Organisatie | Hoogheemraadschap van Rijnland |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Calamiteitenplan |
Citeertitel | Calamiteitenplan |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 1-6-2008
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Witte weekblad
Waterstaatswet 1900, ex art 69 lid 1
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-06-2008 | 14-12-2010 | nieuwe regeling | 01-06-2008 Witte weekblad | 08 |
Dit calamiteitenplan van het hoogheemraadschap van Rijnland is door het Dagelijks Bestuur ex artikel 69 lid 1 van de Waterstaatswet 1900 vastgesteld op 21 februari 2006
Het beheer van dit calamiteitenplan en de verantwoordelijkheid voor de uitvoering volgens dit plan is opgedragen aan de Algemeen Directeur van het hoogheemraadschap van Rijnland.
De eerstvolgende bijstelling van dit Calamiteitenplan zal uiterlijk plaatsvinden in 2010 of, naar het oordeel van het Dagelijks Bestuur van het hoogheemraadschap van Rijnland, zoveel eerder als nodig is voor een goede werking van dit Calamiteitenplan.
De bij dit calamiteitenplan behorende documenten, zoals supplementen en calamiteitenbestrijdingsplannen, worden, evenals wijzigingen daarvan, door de Algemeen Directeur na overleg met het Directieteam vastgesteld.
Na de fusie van 1 januari 2005 is het nieuwe Rijnland gestart met de integratie en harmonisatie van de calamiteitenorganisatie en calamiteitenplannen van de voormalige waterschappen. Deze inspanningen hebben ertoe geleid dat op 21 december 2005 het ontwerp-calamiteitenplan door het college van dijkgraaf en hoogheemraden kon worden vastgesteld. Het ontwerp-calamiteitenplan heeft, inclusief alle bijlagen, van 6 januari tot en met 3 februari de inspraakprocedure doorlopen. Onderdeel van de inspraakprocedure was een informatiebijeenkomst voor alle netwerkpartners op vrijdag 27 januari 2006.
Na doorvoeren van de nieuwe organisatiestructuur per 1 juni 2007, waarbij de districten ophielden te bestaan en een andere indeling in sectoren ontstond, is de organisatie daarop aangepast. In feite betekent dat alleen een aanpassing van de werkwijze en afstemming van de interne organisatie. De overige onderdelen konden ongewijzigd blijven.
Dat maakt een nieuwe inspraakronde in 2008 niet noodzakelijk.
1.1 Criteria voor calamiteiten en calamiteitenbestrijding
Calamiteiten zijn gebeurtenissen, al dan niet plotseling optredend, met zodanig ernstige gevolgen voor waterkering, waterbeheersing en/of waterkwaliteit dat het noodzakelijk kan zijn af te wijken van het bestuurlijk vastgestelde beleid en/of gangbare procedures, of beslissingen te nemen waarin het vastgestelde beleid niet voorziet.
Zodra een betrokken burgemeester, al of niet op advies van het hoogheemraadschap, de calamiteit tot (dreigende) ramp bestempelt, voegt het bestuur van het waterschap zich naar de aanwijzingen vanuit de algemeen bestuurlijke kolom. De ambtelijke organisatie van de calamiteitenbestrijding bij Rijnland behoeft daardoor niet wezenlijk te veranderen. De (coördinerend) burgemeester ziet dan de bestrijdingsorganisatie van het hoogheemraadschap van Rijnland als onderdeel van de hulpverleningsorganisatie.
Risico is het product van kans en gevolg. De waterstaatswerken zijn zodanig geconstrueerd dat zij minimaal voldoen aan de (wettelijke) eisen. De risico’s die men loopt ten gevolge van het opzettelijk toebrengen van schade, bijvoorbeeld door terroristen, zijn moeilijk in te schatten. De gevolgen van dergelijk bewust handelen worden aangepakt zoals bij wel inschatbare risico’s. Op de landelijke risicokaart worden de risico’s gepresenteerd die betrekking hebben op overstromingen ten gevolge van doorbraak van primaire waterkeringen. De risico-inventarisaties worden minimaal jaarlijks geactualiseerd en beschouwd op gewijzigde omstandigheden. De bijstellingen worden verwerkt in de calamiteitenbestrijdingsplannen.
Het hoogheemraadschap van Rijnland heeft als inzet om door pro-actie en preventie te voorkomen dat calamiteiten optreden. Wanneer zich met betrekking tot de aan Rijnland toebedeelde taken een incident of een calamiteit voordoet, kan dit directe gevolgen hebben voor de maatschappij. Wat deze gevolgen precies zijn is afhankelijk van vele factoren zoals, locatie van het incident, bevolkings/bebouwingsdichtheid, tijdstip, voorspelbaarheid etc.
Mogelijke calamiteiten, risico's en gevolgen
Mogelijke calamiteiten waterkwantiteitsbeheer
mogelijke calamiteiten waterkwaliteitsbeheer
Blokkade van een vaarweg of stranding van een schip of aanvaring tussen schepen vormen alleen een potentieel gevaar in situaties die een relatie hebben met de in de paragrafen 12.2. en 1.2.3 genoemde calamiteiten. Bij deze incidenten zal in hoofdzaak de inzet van andere hulpverleningsdiensten en organisaties noodzakelijk zijn.
In paragraaf 1.2 zijn ook situaties aangeduid met een verhoogde kans op een calamiteit. In deze situaties zal Rijnland extra waakzaam zijn en zonodig controles uitvoeren. Hierna volgt een opsomming van situaties waarbij de inzet van de calamiteitenorganisatie van Rijnland noodzakelijk kan zijn.
1.4 Mogelijke ongevallen waarvoor een calamiteitenbestrijdingsplan wordt opgesteld
Voor ongevallen waarvan de aard, de plaats en de gevolgen voorzienbaar zijn, heeft Rijnland
calamiteitenbestrijdingsplannen uitgewerkt. In deze plannen zijn de bestrijdingsmaatregelen opgenomen die de
gevolgen van het ongeval moeten beheersen en verminderen.
De volgende calamiteitenbestrijdingsplannen zijn beschikbaar:
2. Calamiteitenbestrijdingsorganisatie
2.1 Het hoogheemraadschap van Rijnland en de veiligheidsketen
Het wettelijk kader van waterstaats- en rampenwetgeving vereist de inzet van de waterschappen en dus ook van Rijnlands organisatie.
In de zogenaamde veiligheidsketen kan men de volgende fasen onderscheiden:
Pro-actie: het voorkomen van structureel onveilige situaties door bijvoorbeeld het maken van waterstaatswerken en de inbreng bij streek- en bestemmingsplannen
Preventie: het treffen van beveiligingsmaatregelen in de vorm van voorwaarden aan te verlenen vergunningen en het uitvoeren van inspecties, controles en handhaving
Preparatie: planvorming, opleiden, oefenen, afstemmen met netwerkpartners
Respons: de daadwerkelijke bestrijding
Nazorg: evaluatie, schadeafhandeling, verbeteracties, bijstelling beleid
In dit calamiteitenplan is voor het hoogheemraadschap van Rijnland beschreven welke maatregelen voor de schakels preparatie, respons en nazorg zijn voorbereid met betrekking tot de organisatie van de calamiteitenbestrijding.
2.2 Taken en beheersgebied van het hoogheemraadschap
De volgende tekst is opgenomen in het door Gedeputeerde Staten goedgekeurde reglement van bestuur van het hoogheemraadschap van Rijnland, Artikel 3:
Het hoogheemraadschap heeft tot taak de waterstaatkundige verzorging van zijn gebied, voor zover deze taak niet uitdrukkelijk aan andere publiekrechtelijke lichamen is opgedragen.
Als uitvloeisel van de taak, bedoeld in het tweede lid, onder a, is het hoogheemraadschap tezamen met de aangrenzende waterschappen belast met de zorg voor de instandhouding van de landscheidingen tussen het hoogheemraadschap enerzijds en de aangrenzende waterschappen anderzijds.
De taak van het hoogheemraadschap omvat mede de zorg voor de toepassing van de Scheepvaartverkeerswet, voor zover het wateren betreft waarvoor het hoogheemraadschap is aangewezen als bevoegd gezag.
Gedeputeerde Staten van Noord-Holland wijzen, als bedoeld in artikel 5a van de Waterschapswet, de waterstaatswerken, gelegen in de gemeente Haarlem aan, die op een door hen te bepalen datum in beheer van het hoogheemraadschap overgaan.
De onder d. genoemde vaarwegen zijn opgenomen op de overzichtskaart, zie calamiteitenmap tabblad 14. Tevens is in bijlage 3.4 een nadere uitwerking gegeven van de taken die Rijnland heeft t.a.v. het (nautisch) vaarwegbeheer.
Het beheersgebied van het hoogheemraadschap van Rijnland wordt weergegeven op de overzichtskaart, zie calamiteitenmap tabblad 14. Het gebied van Rijnland strekt zich uit van Wassenaar tot Amsterdam en van IJmuiden tot Gouda. Dit gebied is 1100 vierkante kilometer groot en er wonen, werken, reizen en recreëren ruim 1,3 miljoen mensen. In dit gebied, dat aan de westkant wordt begrensd door de Noordzee, liggen ongeveer tweehonderd polders, meren, plassen en vaarten.
Hieronder is, in een niet uitputtende opsomming, aangegeven wat in het kader van waterbeheer niet bij de taakvelden van het hoogheemraadschap van Rijnland behoort en welke instantie daar wel verantwoordelijk voor is:
Bij het voorkomen en bestrijden van calamiteiten zijn naast het hoogheemraadschap ook andere overheden en hulpverleningsorganisaties betrokken: het zogenaamde netwerk. Hierbij maakt men onderscheid tussen organisaties in de algemeen bestuurlijke kolom en in de functionele waterstaatskolom. De bevoegdheden van de belangrijkste organisaties worden in dit calamiteitenplan in de hoofdstukken 2.5 en 4 omschreven.
2.5 Bevoegdheden tijdens calamiteiten en rampen
Bevoegdheden in de waterstaatskolom
De taken en bevoegdheden van het hoogheemraadschap van Rijnland zijn gericht op de bescherming van specifieke waterstaatkundige belangen en kunnen daarmee van betekenis zijn voor de algemene veiligheid van de bevolking.
In de normale situatie brengt deze zorgplicht met zich mee, dat het Waterschapsbestuur in het belang van de veiligheid, de nodige maatregelen treft en afstemt met de provincies en/of de gemeenten in het beheersgebied.
Bij dringend of dreigend gevaar kent de Waterschapswet (art. 96) de dijkgraaf bijzondere bevoegdheden toe. In dat geval ligt de eventueel benodigde afstemming primair bij de dijkgraaf, maar is er een raakvlak met de bevoegdheden van de burgemeester (zie 2.5.2). Het kan namelijk zo zijn, dat de burgemeester eenzelfde situatie zal moeten aanmerken als een (dreigende) ramp en daarom zijn daarop gerichte bevoegdheden moet inzetten. In dat geval strekt zijn opperbevel ook ten aanzien van de maatregelen van het hoogheemraadschap.
Het handelen van het hoogheemraadschap is binnen dit kader terug te voeren op de activiteiten:
Deze activiteiten zijn nader uitgewerkt in het hoofdstuk “Fasering van de calamiteitenbestrijding” (3.2) en in de paragraaf “opbouw en werkwijze van de calamiteitenorganisatie” (2.8).
2.5.2 Bevoegdheden in de algemeen bestuurlijke kolom
De burgemeester bepaalt of er sprake is van een (dreigende) ramp in de zin van de Wet rampen en zware ongevallen.
Een ramp of een zwaar ongeval is een gebeurtenis, waardoor een ernstige verstoring van de openbare orde of veiligheid is of kan ontstaan,
Op grond van artikel 11 van de Wet rampen en zware ongevallen is de burgemeester belast met het opperbevel in geval van een ramp of ernstige vrees voor het ontstaan daarvan. Dit opperbevel strekt zich ook uit over nietgemeentelijke diensten en bestuursorganen (waaronder de waterschappen).
In een dergelijke situatie kan sprake zijn van samenloop van bevoegdheden van de burgemeester (openbare orde en veiligheid) en van de beheerder van waterstaatswerk. Ingevolge artikel 11 van de Wet rampen en zware ongevallen berust het opperbevel in een dergelijke situatie bij de burgemeester en uit dien hoofde is het zijn taak al die activiteiten te coördineren die in zo´n situatie tot doel hebben de veiligheid van de bevolking te verzekeren.
Degenen die aan de bestrijding van de ramp deelnemen (dus ook niet-gemeentelijke diensten en bestuursorganen, waaronder Rijnland) staan dan onder bevel van de burgemeester. De burgemeester bepaalt het beleid van de rampenbestrijding in overleg met de betrokken diensten en overheden. Hij houdt daarbij rekening met de wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden van anderen. In het uiterste geval kan hij echter bindende aanwijzingen geven. Rijnland moet de inzet van eigen bevoegdheden in zo’n geval dus afstemmen met de burgemeester. Als de burgemeester een aanwijzing geeft, is Rijnland verplicht de eigen bevoegdheden conform die aanwijzing te hanteren. De burgemeester kan echter niet in de plaats treden van het bestuur van Rijnland. De functionele keten staat op zo’n moment ten dienste van de algemene keten.
Daarnaast is het denkbaar dat er sprake zal zijn van een situatie van gevaar in de zin van de Waterstaatswet 1900, die (nog) niet is te kwalificeren als een ramp (of ernstige vrees daarvoor) in de zin van de Wet rampen en zware ongevallen (Wrzo). Alsdan beschikt Rijnland over de eigenstandige bevoegdheden en zijn de bevoegdheden van de instanties in de algemene keten, en dan in het bijzonder de bevoegdheid van de burgemeester, (nog) niet aan de orde.
Het toepassen van de diverse bevoegdheden is afhankelijk van de inschatting van de situatie door de betrokken bestuurders. Aangezien de beleving van calamiteiten of incidenten voor iedereen verschillend is en daaraan gekoppeld ook de noodzaak voor het gebruik van bevoegdheden, moet bij een dergelijke situatie extra aandacht worden besteed aan het inzichtelijk maken van de actuele bestuurlijke structuur, de zogenoemde netwerkverkenning. Met andere woorden, welke onderdelen binnen de betrokken organisaties zijn actief, wat is hun functie binnen de totale structuur van de bestrijding en op welke wijze vindt de afstemming tussen alle onderdelen plaats.
2.6 Uitgangspunten voor crisismanagement
Een slagvaardige organisatie kan elke crisis het hoofd bieden. Deze slagvaardigheid bereikt het hoogheemraadschap van Rijnland door zowel tijdens het voorbereiden op een calamiteit (de preparatie) als tijdens het bestrijden van een calamiteit (respons) rekening te houden met een aantal uitgangspunten voor crisismanagement. Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op de ervaringen met calamiteiten in het verleden en vormen de basis van het moderne crisismanagement, zoals bijvoorbeeld ook het ministerie van Verkeer en Waterstaat dat hanteert.
Deze uitgangspunten voor crisismanagement zijn uitgewerkt in uitgangspunten voor de calamiteitenbestrijding
2.7 Uitgangspunten voor de bestrijding van calamiteiten
Om calamiteiten te kunnen beheersen is een slagvaardige organisatie nodig. Rijnland bereikt dit door zowel tijdens de preparatie als tijdens de daadwerkelijke bestrijding van calamiteiten, te werken volgens een aantal uitgangspunten:
Deze uitgangspunten zijn uitgewerkt in de hoofdstukken 2.8 t/m 2.10, 3 en 4 en in de calamiteitenbestrijdingsplannen.
2.8 Opbouw en werkwijze van de calamiteitenorganisatie
De basisingrediënten van de calamiteitenorganisatie
Risico- en crisiscommunicatie. Een goede en open informatievoorziening kan voorkomen dat onduidelijkheden of zelfs tegenstrijdigheden ontstaan. Voorkomen moet worden dat door een escalatie van (verontrustende) berichtgeving een onjuist beeld van de daadwerkelijke situatie ontstaat, danwel reacties ontstaan die in geen verhouding staan tot de calamiteit. Men zou de kans kunnen lopen op een beschadiging van het imago van de organisatie. Op het strategisch niveau is het communicatiesaspect een integraal onderdeel van de besluitvorming. De coördinatie van de informatievoorziening namens Rijnland valt onder de verantwoordelijkheid van de dijkgraaf en de voorzitter van het Waterschaps Beleidsteam. De crisiscommunicatie geschiedt altijd op strategisch niveau, dat neemt niet weg dat voorlichting in alle lagen van de organisatie een punt van aandacht is, zodat het nodig is om de afspraken voor iedereen helder op papier te zetten. Ingeval van GRIP-fase 3 en 4 ligt de verantwoordelijkheid voor de crisiscommunicatie in handen van de burgemeester(s) al dan niet afgestemd door een coördinerend burgemeester. Zie voor nadere uitwerking het supplement Crisiscommunicatie.
Procesbewaking. Een gedegen opgezette calamiteitenorganisatie biedt de betrokken medewerkers houvast tijdens de calamiteitenbestrijding. Dit is mede noodzakelijk vanwege de grote (werk)druk die gepaard gaat met calamiteiten. Het is noodzakelijk het overzicht te behouden op het functioneren van de calamiteitenorganisatie. Voor de preparatiefase is dit uitgewerkt in het hoofdstuk “Kwaliteit van de calamiteitenbestrijding”. Tijdens de responsfase kan, afhankelijk van de omvang van de calamiteit en het niveau van de ingezette medewerkers, het wenselijk zijn om procesbewaking in te stellen. De Operationele Coördinatoren Calamiteitenbestrijding kunnen gevraagd en ongevraagd als onafhankelijk procesbewaker optreden.
De opbouw van de organisatie die belast is met de bestrijding van de calamiteit is in wezen niet anders dan de opbouw van de staande organisatie van het hoogheemraadschap van Rijnland. Met de visie dat een calamiteit meerdere aspecten van het waterbeheer kan betreffen (keringsbeheer, kwantiteitsbeheer, kwaliteitsbeheer), is er wel een specifieke opbouw van informeren, alarmeren en opschalen. Veelal kan, ter versnelling van de uitvoering van de bestrijding, worden volstaan met mondelinge informatieoverdracht en opdrachtverstrekking.
Wel moet men informatie en opdrachten vastleggen in onder andere logboeken en situatierapportages.
Voor de aanpak van een incident of calamiteit, het informeren, alarmeren en opschalen van de calamiteitenbestrijdingsorganisatie, is voor de betrokken medewerkers en bestuurders van het hoogheemraadschap van Rijnland en voor de betrokken netwerkpartners een gedetailleerde uitwerking beschikbaar in het Supplement Werkwijze van de calamiteitenorganisatie.
De daadwerkelijke bestrijding van calamiteiten en rampen noemt men respons of ook wel repressie.
De bijdragen die de sectoren en stafafdelingen van het hoogheemraadschap van Rijnland hierbij leveren zijn als volgt samen te vatten:
Sector Strategie en Regulering
De daadwerkelijke aanpak van calamiteiten op operationeel uitvoerend niveau ligt voornamelijk in de sector Beheer en Uitvoering.
Opschaling naar management- en bestuurlijk niveau zal plaatsvinden volgens dit calamiteitenplan met een uitwerking van de opschalingscriteria in de calamiteitenbestrijdingsplannen.
De sector Middelen verzorgt de ondersteunende processen (telefoonreceptie, catering, beschikbaar stellen ICTnetwerk,
Activering van de calamiteitenorganisatie
Bij de ontwikkeling van een incident naar een calamiteit zal de activering van de calamiteitenorganisatie zich bottum-up, van beneden naar boven in de staande organisatie ontwikkelen.
Als de calamiteitenorganisatie geheel is geactiveerd is de onderlinge verhouding tussen de verschillende teams juist top-down gericht, van boven naar beneden in de staande organisatie.
Er kan onderscheid worden gemaakt in de niveaus van informeren en aansturen:
In geval van incidenten en calamiteiten wordt binnen de calamiteitenorganisatie
Formele afstemming met andere organisaties vindt op strategisch beleidsniveau plaats.
De stroomschema´s die betrekking hebben op opschaling en afschaling zijn opgenomen in de calamiteitenbestrijdingsplannen, waarbij ook de criteria zijn opgenomen voor de verschillende niveaus van aanpak.
Het is van groot belang dat de verschillende teams in de calamiteitenbestrijdingsorganisatie de eigen taken en verantwoordelijkheden goed kennen en zich daaraan houden. Aangezien het taakveld van een (dreigende) calamiteit tijdens het proces kan verschuiven, is de kernsamenstelling van de teams altijd dezelfde, maar kan het accent verschuiven door het betrekken van andere deskundigen in de teams.
Hierna is een generieke beschrijving per team opgenomen. In het supplement Werkwijze van de calamiteitenorganisatie is een nadere uitwerking opgenomen en beschreven hoe een en ander onderling samenhangt. In de calamiteitenbestrijdingsplannen zijn de taken en verantwoordelijkheden nader uitgewerkt.
Het Waterschaps Beleidsteam (WBT) houdt zich bezig met beleidsmatige aspecten voor het waterschap. Dit houdt in dat het WBT de strategie voor het optreden van de calamiteitenorganisatie bepaalt. Afhankelijk van de calamiteit kan het noodzakelijk zijn om af te stemmen met externe organisaties op strategisch beleidsniveau.
Er kan veelvuldig overleg plaatsvinden tussen het beleidsteam van het hoogheemraadschap van Rijnland en die van de aanliggende hoogheemraadschappen, gemeenten en provincies. De strategische beleidsbepaling en bestuurlijke afstemming is een essentieel onderdeel van het optreden van de calamiteitenorganisatie.
Kernbezetting Waterschaps Beleidsteam
Het Waterschaps Operationeel Team (WOT) houdt zich bezig met de tactisch operationele aspecten van de calamiteitenbestrijding. Het WOT vormt een knooppunt van informatiestromen en houdt zich vooral bezig met het “hoe” van de bestrijding. De operationele afstemming met de netwerkpartners vindt hier plaats.
Kernbezetting Waterschaps Operationeel Team
De veldteams stelt men samen uit medewerkers die met de kennis van en ervaring uit hun dagelijkse werkzaamheden een bijdrage kunnen leveren bij:
Deze medewerkers vormen de ogen en oren in het veld. Gebiedskennis is van primair belang.
De samenstelling en de taken van de veldteams zijn beschreven in de supplementen Werkwijze van de calamiteitenorganisatie en het Medewerkersoverzicht.
2.9 Personele aspecten van de calamiteitenorganisatie
Iedere betrokkene bij de calamiteitenorganisatie werkt in principe vanuit de verantwoordelijkheden die hij/zij in de staande organisatie heeft. Op leidinggevenden (sectordirecteuren, afdelingshoofden, en teamleiders) rust vooral de verantwoordelijkheid om integraal management ook in calamiteitenomstandigheden toe te passen.
Een overzicht van geconsigneerde en deskundige medewerkers is beschikbaar in het Supplement Medewerkersoverzicht. Dit supplement wordt beperkt verspreid in verband met de privacygevoelige gegevens. Geconsigneerde medewerkers zijn volgens een rooster beschikbaar en telefonisch bereikbaar. Voor de opkomst gelden maximale opkomsttijden die zijn vermeld in het Supplement Werkwijze van de calamiteitenorganisatie. De criteria voor consignatie zijn ook in dit supplement opgenomen (welke rol behoeft consignatie). Niet geconsigneerde medewerkers kunnen door hun leidinggevende worden gevraagd/aangewezen deel te nemen in de calamiteitenorganisatie.
Alle medewerkers moeten bereid zijn om in calamiteitenomstandigheden taken te verrichten die buiten hun functietaken liggen. Dit is geregeld in de Sectorale Arbeidsvoorwaarden (SAW). Ook is in veel functietyperingen opgenomen dat de medewerker incidenteel taken moet verrichten, die buiten het dagelijkse takenpakket en buiten normale werktijden liggen.
2.10 Middelen ten bate van de calamiteitenbestrijding
In het supplement Crisiscommunicatie is vastgelegd hoe en door welke functionarissen Rijnland de communicatie met de voorlichters van andere overheden, rampenzenders, mediavertegenwoordigers en met de ingezetenen ten tijde van een calamiteit organiseert en uitvoert. In Calamiteitenbestrijdingsplannen is beschreven op welke wijze en momenten bestuurders elkaar informeren en alarmeren.
3. Fasering van de calamiteitenbestrijding
Het hoogheemraadschap van Rijnland is 24 uur per etmaal telefonisch bereikbaar via het algemene toegangsnummer 071 – 306 3063.
Voor reguliere storing- en klachtenafhandeling buiten de normale werktijden zijn een aantal medewerkers geconsigneerd in een wachtdienst. Deze medewerkers zijn oproepbaar voor de eerste aanpak van een incident.
Voor de medewerkers en bestuurders in de calamiteitenorganisatie is een gedetailleerde uitwerking beschikbaar
in de Supplementen Werkwijze van de calamiteitenorganisatie, medewerkersoverzicht en de interne
Het hoogheemraadschap conformeert zich zoveel mogelijk, uitgaande van haar specifieke overheidstaken, aan de alarmerings- en opschalingsmethodiek, zoals de hulpverleningsdiensten (brandweer, politie, geneeskundige hulp) en de algemeen bestuurlijke kolom (Rijk, provincies, gemeenten) die hanteren om goed samen te kunnen
Bij een ongeval of incident dat de dagelijkse routine van de hulpdiensten overstijgt, is er behoefte aan onderlinge afstemming en coördinatie op de plaats van het incident. Zodra een gecoördineerde aanpak noodzakelijk is, wordt volgens een vast opschalingstramien een organisatie in gang gezet om de crisis te bestrijden.
De aangewezen functionarissen vullen bij opschaling een in normale omstandigheden ‘lege organisatie’. Monodisciplinaire zaken op het vlak van opschaling en coördinatie worden beschreven in documenten van de afzonderlijke diensten en organisaties. De hoofden van dienst / leidinggevenden van organisaties zorgen er in de preparatiefase voor dat de hier geschetste gang van zaken stoelt op duidelijke afspraken binnen de eigen kolom, met andere organisaties alsmede
Voor de opschaling volgens GRIP is een landelijk referentiekader beschikbaar. Op detailniveau zijn er per hulpverleningsregio’s nog kleine verschillen te onderkennen. De opschaling binnen Rijnland sluit aan op het landelijke referentiekader, maar maakt gebruik van een eigen faseringssystematiek en terminologie, die zijn afgestemd op de toegepaste systematiek van de Zuid-Hollandse waterschappen. In de volgende tabel staan de relaties tussen de door de waterschappen toegepaste fasering en de GRIP niveaus vermeld.
Bij een GRIP-2 situatie is er naast een zogenoemd brongebied, ook een beperkt effectgebied, bijvoorbeeld een grote brand waarbij gevaarlijke stoffen vrijkomen. Naast het CoPI ter plaatse, komt op het Regionaal Coördinatiecentrum (RCC) het Regionaal Operationeel Team (ROT) bijeen. Het ROT is verantwoordelijk voor de totale operationele inzet (incl. CoPI). Zij zorgen voor de multidisciplinaire afstemming en aansturing van alle activiteiten in het effectgebied. Voor incidenten met een beperkte - uitvoerende - betrokkenheid van de
In een GRIP-3 situatie is het effectgebied groter, waardoor niet alleen operationele maar ook bestuurlijke leiding nodig is. Opschaling naar GRIP-3 is een bevoegdheid van de burgemeester, die daarin wordt geadviseerd door het ROT. (Regionaal Operationeel Team). Binnen de gemeente komt het Beleidsteam (BT) bijeen om de burgemeester te ondersteunen door het geven van informatie en advies. Binnen alle teams is sprake van eenhoofdige leiding en een hiërarchische aansturinglijn loopt van burgemeester naar Operationeel Leider in het ROT naar Leider CoPI.
Bij GRIP-4 overschrijdt het incident door zijn omvang of impact de gemeentegrens, zodat in meerdere gemeenten BT's actief zijn. Om te komen tot een heldere, eenduidige, bestuurlijke coördinatie, treedt er namens de burgemeesters van de verschillende gemeenten één coördinerend burgemeester in functie. Conform de regeling coördinerend burgemeester behandelt deze mogelijke schaarstevraagstukken en conflicten en laat zich hiervoor adviseren door een Regionaal Beleidsteam (RBT).
Uit de praktijk blijkt dat de nazorgfase vele malen langer duurt dan de responsfase.
Voor een waterschap houdt dit in:
Ook hier geldt dat tijdens nazorgfase nauw contact moet worden onderhouden met de netwerkpartners.
De sector Strategie & Regulering, afdeling Beleid coördineert en bewaakt de evaluaties en de verbeteracties op centraal niveau.
De uitvoering van verbeteracties kan door de gehele organisatie gevolgen hebben.
In dit hoofdstuk is op hoofdlijnen weergegeven welke netwerkpartners er zijn en wat zij in relatie tot calamiteitenbestrijding door het hoogheemraadschap van Rijnland te betekenen hebben. In het supplement Netwerkpartners en in de calamiteitenbestrijdingsplannen wordt een en ander, inclusief het alarmeringsschema, tot op detailniveau uitgewerkt. Als leidraad daarbij wordt o.a. het Toetsingskader van Gedeputeerde Staten gehanteerd (wie wanneer informeren, alarmeren).
4.2 Afstemming binnen het netwerk
In onderstaand schema is de afstemming op regionaal niveau weergegeven
4.3 Bijstand van netwerkpartners
Bijstand is nodig als de aanwezige kennis en ervaring kwantitatief of kwalitatief tekort komt.
De bijstand bestaat uit de inzet van mensen, materiaal, materieel van bijvoorbeeld
Uitwerking in het Supplement Netwerkpartners en in de Calamiteitenbestrijdingsplannen.
5. Kwaliteitsborging van de calamiteitenbestrijding
Kwaliteit is wat de klant wenst of eist. Hierna is weergegeven wie Rijnland met betrekking tot calamiteitenbestrijding als klant beschouwt en aan welke wensen of eisen Rijnland zal voldoen.
Om de kwaliteit te borgen, is er een Calamiteitenbeheersysteem, dat werkt volgens het Deming-principe "plan-do-check-act". Daarbij sluit het hoogheemraadschap van Rijnland aan bij de door de Unie van Waterschappen aanbevolen systematiek, zoals die door Delfland/Trimension is ontwikkeld.
5.1 Integrale systematische zorg
Dit calamiteitenbeheerssysteem omvat een samenhangend geheel van documenten, randvoorwaarden, procedures, middelen en werkzaamheden die tot doel hebben een effectieve bestrijding van calamiteiten.
5.2 Preparatie op de calamiteitenbestrijding
Een effectieve calamiteitenbestrijding vereist een goede voorbereiding (preparatie). Deze voorbereiding omvat de onderwerpen planvorming, opleiden, oefenen en afstemming met netwerkpartners.
Dit calamiteitenplan beschrijft het product van de strategische beleidsontwikkeling, -bepaling en –uitvoering ten aanzien van de calamiteitenbestrijding.
Het strategisch beleid is pro-actief ten aanzien van het voorkomen en beperken van schadelijke effecten van calamiteiten en het beleid is volgend op de ontwikkelingen ten aanzien van crisismanagement in Nederland.
In het beheer van de waterkeringen en bedrijfsmiddelen wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden met toekomstige ontwikkelingen. Enerzijds door studies te doen naar toekomstig waterbezwaar/waterbehoefte en hoogwater, anderzijds door de resultaten van deze studies te vertalen in maatregelen en ruimtelijke reserveringen. Daarnaast is het beleid gericht op het hebben van een “robuust” systeem.
Op voorstellen van de ambtelijke organisatie bepaalt het dagelijks bestuur het beleid. Daarna wordt de ambtelijke organisatie belast met het uitwerken in activiteiten en de uitvoering van het strategisch beleid. De lijnverantwoordelijkheid ten aanzien van de calamiteitenbestrijding bevat alle fasen van de veiligheidsketen.
De leidinggevenden zijn te allen tijde aanspreekbaar over de voorbereiding op en uitvoering van taken van hun
sector, afdeling of team in de bestrijding van calamiteiten.
5.3 Planvorming, -afstemming en -vaststelling en samenstelling calamiteitenmap
Zowel intern Rijnlands organisatie als daarbuiten is het belangrijk en vaak wettelijk verplicht dat de ontwerpplannen en planwijzigingen worden afgestemd. Hiermee wordt niet alleen bereikt dat de plannen in de praktijk bruikbaar zijn, maar door de afstemming krijgen de betrokkenen de materie ook “tussen de oren”.
De totale set van plannen van het hoogheemraadschap van Rijnland noemen we “Calamiteitenmap” en deze
bestaat uit de volgende onderdelen:
Deze vormen een gedetailleerde uitwerking van het calamiteitenplan en hebben een dynamisch karakter. De aangewezen afdelingen actualiseren deze supplementen minimaal jaarlijks. Bij belangrijke veranderingen stelt het Dagelijks Bestuur deze supplementen vast.
In deze plannen werken de betrokken afdelingen in detail uit op welke wijze zij de mogelijke calamiteiten zullen bestrijden. Onderdeel van deze plannen zijn ook werkinstructies en kaarten. Deze calamiteitenbestrijdingsplannen zijn dynamisch van karakter en worden minimaal jaarlijks geactualiseerd
Beheer en actualisatie calamiteiten(bestrijdings)plannen
Voor alle plannen en bijbehorende supplementen zijn planbeheerders aangesteld. Wie de planbeheerder van een bepaald document is, staat weergegeven in het begin van elk plan in het onderdeel “documentbeheer”. Tevens staan de planbeheerders weergegeven in de inhoudsopgave van de calamiteitenmap en op intranet.
Verantwoordelijkheid planbeheerders
De afdeling Beleid van de sector Strategie & Regulering is verantwoordelijk voor de eindredactie van alle plannen en documenten in de calamiteitenmap en draagt tevens zorg voor aansturing van de planbeheerders.
De planbeheerders zijn verantwoordelijk voor de inhoud van de betreffende plannen en toetsen periodiek:
Voor de telefoongidsen en het supplement “Medewerkersoverzicht” geldt dat ze jaarlijks worden geactualiseerd.
Een actueel overzicht van de meest recente calamiteiten(bestrijdings)plannen en bijbehorende supplementen is op intranet onder “infocentrum” weergegeven.
Periodiek komen nieuwe versies van de verschillende documenten op intranet beschikbaar. Alle medewerkers die een rol hebben in de calamiteitenorganisatie worden via e-mail geattendeerd op het verschijnen van nieuwe versies. De medewerkers zijn vervolgens zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van hun persoonlijke
Bij een goede voorbereiding op de calamiteitenbestrijding behoort het instrueren en opleiden van alle betrokken leden van het dagelijks bestuur, het management en de medewerkers. In de opleiding komen aspecten aan de orde zoals juridisch kader, multidisciplinaire samenwerking, opschaling en de plaats van de eigen taak in de totale calamiteitenbestrijding. Het opleidingenbeleid is er op gericht de dagelijks bestuursleden, het management en de medewerkers inzicht te geven in de eigen rol tijdens de (multidisciplinaire) calamiteitenbestrijding in samenhang met de calamiteitenbestrijdingstaken die anderen uitvoeren.
Vanuit de wettelijke verplichtingen en het provinciaal toetsingskader moet een waterschap jaarlijks oefenen. Oefeningen worden gehouden om de afstemming van bestrijdingsacties intern, tussen waterschappen onderling, andere overheden en hulpverleningsdiensten op strategisch beleidsmatig en operationeel niveau te beproeven.
5.5 Multidisciplinaire samenwerking
Vanouds is de eerste taak van de waterschappen: water keren en water beheersen. Voor de bestrijding van calamiteiten zijn de pro-actie en preventie niet van belang; deze zijn wel van belang om te voorkomen dat calamiteiten kunnen ontstaan. Tegenwoordig wordt in dit kader vooral gewerkt aan ruimte voor water: ruimtelijke ordening in samenwerking met provincies en gemeenten. Ook zijn vergunningverlening en handhaving en het technisch onderhoud in preventieve zin van groot belang.
Het voorbereiden van gezamenlijke oefeningen of opleidingen met netwerkpartners vraagt veel voorbereidingstijd, maar genereert uiteindelijk meer effectiviteit voor de eigen organisatie. Hiertoe is zeer regelmatig overleg in project- en werkgroepen noodzakelijk. Voor eenduidige presentatie is het van belang dat dit op centraal niveau wordtuitgevoerd.
Evaluatie is een belangrijk middel ter
Tijdens de calamiteitenbestrijding zullen het Waterschaps Beleidsteam, het Operationele Team, de voorzitters van de Actiecentra en ingezette deskundigen zoveel mogelijk vastleggen in notities, logboeken, sitraps, faxen, memo's, cijfermatige overzichten etc.
De vastgelegde gegevens worden verwerkt tot een definitief concept evaluatierapport da na bespreking in het directieteam, wordt voorgelegd aan Dijkgraaf en Hoogheemraden. D&H besluit tot vaststellen van het Evaluatierapport dat ook wordt voorgelegd aan Gedeputeerde Staten. Ter beoordeling door de portefeuillehouder calamiteitenbestrijding wordt zonodig meegewerkt aan het opstellen van een gezamenlijk evaluatierapport door meerdere netwerkpartners.
Afhankelijk van de omvang en complexiteit van de calamiteit moet rekening worden gehouden met een doorlooptijd van twee tot vier maanden om een evaluatierapport op te stellen en te formaliseren. Oefeningen worden ook afgesloten met een evaluatierapport en ter informatie voorgelegd aan Dijkgraaf en Hoogheemraden.
Jaarlijks rapporteert de Algemeen Directeur over de stand van zaken ten aanzien van wet- en regelgeving en de uitvoering van het beleid aan het Dagelijks Bestuur.