Overheidsorganisatie | Waterschap Amstel, Gooi en Vecht |
---|---|
Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden |
Citeertitel | Archiefverordening van het hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht, 1998 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | algemeen |
Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Datum ondertekening besluit: 30-11-2005
Bron bekendmaking besluit: Weekmedia, 14-12-2005
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-12-2005 | 01-07-2005 | 11-10-2014 | art. 2. | 30-11-2005 Weekmedia, 14-12-2005 | AB 05/59 |
29-05-1998 | 15-12-2005 | nieuwe regeling | 07-05-1998 Weekmedia, 20-05-1998 | AB98/23 |
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;
de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomst artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde waterschapsarchivaris;
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
beheerseenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Als archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 36 van de Archiefwet 1995 wordt het daartoe bestemde depot aangewezen in het waterschapskantoor Spaklerweg 16 Amsterdam
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van een voldoende aantal deskundige ambtenaren voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur kan voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vaststellen, gehoord de archivaris.
Het dagelijks bestuur doet tenminste éénmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 21.
Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenthiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats, alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
1. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degenen die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouw, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan het dagelijks bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
De Archief- en documentatieverordening van het hoogheemraadschap Amstel en Vecht, dd 24 juni 1992, wordt ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van de bekendmaking.
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van het hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht, 1998.