| Overheidsorganisatie | Waterschap Aa en Maas |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2007 |
| Citeertitel | Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2007 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Intern bekendgemaakt. Vervangt de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 29-11-2006
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Geen.
Onbekend.
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-11-2006 | 16-05-2007 | nieuwe regeling | 29-11-2006 Geen. | Dagelijks Bestuur 29-11-2006 |
HET DAGELIJKS BESTUUR VAN HET WATERSCHAP AA EN MAAS;
Overwegende,
dat het wenselijk is over te gaan tot herijking van de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004;
dat het met het oog op een goede en verantwoorde werking ervan het gewenst is enige spelregels omtrent de wijze waarop met dit budgethouderschap en financieel mandaat gewerkt wordt te wijzigen;
gelet op artikel 3 van de mandaatregeling waterschap Aa en Maas,
BESLUIT
vast te stellen de volgende regels voor budgethouderschap en financieel mandaat:
In deze regeling wordt verstaan onder:
Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van het waterschap Aa en Maas;
mandaat: de bevoegdheid om in naam van het Dagelijks Bestuur een besluit te nemen tot het aangaan van een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken;
overeenkomst: verplichting of vordering jegens derden met betrekking tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken.
financiële verplichting: plicht van het waterschap tot betaling van een geldbedrag aan derden op basis van een overeenkomst.
afdelingsbudget: de aanwijzing aan een budgethouder van een deel van de naar producten ingedeelde begroting en het daarbij behorende afdelingsplan, zijn/haar organisatiedeel betreffende;
Intracomptabel: verantwoorden in de financiële administratie;
outputbudget: een budgettype waarbij de prestaties centraal staan. Deze prestaties zijn zowel naar omvang als naar kwaliteit eenduidig vast te stellen.
activiteitenbudget: een budgettype waarbij de activiteiten centraal staan. De output is niet eenduidig vast te stellen of te normeren.
opdrachtbudget: een budgettype waarbij de opdracht centraal staat. De output wordt afgeleid van een eenduidige opdrachtomschrijving. Aan de hand van de opdrachtomschrijving kunnen prestaties worden geïdentificeerd, waarvan de omvang en kwaliteit niet van tevoren kunnen worden bepaald.
inputbudget: een budgettype waarbij slechts een globaal beschreven doel centraal staat. Er is als het ware sprake van een 'open-end' als het gaat om het kwantificeren van de output. Het budget bestaat uit geld en uren.
budgethouder: de functionaris die door (onder)mandaat de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om binnen het vastgestelde afdelingsbudget voor zijn/haar organisatiedeel overeenkomsten aan te gaan, activiteiten te ontplooien en prestaties te realiseren t.a.v. de onder zijn/haar taak- of productverantwoordelijkheid vallende product(en);
collegabudgethouder: een directe collega van de budgethouder met dezelfde naasthogere leidinggevende en minimaal de functie van afdelingshoofd bekledend.
producten: de vastgestelde en als zodanig in de begroting opgenomen beleidsvelden, beleids-, beheer- en werkplanproducten. Hiertoe worden mede gerekend de investeringen gedurende de begrotingsjaren waarbinnen de realisatie van de investering valt;
productverantwoordelijke; de verantwoordelijke die conform Bijlage A aangeduid is als eindverantwoordelijke voor de realisatie van een beheersproduct cq beleidsproduct.
taakverantwoordelijke; de functionaris die conform Bijlage A niet aangeduid is als eindverantwoordelijke voor de realisatie van een beheersproduct maar wel een taak heeft in de totstandkoming van een beheersproduct.
kostensoortgroep: samenhangend geheel van kosten zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 1 binnen de rubriek 4 van het rekeningschema;
kostensoort: samenhangend geheel van kosten binnen een bepaalde kostensoortgroep, zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 2 binnen rubriek 4 van het rekeningschema in de begroting van lasten en baten;
kostendrager: de betreffende waterschapstaak zijnde waterkering, waterkwantiteit of waterkwaliteit.
deelkostensoort: samenhangend geheel van kosten binnen een bepaalde kostensoort, zoals aangeduid en gegroepeerd in het boekingsniveau van de rubriek 4 van het rekeningschema.
opbrengstensoortgroep: samenhangend geheel van opbrengsten zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 1 binnen de rubriek 8 van het rekeningschema;
opbrengstensoort: samenhangend geheel van opbrengsten binnen een bepaalde opbrengstensoortgroep, zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 2 binnen rubriek 8 van het rekeningschema in de begroting van lasten en baten;
deelopbrengstensoort: samenhangend geheel van opbrengsten binnen een bepaalde opbrengstensoort, zoals aangeduid en gegroepeerd in het boekingsniveau van de rubriek 8 van het rekeningschema.
projectleider: de functionaris die volgens de “notitie projectmatig werken”i middels een Projectopdrachtformulier (POF) door de opdrachtgever en het hoofd van de projectverantwoordelijke afdeling verantwoordelijk is gesteld voor het welslagen van het project De projectleider is niet per definitie de budgethouder, tenzij via (onder)mandaat geregeld.
project: de organisatiestructuur die analoog aan de “notitie projectmatig werken”i als zodanig opgezet is om met een éénmalig karakter een eenduidig te definiëren product op te leveren, met inzet van een apart toegekend budget.
bedrag: een geldwaarde gesteld in Euro’s inclusief eventueel te betalen omzetbelasting (B.T.W.).
| Kosten | Opbrengsten |
|---|---|
| Kostensoortgroepen:41 rente en afschrijvingen42 personeelslasten43/44 goederen en diensten van derden45 bijdragen aan derden | Opbrengstensoortgroepen:81 financiële baten82 personeelsbaten83 goederen en diensten aan derden84 Bijdragen van derden85 waterschapsbelastingen kering86 waterschapsbelastingen kwantiteit87 waterschapsbelastingen kwaliteit |
| Kostensoorten: 41 rente en afschrijvingen: 41.1 externe rentelasten 41.2 interne rentelasten 41.3 afschrijvingen van activa 41.4 afschrijvingen van boekverliezen | Opbrengstensoort: 81 financiële baten: 81.1 externe rentebaten 81.2 interne rentebaten 81.3 dividenden en bonusuitkeringen |
| 42 personeelslasten: 42.1 salaris huidig personeel & bestuur 42.2 sociale premies 42.3 rechtstreekse uitkeringen huidig personeel en bestuur 42.4 overige personeelslasten 42.5 personeel van derden 42.6 uitkeringen voormalig personeel en bestuurders | 82 personeelsbaten: 82.1 baten i.v.m. salarissen en sociale lasten 82.2.uitlening van personeel. |
| 43/44 Goederen en diensten van derden: 43.1 duurzame gebruiksgoederen 43.2 overige gebruiks- en verbruiksgoederen 43.3 energie 43.4 huren en rechten 43.5 leasebetalingen SLB en CBL 43.6 pachten en erfpachten 43.7 verzekeringen 43.8 belastingen 43.9 onderhoud door derden 44.0 overige diensten door derden/bijdragen aan derden | 83 goederen en diensten aan derden: 83.1 verkoop van grond 83.2 verkoop van duurzame goederen 83.3 verkoop van overige goederen 83.4 opbrengst uit grond en water 83.5 huuropbrengst uit overige eigendommen 83.6 diensten voor derden |
| 45 bijdragen aan derden 45.1 bijdragen aan bedrijven 45.2 bijdragen aan overheden 45.3 bijdragen aan overigen | 84 bijdrage van derden: 84.1 bijdrage van overheden 84.2 bijdrage van overigen |
| 85 waterschapsbelastingen kering: 85.1 omslag gebouwd keringen 85.2 ingezetenen omslag keringen 85.3 ongebouwd keringen | |
| 86 waterschapsbelastingen kwantiteit: 86.1 omslag gebouwd kwantiteit 86.2 ingezetenen omslag kwantiteit 86.3 omslag ongebouwd kwantiteit | |
| 87 waterschapsbelastingen kwaliteit: 87.1 verontreinigingsheffing bedrijven 87.5 verontreinigingsheffing huishoudens |
De algemene of eindverantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheden door de budgethouder ligt bij het dagelijks bestuur.
1.Het dagelijks bestuur draagt op aan de budgethouders van het waterschap, ieder voor zover het hun competentie betreft, de realisatie van de in de begroting van hun organisatiedeel opgenomen producten met toekenning van de bijbehorende budgetten en de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten, met inachtneming van de kaders zoals gesteld in deze regeling.
2.Uitvoering van de activiteiten en het gebruik van het toegekende mandaat vindt plaats met inachtneming van het algemeen belang, het vastgestelde integriteitsbeleid en handelend zoals in het maatschappelijk verkeer betamelijk wordt geacht.
3.Gebruikmaking van het toegekende mandaat waarbij sprake is van politieke gevoeligheid vindt enkel plaats met gelijktijdige melding aan het DB.
1.Ter uitvoering van het budgethouderschap komen aan de in deze regeling genoemde budgethouders de volgende bevoegdheden toe:
de aanwending en inzet van mensuren tot de in de vastgestelde plannen, beheerbegroting en beleidsbegroting aangegeven aantallen per product;
de aanwending van de budgetsoorten tot de in de vastgestelde plannen, beheerbegroting en beleidsbegroting aangegeven bedragen per product;
het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het in deze regeling omschreven budgethouderschap; waarbij t.a.v. de bevoegdheden de volgende grensbedragen zijn vastgesteld:
1.De griffier-directeur, de adjunct directeur en de sector- en stafafdelingshoofden zijn bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten binnen hun budget tot een bedrag van € 50.000 per overeenkomst.
2.De overige afdelings-, districts- en regiohoofden zijn bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten binnen hun afdelingsbudget tot een bedrag van € 25.000 per overeenkomst.
3.De griffier-directeur, de adjunct directeur en de sector- en stafafdelingshoofden zijn bevoegd tot het aangaan van meerjarige overeenkomsten - met een maximale looptijd van vijf jaar - binnen hun budget tot een jaarbedrag van € 50.000 per overeenkomst.
4.De overige afdelings-, districts- en regiohoofden zijn bevoegd tot het aangaan van meerjarige overeenkomsten - met een maximale looptijd van vijf jaar - binnen hun afdelingsbudget tot een jaarbedrag van € 25.000 per overeenkomst.
5.De in lid 1 tot en met 4 genoemde financiële plafonds hebben betrekking op individuele (meerjarige) overeenkomsten. Splitsing van overeenkomsten teneinde onder de grensbedragen te blijven is niet toegestaan.
6.In het geval van investeringen zijn 11 en 12 van toepassing onverlet het bepaalde in de leden 4 en 4,
de realisatie van budgetsoorten met betrekking tot opbrengsten tot de in de vastgestelde plannen, beheerbegroting en beleidsbegroting aangegeven bedragen per product, met dien verstande dat de budgethouder de verantwoordelijkheid heeft aan te tonen dat de maximale subsidies en inkomsten gegenereerd worden;
verkoop van roerende waterschapseigendommen die niet meer bruikbaar zijn voor het uitoefenen van het takenpakket. Onverlet het bepaalde in lid 4 vloeien de inkomsten uit verkoop terug in de algemene middelen van het waterschap en wordt de verkoop vooraf gemeld aan het cluster eigendommenbeheer van de afdeling Bestuurszaken.
De leden 4 t/m 4 zijn voor projecten onverlet van toepassing met dien verstande dat overal waarin de leden sprake is van product, deze door de budgethouder eveneens gelezen dient te worden als project.
2.De bevoegdheid tot het kopen, ruilen, vervreemden of bezwaren van onroerende zaken, is voorbehouden aan het hoofd stafafdeling Bestuurszaken cq het Dagelijks Bestuur.
Zie A Stroomschema / beslisboom bevoegdheden budgethouder algemeen op bladzijde 15.
Een projectleider heeft slechts bevoegdheden in het kader van budgethouderschap indien deze door (onder)mandaat zijn verkregen conform de Mandaatregeling 2004ii.
1.In de afdelingsbudgetten staan bij de kostensoortgroep Personeelslasten (42 reeks) de bedragen vermeld, afgestemd op de formatieve capaciteit van de afdelingen. De budgethouder is bevoegd om het mogelijke verschil tussen het bedrag van de formatieve capaciteit en de werkelijke formatie aan te wenden voor de inzet van tijdelijk personeel, binnen het beschikbare afdelingsbudget.
2.De budgethouder kan een overschrijding op de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding op de financiële middelen van een ander budget onder de volgende voorwaarden:
De budgethouder is bevoegd om binnen een beheerproduct budget te compenseren of over te hevelen tussen kostensoorten binnen kostensoortgroep “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen van derden”. Compensatie of overheveling is toegestaan tot maximaal 25% van het aan budgethouder totaal primair gevoteerd budget op dit beheerproduct.
De budgethouder is bevoegd om, met toestemming van het sectorhoofd, tussen de beheerproducten van een beleidsproduct budget over te hevelen tussen kostensoorten binnen kostensoortgroep “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen van derden”. Overheveling is toegestaan tot maximaal 25% van het aan budgethouder totaal primair gevoteerd budget op het beheerproduct waarop het budget wordt onttrokken.
Budgethouders zijn bevoegd binnen het beheerproduct, en met toestemming van betrokken sectorhoofd(en), onderling budget over te hevelen tussen kostensoorten binnen kostensoortgroep “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen van derden”. Overheveling is toegestaan tot maximaal 25% van het aan beschikbaar stellende budgethouder totaal primair gevoteerd budget per beheerproduct.
Het sectorhoofd is bevoegd om tussen de beheerproducten van een beleidsveld budget over te hevelen tussen kostensoorten binnen kostensoortgroep “43/44 Goederen en diensten van derden” c.q. “45 Bijdragen van derden”. Overheveling is toegestaan tot maximaal 25% van het totaal primair gevoteerd budget op het beleidsveld.
3.Na beschikbaarstelling van het “donor”budget moet het beheer- cq beleidsproduct c.q. beleidsveld waaruit de compensatie plaatsvindt reeds zijn gerealiseerd, dan wel met het resterende budget gerealiseerd kunnen worden.
4.De bevoegdheden van budgethouder en sectorhoofd tot budgetcompensatie en -overheveling zoals genoemd in lid 66 tot en met 66 mogen niet gecumuleerd worden
5.Compensatie of overheveling van budgetten kan alleen plaatsvinden binnen het totaal van dezelfde kostendrager.
6.Overheveling van budgetten die betrekking hebben op de kostensoort 440410 (kosten GWL analysepunten) kan met toestemming van het sectorhoofd zonder de in lid 6 vermelde beperkingen, mits binnen het totaal van het budget op deze deelkostensoort en binnen het totaal van de kostendrager.
7.Daar waar het in het kader van projectmatig werken, noodzakelijk is projectbudgetten af te zonderen van reguliere budgetten is overheveling van budgetten mogelijk onder de onder lid 6 en 6 genoemde voorwaarden mits onder uitdrukkelijke toestemming van de budgethouder van de donerende budgetten.
8.Van het gebruik van bovenstaande compensatie- en overhevelingsmogelijkheden wordt direct melding gedaan ten behoeve van verwerking in de financiële administratie en wordt dit beargumenteerd verantwoord in de marap.
9.Compensatie en/of overheveling van budgetten van kostensoorten met opbrengstensoorten is nimmer toegestaan evenals overheveling en of compensatie tussen opbrengstensoorten onderling.
10.Compensatie en/of overheveling van budgetten is enkel toegestaan binnen het betreffende dienstjaar.
11.Compensatie en/of overheveling van budgetten anders dan onder bovenstaande voorwaarden is niet toegestaan en leidt tot onrechtmatig handelen.
Zie B Stroomschema / beslisboom compensatie / overheveling budgetten op bladzijde 16.
| Budget als volgt opgebouwd: | budget | voorbeeld 1 | voorbeeld 2 | voorbeeld 3 |
|---|---|---|---|---|
| rente en afschrijvingen | 25 | 10 | 20 | 25 |
| personeelslasten | 45 | 30 | 45 | 45 |
| goederen en diensten van derden | 130 | 150 | 130 | 130 |
| - duurzame gebruiksgoederen | 10 | 10 | 5 | 5 |
| - overige gebruiks en verbr goed | 50 | 60 | 60 | 20 |
| - energie | 20 | 25 | 25 | 15 |
| - onderhoud door derden | 25 | 25 | 30 | 10 |
| - overige dienstverl derden | 25 | 30 | 10 | 80 |
| bijdragen aan derden | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Totaal | 200 | 190 | 195 | 200 |
| Budget als volgt opgebouwd: | budget A | budget B | realisatie A | realisatie B |
|---|---|---|---|---|
| rente en afschrijvingen | 25 | 50 | 20 | 50 |
| personeelslasten | 45 | 25 | 45 | 2045 |
| goederen en diensten van derden | 130 | 225 | 200 | 125 |
| - duurzame gebruiksgoederen | 10 | 25 | 40 | 5 |
| - overige gebruiks en verbr goed | 50 | 75 | 75 | 15 |
| - energie | 20 | 25 | 30 | 10 |
| - onderhoud door derden | 25 | 25 | 30 | 10 |
| - overige dienstverl derden | 25 | 50 | 25 | 85 |
| bijdragen aan derden | 0 | 25 | 0 | 0 |
| Totaal | 200 | 300 | 265 | 195 |
Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende budget, zal de mandaatverlener of de naasthogere leidinggevende van de budgethouder zich onthouden van het aangaan van overeenkomsten zonder tussenkomst van, of tijdige informatieverstrekking aan de betrokken budgethouder.
Bij afwezigheid van de budgethouder worden zijn bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door de naasthogere budgethouder óf collegabudgethouder.
Ter uitoefening van het budgethouderschap heeft de budgethouder de volgende verplichtingen:
de budgethouder is zowel kwalitatief als kwantitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het product binnen het daarvoor vastgestelde budget;
de budgethouder maakt afspraken met andere organisatorische eenheden binnen het waterschap. Met deze afspraken wordt bepaald, welke diensten, uitgedrukt in kwantiteiten (aantallen uren), tegen welke kwaliteit wanneer wordt geleverd. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, overlegt de budgethouder met de naasthogere budgethouder;
de budgethouder is gehouden de budgetten uitsluitend in te zetten voor het daaraan ten grondslag liggende product;
de budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane overeenkomsten;
de budgethouder is verplicht overeenkomstig het bepaalde in 17 te rapporteren;
de budgethouder verstrekt het hoofd van de afdeling Financiën alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de begrotingsbewaking en de (jaar)verslaggeving;
de budgethouder laat de op een product betrekking hebbende financiële verplichtingen en vorderingen intracomptabel vastleggen, zodat te allen tijde de actuele stand van de budgetten duidelijk is.
de budgethouder legt in het kader van de P&C-cyclus de voortgang vast door registratie en verantwoording van de gerealiseerde prestaties en kengetallen.
De leden 9 t/m 9 zijn voor projecten onverlet van toepassing met dien verstande dat overal waarin de leden sprake is van product, deze door de budgethouder eveneens gelezen dient te worden als project.
1.Alle financiële verplichtingen worden vastgelegd in het orderbonnensysteem.
2.Overeenkomsten ten aanzien van goederen en diensten binnen het beschikbare budget kunnen worden aangegaan via documentatie van de leverancier, een bestelbon of een opdrachtbrief.
3.Van documentatie van de leverancier wordt gebruik gemaakt bij bestellingen betreffende uitgaven tot een bedrag van € 1.500 inzake kantoorbenodigdheden, huishoudelijke artikelen en computerbenodigdheden.
4.Een bestelbon wordt uitgeschreven bij bestellingen betreffende uitgaven inzake routinematige leveringen van goederen en diensten vallende onder de specificaties van de desbetreffende begrotingsposten en voor dagelijkse aankopen van verbruiks- en gebruiksgoederen.
5.Een opdrachtbrief wordt opgesteld bij bestellingen betreffende aankopen welke niet routinematig zijn en voor het aangaan van contractuele financiële verplichtingen.
6.Opdrachten worden verstrekt met inachtneming van het vastgestelde aanbestedingsbeleidiii en de hierin opgenomen richtlijnen.
1.Het sectorhoofd is budgethouder voor investeringen binnen de eigen sector. Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van een investering en voor het opnemen van de benodigde gelden in de meerjarenraming. Voor de stafafdelingen zijn de stafafdelingshoofden budgethouder voor investeringen. Voor de overige investeringen zijn de griffier-directeur of de adjunct directeur budgethouder.
2.V óór het tot uitvoering brengen van iedere investering wijst de budgethouder conform de Notitie Projectmatig Werkeni een projectleider en eventueel gemandateerd budgethouder aan. De aanwijzing van de projectleider wordt vastgelegd in het Project Opdrachtformulier (POF). Gemandateerd budgethouderschap wordt geregeld middels ondermandaativ.
3.Na beschikbaarstelling van het krediet is de budgethouder bevoegd tot het houden van aanbestedingen en het doen van gunningen voor in het projectvoorstel onderkende onderdelen tot een bedrag van € 500.000 per project(onderdeel). Indien het onderdelen betreft die hoger zijn dan voornoemd bedrag blijft de bevoegdheid tot gunning voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur.
4.De budgethouder is bevoegd tot het verlenen van opdrachten tot meerwerk in het kader van investeringen, met een maximum van 10% van de aanbesteding tot maximaal € 50.000. Voorwaarde is dat de post onvoorzien binnen de projectbegroting hiervoor ruimte biedt. Indien het meerwerk betreft dat hoger is dan voornoemd maximum wordt het meerwerk ter goedkeuring voorgelegd aan de portefeuillehouder.
5.De bevoegdheid om te kunnen beschikken over het verschil tussen het begrote bedrag en het resultaat van de aanbesteding is voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur.
6.De bevoegdheid tot het kopen, ruilen, vervreemden of bezwaren van onroerende zaken, is voorbehouden aan het hoofd stafafdeling Bestuurszaken cq het Dagelijks Bestuur:
Zie C Stroomschema / beslisboom bevoegdheden budgethouder bij investeringen op bladzijde 17.
1.Alvorens opdracht kan worden verleend dient ten behoeve van de aanbesteding c.q. het opvragen van offertes het gestelde in de Nota Aanbestedingsbeleidiii te worden gevolgd.
2.De in de Nota Aanbestedingsbeleid genoemde financiële grensbedragen hebben betrekking op individuele aanbestedingen. Splitsing van aanbestedingen in meerdere kleinere om zodoende onder bepaalde grensbedragen te blijven is niet toegestaan.
3.Bij het gestelde in dit artikel dient de EU-richtlijnv in acht genomen te worden.
1.Facturen ter afhandeling overeenkomsten dienen te allen tijde voorzien te worden van de paraaf van twee verschillende functionarissen. De budgethouder is verantwoordelijk voor de nakoming van deze handelwijze.
2.Facturen worden voorzien van een eindparaaf van de betreffende budgethouder, mits de eerste paraaf voor de juistheid (hoeveelheid en kwaliteit) van levering en het vermelde factuurbedrag door een andere functionaris is gezet en het factuurbedrag niet meer dan 10% afwijkt van de financiële verplichting. In de overige gevallen wordt de eindparaaf gezet door de naasthogere budgethouder.
3.Bij afwezigheid van de budgethouder kan de naasthogere budgethouder óf een collegabudgethouder de factuur van de eindparaaf voorzien onverlet het bepaalde in lid 13.
4.In afwijking van de leden 13 en 13 vervalt de paraaf van de individuele budgethouder indien:
de factuur betrekking heeft op drie of meer budgethouders én
naast de besteller de naasthogere leidinggevende parafeert als budgethouder.
De coördinerende budgethouder codeert de factuur en zet de eindparaaf. Vervolgens stuurt de administratief medewerker een kopie van de geparafeerde factuur naar de individuele budgethouders.
5.Indien er sprake is van een mantel- of afroepcontract:
wordt de 10%-norm uit lid 13 alleen toegepast op de factuur waarmee de financiële verplichting wordt overschreden en op de hiernavolgende facturen;
indien de factuur betrekking heeft op meerdere budgethouders wordt de leveringscontrole uitgevoerd door de administratieve medewerker van de coördinerende budgethouder. De coördinerende budgethouder codeert de factuur en zet de eindparaaf. Vervolgens stuurt de administratief medewerker een kopie van de geparafeerde factuur naar de individuele budgethouders.
6.Indien er sprake is van voorschotbetalingen of betalingen in termijnen gelden de contractvoorwaarden als zijnde bepalend voor akkoord levering.
Ten aanzien van deze regeling heeft de afdeling Financiën een controlerende en toetsende taak die zijn oorsprong vindt in de Comptabiliteitsvoorschriften.
Het sectorhoofd Middelen is bevoegd tot verdeling van de kosten die niet rechtstreeks aan producten kunnen worden toegerekend. Deze kostenverbijzondering maakt deel uit van de administratieve organisatie van het waterschap.
1.Het afdelingshoofd Financiën en de ConcernController stellen de budgethouder in staat tijdig te beschikken over de informatie die van belang is voor een goede vervulling van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.
2.De budgethouder verstrekt aan Financiën en ConcernControl, in het kader van hun toetsende en controlerende bevoegdheden, op verzoek de informatie die van belang is voor een goede uitoefening van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.
De budgethouder leggen verantwoording af over het verloop van de budgetten binnen de kaders, zoals gesteld in de planning & control systematiek van het waterschap Aa en Maas. De budgethouder rapporteert periodiek aan de betreffende naasthogere budgethouder. Op basis van deze rapportages legt de griffier-directeur verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur. De rapportageperiodes zijn per begrotingsjaar vastgelegd in de jaarlijks op te stellen Planning- en Controlkalender.
Het budgethouderschap alsmede het daarbij toegekende financieel mandaat, kan door de griffier-directeur, na overleg met de naasthogere budgethouder, worden beëindigd indien op enig moment blijkt dat er onvoldoende waarborgen bestaan, dat het budgethouderschap voldoende bekwaam en zorgvuldig wordt uitgevoerd.
1.Dit besluit wordt intern bekend gemaakt.
2.Dit besluit treedt in werking direct na besluitvorming door het DB. Op dat moment wordt de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004 ingetrokken.
Deze regeling kan aangehaald worden als: Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2007.
Aldus vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op 29 november 2006
de griffier,
drs. C.J.E. van Vlokhoven
de dijkgraaf,
drs. L.H.J. Verheijen
i Voor de Notitie Projectmatig Werken zie: http://intranet/aspx/download.aspx?file=/contents/pages/00002719/notitieprojectmatigwerkenversiemaart2006.pdf
ii Voor de Mandaatregeling 2004 zie: http://intranet/aspx/download.aspx?file=/contents/pages/00002128/mandaatverordening.pdf en specifiek Hoofdstuk IV Ondermandaat, Artikel 8.
iii Voor de Nota Aanbestedingsbeleid zie: http://intranet/aspx/download.aspx?file=/contents/pages/00002127/aanbestedingsnotaab11-8-2004mei2006.doc
Deze wordt aangepast omdat hierin verwijzingen staan opgenomen naar de regeling budgethouderschap en financieel mandaat (kringverwijzing).
iv Voor de diverse formulieren die betrekking hebben op het verleen en intrekken van (onder)mandaat zie: http://intranet/aspx/download.aspx?file=/contents/pages/00002128/ondermandaatverlenen.dochttp://intranet/aspx/download.aspx?file=/contents/pages/00002128/ondermandaatintrekken.doc en http://intranet/aspx/download.aspx?file=/contents/pages/00002128/ondermandaatintrekkenenverlenen.doc
v Voor meer informatie over de Europese aanbestedingsrichtlijn zie: http://intranet/aspx/get.aspx?xdl=/views/Intranet/xdl/page&ItmIdt=00002567&SitIdt=00000003&VarIdt=00000001&mode= of neem contact op met het team Inkoop van FAB.
vi Voor de Nota Control zie: G:\Standaards & Procedures\Nota control 1.3 17mrt04.doc in te zien bij Concerncontrol
Deze wordt op korte termijn waar nodig geactualiseerd.
Eén van de uitgangspunten binnen de besturingsfilosofie van waterschap Aa en Maas is het gebruik van B.B.P. als bedrijfsvoeringmodel. Een kenmerkend punt van de besturingsfilosofie en het bedrijfsvoeringmodel B.B.P. is het besturen op hoofdlijnen met daarbij het neerleggen van verantwoordelijkheden op het hiërarchisch laagste niveau van leidinggevenden. Gelet op de organisatiestructuur is dit het niveau van het afdelingsmanagement (afdelingshoofden, districtshoofden en regiohoofden). Deze verantwoordelijkheid heeft een integraal karakter, dat wil zeggen dat dit niet uitsluitend betrekking heeft op de prestaties van de organisatie op zich, maar ook op het daarmee gepaard gaande middelenbeslag. Daarbij wordt het begrip "middelen" breed gehanteerd. Naast de financiële middelen heeft dit ook betrekking op de inzet van personeel en het gebruik van faciliteiten (bij voorbeeld automatisering), die als noodzakelijke randvoorwaarden gelden om de beoogde (geplande) prestaties te kunnen leveren.
Een van de instrumenten om de voordelen van de besturingsfilosofie te kunnen benutten betreft de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2007
(hierna: Regeling). Deze Regeling sluit aan bij het gestelde in de Mandaatregeling 2004, vastgesteld door het DB op 7 januari 2004. In de Mandaatregeling 2004 zijn al de kaders op hoofdlijnen aangegeven voor het financieel mandaat. De onderhavige regeling is de opvolger van Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004 en betreft een verdere uitwerking van deze hoofdlijnen en heeft tot doel de "spelregels" in de randvoorwaardelijke sfeer vast te stellen, waarbinnen budgethouders gebruik kunnen maken van het toegekende mandaat e.e.a. geactualiseerd voor de situatie vanaf 29 november december 2006.
De Regeling voorziet in een samenhang met de administratieve organisatie van het waterschap en een component aanbestedingsbeleid.
Een mandaatregeling (incl. register) en een regeling budgethouderschap en financieel mandaat zijn momentopnamen. Het zullen evenwel dynamische regelingen moeten zijn en dienen derhalve regelmatig geëvalueerd en ‑waar nodig‑ geactualiseerd te
Zie bijlagen.pdf voor de bijlagen A t/m D.