overeenkomstig de beleids- en uitvoeringsregels die door het bestuur zijn vastgesteld, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. Uit oogpunt van rechtszekerheid bepaalt primair de (onder)gemandateerde zelf of hij de (onder)gemandateerde zelf of hij de bevoegdheid kan uitoefenen.

De (onder)mandaatgever bepaalt de frequentie van de inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheid door de (onder)gemandateerde. Een goede inrichting van de informatievoorziening is hierbij van belang.

Op grond van artikel 5 geldt met betrekking tot volmacht en machtiging hetzelfde als ten aanzien van het (onder)mandaat.

De directeur Bedrijfsvoering, proceseigenaren, HRM-functionarissen/afdelingshoofden en procesmanagers aan wie ondermandaat is verleend, wordt de bevoegdheid toegekend om verder ondermandaat te verlenen.

In artikel 7 is de algemene vervanging opgenomen. De concrete vervanging van de diverse functionarissen is vastgelegd in een regeling, die wordt beheerd door een door de secretaris-directeur aangewezen functionaris van de Concernstaf.

In artikel 8 is de ondertekening opgenomen. Afhankelijk van wie de bevoegdheid afkomstig is dient te worden ondertekend namens het dagelijks bestuur of de watergraaf.