| Overheidsorganisatie | Waterschap De Dommel |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Waterschap De Dommel 1998 |
| Citeertitel | Archiefverordening Waterschap De Dommel 1998 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
-
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 8-7-1998
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: -
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-07-1998 | 01-01-2014 | nieuwe regeling | 08-07-1998 - | - |
Op voorstel van het dagelijks bestuur heeft de vergadering van hoofdingelanden van het waterschap De Dommel te Boxtel in haar vergadering op 8 juli 1998 het navolgende besloten:
vastgesteld wordt de volgende regeling betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht door de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet: de Archiefwet 1995.
b. het besluit: het Archiefbesluit 1995.
c. waterschapsorganen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap.
d. de archiefbewaarplaats: de door de Vergadering van hoofdingelanden overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats.
e. de archivaris: de overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde archivaris
f. beheerders: degenen die ingevolge artikel 4 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
g. beheerseenheid: het/de door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel/ organisatieonderdelen.
h. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt in het waterschapshuis, Bosscheweg 56 te Boxtel, aangeduid als ruimte 0.A9.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de waterschaps-archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Het dagelijks bestuur doet tenminste éénmaal per jaar aan de Vergadering van hoofdingelanden verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht bedoeld in de artikelen 15 en 21.
Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de Vergadering van hoofdingelanden bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek in de zin van de wet.
1. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:
a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De archivaris doet eenmaal per jaar aan het dagelijks bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening waterschap De Dommel 1985.
Deze verordening kan worden aangehaald als "Archiefverordening waterschap De Dommel 1998".
Vastgesteld in de openbare vergadering van 8 juli 1998
De vergadering van hoofdingelanden,
wg. wg.
mr V.W.H.M. Ditters ir A.J.A.M. Segers
(secretaris, wnd.) (watergraaf)
Deze archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de Vergadering van hoofdingelanden te worden vastgesteld op grond van de artikelen 35, eerste lid, 36 en 37, tweede lid, van de Archiefwet 1995 (hierna genoemd Aw 1995).
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Aw 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 (hierna genoemd Ab 1995).
Hoofdstuk IV bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie van de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen. Ondanks het feit, dat deze verordening in principe beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook bij het waterschap aanwezige documentaire collecties, onder de werking van de verordening gebracht. Deels bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze.
Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 37, tweede lid van de wet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Ab 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Ab 1995).
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften. Zie aldaar.
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Ab 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het Ab 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Ab 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer waterschap De Dommel 1998. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening waterschap De Dommel 1998, omdat de Vergadering van hoofdingelanden ook de archivaris (mede) aanstelt.
Binnen één zittingsperiode verneemt de Vergadering van hoofdingelanden aldus tenminste viermaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine-leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties. Artikel 17 van het Ab 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.