CVDR272225_1Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie van het Hoogheemraadschap van RijnlandnlregelingHoogheemraadschap van Rijnland2010-11-16Hoogheemraadschap van RijnlandWitte weekbladwww.rijnland.net/bekendmakingenVerordening beleids- en verantwoordingsfunctie van het Hoogheemraadschap van RijnlandWaterschapswet, artikel 108algemeen bestuurbestuur en rechtfinanciën en economie2008-11-05De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2009-01-012025-01-01nieuwe regeling08.26334financiën – belastingenGeenArtikel 108 van de nieuwe Waterschapswet stelt dat het algemeen bestuur een verordening moet vaststellen die betrekking heeft op ‘het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie’ van het waterschap. Betreft de beleids– en verantwoordingsfunctie. Deze functie is een verzamelbegrip voor alle onderwerpen die te maken hebben met de voorbereiding van meerjarenraming en begroting, de uitvoering en beheersing van het daarin opgenomen beleid en de verantwoording daarover, zowel intern als extern.Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 5-11-2008Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Witte weekbladwww.rijnland.net/bekendmakingenVerordening beleids- en verantwoordingsfunctie van het
Hoogheemraadschap van RijnlandHet algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap van Rijnland besluit,gelet op artikel 108 van de Waterschapswet en hoofdstuk 4 van het
Waterschapsbesluit,vast te stellen:de Verordening op de uitgangspunten voor het beleid, voor het beheer en voor
de inrichting van de beleids- en verantwoordingsfunctie van
Hoogheemraadschap van Rijnland.1Begripsbepalingen1(definities)In deze verordening wordt verstaan onder:a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens
alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen,
het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de
organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording
die daarover moet worden afgelegd;b. financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken
en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens
van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap, teneinde te
komen tot een goed inzicht in:
de financiële positie;
het financieel beheer;
de uitvoering van de begroting;
de uitvoering van investeringsprojecten;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover;c. rechtmatigheid: de mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving,
waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van algemeen en
dagelijks bestuur, wordt gehandeld;d. doelmatigheid: de mate waarin bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke
inzet van middelen worden gerealiseerd;e. doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde doelen en effecten van het beleid ook
daadwerkelijk worden behaald;f. netto-kosten: lasten die aan een bepaald programma, product c.q.
kostendrager worden toegerekend en waarvan zijn afgetrokken de baten
(met uitzondering van de belasting- en andere algemene opbrengsten)
die aan hetzelfde programma, product c.q. kostendrager worden
toegerekdend;g. beleidsproducten: de beleidsproducten die zijn opgenomen in de
door de Unie van Waterschappen vastgestelde
BBP-productenstructuur;h. beheerproducten: de beheerproducten die zijn opgenomen in de door
de Unie van Waterschappen vastgestelde BBP-productenstructuur;i. Waterschapswet: de Waterschapswet zoals deze luidt na het in
werking treden van de Wet modernisering waterschapsbestel van 21 mei
2007 (Staatsblad 2007, 208);j. Waterschapsbesluit: ‘Besluit van 29 november 2007, houdende
regels met betrekking tot de waterschappen‘ (Staatsblad 2007,
497).2Beleidsvoorbereiding en verantwoordingKaderstelling2(beleids- en verantwoordingscyclus)1. De beleids- en verantwoordingscyclus van Rijnland bestaat uit:
het Waterbeheersplan, meerjarenperspectief c.q. meerjarenraming (
vaststelling in het voorjaar), de begroting (vaststelling in het
najaar vóór 1 december), tussentijdse rapportage(s) en de
jaarrekening/jaarverslag (vaststelling in het voorjaar vóór 15
juli). 2. Het algemeen bestuur actualiseert de onderdelen van de beleids-
en verantwoordingscyclus en/ of het moment waarop de onderdelen
daarvan zullen worden behandeld zodra hiertoe aanleiding is. 3. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de onderdelen van de
beleids- en verantwoordingscyclus voldoen aan de relevante
bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, aan relevante
overige wetgeving en aan datgene wat in deze verordening wordt
bepaald.3(programma’s)Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast.Beleidsbepaling4(meerjarenraming)1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een meerjarenraming
(meerjarenperspectief) met toelichting aan het algemeen bestuur aan
waarin voorstellen worden gedaan voor het beleid in het volgende
begrotingsjaar en ten minste de drie daaropvolgende jaren.2. In het onderdeel ‘financiering’ van de toelichting van de
meerjarenraming worden opgenomen:
een vermogensbehoefteplanning;
een beschouwing over de rente–ontwikkeling;
een rentegevoeligheidsanalyse.
3. Het algemeen bestuur stelt de meerjarenraming vast.5(ontwerp-begroting en geplande
investeringen)1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks ter vaststelling een
ontwerp-begroting aan het algemeen bestuur aan waarin voorstellen
worden gedaan voor het beleid in het volgende begrotingsjaar.2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat er bij de
begrotingsbehandeling een overzicht is geagendeerd van de
investeringen waarvan de start van de uitvoering c.q. het moment van
aanschaffing in het begrotingsjaar is gepland. In dit overzicht zijn
opgenomen de raming van de investeringsuitgaven en van de aan de
investeringen gerelateerde inkomsten.6(vaststelling begroting en
investeringskredieten)1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de
begroting de netto kosten die per programma zijn opgenomen alsmede
de dekkingsmiddelen die zijn opgenomen in de begroting naar
kostendragers.2. Op basis van het in artikel 5, tweede lid bedoelde overzicht van
investeringen stelt het algemeen bestuur vast van welke
investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor
autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De uitgaven
en inkomsten van de overige investeringen worden bij de
begrotingsbehandeling geautoriseerd.3. Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar in
uitvoering worden genomen en waarvoor geen autorisatie is verleend
bij de begrotingsbehandeling legt het dagelijks bestuur voorafgaand
aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een
voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het
algemeen bestuur voor.4. Het dagelijks bestuur zorgt er ten aanzien van de raming van de
netto kosten naar programma´s voor dat deze netto kosten, door
middel van kostentoerekening, eenduidig kunnen worden toegewezen aan
de beleidsproducten en de beheerproducten.Uitvoering, sturing en beheersing7(uitvoering begroting)1. Het dagelijks bestuur zorgt voor het per programma verzamelen en
vastleggen van gegevens over de maatregelen die getroffen zijn en
prestaties die geleverd worden, de doelstellingen en effecten die
bereikt worden en de netto-kosten die gemaakt worden, opdat de
doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld
door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de netto-kosten van de
programma’s en de investeringsuitgaven, zoals geautoriseerd door het
algemeen bestuur, niet worden overschreden.3. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de dekkingsmiddelen die
zijn opgenomen in de begroting naar kostendragers en de inkomsten
die in investeringskredieten zijn opgenomen, zoals geautoriseerd
door het algemeen bestuur, niet worden onderschreden.8(ruimte bij begrotingsuitvoering)1. Het dagelijks bestuur is bevoegd overschrijding van
geautoriseerde netto-kosten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien
uit de begroting.2. Het dagelijks bestuur is bevoegd de netto-kosten van een
programma met 10% van de netto-kosten te overschrijden zonder
toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien de middeleninzet
past binnen het vastgestelde beleid en indien de hiervoor benodigde
financiële ruimte elders binnen de begroting kan worden gevonden.
Een dergelijk feit wordt achteraf aan het algemeen bestuur
gerapporteerd.3. Het dagelijks bestuur is bevoegd de voor een investering geraamde
uitgaven met 10% van de uitgaven te overschrijden, met een maximum
van 0,5 miljoen euro en de geraamde inkomsten met 10% van de
inkomsten te onderschrijden, met een maximum van 0,5 miljoen euro
zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien deze
mutaties passen binnen het vastgestelde beleid. Een dergelijk feit
wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd.Rapportage en interne verantwoording9(actieve informatieplicht, tussentijdse rapportage
en begrotingswijzigingen)1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur zo spoedig
mogelijk indien de realisatie van het beleid in betekende mate
afwijkt van hetgeen in de begroting is opgenomen.2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel
van tussentijdse rapportage(s) over de realisatie van het beleid dat
in de begroting is opgenomen en over de uitvoering van
investeringen.3. De inrichting van de tussentijdse rapportage(s) sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.4. De rapportage(s) gaan in op afwijkingen van betekenende mate,
zowel wat betreft de middeleninzet, de maatregelen die getroffen en
prestaties die geleverd worden, als de doelstellingen en effecten
die bereikt worden.5. In de rapportage(s) wordt voorts in ieder geval aandacht besteed
aan afwijkingen van betekenende mate van:
de besteding van investeringsuitgaven en realisatie van
investeringsinkomsten;
de dekkingsmiddelen die zijn opgenomen in de begroting naar
kostendragers;
de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt.
6. Indien noodzakelijk doet het dagelijks bestuur in de rapportages
voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en
investeringskredieten alsmede bijstellingen van het beleid. Zonodig
legt het dagelijks bestuur een voorstel tot begrotingswijziging aan
het algemeen bestuur voor.10(jaarverslaggeving)1. Het dagelijks bestuur legt na afloop van ieder begrotingsjaar
verantwoording af aan het algemeen bestuur over de uitvoering van de
programma’s door middel van het ter vaststelling aanbieden van het
jaarverslag en de door de accountant gecontroleerde
jaarrekening.2. Het dagelijks bestuur zorgt er ten aanzien van de realisatie van
de netto-kosten naar programma´s voor dat deze netto-kosten, door
middel van kostentoerekening, eenduidig kunnen worden toegewezen aan
de beleidsproducten en de beheerproducten.3Uitgangspunten financieel beleid11(financieel beleid algemeen)1. Het dagelijks bestuur doet voorstellen aan het algemeen bestuur
die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het
waterschap ten aanzien van de volgende onderwerpen:
waardering en afschrijving van activa;
weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en
voorzieningen;
kostentoerekening en onderbouwing tarieven;
financiering.
2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de in het eerste lid
bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn met de relevante
bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, met andere
regelgeving die van toepassing is en met de in het vervolg van deze
verordening opgenomen aanvullende eisen.12(waardering en afschrijving van activa)1. Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa
omvat in ieder geval:
investeringen met verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs
lager dan € 50.000,-- worden niet geactiveerd;
de wijze waarop het waterschap omgaat met de verplichtingen
uit het Waterschapsbesluit dat de bijdragen van eigen
personeel, de rente over het tijdvak dat aan de
vervaardiging van het actief kan worden toegerekend en de
mogelijkheid dat een redelijk deel van de kosten van
ondersteunende diensten van het waterschap in de
vervaardigingsprijs van vaste activa worden opgenomen;
de afbakening tussen investering en onderhoud;
de afschrijvingsmethode;
en is vastgelegd in de Nota vaste activabeleid
Rijnland.
2. Uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling worden lineair in 5 jaar
afgeschreven voor zover de betreffende uitgaven op grond van artikel
4.63 van het Waterschapsbesluit mogen worden geactiveerd.3. De uitgaven voor het afsluiten van geldleningen groter dan €
50.000 en een looptijd langer dan 1 jaar worden lineair afgeschreven
in de jaren van de looptijd van de betreffende geldlening. Uitgaven
voor het afsluiten van overige geldleningen worden direct ten laste
van de exploitatie gebracht.4. Bijdragen in activa in eigendom van derden worden afgeschreven
gedurende het aantal jaren dat de betreffende activa naar
verwachting door de derde zullen worden geëxploiteerd en voor zover
de betreffende uitgaven op grond van artikel 4.64 van het
Waterschapsbesluit mogen worden geactiveerd.5. De overige materiële vaste activa worden lineair afgeschreven op
basis van de verwachte gebruiksduur van de betreffende activa.13(weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en
voorzieningen)1. Het beleid omtrent het weerstandsvermogen, risicomanagement,
reserves en voorzieningen omvat in ieder geval:
een beschrijving van de risico´s die het waterschap
loopt;
de weerstandscapaciteit van het waterschap, zijnde de
middelen en mogelijkheden van het waterschap om niet begrote
kosten te dekken;
het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen,
reserves, de weerstandscapaciteit of anderszins;
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding van voorzieningen;
de berekening en verwerking van rente over de reserves en de
voorzieningen conform het gestelde in de nota vaste
activabeleid Rijnland en nota harmonisering beleid reserves
en voorzieningen Rijnland.
2. Als element van het in het eerste lid onder d bedoelde onderdeel
reserves wordt voor de reserves die onderdeel uitmaken van de
algemene reserves en de bestemmingsreserves die niet zijn bedoeld
voor tariefsegalisatie per reserve ingegaan op de aard, reden en
gewenste omvang.3. Als element van het in het eerste lid onder e bedoelde onderdeel
voorzieningen wordt per voorziening ingegaan op de aard, reden en
gewenste omvang.14(kostentoerekening en onderbouwing
tarieven)1. Het beleid omtrent kostentoerekening en onderbouwing van tarieven
omvat in ieder geval:
een beschrijving van het kostentoerekeningssysteem;
de wijze waarop het waterschap invulling geeft aan de eis
uit het Waterschapsbesluit dat de kostentoerekening
plaatsvindt op basis van objectieve, bedrijfseconomische
criteria;
de kwantitatieve grondslagen die onderdeel vormen van de
kostentoerekeningssystematiek;
de methodiek voor de berekening van de rentelasten van vaste
activa;
de onderbouwing van de tarieven die gelden voor de door het
waterschapsbestuur in rekening te brengen rechten als
bedoeld in artikel 115 van de Waterschapswet, zijnde rechten
ter zake van: - het gebruik overeenkomstig de bestemming van voor de
openbare dienst bestemde bezittingen van het waterschap of
van voor de openbare dienst bestemde werken of inrichtingen
die bij het waterschap in beheer of in onderhoud zijn; - het genot van door of vanwege het bestuur van het
waterschap verstrekte diensten; - het behandelen van verzoeken tot het verlenen van
vergunningen of ontheffingen;
de onderbouwing van de prijs van producten en diensten die
het waterschap aan derden kan leveren, waaronder ook
begrepen verhuur, verkoop en erfpachting van onroerende
zaken die aan derden kunnen worden geleverd, alsmede de
kosten van bestuursdwang, en waarbij onderscheid wordt
gemaakt in directe kosten, indirecte kosten en toegerekende
kosten;
de mate van kostendekkendheid van de onder e en f bedoelde
tarieven.
2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat er een actueel overzicht
is van de tarieven, prijzen en kosten van de in dit artikel bedoelde
rechten, diensten en zaken.15(financiering) 1. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat bij de uitoefening van de
financieringsfunctie:
goede ondersteuning plaatsvindt van uitsluitend de taken die
in het reglement aan het hoogheemraadschap zijn
opgedragen;
een continue toegang tot de financiële markten is;
voldoende financiële middelen worden aangetrokken en
overtollige gelden worden uitgezet om de programma’s binnen
de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de
meerjarenraming en de begroting te kunnen uitvoeren;
de volgende risico’s verbonden aan de financieringsfunctie
worden beheerst: renterisico’s, kredietrisico’s, interne
liquiditeitsrisico’s, koersrisico’s en valutarisico’s;
de kosten van de leningen zo veel mogelijk worden beperkt en
er een voldoende rendement op de uitzettingen wordt
bereikt;
een bijdrage wordt geleverd aan het bereiken van een
financiële balansstructuur die dienstbaar is aan de
doelstellingen van het hoogheemraadschap;
de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het
beheren van de geldstromen en financiële posities worden
beperkt.
2. Het risicobeheer van het hoogheemraadschap wordt gebaseerd op de
volgende uitgangspunten:
ten opzichte van de taken die in het reglement aan het
hoogheemraadschap zijn opgedragen heeft de
financieringsfunctie een ondersteunende rol. Financiering
volgt en is dienstbaar aan deze taken (servicecentrum);
de uitvoering van de financieringsfunctie voegt geen
financiële risico’s toe aan degene die zijn verbonden aan de
uitvoering van de taken die in het reglement aan het
hoogheemraadschap zijn opgedragen, maar is er op gericht
toekomstige risico’s te verminderen of te verschuiven;
bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van
garanties en het aangaan van financiële participaties uit
hoofde van de publieke taak bedingt het dagelijks bestuur
indien mogelijk zekerheden;
het wettelijk kader van de Wet Fido wordt als uitgangspunt
voor het beheersen van renterisico’s gehanteerd;
wat betreft de toekomstige omvang en samenstelling van de
portefeuille vlottende opgenomen en verstrekte leningen
wordt de kasgeldlimiet van de Wet Fido in acht genomen.
wat betreft de toekomstige omvang en samenstelling van de
portefeuille vaste opgenomen en verstrekte leningen wordt de
renterisiconorm van de Wet Fido in acht genomen;
het algemeen bestuur wordt geïnformeerd indien de
kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden
overschreden.
3. Het dagelijks bestuur legt de uitoefening van de
financieringsfunctie vast in een treasurystatuut dat door het
dagelijks bestuur wordt vastgesteld.4Paragrafen in begroting en jaarverslag16(algemeen)1. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de paragrafen in
begroting en in het jaarverslag voldoen aan de relevante bepalingen
van het Waterschapsbesluit en aan de in deze verordening opgenomen
aanvullende eisen.2. In de hieronder genoemde paragrafen van de begroting wordt
ingegaan op de wijze waarop in het begrotingsjaar invulling zal
worden gegeven aan het desbetreffende onderdeel van het in artikel
11 bedoelde beleid:
waardering en afschrijving van vaste activa;
kostentoerekening en kostprijsberekening;
weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en
voorzieningen;
financiering;
bedrijfsvoering.
3. Indien het in het tweede lid bedoelde beleid afwijkt van de in
het desbetreffende onderdeel van het in artikel 11 bedoelde beleid
vastgelegde kaders wordt daarop in de betreffende paragraaf
ingegaan, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld.4. De paragrafen van het jaarverslag bevatten de verantwoording van
hetgeen in de overeenkomstige paragrafen van de begroting is
opgenomen. Indien tijdens de realisatie is afgeweken van de kaders
die zijn vastgelegd in het desbetreffende onderdeel van het in
artikel 11 bedoelde beleid wordt daarop specifiek ingegaan, waarbij
de reden van afwijking wordt vermeld.17(paragraaf weerstandsvermogen)1. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen
van de begroting en van het jaarverslag weer de risico’s van
materieel belang. Het dagelijks bestuur brengt hierbij in elk geval
de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s die worden genoemd
in het beleid bedoeld in artikel 13.2. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen
van de begroting en van het jaarverslag aan wat de
weerstandscapaciteit is en in hoeverre schade en verliezen als
gevolg van de risico’s van materieel belang met de
weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.18(paragraaf bedrijfsvoering)1) In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting gaat het
dagelijks bestuur in op de tijdelijke en actuele onderwerpen en
nieuwe ontwikkelingen die aandacht behoeven.2) Het dagelijks bestuur rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf
van de begroting en het jaarverslag over de plannen en voortgang van
de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in
artikel 109a van de Waterschapswet, en de uitputting van de
bijbehorende budgetten.19(paragraaf verbonden partijen)In de begroting en het jaarverslag wordt in de paragraaf verbonden
partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het
beëindigen van relaties met bestaande verbonden partijen,
wijzigingen bij of ten aanzien van bestaande verbonden partijen en
eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.20(paragraaf financiering)In de begroting en het jaarverslag doet het dagelijks bestuur in de
paragraaf financiering in ieder geval verslag van de in het
treasurystatuut opgenomen onderwerpen.5Administratie en organisatie21(administratie)Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de administratie zodanig van
opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het
waterschap als geheel en in zijn organisatie-onderdelen;b. het geven van een actueel en volledig inzicht in de bezittingen
van het waterschap, waaronder ook worden begrepen de
niet-geactiveerde objecten met cultuurhistorische waarde (waaronder
panden, bedrijfsgebouwen, bedrijfsmiddelen en kunstvoorwerpen)
alsmede overige investeringen die niet zijn geactiveerd;c. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van activa, voorraden, vorderingen, schulden, rechten,
verplichtingen, ontvangsten, betalingen, kosten en opbrengsten;d. het verschaffen van informatie over baten, lasten, prestaties,
maatregelen en effecten aan budgethouders voor zowel de planning, de
uitvoering als de verantwoording van de realisatie;e. een doelmatig beheer van geldstromen en financiële posities;f. een goede interne en externe informatievoorziening over de
uitvoering van de financieringsfunctie;g. het inzicht krijgen in en bevorderen van de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante
wet- en regelgeving;h. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante
wet- en regelgeving;i. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de
daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en relevante wet- en regelgeving.22(financiële administratie)Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat:a. de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoen aan het Waterschapsbesluit en andere relevante wet- en
regelgeving;b. de financiële administratie tijdig alle door het algemeen bestuur
en het dagelijks bestuur genomen besluiten waaraan financiële
gevolgen verbonden zijn alsmede alle overige gegevens en stukken
verstrekt krijgt die ten behoeve van een juiste verzorging van de
financiële administratie, de verslaggeving en het beheer van de
vermogenswaarden nodig is;c. de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de
provincie(s), de Europese Unie en het Centraal Bureau voor de
Statistiek, alsmede aan andere instellingen die specifieke
verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het waterschap.23(organisatie en administratieve
organisatie)1. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt (in een besluit)
vast:
een eenduidige indeling van de organisatie van het
waterschap en een eenduidig toewijzing van de taken van het
waterschap aan organisatorische eenheden;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne
controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de
verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is
gewaarborgd;
de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de uitvoering van de
begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend
verloopt;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de te maken afspraken met de verantwoordelijken voor
organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de
daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van
rapportage over de voortgang van de activiteiten en
uitputting van middelen;
de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding
van werken, diensten en leveringen die waarborgen dat wordt
gehandeld in overeenstemming met de Europese en nationale
regels ter zake;
regels die aangeven welke elementen in ieder geval moeten
worden opgenomen in voorstellen voor investeringsbesluiten
die aan het algemeen of dagelijks bestuur worden
voorgelegd;
regels ter uitvoering van het gestelde in artikel 15, die
samen met regels voor taken en bevoegdheden, de
verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
informatievoorziening in het financieringsstatuut worden
opgenomen;
de wijze waarop wordt voorkomen dat misbruik en oneigenlijk
gebruik van regelingen en eigendommen van het waterschap
wordt gemaakt.
2. Het dagelijks bestuur actualiseert de in het eerste lid bedoelde
organisatie en regeling zodra hiertoe aanleiding is.3. Het dagelijks bestuur zendt de in het eerste lid bedoelde
organisatie en regeling ter kennisneming aan het algemeen
bestuur.6Slotbepalingen24(inwerkingtreding)1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het
begrotingsjaar 2009, met dien verstande dat de begroting, de
jaarverslaggeving, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor
derden en de daarbij behorende toelichtingen, zoals bedoeld in de
Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en deze verordening, die
betrekking hebben op het begrotingsjaar 2009 en latere
begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.2. De meerjarenramingen die worden opgesteld in begrotingsjaren met
ingang van 2009 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.3. De ‘Verordening op de organisatie van het financieel beheer van
het Hoogheemraadschap van Rijnland, die is vastgesteld bij besluit
van 23 maart 2005, vervalt, met dien verstande dat zij van kracht
blijven ten aanzien van de begrotingsjaren tot en met 2008.25(citeertitel)Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening
beleids- en verantwoordingsfunctie van het Hoogheemraadschap van
Rijnland. Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur op 5
november 2008De Verenigde Vergadering voornoemd,de voorzitter, G.J. Doornbos de secretaris, Ir. A. HaitjemaToelichtingAlgemeen1. InleidingArtikel 108 van de nieuwe Waterschapswet stelt dat het algemeen
bestuur een verordening moet vaststellen die betrekking heeft op
‘het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële
organisatie’ van het waterschap. Het artikel luidt als volgt:1. Het algemeen bestuur stelt bij verordening de uitgangspunten voor
het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de
inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening
waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en
controle wordt voldaan.2. De verordening bevat in ieder geval:
regels voor waardering en afschrijving van activa;
grondslagen voor de berekening van door het
waterschapsbestuur in rekening te brengen prijzen en van
tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 115;
regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren
richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede
inzake de administratieve organisatie van de
financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en
bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
informatievoorziening.
2. Doel en reikwijdte van de verordeningHet doel van artikel 108 is dat het algemeen bestuur de
uitgangspunten vastlegt voor de uitvoering van de ‘financiële
functie’. Het beleidsmatige karakter van deze functie is in de
afgelopen jaren door diverse ontwikkelingen steeds groter geworden.
Waar vroeger de nadruk veelal lag op beheersmatige en vooral
financiële aspecten, is nu de term beleids– en
verantwoordingsfunctie meer op zijn plaats. De functie omvat onder
meer de volgende aspecten:
de bestuurlijke beleidsvoorbereiding, beleidsvaststelling,
het verzorgen en beheersen van de beleidsuitvoering, de
controle en verantwoording van algemeen en dagelijks bestuur
en waarbij ten aanzien van de verantwoording geldt dat deze
zowel binnen het waterschap als extern plaatsvindt (of te
wel de beleids- en verantwoordingscyclus);
de informatievoorziening aan de twee genoemde
bestuursorganen;
de programma’s waarin het beleid dat het waterschap
nastreeft en de financiële consequenties daarvan zijn
opgenomen en de plaats en functie daarbij van de
meerjarenraming, begroting en jaarverslaggeving;
alle overige documenten, instrumenten, afspraken en systemen
die de goede werking van het traject van
beleidsvoorbereiding tot en met –verantwoording
ondersteunen, zoals delegatie, mandatering, administratieve
organisatie, aanbesteding(sbeleid), planning & control,
interne controle, afdelings– & sectorplannen, afdelings–
& andere managementrapportages, kostentoerekening,
accountantscontrole, rechtmatig–, doelmatig en
doeltreffendheidsonderzoeken en beleidsevaluaties;
de meerjarige financiële positie;
het beheersen van het begrotingsevenwicht, mede door het
onderkennen en beheersen van risico’s.
Het voorgaande betekent ook dat de begrippen uit artikel 108 breder
dan ‘financieel’ moeten worden opgevat en dat artikel 108 betrekking
heeft op de beleids- en verantwoordingsfunctie. Deze functie is een
verzamelbegrip voor alle onderwerpen die te maken hebben met de
voorbereiding van meerjarenraming en begroting, de uitvoering en
beheersing van het daarin opgenomen beleid en de verantwoording
daarover, zowel intern als extern. Het zijn onderwerpen waarbij
vooral het algemeen bestuur een centrale rol vervult. Het algemeen
bestuur neemt aan de voorkant beslissingen en controleert lopende en
na afloop van de uitvoering voor een bepaald begrotingsjaar op basis
van de begroting. Dit maakt dat de beleids- en
verantwoordingsfunctie essentieel is voor het functioneren van het
waterschap.De beleids- en verantwoordingsfunctie omvat alle directe en
indirecte activiteiten en processen ter uitvoering van de
onderwerpen die zijn opgenomen in de Bepalingen Beleidsvoorbereiding
en Verantwoording Waterschappen, een onderdeel van het
Waterschapsbesluit. De kernonderwerpen in de bepalingen zijn de
meerjarenraming, begroting, jaarverslaggeving, inclusief de daar
onderdeel vanuit makende paragrafen, de daarin gepresenteerde
financiële positie en in relatie daarmee de balans.Datgene wat in deze verordening, gegeven het hiervoor geschetste
brede perspectief onder de begrippen financieel beleid, financieel
beheer en financiële organisatie uit artikel 108 wordt verstaan
wordt hieronder weergegeven.Financieel beleidHet begrip ‘financieel beleid’ omvat de uitgangspunten voor de
beleids- en verantwoordingsfunctie. In de eerste plaats zijn dat de
algemene uitgangspunten en doelen voor uitoefening, organisatie en
werking van de functie en de daarbij behorende
informatievoorziening. Ten tweede gaat het om activiteiten die nauw
samenhangen met de cyclus van beleidsvoorbereiding en
verantwoording. Het gaat daarbij vooral om de programmatische
aspecten (welke effecten / doelstellingen worden beoogd en welke
prestaties moeten daarvoor geleverd worden?) en daarnaast om de
financiële aspecten. In de derde plaats gaat het specifiek om
uitgangspunten die de budgettaire ruimte beïnvloeden. Artikel 108
noemt in dit laatste verband drie onderwerpen die in ieder geval in
de verordening tot uitdrukking moeten komen:
de regels voor de waardering en afschrijving van
activa;
de grondslagen voor de berekening van de door een waterschap
in rekening te brengen prijzen en tarieven voor de rechten
die in artikel 115; eerste lid onderdelen a en b van de
Waterschapswet worden genoemd;
de doelstellingen, richtlijnen, limieten en administratieve
organisatie van de financieringsfunctie.
Financieel beheerHet ‘financieel beheer’ omvat de activiteiten die moeten
bewerkstelligen dat de uitvoering van het in de begroting opgenomen,
vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen
de gestelde kaders plaatsvinden en dat de financiële positie daarmee
in overeenstemming is. De betreffende activiteiten dienen er voor te
zorgen dat de beleidsuitvoering en financiële situatie onder
controle is.Financiële organisatieDe ‘financiële organisatie’ ondersteunt de beheersing van de
uitvoering van het beleid. Het gaat daarbij ten eerste om de
verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het
algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de ambtelijke
organisatie. Ten tweede gaat het om de inrichting en het onderhoud
van de (administratieve) systemen die de activiteiten en processen
van het financieel beheer ondersteunen. Deze systemen ondersteunen
niet alleen de geldstromen (wat mag het kosten; input), maar
evenzeer de prestaties (output) en de doelstellingen/effecten
(outcome). Tot de systemen behoren ook managementcontrolsystemen
binnen de ambtelijke organisatie, tussen de ambtelijke organisatie
en het dagelijks bestuur en tussen het dagelijks bestuur en het
algemeen bestuur.3. Gehanteerde uitgangspuntenDeze verordening is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:1. de verordening werkt de taakverdeling tussen algemeen en
dagelijks bestuur uit, hetgeen onder tot uitdrukking komt in
elementen van de beleids- en verantwoordingfunctie die van
toepassing zijn op het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur,
waaronder de beleids- en verantwoordingscyclus;2. de verordening regelt de relatie tussen het algemeen en dagelijks
bestuur en niet de relatie tussen dagelijks bestuur en ambtelijke
organisatie;3. de verordening sluit aan bij de opzet van en geeft een nadere
invulling aan de Bepalingen Beleidsvoorbereiding en Verantwoording
Waterschappen (BBVW), de nieuwe verslaggevingsregels (opvolgers van
de comptabiliteitsvoorschriften);4. met de verordening wordt een bijdrage geleverd aan de
uniformiteit tussen en daarmee de vergelijkbaarheid van
waterschappen.4. Opbouw van de verordeningDe verordening kent vijf hoofdstukken. In het eerste hoofdstuk
worden enkele kernbegrippen gedefinieerd.Vervolgens volgt een hoofdstuk over de beleids- en
verantwoordingscyclus. Het algemeen bestuur stelt de kaders voor de
uitvoering van het beleid. Zij doet dat vooral door het behandelen
van de meerjarenraming en het daarin opgenomen beleid ten aanzien
van de programma’s die het waterschap hanteert. De kern van de
beleidsbepaling is de beantwoording per programma van de
3-w-vragen:
wat willen we bereiken?;
wat gaan we daarvoor doen?;
wat gaat het kosten?
De meerjarenraming vormt een belangrijke basis voor het opstellen
van de begroting, die uiteindelijk door het algemeen bestuur wordt
vastgesteld.Het dagelijks bestuur voert vervolgens de begroting uit en zorgt
voor de beheersing van deze uitvoering. Vervolgens rapporteert het
dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur, waarbij een belangrijke
plaats in ingeruimd voor de bekende drie h-vragen:
hebben we bereikt wat we wilden?;
hebben we gerealiseerd wat we ons voorgenomen hadden?;
heeft het gekost wat we hadden geraamd?
Het algemeen bestuur legt in deze verordening de hoofdlijnen van de
rolverdeling vast tussen zichzelf en het dagelijks bestuur en
formuleert een aantal eisen waaraan het dagelijks bestuur moet
voldoen.Het derde hoofdstuk behandelt de uitgangspunten die het algemeen
bestuur aan enkele belangrijke onderdelen van het financieel beleid
stelt. Hierin komen onder andere investeringen (activering en
afschrijving), reserves en voorzieningen, financiering en de
onderbouwing van tarieven aan de orde. Dit zijn onderwerpen die
(in)direct van invloed zijn op de financiële positie van het
waterschap. De artikelen in dit hoofdstuk voldoen aan het
voorschrift uit artikel 108 dat de verordening in ieder geval regels
stelt voor de kostprijsberekeningen, de waardering van activa en de
financieringsfunctie. In het vierde hoofdstuk komen de paragrafen van de begroting en de
jaarverslaggeving aan de orde. Dit hoofdstuk geeft antwoord op de
vraag welke eisen het algemeen bestuur aan de inhoud van de
paragrafen stelt in aanvulling op de eisen uit de BBVW. In deze
verordening zijn de paragrafen gekoppeld aan het financieel beleid.
Zo geeft de verordening aan dat er zowel een apart beleidsonderdeel
als een paragraaf in begroting en jaarverslag over het
weerstandsvermogen moet worden opgesteld. De paragrafen dienen als
een planning en control-instrument voor de uitvoering van het beleid
zoals uiteengezet in het financieel beleid.Het vijfde hoofdstuk bevat de uitgangspunten voor de administratieve
organisatie rond de beleids- en verantwoordingsfunctie en voor de
administratie. Het algemeen bestuur moet er immers van op aan kunnen
dat de aansturing van de ambtelijke organisatie en de taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van en binnen de ambtelijke
organisatie goed zijn vastgelegd. Bovendien moeten er
administratieve systemen zijn die de uitvoering van het beleid, de
begroting, het inzicht in de financiële positie en de toepassing van
de paragrafen ondersteunen. Deze systemen dienen tevens de
rapportages en verantwoording van de ambtelijke organisatie aan het
dagelijks bestuur en de rapportage van het dagelijks bestuur aan het
algemeen bestuur te ondersteunen. Het algemeen bestuur stelt ook
hiervoor de kaders. Overeenkomstig het principe ‘sturen op
hoofdlijnen’, dat de laatste jaren praktijk is geworden, gaat het
dan vooral om eisen waaraan het dagelijks bestuur moet voldoen en
niet om de meer gedetailleerde uitvoeringsregels zelf.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Verschillende begrippen die in deze verordening zijn opgenomen, worden
ook gebruikt in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en de Wet
financiering decentrale overheden. Uiteraard zijn de definities die in
die regelgeving zijn opgenomen ook van toepassing op de begrippen uit
dit besluit. Belangrijke andere begrippen uit deze verordening worden in
dit artikel van een definitie voorzien.Artikel 2De interactie tussen algemeen en dagelijks bestuur rond
beleidsvoorbereiding, kaderstelling, controle en verantwoording speelt
zich in belangrijke mate af rond de onderdelen van de beleids- en
verantwoordingscyclus die jaarlijks wordt doorlopen. De informatie die
het algemeen bestuur tijdens de verschillende onderdelen van de cyclus
krijgt, stelt dit orgaan in staat zijn rol goed in te vullen. Daarom is
het van groot belang dat het algemeen bestuur zelf kan bepalen welke
beleidsdocumenten hij ontvangt en op welke momenten deze worden
aangeboden. Het eerste lid geeft het algemeen bestuur deze mogelijkheid.
Gebruikelijke onderdelen van de cyclus zijn meerjarenraming, begroting,
investeringsvoorstellen, tussentijdse rapportages over de
beleidsuitvoering, jaarverslag en jaarrekening.Het waterbeheersplan is een belangrijk beleidsbepalend instrument van
Rijnland. Onder de nieuwe Waterwet geeft Rijnland daarmee voor een
periode van zes jaar aan welk beleid wordt nagestreefd, wat er aan
maatregelen getroffen zal worden om dat beleid te realiseren en welke
financiële middelen daarmee gemoeid zijn. Het waterbeheersplan heeft ook
een belangrijke externe werking en kent een verplichte
inspraakprocedure. De zojuist genoemde aspecten beleidsdoelen,
maatregelen en financiën zijn ook verplichte elementen van de
meerjarenraming (en de begroting). Het is daarom niet meer dan logisch
dat het waterbeheersplan een integraal onderdeel uitmaakt van de
beleidscyclus, hetgeen in het eerste lid wordt vastgelegd. Er is veel
voor te zeggen dat in het jaar dat het waterbeheersplan wordt
vastgesteld het beheersplan en de meerjarenraming (grotendeels) een
identieke inhoud kennen. In latere jaren is de meerjarenraming het meest
aangewezen instrument om het waterbeheersplan jaarlijks te evalueren en
voortschrijdend bij te stellen.Ook de nieuwe verslaggevingsvoorschriften zijn gericht op het leveren
van een bijdrage aan de mogelijkheden om de beleidsbepalende,
kaderstellende, controlerende en verantwoordende rol van het algemeen
bestuur te versterken. Door het toepassen van de voorschriften kunnen
het beleidsmatige karakter van met name de meerjarenraming, de begroting
en het jaarverslag worden vergroot en kunnen deze instrumenten van
uitvoeringsinformatie worden ontdaan. Om er voor te zorgen dat deze
mogelijkheden ten volle worden benut, geeft het derde lid aan dat het
dagelijks bestuur verantwoordelijk wordt voor de juiste toepassing van
de regels uit het Waterschapsbesluit.Artikel 3Anders dan in het verleden geeft de nieuwe regelgeving de waterschappen
vrijheid als het gaat om de indeling volgens welke het in de
meerjarenraming, begroting en jaarverslag opgenomen beleid aan het
algemeen bestuur wordt gepresenteerd. Door deze vrijheid kan de
inrichting van deze beleidsdocumenten worden toegesneden op de eigen
situatie van Rijnland en wensen van het algemeen bestuur. Het algemeen
bestuur kan zelf het aantal en de inhoud van de programma’s bepalen.
Omdat er een bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van
de programma’s, stelt het algemeen bestuur de indeling vast. Meestal zal
die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele
bestuursperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan het algemeen bestuur
de indeling wijzigen.Het algemeen bestuur zal dus een programma-indeling bepalen op basis
waarvan het beleid wordt gepresenteerd. De in de regelgeving gehanteerde
definitie van programma is: een samenhangend geheel van activiteiten op
basis waarvan het algemeen bestuur het beleid van het waterschap
vaststelt. Het Artikel 4In de meerjarenraming wordt het beleid van Rijnland voor de komende
jaren integraal weergegeven en wordt aangegeven wat de financiële
consequenties van dit beleid zijn, inclusief de gevolgen voor de
waterschapsbelastingen die worden opgelegd. Het document is vooral van
belang voor de kaderstellende en beleidsbepalende functie van het
algemeen bestuur. In de besprekingen over of ter voorbereiding van de
meerjarenraming geeft het algemeen bestuur het dagelijks bestuur de
beleidsmatige en financiële kaders mee die gelden voor de uitwerking van
het meerjarenbeleid. Conform de nieuwe verslaggevingsregels bestaat het
document uit twee hoofdonderdelen. Een verandering ten opzichte van de
situatie onder de oude Waterschapswet is dat er nu meer eisen aan de
inhoud van dit instrument worden gesteld. Dit benadrukt de belangrijke
positie van de meerjarenraming in de beleidscyclus en voorts wordt
hiermee nog eens duidelijk aangegeven dat de meerjarenraming geen
financieel, maar een beleidsinstrument is.In het eerste hoofdonderdeel worden het beleid en de financiële
consequenties daarvan weergegeven op basis van de indeling in
programma’s die Rijnland hanteert. Per programma dient expliciet te
worden weergegeven welke doelstellingen Rijnland nastreeft, wat wordt
gedaan om die doelstellingen te halen en wat dat aan middeleninzet met
zich meebrengt. Dit wordt gedaan aan de hand van de volgende vragen (de
‘drie w’s’): wat willen we bereiken? wat gaan we er voor doen? wat gaat
het kosten? Voor een goede, integrale beoordeling door het algemeen
bestuur is het van groot belang dat de meerjarenraming naar programma’s
het volledige beleid en alle netto-kosten van het waterschap omvat.In het tweede hoofdonderdeel van de meerjarenraming worden zowel de
context van het meerjarenbeleid als een nadere toelichting op enkele
belangrijke gevolgen van het meerjarenbeleid weergegeven. Tot deze
gevolgen behoren onder andere de investeringen die als gevolg van het
meerjarenbeleid zullen moeten worden uitgevoerd, de financiering, de
exploitatiekosten alsmede de ontwikkeling van de
waterschapsbelastingen.Bij de behandeling van de meerjarenraming geeft het algemeen bestuur een
gedeeld beeld van het meerjarenbeleid en de financiële consequenties
daarvan (inclusief lastenontwikkeling) af. Voor het begrotingsproces is
het van groot belang dat er voldoende helderheid is over de
beleidsambities en het financiële kader waarbinnen deze ambities moeten
worden gerealiseerd. Met de behandeling van de meerjarenraming markeert
het algemeen bestuur wat zij van dagelijks bestuur en ambtelijke
organisatie verwacht. Een dergelijke markering past bij de
beleidsbepalende rol die de Waterschapswet aan het algemeen bestuur
toekent. Dagelijks bestuur en ambtelijke organisatie mogen van een
beleidsbepaler een heldere lijn en een expliciete koers verwachten.In het tweede lid van artikel 4 komt de financieringsfunctie van
Rijnland voor het eerst aan de orde. Deze functie, die ook wel de
treasuryfunctie wordt genoemd, omvat alle activiteiten die zich richten
op het bepalen van het beleid ten aanzien van, het uitvoeren en
beheersen van de activiteiten met betrekking tot, het verantwoorden over
en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële
stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Het
tweede lid geeft weer uit welke onderdelen naast de eisen uit de wet
FIDO en het treasurystatuut van Rijnland de financieringsparagraaf van
de meerjarenraming moet bestaan. Ten behoeve van het opstellen van de meerjarenraming worden alle
langetermijnontwikkelingen geanalyseerd. Op basis hiervan wordt het
langetermijnbeleid van Rijnland uitgestippeld, in de tijd uitgezet en
financieel doorgerekend. Dit zal voor de hieruit voortvloeiende
vermogensbehoefte ook moeten gebeuren. Om de rentekosten als onderdeel van de exploitatielasten te kunnen
ramen, moet Rijnland inschatten op welke wijze de rente zich in de
toekomst zal ontwikkelen. Omdat rente een belangrijke kostenpost van het
waterschap kan vormen, wordt in de meerjarenraming eveneens uiteengezet
welke invloed veranderingen van rentepercentages en rentekosten heeft op
de exploitatielasten en de tarieven.Artikel 5Net zoals de meerjarenraming moet ook de begroting vooral voor het
algemeen bestuur met name inzicht bieden in de doelstellingen van
programma’s, in de beleidsuitgangspunten en hoofdlijnen van het beleid
ten aanzien van enkele beheersmatige aspecten, in de financiële positie
en in de te heffen belastingen. De begroting is daartoe in een aantal
hoofdonderdelen verdeeld, waarvan een aantal op hun beurt weer nader
zijn onderverdeeld. De verslaggevingsregels geven aan dat de volgende
structuur te herkennen moet zijn:a. het programmaplan, waarin het beleid en de financiële consequenties
daarvan worden weergegeven op basis van de indeling in programma’s die
het waterschap hanteert. Het ligt voor de hand dat de indeling naar
programma’s gelijk is aan de indeling die in de meerjarenraming is
opgenomen;b. de paragrafen die als een toelichting op het programmaplan kunnen
worden beschouwd en die gezamenlijk nader inzicht geven in de financiële
positie van het waterschap;c. de begroting naar programma’s, wat in feite niet meer is dan een
beknopt overzicht van de programma’s die Rijnland hanteert en wat de
geraamde netto–kosten van de programma’s zijn. De aanwezigheid van dit
onderdeel van de begroting vloeit met name voort uit de noodzaak een
dergelijk overzicht in de jaarrekening op te nemen. Wanneer deze
informatie namelijk niet in de jaarrekening zou worden vermeld, zou het
algemeen bestuur geen oordeel van de accountant krijgen over de
getrouwheid en rechtmatigheid van de netto–kosten van de programma’s. En
dat terwijl de programma’s de voor het algemeen bestuur belangrijkste
invalshoek van het beleid vormen. Gegeven het principe dat de indeling
van jaarverslaggeving en begroting zoveel mogelijk overeenkomen, is ook
in de begroting een onderdeel ‘begroting naar programma’s’ opgenomen. De
informatie in dit overzicht is uiteraard afkomstig uit het onderdeel
‘netto–kosten’ van het programmaplan;d. de begroting naar kostendragers, die vooral van belang is omdat deze
het vertrekpunt is voor de belastingheffing. In dit deel van de
begroting worden netto–kosten namelijk gespecificeerd naar de taken die
in het provinciaal reglement aan Rijnland zijn toegewezen en waarvoor
Rijnland belasting heft. Onder de nieuwe Waterschapswet gaat het om
maximaal drie kostendragers: watersysteembeheer, zuiveringsbeheer en
wegenbeheer. De begroting naar kostendragers geeft allereerst aan welke
netto–kosten aan een bepaalde taak worden toegerekend. Vervolgens laat
de begroting zien in welke mate rekening wordt gehouden met eventuele
bedragen voor onvoorziene kosten, kwijt te schelden of oninbaar te
verklaren belastingopbrengsten, algemene opbrengsten (zoals dividenden)
en toevoegingen en onttrekkingen aan reserves. Tot slot maakt de
begroting duidelijk welke belastingopbrengsten moeten worden verkregen
om de kosten van de taakuitoefening te dekken. Dit laatste bedrag is het
startpunt voor de belastingheffing en –invordering;e. de begroting naar kosten– en opbrengstsoorten, waarin de lasten en
baten zijn onderscheiden naar de verschillende productiemiddelen die
door een waterschap bij de realisatie van het beleid worden ingezet. Het
algemeen bestuur wordt informatie op een hoog aggregatieniveau
verstrekt, namelijk naar vijf groepen van kostensoorten en zes groepen
van opbrengstsoorten. Het dagelijks bestuur of, indien gemandateerd, een
persoon of onderdeel van de organisatie, zal de informatie over de
kosten– en opbrengstsoorten op een lager niveau vaststellen. Met deze
laatste indeling naar kosten– en opbrengstsoorten wordt ook een
belangrijk deel van de Europese rapportageverplichtingen die
voortvloeien uit de Economische en Monetaire Unie ingevuld.De begrotingen naar programma’s, naar kostendragers, en naar kosten– en
opbrengstsoorten vormen de basis voor de controle van de rechtmatigheid
en het getrouwe beeld van de jaarrekening door de accountant.Ondanks dat in het programmaplan aandacht wordt besteed aan de
investeringen die Rijnland van plan is te gaan doen om het beleid uit te
voeren, is de begroting vooral gericht op het autoriseren van de
netto-kosten en belastingopbrengsten. De opname van
investeringsprojecten en –bedragen in een vastgestelde meerjarenraming
en/of begroting geeft nog geen autorisatie tot het uitvoeren van de
investeringen. Het autoriseren van investeringsprojecten vraagt een
aparte besluitvorming van het algemeen bestuur. Het tweede lid bepaalt
dat het dagelijks bestuur ter voorbereiding van deze besluitvorming
tegelijk met de ontwerp-begroting een overzicht zal moeten agenderen
waarop die investeringen zijn vermeld waarvan de planning is dat zij in
het begrotingsjaar zullen starten.Artikel 6Het algemeen bestuur autoriseert het dagelijks bestuur met het
vaststellen van de begroting om het opgenomen beleid te gaan uitvoeren.
Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma’s
en de begroting naar kostendragers besloten liggen in materiële zin,
oftewel financieel, geaccordeerd.Conform de lijn uit de verslaggevingsregels hebben de baten en lasten
die zijn vermeld in de begroting naar kosten en opbrengstsoorten alleen
informatieve waarde voor het algemeen bestuur en worden deze niet apart
geautoriseerd. Autorisatie van de netto-kosten van de programma’s
betekent een impliciete autorisatie van de onderliggende baten en lasten
uit de begroting naar kosten- en opbrengstsoorten..Over de investeringen waarvan het algemeen bestuur bij de
begrotingsbehandeling geen autorisatie heeft verleend, zal in de loop
van het jaar besluitvorming moeten plaatsvinden. Om een verantwoorde
beslissing te kunnen nemen, zullen in het voorstel hiertoe dat aan het
algemeen bestuur wordt voorgelegd niet alleen de technische aspecten
worden gespecificeerd, maar zal ook worden ingegaan op het doel van de
investering, het beoogd effect en de consequenties die de investering
met zich meebrengt. Bij deze consequenties moeten we niet alleen denken
aan de financiële gevolgen, maar ook aan de gevolgen die de investering
heeft op zaken zoals de personeelsformatie, de organisatie en de
werkwijze van Rijnland. Tot het voorstel behoort ook een gespecificeerde
raming van uitgaven en eventuele inkomsten zoals subsidies. Wanneer met
de uitvoering van een bepaald investeringsproject meerdere jaren zijn
gemoeid, zal een planning naar de jaren van uitvoering worden opgenomen,
om een goede voortgangsbewaking en efficiënte financieringsactiviteiten
mogelijk te maken. Eén van de uitgangspunten die ten grondslag lag aan deze verordening is
het leveren van een bijdrage aan een betere vergelijkbaarheid van de
waterschappen in bedrijfsvergelijkingen (zie ook paragraaf 3.4 eerder in
deze toelichting). De bedrijfsvergelijkingen van de waterschappen
baseren zich op de productenstructuur zoals deze in beheer is bij de
Unie van Waterschappen en waarin onder andere beleidsproducten en
beheerproducten zijn opgenomen. Om een bedrijfsvergelijking op die
producten mogelijk te maken, moet een waterschap in staat zijn de kosten
eenduidig naar die producten toe te rekenen. Dit vierde lid legt de
verantwoordelijkheid voor dit aspect neer bij het dagelijks
bestuur.Artikel 7Lopende de uitvoering van het in de begroting opgenomen beleid zullen
dagelijks en algemeen bestuur per programma willen nagaan of met deze
uitvoering de beoogde doelstellingen en effecten alsmede maatregelen en
prestaties gerealiseerd worden en wat de middeleninzet daarbij is.
Wanneer deze beleidsaspecten worden geregistreerd, kan dit worden
nagegaan en kan ook de doeltreffendheid en doelmatigheid van de
beleidsuitvoering in beeld worden gebracht. Deze bepaling maakt het
dagelijks bestuur verantwoordelijk voor een adequate registratie.Er mag uiteraard geen overschrijding c.q. onderschrijding plaatsvinden
van bedragen die het algemeen bestuur via het vaststellen van de
begroting beschikbaar heeft gesteld. Het tweede en derde lid geven het
dagelijks bestuur de opdracht hiervoor te zorgen. Het dagelijks bestuur
zal zorgen dat er een systeem van budgetbeheer en –bewaking is dat
waarborgt dat de netto-kosten binnen de begroting blijven en dat
belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden
gemeld aan het algemeen bestuur, zodat dit orgaan tijdig (binnen het
begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende
waarborgen voor tijdige melding van budgetoverschrijdingen aan het
algemeen bestuur is een groot risico voor het budgetrecht van dat
bestuur. Dit geldt enerzijds voor de netto-kosten van programma’s en de
investeringsuitgaven en anderzijds voor de dekkingsmiddelen uit de
begroting naar kostendragers en de inkomsten die in
investeringskredieten zijn opgenomen.Artikel 8Bij de uitvoering van het vastgestelde beleid streeft het dagelijks
bestuur er naar dat er geen overschrijving c.q. onderschrijding
plaatsvindt van bedragen die het algemeen bestuur via het vaststellen
van de begroting en investeringsbesluiten beschikbaar heeft gesteld. Het
dagelijks bestuur zal zorgen dat er een systeem van budgetbeheer en
–bewaking is dat waarborgt dat d netto-kosten per programma binnen de
begroting blijven, dat de dekkingsmiddelen conform de begroting naar
kostendragers worden ontvangen en dat de investeringskredieten bij de
uitvoering van projecten niet worden overschreden. Het systeem moet er
ook voor zorgen dat belangrijke wijzigingen of dreigende
overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat
dit orgaan tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan
nemen.De hoofdregel is dat budgetonder- en –overschrijdingen (beleidsmatig
en/of financieel) autorisatie door het algemeen bestuur behoeven en dat
begrotingswijzigingen vooraf door het dagelijks bestuur aan het algemeen
bestuur worden voorgelegd ter autorisatie. Slechts indien de
omstandigheden een autorisatie vooraf niet mogelijk maken, zal achteraf
een begrotingswijziging moeten worden voorgelegd. Indien het algemeen
bestuur ermee instemt wordt de besteding alsnog geautoriseerd. Over- en onderschrijdingen van budgetten zijn echter nooit geheel uit te
sluiten en het is verstandig door middel van afspraken tussen algemeen
en dagelijks bestuur enige flexibiliteit in te bouwen zodat de
uitvoering niet bij iedere afwijking behoeft te worden stopgezet totdat
het algemeen bestuur een besluit kan nemen. De bedoelde spelregels
tussen algemeen en dagelijks bestuur zijn in dit artikel opgenomen. Door
dit soort spelregels vooraf vast te leggen, kan discussie achteraf
worden voorkomen.Alle overschrijdingen dienen voor 31 december aan het algemeen bestuur
te zijn voorgelegd. Mocht dit niet zijn gelukt, dan kunnen deze bedragen
bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd. Het algemeen bestuur
dient hier dan wel expliciet op gewezen te worden. De
(begrotings)overschrijdingen zullen helder in de jaarrekening tot
uitdrukking moeten komen en als het algemeen bestuur de betreffende
jaarrekening vaststelt, autoriseert hij de desbetreffende bedragen
alsnog.Artikel 9Dit artikel formaliseert een belangrijk onderdeel van de rol van het
algemeen bestuur tijdens de beleidsuitvoering. Het algemeen bestuur
geeft namelijk aan welke informatie het dagelijks bestuur standaard
dient te verstrekken. Op basis van deze informatie kan het algemeen
bestuur de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing
nodig is. De stand van zaken van en prognose voor het lopende
begrotingsjaar kunnen daarnaast, samen met de jaarverslaggeving van het
afgelopen jaar, mede een belangrijke basis zijn voor het inzicht voor en
het opstellen van de komende begroting.Het eerste lid gaat over de verplichting voor het dagelijks bestuur om
belangrijke afwijkingen van de beleidsuitvoering ten opzichte van het
vastgestelde beleid direct, dat wil zeggen zodra ze zich voordoen en
buiten de afgesproken periodieke tussentijdse rapportages, aan het
algemeen bestuur te melden.Bij het vaststellen van de jaarlijkse beleids- en verantwoordingscyclus,
op basis van artikel 2 van deze verordening, heeft het algemeen bestuur
zich reeds uitgesproken over het aantal tussenrapportages en de momenten
waarop deze worden aangeboden. Met het tweede tot en met het zesde lid
van dit artikel geeft het algemeen bestuur de kaders voor de inhoud van
de tussenrapportages; waarover wil het algemeen bestuur in elk geval in
de tussenrapportages worden geïnformeerd? Het is zaak dat de
tussenrapportages overzichtelijk en niet te uitgebreid zijn. Algemeen en
dagelijks bestuur zullen steeds moeten afwegen of de kosten die aan de
informatievoorziening zijn verbonden wel in verhouding zijn met het nut
en de toegevoegde waarde ervan. De praktijk is namelijk dat er al snel
een overvloed aan informatie kan worden gevraagd.Gedurende de uitvoering van investeringsprojecten zal regelmatig over
het verloop daarvan aan het algemeen bestuur worden gerapporteerd. Het
vierde en vijfde lid zorgen er voor dat deze informatie in de
tussentijdse rapportages wordt opgenomen. De bepalingen regelen dat in
dit onderdeel van de rapportages in ieder geval aandacht wordt besteed
aan de verhouding tussen de werkelijk bestede investeringsbedragen en
het krediet dat voor de investering beschikbaar was gesteld. Indien het
investeringskrediet dreigt te worden overschreden, zal een voorstel voor
het beschikbaar stellen van een aanvullend krediet aan het algemeen
bestuur moeten worden gedaan.Artikel 10In dit artikel komt het sluitstuk van de beleids- en
verantwoordingscyclus aan de orde, namelijk de verantwoording over de
begrotingsuitvoering door het dagelijks bestuur en de controle van het
algemeen bestuur daarop. Dit gebeurt in belangrijke mate via het
jaarverslag en de jaarrekening.Het is belangrijk dat de indeling van de jaarverslaggeving zoveel
mogelijk aansluit op die van de begroting zodat inzicht, controle en
verantwoording van het algemeen bestuur worden gefaciliteerd.De programmaverantwoording is het belangrijkste onderdeel van de
jaarverantwoording, omdat daarin wordt aangegeven in welke mate het via
de begroting vastgestelde beleid is gerealiseerd. De regelgeving geeft
aan dat in dit onderdeel aandacht moet worden besteed aan:a. de doelen en effecten die zijn bereikt;b. de maatregelen die zijn getroffen en prestaties die zijn
geleverd;c. de netto-kosten die zijn gerealiseerd;d. hoe de onder a, b en c genoemde resultaten zich verhouden tot hetgeen
in de begroting werd gesteld.Artikel 11Artikel 108 van de Waterschapswet bepaalt dat het algemeen bestuur in
deze verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid moet
vastleggen. In deze verordening is die verplichting langs twee lijnen
uitgewerkt:a. op grond van dit artikel 12 krijgt het dagelijks bestuur de opdracht
te zorgen voor beleidsvoorstellen ten aanzien van de in het eerste lid
genoemde onderwerpen en waarbij het dagelijks bestuur rekening moet
houden met datgene wat ter zake in het Waterschapsbesluit en deze
verordening (met name de artikelen 12 tot en met 15) wordt bepaald;b. via de paragrafen van de begroting doet het dagelijks bestuur
voorstellen aan het algemeen bestuur omtrent het meer operationele
beleid ten aanzien van de in artikel 16, tweede lid genoemde onderdelen
van het ‘financieel’ beleid (kostentoerekening, waterschapsbelastingen,
weerstandsvermogen, financiering, verbonden partijen en
bedrijfsvoering).De onder a bedoeld beleidsvoorstellen leiden uiteindelijk tot het door
het algemeen bestuur vastgestelde financieel beleid van Rijnland.
Wanneer dit beleid bijstelling behoeft, zullen uiteraard nieuwe
voorstellen aan het algemeen bestuur worden voorgelegd.Artikel 12De hoofdregel uit de verslaggevingsvoorschriften is dat uigaven voor
zaken die langer dan een jaar ten dienste van Rijnland staan, worden
geactiveerd. Dit heeft tot gevolg dat de betreffende uitgaven niet in
hun totaliteit als kosten in de exploitatierekening worden verantwoord,
maar als vaste activa op de balans worden gebracht. Alleen de
afschrijvings- en rentelasten die met de uitganve samenhangen worden
gedurende de gebruiksduur jaarlijks te laste van de exploitatie
gebracht.Het eerste lid geeft aan uit welke elementen het beleid ten aanzien van
het waarderen en afschrijven van activa in ieder geval bestaat. De vier
elementen worden hierna kort toegelicht.Ondergrens (a)Onverkorte toepassing van het zojuist geschetste principe zou betekenen
dat ook kleine uitgaven voor zaken die langer dan een jaar worden
gebruikt zouden moeten worden geactiveerd. Gegeven de administratieve
last hanteert Rijnland een ondergrens: uitgaven voor zaken die langer
dan een jaar mee gaan maar lager zijn dan € 50.000,-- , worden in één
keer ten laste van de exploitatie gebracht. De toelichting op de
verslaggevingsregels geeft aan dat indien dit bedrag niet te omvangrijk
is en hierbij het materialiteitsbeginsel voor balansposten in acht wordt
genomen, dit een verdedigbare oplossing is. men.Bijdragen eigen personeel aan investeringen en bouwrente (b en
e))Conform het gestelde in de nota vaste activa Rijnland moeten aan een
aantal projecten bouwrente en kosten eigen personeel toegerekend worden. Afbakening investering – onderhoud (c)Rijnland voert ook regelmatig zodanige onderhoudswerkzaamheden uit dat
de gebruiksduur van een object wordt verlengd: het object kan langer
functioneren dan waarvan bij de bouw of aankoop vanuit werd gegaan. De
uitgaven voor dit ‘levensduurverlengend groot onderhoud’ kunnen wel
worden geactiveerd.Afschrijvingsmethode (d)Conform de nota vaste activa Rijnland worden de investeringen lineair
afgeschrevenArtikel 13Bij zijn taakuitoefening en in de bedrijfsvoering loopt een waterschap
risico’s van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico’s kan
een waterschap zich verzekeren, of er moeten voorzieningen worden
gevormd, of ze kunnen anderszins worden opgevangen. Voor een deel van de
risico’s is dit echter niet het geval. Daarnaast kiezen waterschappen er
soms voor om voor bepaalde verzekerbare risico’s eigen risicodrager te
worden door zich bewust niet voor deze risico’s te verzekeren. De niet
verzekerde risico’s kunnen, als ze zich voordoen, (grote) financiële
consequenties hebben. Het is dus zaak voor een waterschap, dat ze zich
bewust is van de risico’s die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten
van risico’s is echter niet mogelijk. Niet verzekerde risico’s die zich
voordoen, moet Rijnland opvangen met het eigen vermogen (reserves), door
belastingverhoging of door ombuigingen binnen de begroting.Via het begrip ‘weerstandsvermogen’ brengt de nieuwe regelgeving de
hiervoor genoemde aspecten risico’s, reserves en voorzieningen bij
elkaar. Het weerstandsvermogen bestaat namelijk uit de relatie
tussen:
de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden
waarover Rijnland beschikt of kan beschikken om niet begrote
kosten te dekken;
alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die
van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële
positie.
Met het begrip weerstandsvermogen vragen de nieuwe regels Rijnland om
alle risico’s die zich kunnen voordoen in beeld te brengen. Van ieder
risico zullen de omvang (financiële gevolgen) en de kans dat deze zich
zullen voordoen moeten worden ingeschat. Vervolgens moet worden
nagedacht over de wijze waarop de risico’s en de gevolgen daarvan kunnen
worden beheerst. Een onderdeel van deze beheersing is de dekking van de financiële
gevolgen. Mede afhankelijk van het soort risico kan deze dekking
plaatsvinden via verzekeringen, voorzieningen, de begrotingspost(en)
onvoorzien en de algemene reserves. Voor het opvangen van de
bovenliggende risico’s kan Rijnland derhalve maatregelen treffen.
Rijnland kan er echter ook voor kiezen geen of slechts eenbeperkte
financiële dekking achter de hand te hebben. Ter dekking van deze
risico’skomt de weerstandscapaciteit in beeld, zijnde de financiële
middelen die beschikbaar zijn om niet-begrote kosten te dekken,
waaronder de kosten van het zich manifesteren van een risico. De
algemene reserves vormen een belangrijk onderdeel van de
weerstandcapaciteit. Rijnland dient de risico’s zelf in kaart te brengen
en vervolgens daarbij de benodigde en reeds beschikbare
weerstandscapaciteit te plaatsen. Rijnland dient ook zelf invulling te
geven aan het begrip ‘risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen
en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële
positie’ uit de in het BBVW opgenomen definitie van het begrip
‘weerstandsvermogen’.In het beleid van Rijnland wordt voor iedere reserve onderbouwd wat de
minimale en maximale omvang is. Ook wat betreft de overige
bestemmingsreserves, die voor diverse bestemmingen met betrekking tot
investeringen en exploitatie kunnen worden gevormd, wordt beleid gevormd
dat aangeeft tot welke omvang de reserves mogen worden gevormd. Daarbij
wordt ook ingegaan op de gewenste looptijd van de betreffende reserve,
met andere woorden voor hoe lang de reserve nodig is. In het beleid
wordt ook aangegeven dat per reserve minstens éénmaal per jaar, bij het
opstellen van de jaarrekening, wordt beoordeeld of deze nog wel gewenst
en of de omvang nog wel passend is.In het beleid wordt ook van iedere voorziening afzonderlijk aangegeven
waarom deze wordt gevormd en op welke grondslagen de gewenste omvang is
gebaseerd. Daarbij wordt ook ingegaan op de gewenste looptijd van de
betreffende voorziening, met andere woorden voor hoe lang de voorziening
nodig is. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt de omvang van
verschillende voorzieningen beoordeeld. Tijdens deze evaluatie moet
worden vastgesteld of de omvang van de diverse voorzieningen nog steeds
in overeenstemming is met achterliggend kostenbedrag, verplichting,
verlies of risico.Artikel 14Bij Rijnland worden nagenoeg alle kosten door belastingplichtigen
opgebracht. Dit schept niet alleen bijzondere verplichtingen in de sfeer
van transparantie en verantwoording afleggen, maar vereist ook een
consistente en zo volledig mogelijke toepassing van bedrijfseconomische
principes in het systeem waarmee de gemaakte kosten uiteindelijk aan de
kostendragers worden toegerekend. Omdat de wijze van kostentoerekening
grote invloed kan hebben op de kosten per kostendrager en daarmee op de
hoogte van de waterschapslasten, is kostentoerekening een onderwerp dat
ook de nodige betrokkenheid van het algemeen bestuur vereist. Dit uit
zich in deze verordening als volgt:
het algemeen bestuur wordt, vanuit zijn kaderstellende en
beleidsbepalende bevoegdheid, betrokken bij de ontwikkeling van
het kostentoerekeningssysteem en stelt de hoofdlijnen van dit
systeem ook vast in een onderdeel van het financieel
beleid;
in de begroting wordt een paragraaf ‘kostentoerekening’
opgenomen waarin de principes van de
kostentoerekeningssystematiek van Rijnland worden
beschreven.
In de onderdelen e en f van het eerste lid komen enkele bijzondere
aspecten van de kostentoerekening en kostprijsberekening aan de orde.
Onderdeel e is de invulling van de eis uit artikel 108, tweede lid,
onderdeel b van de Waterschapswet dat in deze verordening de basis moet
liggen voor de grondslagen die worden gehanteerd voor de bepaling van de
tarieven voor rechten, zoals leges. De grondslag voor de hoogte van deze
tarieven wordt daarmee bestuurlijke besluitvorming door het algemeen
bestuur op basis van onder meer geraamde hoeveelheden. Datzelfde geldt
voor de kostprijzen van de producten en diensten die in onderdeel f
worden genoemd.Tarieven en kostprijzen kunnen op verschillende manieren worden
berekend. Een belangrijk aspect daarvan zijn de kosten die direct aan
een product kunnen worden toegerekend en de kosten die indirect
samenhangen met het verlenen van een dienst of de vervaardiging van een
product en die worden meegenomen in de kostprijsbepaling. Enkele
onderwerpen die een plaats in het hier bedoelde beleid kunnen krijgen
zijn:
welke personeelskosten worden wel en welke niet
meegenomen?;
welk rentepercentage voor de toerekening van kapitaallasten?
(bijvoorbeeld de omslagrente voor de rentetoerekening van de
kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de
uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde
gecalculeerde rente over het eigen vermogen en
voorzieningen);
ook toerekening van de berekende rente over de reserves en de
voorzieningen aan in gebruik zijnde kapitaalgoederen?
In dit kader is ook van belang dat een randvoorwaarde aan de hoogte van
legestarieven is dat deze niet het bedrag van de geraamde kostprijs te
boven mogen gaan. Voor het vaststellen van de hoogte van de
verschillende tarieven heeft het algemeen bestuur dus de geraamde
kostprijs nodig. Hierbij geldt wel als kanttekening dat als meer
producten en diensten waarvoor leges wordt geheven in één
legesverordening worden opgenomen, het mogelijk is dat een bepaald
product hoger wordt geprijsd dan de geraamde kostprijs zolang het totaal
van de geraamde opbrengst de totale kosten van de in de verordening
genoemde producten en diensten niet overschrijdt.Artikel 15De financieringsfunctie van het hoogheemraadschap staat bloot aan snelle
interne en externe ontwikkelingen en daarom kunnen er aanzienlijke
risico’s verbonden zijn aan de uitvoering van deze functie. Om deze
risico’s te beheersen en verantwoord en adequaat op ontwikkelingen te
kunnen inspelen moet er een duidelijk beleidskader zijn waarbinnen de
financieringsactiviteiten plaatsvinden. Het algemeen bestuur kan zich via de verordening beperken tot de
hoofdlijnen van het financieringsbeleid en het dagelijks bestuur
opdracht geven deze hoofdlijnen verder uit te werken als het gaat om de
verdere organisatie en het functioneren van de financieringsfunctie.
Deze uitwerking vindt plaats in het ‘financieringsstatuut van het
dagelijks bestuur’. Het algemeen bestuur stelt het financieringsbeleidskader vast,
sanctioneert de uitvoering en ziet toe op een goed verloop daarvan. Dit
beleidskader is in dit artikel opgenomen. Deze bepalingen zijn niet de
enige formele dragers van het financieringbeleid van het
hoogheemraadschap. Andere instrumenten voor de bestuurlijke aansturing
van de financieringfunctie zijn de financieringparagrafen in de
meerjarenraming, de begroting en het jaarverslag.Artikel 108 van de Waterschapswet stelt dat omtrent financiering in elk
geval in deze verordening moeten worden opgenomen: de algemene
doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de
financieringfunctie.Het eerste lid gaat over de doelstellingen van de financieringsfunctie.
De hoofddoelstelling is het leveren van een zo goed mogelijke bijdrage
aan de uitvoering van de taken die aan het hoogheemraadschap zijn
opgedragen. Dit geeft aan dat de financieringsfunctie een ondersteunende
rol heeft ten opzichte van de taken waarvoor het hoogheemraadschap is
opgericht. Artikel 2, eerste lid van de Wet Fido verwoordt deze
ondersteunende rol als volgt: openbare lichamen gaan leningen aan,
zetten middelen uit of verlenen garanties uitsluitend ten behoeve van de
uitoefening van de publieke taak.De bepaling geeft ook aan dat een hoogheemraadschap alleen
financieringsactiviteiten mag verrichten met betrekking tot zaken die
tot de publieke taak worden gerekend. In het tweede lid is de risico–attitude van het hoogheemraadschap
opgenomen. De financiering van de reglementaire taken brengt financiële
risico’s voor het hoogheemraadschap met zich mee. De wetgever beoogt met
de Wet Fido een kader aan te reiken waarmee deze risico’s kunnen worden
beheerst. Dit kader is voor het hoogheemraadschap een gegeven, maar
binnen het wettelijk kader kan een hoogheemraadschap er voor kiezen om
hogere dan wel lagere risico’s te lopen. Door middel van een zogenaamde
risico–attitude geeft een hoogheemraadschap aan wat zij op dit punt
aanvaardbaar vindt. In het tweede lid wordt in onderdeel c gesproken over het verstrekken
van garanties. Een aandachtspunt hierbij is dat een hoogheemraadschap er
alert op moet zijn dat deze niet als ongeoorloofde staatsteun kunnen
worden gezien.Artikel 16De lijn die in deze verordening is gehanteerd is dat het algemeen
bestuur het beleid ten aanzien van verschillende onderwerpen op
hoofdlijnen uitzet in het financieel beleid dat zij vaststelt en dat in
de paragrafen van de begroting en het jaarverslag op de toepassing en
uitvoering van het beleid wordt ingegaan. In meer algemene zin bevatten
de paragrafen van de begroting, naast de context van het beleid, de
beleidsuitgangspunten en hoofdlijnen van het beleid ten aanzien van
beheersmatige aspecten en de waterschapsbelastingen. In de gelijknamige
paragrafen van het jaarverslag wordt aangegeven in welke mate het beleid
is gerealiseerd en wat de redenen van eventuele afwijkingen ten opzichte
van voorgenomen zijn geweest.Artikel 17Het eerste lid regelt over welke risico’s en hun financiële
consequenties het algemeen bestuur in de verplichte paragraaf
weerstandsvermogen van de begroting en de jaarverslaggeving wil worden
geïnformeerd. Het Waterschapsbesluit verplicht een aantal zaken op te
nemen in de paragraaf, namelijk:a. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; waarbij een
beschouwing moet worden gegeven over de stand aan het begin, de mutaties
en de stand aan het eind van het begrotingsjaar van de algemene reserves
en de voorzieningen;b. een inventarisatie van de risico’s;c. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.Artikel 18Onder bedrijfsvoering wordt in de regelgeving verstaan het geheel van
interne organisatie–onderdelen en processen die ondersteunend zijn ten
behoeve van de primaire processen van de waterschappen. Hieronder vallen
zaken zoals de algemene aansturing van de organisatie, personeel &
organisatie, kwaliteits–, arbo– & milieuzorg, ondersteuning van de
cyclus van beleidsvoorbereiding tot en met beleidsverantwoording,
controlling, financieel beleid & beheer (waaronder de
administratieve organisatie en de interne controle), informatisering,
communicatietechnologie & automatisering, geografische
informatievoorziening en facilitaire dienstverlening (waaronder
huisvesting). Naast ten behoeve van het goede verloop van de primaire
processen zijn de ondersteunende processen, en derhalve de
bedrijfsvoering zoals bedoeld in dit besluit, essentieel ten behoeve van
de waarborging van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid
van de beleidsuitvoering.Het domein van de bedrijfsvoering is de verantwoordelijkheid van het
dagelijks bestuur en beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats
vormgegeven door dit orgaan. Het Waterschapsbesluit geeft aan dat het
dagelijks bestuur in de paragrafen van de begroting en het jaarverslag
moet ingaan op de stand van zaken, beleidsvoornemens en
beleidsrealisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering, waarbij wordt
ingespeeld op de informatiebehoefte van het algemeen bestuur. Op deze
wijze worden aspecten van de bedrijfsvoering niet alleen transparant
voor het algemeen bestuur, maar ook voor geïnteresseerden buiten de
organisatie. Uiteraard kan het algemeen bestuur ook zelf aangegeven
welke onderwerpen in de paragraaf moeten komen.Artikel 19Met name als gevolg van de intensivering van de samenwerking van
waterschappen, onderling en met andere partijen, is het aantal
deelnemingen en andere partijen waarmee het waterschap een financiële en
bestuurlijke relatie heeft de laatste jaren sterk toegenomen. Het gaat
om NV’s, BV’s, gemeenschappelijke regelingen, VOF’s, stichtingen,
verenigingen en commanditaire vennootschappen. Mede omdat er altijd een
zeker (financieel) risico aan deze relaties verbonden is, is het van
belang dat er voldoende inzicht wordt geboden in deze zogenaamde
verbonden partijen, oftewel die organisaties waarmee het waterschap een
bestuurlijke relatie heeft èn waarin zij een financieel belang heeft. Dit artikel van de verordening regelt over welke feiten aangaande
verbonden partijen het algemeen bestuur in elk geval in de verplichte
paragraaf van de begroting en het jaarverslag geïnformeerd wil worden.
Hier kan het algemeen bestuur invulling geven aan zijn eigen
informatiebehoefte over deze partijen.Omdat de begroting en het jaarverslag openbare stukken zijn, kan
vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de
belangen van het waterschap schaden. Hierbij kan bijvoorbeeld worden
gedacht aan het voornemen om een financieel belang af te stoten, hetgeen
in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van het waterschap
aantast. Deze gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in
de begroting en het jaarverslag.Artikel 20Als gevolg van de invoering van de Wet financiering decentrale overheden
per 1 januari 2001 zijn de waterschappen al enkele jaren verplicht een
financieringsparagraaf in de begroting (en de jaarverslaggeving) op te
nemen. De paragraaf in de begroting is, in samenhang met hetgeen in
artikel 15 van deze verordening is voorgeschreven, een belangrijk
instrument voor het transparant maken, en daarmee voor het sturen,
beheersen en controleren van de financieringsfunctie door het algemeen
bestuur. Artikel 15 geeft de hoofdlijnen van het beleid weer. Deze
hoofdlijnen vinden hun weerslag in de financieringsparagraaf in de
begroting en in het jaarverslag. Een verplicht onderdeel daarvan is
voorgeschreven in het Waterschapsbesluit en luidt: ‘de beleidsvoornemens
(en beleidsrealisatie) ten aanzien van het risicobeheer van de
financieringsfunctie’.Artikel 20 regelt over welke feiten inzake de financieringsfunctie het
algemeen bestuur in elk geval in de verplichte paragraaf financiering
bij de begroting en jaarstukken wil worden geïnformeerd. Uit de
financieringsparagraaf moet blijken dat de uitvoering van de
financieringsfunctie uitsluitend de publieke taak dient, dat het beheer
prudent is en dat aan kasgeldlimiet en renterisiconorm wordt voldaan. De inhoud van financieringsparagraaf is vastgelegd in het
treasurystatuut.Artikel 21Een algemeen aanvaarde definitie van het begrip ádministratie’, die ook
door veel waterschappen wordt gehanteerd, is : het systematisch
verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken
van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het
beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Dit
betekent dat de administraties dus ook een belangrijke rol hebben in het
goed bedienen van het algemeen bestuur. In artikel 21 worden de kaders gegeven voor de inrichting van
administraties van Rijnland. In hoofdlijnen draagt het algemeen bestuur
op welk soort informatie moet kunnen worden gegenereerd en aan welke
eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt
niet – inherent aan de taakafbakening tussen algemeen en dagelijks
bestuur – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig
zijn. Dat is een taak van het dagelijks bestuur. Artikel 22Een belangrijk onderdeel van de administraties is de financiële
administratie. In de nieuwe verslaggevingsregels zijn diverse bepalingen
opgenomen die invloed hebben op de wijze waarop deze administratie moet
worden ingericht en bijgehouden, waaronder waarderingsgrondslagen,
balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens. Vanuit de
financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de
financiële verantwoordingsinformatie aan het algemeen bestuur, maar ook
aan de provincies, in hun rol als toezichthouders, het CBS, het Rijk, de
Europese Unie etc. Artikel 23De administratieve organisatie van Rijnland omvat het stelsel van
organisatorische maatregelen dat is gericht op het tot stand brengen en
het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en
ambtelijke informatieverzorging. Dit geeft aan dat de administratieve
organisatie ook belangrijk is om er voor te zorgen dat de informatie die
aan het algemeen bestuur wordt aangereikt juist, tijdig, volledig en
relevant is.Artikel 24Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het oude
artikel 108 Waterschapswet opgestelde verordening. De wetgever heeft
bepaald, dat de nieuwe verordening in het begrotingsjaar 2009 van
toepassing moet zijn. De oude verordening blijft nog van kracht op de
begroting en jaarrekening van 2008.Artikel 25In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee men in stukken naar deze
verordening kan verwijzen.