| Overheidsorganisatie | Waterschap Zuiderzeeland |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening voor de Rekenkamercommissie |
| Citeertitel | Verordening voor de Rekenkamercommissie W |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit:
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: FlevoPost week 34
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-07-2009 | 28-01-2014 | nieuwe regeling | 01-07-2009 FlevoPost week 34 | BO.354 |
De Algemene Vergadering van Waterschap Zuiderzeeland;
gelezen het voorstel van d.d. 16 juni 2009, nummer 100296;
overwegende, dat het wenselijk is een Rekenkamercommissie Waterschap Zuiderzeeland in te stellen;
gelet op het bepaalde in artikel 78 van de Waterschapswet;
besluit:
vast te stellen de Verordening voor de Rekenkamercommissie Waterschap Zuiderzeeland 2009, luidende als volgt:
In deze verordening wordt verstaan onder:
1. waterschap: Waterschap Zuiderzeeland
2. commissie: Rekenkamercommissie
3. voorzitter: voorzitter van de Rekenkamercommissie
4. college: college van Dijkgraaf en Heemraden
5. extern lid: lid van de Rekenkamercommissie niet zijnde lid van de Algemene Vergadering
1. Er is een commissie die door de Algemene Vergadering wordt ingesteld en wordt aangeduid als de Rekenkamercommissie.
2. De Rekenkamercommissie doet onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door het waterschapsbestuur gevoerde bestuur.
1. De commissie bestaat uit 5 leden, waaronder de voorzitter.
2. De Algemene Vergadering benoemt de voorzitter en de leden van de commissie. 2 leden worden benoemd door de Algemene Vergadering uit haar midden. De overige leden, waaronder de voorzitter, zijn geen lid van de Algemene Vergadering.
3. De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.
4. De leden van de commissie, die de Algemene Vergadering uit haar midden kiest, worden benoemd voor een periode gelijk aan de lopende zittingsduur van de Algemene Vergadering; externe leden worden benoemd voor een periode van vier jaar.
5. De commissie stelt een rooster van aftreden vast voor de externe leden op zodanige wijze dat niet alle externe leden gelijktijdig aftreden. In verband hiermee kunnen de externe leden, in afwijking van het bepaalde in de laatste volzin van het vierde lid, voor een periode korter dan vier jaar worden benoemd.
6. Indien het lidmaatschap van een extern lid eindigt vóór het einde van zijn benoemingstermijn, treedt zijn opvolger af op het moment dat de benoemingstermijn van het vertrekkende lid zou zijn afgelopen.
7. De leden kunnen ten hoogste eenmaal herbenoemd worden.
Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de leden van de Rekenkamercommissie in de vergadering van de Algemene Vergadering, in handen van de Dijkgraaf, de volgende eed (verklaring en belofte) af:
“Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de Rekenkamercommissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.
Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.
Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de Rekenkamercommissie naar eer en geweten zal vervullen.
Zo waarlijk helpe mij God Almachtig. (Dat verklaar en beloof ik.)”
1. De leden van de Rekenkamercommissie maken openbaar welke andere functies zij vervullen.
2. Openbaarmaking geschiedt door ter inzage legging van een opgave van de in het eerste lid bedoelde functies.
3. Een lid van de commissie is niet tevens:
minister;
staatssecretaris;
lid van de Raad van State;
lid van de Algemene Rekenkamer;
Nationale Ombudsman;
substituut-ombudsman als bedoeld in artikel 9, eerste lid, van de Wet Nationale Ombudsman;
Commissaris van de Koningin van de provincies waarin het waterschap is gelegen;
gedeputeerde van de provincies waarin het waterschap is gelegen;
secretaris van de provincies waarin het waterschap is gelegen;
griffier van de provincies waarin het waterschap is gelegen;
burgemeester van een gemeente die in het gebied van het waterschap is gelegen;
ambtenaar, door of vanwege het waterschapsbestuur aangesteld of daaraan ondergeschikt;
ambtenaar, door of vanwege de provincie of het Rijk aangesteld, tot wiens taak het behoort het verrichten van werkzaamheden in het kader van het toezicht op het waterschap.
4. Een lid van de commissie mag niet:
als advocaat, procureur of adviseur in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van het waterschap of het waterschapsbestuur dan wel ten behoeve van de wederpartij van het waterschap of het waterschapsbestuur;
als gemachtigde in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de wederpartij van het waterschap of het waterschapsbestuur;
als vertegenwoordiger of adviseur werkzaam zijn ten behoeve van derden tot het met het waterschap aangaan van:
1e. overeenkomsten als bedoeld in onderdeel d;
2e. overeenkomsten tot het leveren van onroerende zaken aan het waterschap;
d. rechtstreeks of middellijk een overeenkomst aangaan betreffende:
1e. het aannemen van werk ten behoeve van het waterschap;
2e. het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van het waterschap;
3e. het leveren van roerende zaken anders dan om niet aan het waterschap;
4e. het verhuren van roerende zaken aan het waterschap;
5e. het verwerven van betwiste vorderingen ten laste van het waterschap;
6e. het van het waterschap onderhands verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen;
7e. het onderhands huren of pachten van het waterschap;
e. van het vierde lid, sub 4, kan de Algemene Vergadering ontheffing verlenen.
1. De Algemene Vergadering ontslaat de leden van de commissie.
2. Het lidmaatschap van een lid dat tevens lid van de Algemene Vergadering is eindigt:
op eigen verzoek;
indien het lid aftreedt als lid van de Algemene Vergadering;
indien de Algemene Vergadering van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de commissie te vervullen.
3. Het lidmaatschap van een extern lid eindigt:
op eigen verzoek;
indien de termijn waarvoor hij is benoemd eindigt;
bij aanvaarding van een functie die naar het oordeel van de Algemene Vergadering onverenigbaar is met het lidmaatschap van de commissie;
wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel zulk een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;
indien het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;
indien het lid door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn functie als lid van de commissie te vervullen.
1. De voorzitter en de leden ontvangen een vergoeding voor de werkzaamheden die zij voor de commissie verrichten. Deze vergoeding wordt bij besluit van de Algemene Vergadering vastgesteld.
2. De vergoeding bedoeld in het eerste lid komt ten laste van het budget van de commissie.
1. De commissie kiest de onderwerpen voor haar onderzoek, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.
2. De Algemene Vergadering kan door middel van het aanbieden van een shortlist van onderwerpen voorstellen doen aan de commissie tot het instellen van een onderzoek. Indien de Algemene Vergadering een dergelijk verzoek heeft gedaan bericht de commissie uiterlijk binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek zal worden voldaan.
3. De commissie zendt de in het eerste lid bedoelde onderzoeksopzet ter kennisneming aan de Algemene Vergadering.
1. De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.
2. De commissie kan besluiten de Algemene Vergadering tussentijds te informeren over de voortgang van het onderzoek.
3. De commissie is bevoegd bij alle leden van het waterschapsbestuur en bij alle ambtenaren van het waterschap die mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen, die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het waterschapsbestuur en de ambtenaren van het waterschap zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken.
4. De commissie kan zich laten adviseren door de concerncontroller.
5. De commissie vergadert in beslotenheid; haar rapporten zijn openbaar.
6. De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.
7. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de commissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe deskundigheid inschakelen.
8. De commissie stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die ten minste twee weken bedraagt, hun reactie aan de commissie te geven op de juistheid en volledigheid van het conceptonderzoeksrapport. Betrokkenen zijn in elk geval degenen, wier taakuitvoering (mede) onderwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt wie voorts als betrokkenen worden aangemerkt. De commissie stelt vervolgens het college van Dijkgraaf en Heemraden in de gelegenheid binnen een door haar te stellen termijn, die ten minste vier weken bedraagt, zijn reactie aan de commissie te geven op de conclusies en aanbevelingen van het conceptonderzoeksrapport.
9. De commissie zendt een afschrift van haar onderzoeksrapport, de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van de betrokkenen op het (concept)rapport aan de Algemene Vergadering, het college van Dijkgraaf en Heemraden en aan de betrokkenen.
De commissie wordt bij haar werkzaamheden ondersteund door het hoofd van de afdeling Bestuursondersteuning dan wel door een door hem aan te wijzen medewerk(st)er.
1. De commissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.
2. Ten laste van het in het eerste lid bedoelde budget worden de kosten gebracht betreffende:
de vergoedingen aan de externe leden;
de externe deskundigen die eventueel door de commissie zijn ingeschakeld;
overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.
Deze verordening wordt geëvalueerd vóór 1 januari 2011. Deze evaluatie strekt zich tevens uit tot de werking van de commissie.
Deze verordening treedt in werking op de dag nadat zij is vastgesteld.
Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening voor de Rekenkamercommissie Waterschap Zuiderzeeland 2009”.
Aldus vastgesteld in de Algemene Vergadering d.d. 30 juni 2009.
Lelystad, 22 juli 2009
de secretaris, de voorzitter,
ir. J.B. van der Veen. mr. ir. H.L. Tiesinga.
De Rekenkamercommissie van Waterschap Zuiderzeeland (hierna RKC genoemd) bestaat uit:
een externe voorzitter
twee externe leden
twee interne leden uit het algemeen bestuur
De RKC wordt ambtelijk ondersteund door de ambtelijk secretaris.
De taak van de Rekenkamercommissie is het toetsen van het door het bestuur van Waterschap Zuiderzeeland gevoerde bestuur op de onderdelen:
doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van beleid met de juiste maatregelen en tegen de juiste middeleninzet verlopen?
doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald?
Hiertoe voert de RKC onderzoek uit. Het doel van deze onderzoeken is het versterken van de controlerende taak van de Algemene Vergadering en het lerend vermogen van Waterschap Zuiderzeeland. De onderzoeken dienen inzicht te bieden in de prestaties van Waterschap Zuiderzeeland als geheel en waar nodig het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst.
In dit onderzoeksprotocol beschrijft de RKC de richtlijnen die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de RKC en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de RKC met dit protocol inzicht verschaffen in de werkwijze van de RKC en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de RKC haar taken wil uitoefenen.
Bij de samenstelling van dit protocol is gebruik gemaakt van de handreiking onderzoek die is opgesteld door de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). Dit protocol is geen statisch document; de toekomstige ontwikkeling van het rekenkamerwerk kan aanleiding zijn om dit protocol op onderdelen te herzien.
De RKC hanteert de volgende drie uitgangspunten bij haar onderzoek:
a. zorgvuldigheid: betrouwbaarheid en volledigheid bij de verzameling van de relevante feiten;
b. objectiviteit: objectieve en gedegen analyse van de feiten;
c. transparanteoordeelsvorming: beoordeling van feiten aan de hand van een expliciet normenkader.
De RKC wil door middel van haar onderzoeken een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit en aan het lerend vermogen van het algemeen bestuur van Waterschap Zuiderzeeland.
De RKC werkt aan deze missie door onafhankelijk onderzoek uit te voeren en op basis daarvan aanbevelingen te doen. De RKC rapporteert aan het algemeen bestuur.
Haar onafhankelijke positie wordt ingevuld met een positief-kritische houding ten opzichte van Waterschap Zuiderzeeland. In publicaties van de RKC worden zowel de zaken die goed gaan als de zaken die verbetering behoeven toegelicht.
Per onderzoek formuleert de RKC een specifieke doelstelling, afgeleid van de missie. In het volgende hoofdstuk wordt nader ingegaan op het onderzoek.
De RKC heeft een onafhankelijke positie binnen Waterschap Zuiderzeeland. Dit betekent dat de RKC zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De Algemene Vergadering kan onderwerpen voor de RKC agenderen en op een shortlist zetten. De RKC kan dan op basis van deze shortlist en de onderwerpen die zij zelf wil onderzoeken een keuze maken voor een onderzoek.
De inkomende verzoeken worden in de RKC besproken. De RKC beslist of deze verzoeken worden gehonoreerd. Op verzoeken van het algemeen bestuur zal ingevolge de Verordening voor de Rekenkamercommissie altijd een reactie volgen.
De RKC houdt ook zelf bij wat er aan thema's speelt binnen Waterschap Zuiderzeeland.
Hiervoor maakt de RKC gebruik van officiële stukken zoals bestuursstukken, de begroting en jaarrekening etc. Verder hanteert de RKC andere bronnen, zoals interviews, lokale kranten, vakbladen en oriënteert de RKC zich op het werk van andere rekenkamer(commissie)s in het land.
De RKC houdt op deze wijze een groslijst van onderwerpen bij. Niet alle onderwerpen zullen zich lenen voor een uitgebreid rekenkameronderzoek zoals beschreven in dit protocol. In sommige gevallen kan worden bekeken of de onderzoeksvraag op andere wijze door de RKC kan worden beantwoord, bijvoorbeeld in de vorm van een korte analyse.
In het algemeen geldt dat de RKC bij de keuze van haar onderwerpen een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie en doelstelling van de RKC beoogt, gerelateerd aan de inzet van schaarse onderzoekscapaciteit. Meer specifiek hanteert de RKC de volgende criteria:
De onderwerpen uit de RKC-onderzoeken:
1. Gaan over zaken die door het waterschap te beïnvloeden zijn.
2. Moeten maatschappelijk relevant zijn.
3. Hebben een groot financieel belang.
4. Sluiten aan op de visie, doelen en beleidsprioriteiten van het waterschap.
5. Moeten bruikbare leereffecten opleveren voor het college van DenH en de AV.
6. Spelen ook bij de andere waterschappen.
7. Leveren quick wins (*) op.
8. Worden (t.z.t.) verspreid over meerdere beleidsterreinen.
Door de RKC wordt met het kenbaar maken van het onderzoeksprogramma toegelicht op welke wijze deze criteria gewogen zijn bij de keuze van de onderwerpen.
Het belangrijkste middel om onze missie gestalte te geven is het doen van onderzoek.
Hierin onderscheidt de RKC drie soorten:
1. onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid;
2. onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beheer en de organisatie;
Binnen deze drie categorieën van onderzoek zijn vele varianten mogelijk. Het accent kan liggen op verschillende aspecten van beleid en verschillende onderdelen van het beleidsproces, zoals de besluitvorming, beleidsdoelstellingen, informatievoorziening, de uitvoering van het beleid, de kosten, beleidsprestaties of de maatschappelijke effecten van beleid.
De toets op de doeltreffendheid en doelmatigheid vindt achteraf (ex-post) plaats, ná vaststelling van het beleid. De RKC is gericht op het doen van aanbevelingen voor de toekomst.
Qua breedte en diepte onderscheidt de RKC twee type onderzoeken:
a. Rekenkamercommissiebrief
Een RKC-brief vraagt een relatief beperkte onderzoeksinzet en is gericht op het verkennen of benoemen van evidente concrete leerpunten. Het zijn brieven waarin de RKC de resultaten van onderzoek met een beperkte reikwijdte publiceert. Hiermee kan de RKC flexibeler inspelen op ontwikkelingen of vragen uit het algemeen bestuur of de samenleving.
Een RKC-brief bevat feitelijke en deugdelijk onderbouwde bevindingen, maar deze kunnen in relatief korte tijd worden opgespoord door afbakening van de reikwijdte en diepgang van het onderzoek te beperken en doordat de bronnen om tot bevindingen te komen zeer toegankelijk zijn en snel geanalyseerd kunnen worden.
b. Rekenkamercommissiestudie
Een studie vraagt een grotere onderzoeksinzet en is gericht op een zo precies mogelijke weergave van de feitelijke situatie en het formuleren van leerpunten die mede voortvloeien uit een gedegen analyse van oorzaken achter geconstateerde problemen.
Belangrijk in dit kader is het managen van verwachtingen. De RKC zal deze bij de start van het onderzoek de opdracht en te verwachte resultaten dermate expliciteren dat een helder beeld van de op te wekken verwachtingen ontstaat.
Anderhalf à twee jaar na publicatie van een onderzoeksrapport kan de RKC een vervolgonderzoek houden. Daarin gaat de RKC na of de algemene bestuursbesluiten, naar aanleiding van het rapport, door het college van Dijkgraaf en Heemraden zijn uitgevoerd.
Nadat de RKC een onderzoeksonderwerp heeft bepaald, stelt ze een onderzoeksopzet vast.
De RKC verricht hiervoor vooronderzoek in de vorm van de analyse van relevante documenten en literatuur. Indien nodig kan de RKC besluiten om een aantal oriënterende gesprekken met sleutelpersonen te voeren.
De onderzoeksopzet omvat in elk geval de volgende onderdelen:
| A | Wat willen we bereiken? | |
|---|---|---|
| 1 | Aanleiding en achtergronden onderzoeksvraag | |
| 2 | Doel van het onderzoek | |
| B | Wat willen we weten? | |
| 3 | Centrale vraagstelling en deelvragen | |
| 4 | Omschrijving normenkader | |
| C | Hoe komen we dat te weten? | |
| 5 | Globale onderzoeksopzet : keuze onderzoeksinstrumenten | |
| 6 | Organisatie: tijdspad, inhuur externe expertise en kosten |
De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisneming toegezonden aan de Algemene Vergadering en het college van Dijkgraaf en Heemraden. Daarbij wordt ook aangegeven wie het onderzoek zal uitvoeren (meestal een externe partij).
Ook kan de RKC een persbericht uitbrengen waarin het onderzoek wordt aangekondigd.
De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Tegelijkertijd wenst de RKC een zekere flexibiliteit te behouden. Gaandeweg het onderzoek kan duidelijk worden dat het niet (meer) mogelijk of niet (meer) opportuun is de onderzoeksopzet in de bestaande vorm uit te voeren. De RKC behoudt zich het recht voor de onderzoeksopzet aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan de Algemene Vergadering en aan het college van Dijkgraaf en Heemraden.
Aan het einde van het jaar stelt de RKC het onderzoeksprogramma voor het komende jaar vast, alsmede een voorlopige selectie van onderzoeken voor het volgende jaar. De RKC doet dit aan de hand van bovenstaande selectiecriteria. Het onderzoeksprogramma wordt ter kennisneming aan de Algemene Vergadering gestuurd.
Tussentijdse verzoeken om onderzoek vanuit de Algemene Vergadering kan de RKC, afhankelijk van de urgentie, lopende het jaar honoreren. De RKC maakt daar zelf een afweging in. Wanneer de RKC besluit niet op een verzoek van de Algemene Vergadering om onderzoek in te gaan, deelt de RKC dit gemotiveerd in een brief aan de Algemene Vergadering mee.
Jaarlijks stelt de RKC een jaarverslag op waarin zij verantwoording aflegt over de uitgevoerde onderzoeken en de inzet van middelen.
Voor elk onderzoek treden een of twee leden van de RKC op als coördinator van het onderzoek.
De coördinator is actief betrokken bij het lopende onderzoek en fungeert als klankbord voor de secretaris. De coördinator en de secretaris bewaken de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormen het eerste aanspreekpunt.
Schematisch zal een onderzoek er vaak als volgt uitzien:
dossierstudie;
interviews;
raadplegen experts;
conceptrapport;
hoor en wederhoor over technische reactie;
definitief rapport;
bestuurlijke reactie van het college van Dijkgraaf en Heemraden;
opstellen aanbevelingen onderzoek en nawoord, tezamen met definitief rapport resulterend in het eindrapport.
Aan een onderzoek gaat vooraf, afhankelijk van het onderzoeksonderwerp, een gesprek met de portefeuillehouder, de manager van de betrokken eenheid/eenheden en/of de algemeen directeur. In dit gesprek zal een vertegenwoordiging van de RKC een toelichting geven op de onderzoeksaanpak. De desbetreffende manager kan desgewenst medewerkers, van wie hij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek, voor dit gesprek uitnodigen.
De RKC zal de manager vragen een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen.
In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de RKC de door haar benodigde informatie van de betrokken sector zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van het organisatieonderdeel door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden
beperkt.
Indien de aard en/of de omvang van het onderzoek hiertoe noodzaakt, zal extern ondersteuning worden gezocht voor de uitvoering van het onderzoek.
De ondersteuning kan op diverse manieren worden geregeld:
een professioneel onderzoeksbureau;
stagiaires van hogeschool of universiteit, al of niet extern gecoördineerd;
ambtenaren van een ander waterschap;
andere door de RKC adequaat geachte uitwerkingen.
Indien een extern professioneel bureau in de arm wordt genomen, zal zo mogelijk meer dan één onderzoeksbureau worden benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te werken. De bureaus ontvangen bij de offerteaanvraag het onderzoeksprotocol van de RKC met het verzoek in hun offerte rekening te houden met de werkwijze van de RKC.
De/het bureau(s) met de meest aansprekende offerte zullen/zal worden uitgenodigd voor een presentatie van hun offerte. Op basis hiervan maakt de RKC een keuze.
De RKC hanteert bij de offerteaanvraag als inkoop- en aanbestedingsregels:
belopen de kosten minder dan € 10.000 dan kan worden volstaan met één offerte;
liggen deze tussen € 10.000 en € 50.000, dan zijn minstens twee offertes vereist;
belopen de kosten € 50.000 of meer dan dienen minstens drie offertes te worden verkregen.
De bureaus zullen bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij al werkzaam zijn of waren voor Waterschap Zuiderzeeland. Wanneer dit het geval is en de RKC vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling met zich mee zou kunnen brengen, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau zal worden verstrekt.
De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de RKC.
Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de RKC blijven liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang, conclusies en aanbevelingen van het onderzoek door de RKC worden genomen.
De secretaris en de coördinator / Projectleider van de RKC zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormen het primaire aanspreekpunt voor het bureau. Van het bureau wordt verwacht dat het zich houdt aan het onderzoeksprotocol.
Het bureau heeft gedurende hun onderzoek dezelfde bevoegdheden als de RKC. Dit betekent onder meer dat ze toegang krijgen tot de voor hen relevante informatie.
De secretaris introduceert de onderzoeker(s) bij de contactpersonen voor het onderzoek.
Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:
gedurende het onderzoek houdt de RKC een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden.
alle verslagen van interviews worden ter accordering aan de geïnterviewden voorgelegd.
het uitgangspunt is (uiteindelijk) openbaarheid: slechts in uitzonderlijke gevallen worden documenten of gespreksverslagen als vertrouwelijk benoemd.
er is regelmatig overleg tussen de secretaris en de coördinator over de voortgang van het onderzoek.
In geval van samenwerking met een extern bureau gelden aanvullend de volgende regels:
- | Het onderzoeksbureau rapporteert de secretaris wekelijks (periodiek) over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding. | |
- | Het onderzoeksbureau houdt een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden. | |
- | De RKC-leden en de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen. | |
- | De onderzoekers zijn op verzoek van óf de RKC óf de AV aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de Algemene Vergadering. | |
- | De RKC krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd. | |
- | Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de RKC om contact te hebben met derden over de voortgang of de resultaten van het onderzoek. | |
- | De externe communicatie tijdens en na afloop van het onderzoek verloopt via de RKC. Verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar de RKC doorverwezen. | |
- | Gedurende het onderzoek vormt de RKC een onderzoeksdossier. | |
- | Het onderzoeksdossier bestaat in elk geval uit: | |
- | onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen; | |
- | offerte onderzoeksbureau (indien van toepassing); | |
- | het logboek van de RKC en het onderzoeksbureau; | |
- | alle gespreksverslagen; | |
- | alle tussentijdse notities m.b.t. dataverzameling en analyse; | |
- | eindrapport; | |
- | schriftelijke stukken inzake technisch wederhoor; | |
- | inhoudelijke reactie college van Dijkgraaf en Heemraden; | |
nawoord RKC; | ||
aanbiedingsbrief Algemene Vergadering; | ||
persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht; | ||
verslagen van de voortgangsbesprekingen van de RKC; | ||
verslagen van de behandeling in het college van Dijkgraaf en Heemraden en de Algemene Vergadering. |
De RKC houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet.
De dossiers zijn toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten.
Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de RKC. Dergelijke verzoeken zullen door de commissie worden beoordeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur.
Het uitgangspunt in de rapportage is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de RKC tot haar eindoordeel komt. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen.
Wanneer in de tekst wordt gerefereerd aan een bepaald document of een gesprek dan wordt deze bron vermeld.
Bij het opstellen van het rapport wordt de volgende indeling als uitgangspunt genomen:
Indeling rapport RKC:
conclusies en samenvatting;
vraagstelling en achtergronden;
normenkader;
onderzoeksopzet;
feitenrelaas en analyse;
beoordeling;
aanbevelingen;
bijlagen: bronnen (lijst van geïnterviewden, tussentijdse notities en documenten en literatuur).
In het algemeen geldt dat wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. Dit betekent dat achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwerkt.
De RKC is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport. Dit houdt in dat de rapportage herkenbaar moet zijn als rapport van de RKC. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau vermeld. De eindverantwoordelijkheid van de RKC houdt tevens in dat de commissie zelf haar aanbevelingen formuleert aan de Algemene Vergadering en/of het college van Dijkgraaf en Heemraden.
De Verordening voor de Rekenkamercommissie bepaalt dat het mogelijk is voor betrokkenen
om hun zienswijzen op het conceptrapport kenbaar te maken. De RKC maakt hierbij een onderscheid tussen een technische reactie en een bestuurlijke reactie.
De RKC biedt allereerst de mogelijkheid tot een technische reactie. Dit betekent dat betrokkenen de mogelijkheid krijgen het conceptrapport te controleren op feitelijke onjuistheden.
Het rapport zal, nadat dit in concept gereed is, voor wat betreft de feitelijke bevindingen worden aangeboden aan ambtelijk betrokkenen. Hun wordt de gelegenheid gegeven hun commentaar aan de commissie kenbaar te maken. Hiervoor wordt een termijn in acht genomen van twee weken. De RKC bepaalt wie er als betrokkenen worden aangemerkt. Na het verstrijken van deze termijn worden gebleken feitelijke onjuistheden in het rapport gecorrigeerd.
Een overzicht van de geconstateerde feitelijke onjuistheden wordt aan het college van Dijkgraaf en Heemraden ter kennisneming toegezonden.
Vervolgens wordt het definitieve rapport inclusief conclusies en aanbevelingen aan het college van Dijkgraaf en Heemraden voorgelegd voor een bestuurlijke reactie. Hiervoor geldt een termijn van vier weken, tenzij de RKC meent dat er valide redenen zijn om hiervan af te wijken.
Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie kan de RKC een nawoord opstellen.
Het eindrapport zal inclusief de bestuurlijke reactie en het nawoord worden aangeboden aan het algemeen bestuur. Het rapport gaat vergezeld van een aanbiedingsbrief waarin wordt ingegaan op het doel, de inhoud en de resultaten van het onderzoek en aanbevelingen van de RKC naar de Algemene Vergadering.
1 dag na aanbieden van het eindrapport aan de Algemene Vergadering kan de RKC ook een persbericht versturen. Dit persbericht wordt zo nodig opgesteld in overleg met een communicatiemedewerker van het waterschap. Het rapport wordt aan alle betrokkenen en andere belangstellenden gezonden en het rapport en het persbericht worden op de website van de RKC en van het waterschap geplaatst.
De voorzitter van de commissie is primair de woordvoerder die de media te woord staat. Hij kan zich laten bijstaan door een commissielid dat zich met het onderzoek heeft beziggehouden. Zonodig kan de RKC besluiten een persconferentie te houden.
Het eindrapport biedt de RKC aan aan de Algemene Vergadering. De voorzitter en eventueel de andere leden van de RKC zijn in de desbetreffende vergadering aanwezig om toelichting te verschaffen op het rapport.
Na afloop van elk onderzoek vindt er een evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de RKC en eventueel het extern bureau teruggeblikt en nagegaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Desgewenst kan de RKC besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken. Een en ander wordt vastgelegd in een evaluatienotitie. Het jaarlijkse verslag van de RKC bevat een onderdeel waarin aandacht wordt besteed aan dit aspect.