Overheidsorganisatie | Waterschap Aa en Maas |
---|---|
Officiële naam regeling | Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004 |
Citeertitel | Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Intern bekendgemaakt. Datum inwerkingtreding bij benadering.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 7-1-2004
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Geen.
Onbekend.
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-01-2004 | 01-01-2004 | 29-11-2006 | nieuwe regeling | 07-01-2004 Geen. | Dagelijks Bestuur 07-01-2004 |
HET DAGELIJKS BESTUUR VAN HET WATERSCHAP AA EN MAAS;
Overwegende,
dat het wenselijk is over te gaan tot invoering van budgethouderschap en financieel mandaat;
dat het met het oog op een goede en verantwoorde werking ervan het gewenst is enige spelregels omtrent de wijze waarop met dit budgethouderschap en financieel mandaat gewerkt wordt op te stellen;
gelet op artikel 3 van de mandaatregeling waterschap Aa en Maas,
BESLUIT
vast te stellen de volgende regels voor budgethouderschap en financieel mandaat:
In deze regeling wordt verstaan onder:
Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van het waterschap Aa en Maas;
mandaat: de bevoegdheid om in naam van het Dagelijks Bestuur een besluit te nemen tot het aangaan van een overeenkomst (hierna te noemen: verplichting) tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken;
afdelingsbudget: de aanwijzing aan een budgethouder van een deel van de naar producten ingedeelde begroting en het daarbij behorende afdelingsplan, zijn/haar organisatiedeel betreffende;
Intracomptabel: verantwoorden in de financiële administratie;
outputbudget: een budgettype waarbij de prestaties centraal staan. Deze prestaties zijn zowel naar omvang als naar kwaliteit eenduidig vast te stellen.
activiteitenbudget: een budgettype waarbij de activiteiten centraal staan. De output is niet eenduidig vast te stellen of te normeren.
opdrachtbudget: een budgettype waarbij de opdracht centraal staat. De output wordt afgeleid van een eenduidige opdrachtomschrijving. Aan de hand van de opdrachtomschrijving kunnen prestaties worden geïdentificeerd, waarvan de omvang en kwaliteit niet van tevoren kunnen worden bepaald.
inputbudget: een budgettype waarbij slechts een globaal beschreven doel centraal staat. Er is als het ware sprake van een 'open-end' als het gaat om het kwantificeren van de output. Het budget bestaat uit geld en uren.
budgethouder: de functionaris die door opdracht de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om binnen het vastgestelde afdelingsbudget voor zijn/haar organisatiedeel verplichtingen aan te gaan, activiteiten te ontplooien en prestaties te realiseren t.a.v. de onder zijn/haar taak- of productverantwoordelijkheid vallende product(en);
producten: de vastgestelde en als zodanig in de begroting opgenomen beleidsvelden, beleids-, beheer- en werkplanproducten. Hiertoe worden mede gerekend de investeringen gedurende de begrotingsjaren waarbinnen de realisatie van de investering valt;
productverantwoordelijke; de functionaris die conform Bijlage A aangeduid is als eindverantwoordelijke voor de realisatie van een beheersproduct.
taakverantwoordelijke; de functionaris die conform Bijlage A niet aangeduid is als eindverantwoordelijke voor de realisatie van een beheersproduct maar wel een taak heeft in de totstandkoming van een beheersproduct.
kostensoortgroep: samenhangend geheel van kosten zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 1 binnen de rubriek 4 van het rekeningschema;
kostensoort: samenhangend geheel van kosten binnen een bepaalde kostensoortgroep, zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 2 binnen rubriek 4 van het rekeningschema in de begroting van lasten en baten;
deelkostensoort: samenhangend geheel van kosten binnen een bepaalde kostensoort, zoals aangeduid en gegroepeerd in het boekingsniveau van de rubriek 4 van het rekeningschema.
opbrengstensoortgroep: samenhangend geheel van opbrengsten zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 1 binnen de rubriek 8 van het rekeningschema;
opbrengstensoort: samenhangend geheel van opbrengsten binnen een bepaalde opbrengstensoortgroep, zoals aangeduid en gegroepeerd op niveau 2 binnen rubriek 8 van het rekeningschema in de begroting van lasten en baten;
deelopbrengstensoort: samenhangend geheel van opbrengsten binnen een bepaalde opbrengstensoort, zoals aangeduid en gegroepeerd in het boekingsniveau van de rubriek 8 van het rekeningschema.
projectleider: de functionaris die door opdracht de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om binnen het vastgestelde projectbudget voor het project verplichtingen aan te gaan en activiteiten te ontplooien om een project succesvol te realiseren.
project: een structuur om een specifiek gedefinieerd tastbaar resultaat te realiseren. Een project heeft een specifieke begin - en einddatum, specifieke objectieven, en toegewezen specifieke middelen om de opdracht te volbrengen.
bedrag: een geldwaarde gesteld in Euro’s inclusief eventueel te betalen omzetbelasting (B.T.W.).
Kosten | Opbrengsten |
---|---|
Kostensoortgroepen: 41 rente en afschrijvingen 42 personeelslasten 43 goederen en diensten van derden 44 bijdragen aan derden | Opbrengstensoortgroepen: 81 financiële baten 82 personeelsbaten 83 goederen en diensten aan derden 84 Bijdragen van derden 85 waterschapsbelastingen |
Kostensoorten: rente en afschrijvingen: 41.1 externe rentelasten 41.2 interne rentelasten 41.3 afschrijvingen van activa 41.4 afschrijvingen van boekverliezen | Opbrengstensoort: financiële baten: 81.1 externe rentebaten 81.2 interne rentebaten 81.3 dividenden en bonusuitkeringen |
personeelslasten: 42.1 salarissen huidig personeel en bestuurders 42.2 sociale premies 42.3 rechtstreekse uitkeringen huidig personeel en bestuurders 42.4 overige personeelslasten 42.5 personeel van derden 42.6 voormalig personeel en bestuur | personeelsbaten: 82.1 baten i.v.m. salarissen en sociale lasten 82.2.uitlening van personeel. |
Goederen en diensten van derden: 43.1 duurzame gebruiksgoederen 43.2 overige gebruiksgoederen en verbruiksgoederen 43.3 energie 43.4 huren en andere rechten 43.5 leasebetalingen SLB en CBL 43.6 pachten en erfpachten 43.7 verzekeringen 43.8 belastingen 43.9 onderhoud door derden 44.0 overige diensten door derden | goederen en diensten aan derden: 83.1 verkoop van grond 83.2 verkoop van duurzame goederen 83.3 verkoop van overige goederen 83.4 opbrengst uit grond en water 83.5 huuropbrengst uit overige eigendommen 83.6 diensten voor derden |
bijdragen aan derden 45.1 bijdragen aan bedrijven 45.2 bijdragen aan overheden 45.3 bijdragen aan overigen | bijdragen van derden: 84.1 bijdragen van overheden 84.2 bijdragen van overigen |
waterschapsbelastingen: 85.1 opbrengst omslag gebouwd 85.2 opbrengst ingezetenenomslag 85.3 opbrengst omslag ongebouwd 85.4 opbrengst pachteromslag 85.5 opbrengst verontreinigingsheffing bedrijven 85.6 opbrengst verontreinigingsheffing huishoudens |
Het dagelijks bestuur draagt op aan de leidinggevende functionarissen van het waterschap, ieder voor zover het hun competentie betreft, de realisatie van de in de begroting van hun organisatiedeel opgenomen producten met toekenning van de bijbehorende budgetten en de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen, met inachtneming van de financiële plafonds zoals gesteld in deze regeling.
De algemene of eindverantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheden door de budgethouder ligt bij het dagelijks bestuur.
Ter uitvoering van het budgethouderschap komen aan de in deze regeling genoemde budgethouders de volgende bevoegdheden toe:
de aanwending en inzet van mensuren tot de in de vastgestelde plannen, beheerbegroting en beleidsbegroting aangegeven aantallen per product;
de aanwending van de kosten- en realisatie van opbrengstenbudgetten tot de in de vastgestelde plannen, beheerbegroting en beleidsbegroting aangegeven bedragen per product;
het in naam van het Dagelijks Bestuur nemen van besluiten tot het aangaan van verplichtingen tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming van werken voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het in deze regeling omschreven budgethouderschap; waarbij t.a.v. de bevoegdheden de volgende grensbedragen zijn vastgesteld:
1 De secretaris-directeur/adjunct secretaris-directeur en de sector- en stafafdelingshoofden zijn bevoegd tot het aangaan van verplichtingen binnen hun budget tot een bedrag van € 50.000 per verplichting.
2 De afdelings-, districts- en regiohoofden zijn bevoegd tot het aangaan van verplichtingen binnen hun afdelingsbudget tot een bedrag van € 25.000 per verplichting.
3 De secretaris-directeur/adjunct secretaris-directeur en de sector- en stafafdelingshoofden zijn bevoegd tot het aangaan van meerjarige contracten - met een maximale looptijd van vijf jaar - binnen hun budget tot een jaarbedrag van € 50.000 per contract.
4 De afdelings-, districts- en regiohoofden zijn bevoegd tot het aangaan van meerjarige contracten - met een maximale looptijd van vijf jaar - binnen hun afdelingsbudget tot een jaarbedrag van € 25.000 per contract.
5 De in lid 1 tot en met 4 genoemde financiële plafonds hebben betrekking op individuele verplichtingen en individuele meerjarige contracten. Splitsing van verplichtingen en meerjarige contracten hoger dan € 50.000 respectievelijk € 25.000 in meerdere verplichtingen en meerjarige contracten lager dan € 50.000 respectievelijk € 25.000 is niet toegestaan.
6 In het geval van investeringen zijn 12 en 13 van toepassing onverlet het bepaalde in de leden a. en b.,
7 Het hoofd van de stafafdeling Bestuurszaken is bevoegd tot het aankopen van gronden voor zover van belang voor de taakuitoefening van het waterschap met in achtname van de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde procedure.
Ter uitvoering van het budgethouderschap komen aan de in deze regeling genoemde projectleiders de volgende bevoegdheden toe:
de aanwending en inzet van mensuren tot de in het vastgestelde projectplan aangegeven aantallen per (deel)project;
de aanwending van de kosten- en de realisatie van de opbrengstenbudgetten tot de in het vastgestelde projectplan aangegeven bedragen per (deel)project;
het in naam van het Dagelijks Bestuur nemen van besluiten tot het aangaan van verplichtingen tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming van werken voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het in deze regeling omschreven budgethouderschap; waarbij t.a.v. de bevoegdheden de volgende grensbedragen zijn vastgesteld:
1 Indien het een project betreft binnen de eigen afdeling is de projectleider bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot een bedrag van € 25.000 per verplichting.
2 Indien het een project betreft binnen de eigen sector/stafafdeling is de projectleider bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot een bedrag van € 50.000 per verplichting.
3 In het geval van het afsluiten van meerjarige contracten is de projectleider bevoegd tot een aangaan van deze contracten met een maximale looptijd van 5 jaar tot een jaarbedrag zoals deze genoemd zijn onder de vorige twee leden en voor zover de bedragen passen binnen het projectvoorstel en de begroting.
4 In het geval de aan te gane verplichting of af te sluiten contract voornoemde grensbedragen te boven gaat wordt de bevoegdheid bepaald door de bevoegdheid van de opdrachtgever van het project onverlet het bepaalde in 4, lid c sub 1 t/m 5.
5 De in lid 1 tot en met 3 genoemde financiële plafonds hebben betrekking op individuele verplichtingen en individuele meerjarige contracten. Splitsing van verplichtingen en meerjarige contracten hoger dan € 50.000 respectievelijk € 25.000 in meerdere verplichtingen en meerjarige contracten lager dan € 50.000 respectievelijk € 25.000 is niet toegestaan.
6 In het geval van investeringsprojecten zijn 12 en 13 van toepassing onverlet het bepaalde in de leden a. en b.,
In het vastgestelde projectplan dient aangegeven te zijn uit welke inputbudgetten het project gefinancierd wordt.
Indien de betreffende inputbudgetten deel uitmaken van reeds in de begroting toegewezen afdelingsbudgetten, worden de voor het project benodigde inputbudgetten toegekend aan het project met bijbehorende mandatering van het budgethouderschap aan de projectleider.
In de afdelingsbudgetten staan bij de kostensoortgroep Personeelslasten (42 reeks) de bedragen vermeld, afgestemd op de formatieve capaciteit van de afdelingen. De budgethouders zijn bevoegd om het mogelijke verschil tussen het bedrag van de formatieve capaciteit en de werkelijke formatie aan te wenden voor de inzet van tijdelijk personeel, binnen het beschikbare afdelingsbudget.
De budgethouder kan een overschrijding op de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding op de financiële middelen van een ander budget onder de volgende voorwaarden:
1. De budgethouders zijn bevoegd om binnen hun afdelingsbudget per beheerproduct bedragen over te hevelen tussen de kostensoorten binnen de kostensoortgroep Goederen en Diensten van derden (43 en 44 reeks) tot maximaal 10% van het primaire begrotingsbedrag met een maximum van € 50.000 per kostensoort, zoals uitgewerkt in het rekeningschema.
2. De budgethouders zijn bevoegd om met toestemming van de naasthogere budgethouder en na kennisgeving aan Hoofd Financiën en de Concerncontroller binnen hun afdelingsbudget en binnen dezelfde kostensoort bedragen over te hevelen tussen beheerproducten behorende tot hetzelfde beleidsproduct tot maximaal 10% van het primaire begrotingsbedrag met een maximum van € 50.000 per beheersproduct, zoals uitgewerkt in het rekeningschema.
3. De budgethouders zijn bevoegd om met toestemming van de naasthogere budgethouder en na kennisgeving aan Hoofd Financiën en de Concerncontroller binnen dezelfde kostensoort en binnen hetzelfde beheersproduct bedragen over te hevelen tussen de afdelingen tot maximaal 10% van het primaire begrotingsbedrag met een maximum van € 50.000 per afdeling, zoals uitgewerkt in het rekeningschema.
4. met het budget waaraan de overheveling wordt onttrokken, moet het gebudgetteerde product reeds zijn gerealiseerd, dan wel alsnog met de resterende financiële middelen gerealiseerd kunnen worden,
5. de overheveling wordt direct gemeld ten behoeve van verwerking in de financiële administratie en wordt beargumenteerd verantwoord in de marap.
De projectleider is binnen het projectbudget slechts bevoegd bedragen tussen kostensoorten over te hevelen na uitdrukkelijke goedkeuring van de mandaatgever(s) die het budget gemandateerd heeft/hebben aan het project met in achtname van lid a. en b.
Uitwisseling van budgetten tussen kostensoorten en opbrengstensoorten is nimmer toegestaan evenals uitwisseling tussen opbrengstensoorten onderling.
Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende budget, zal het Dagelijks Bestuur of een hoger ambtelijk niveau zich onthouden van het aangaan van verplichtingen zonder tussenkomst van of tijdige informatieverstrekking aan de betrokken (lagere) budgethouder.
Bij afwezigheid van de budgethouder worden zijn bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door de naasthogere budgethouder.
Ter uitoefening van het budgethouderschap hebben de budgethouders de volgende verplichtingen:
de budgethouder is zowel kwalitatief als kwantitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het product binnen het daarvoor vastgestelde budget;
de budgethouder maakt zo nodig afspraken met andere organisatorische eenheden binnen het waterschap. Met deze afspraken wordt bepaald, welke diensten, uitgedrukt in kwantiteiten (aantallen uren), tegen welke kwaliteit wanneer wordt geleverd. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, overlegt de budgethouder met de hiërarchisch naasthogere;
de budgethouder zorgt ervoor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor het daaraan ten grondslag liggende product;
de budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten;
de budgethouder is verplicht overeenkomstig het bepaalde in 17 te rapporteren;
de budgethouder verstrekt het hoofd van de afdeling Financiën alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de begrotingsbewaking en de (jaar)verslaggeving;
de budgethouder laat de op een product betrekking hebbende verplichtingen intracomptabel vastleggen, zodat te allen tijde de actuele stand van het totale kostenbudget duidelijk is.
de budgethouder legt de voortgang van de productie vast door registratie van de gerealiseerde prestaties per bepaalde data.
De leden a. t/m h. zijn voor projectleiders onverlet van toepassing met dien verstande dat overal waarin de leden sprake is van product, deze door projectleiders gelezen dienen te worden als project.
Verplichtingen ten aanzien van goederen en diensten binnen het beschikbare budget kunnen worden aangegaan via documentatie van de leverancier, een bestelbon of een opdrachtbrief.
Van documentatie van de leverancier wordt gebruik gemaakt bij bestellingen betreffende uitgaven tot een bedrag van € 1.500 inzake kantoorbenodigdheden, huishoudelijke artikelen en computerbenodigdheden.
Een bestelbon wordt uitgeschreven bij bestellingen betreffende uitgaven inzake routinematige leveringen van goederen en diensten vallende onder de specificaties van de desbetreffende begrotingsposten en voor dagelijkse aankopen van verbruiks- en gebruiksgoederen.
Een opdrachtbrief wordt opgesteld bij bestellingen betreffende aankopen welke niet routinematig zijn en voor het aangaan van contractuele verplichtingen.
Opdrachten worden verstrekt met inachtneming van het vastgestelde inkoopbeleid, de hierin opgenomen richtlijnen t.a.v. het inkoopproces en de vermelde vereiste inschakeling van de inkoopcoördinator.
De sectorhoofden zijn budgethouder voor investeringsprojecten binnen hun respectievelijke sectoren. Zij zijn eindverantwoordelijk voor de uitvoering van een investeringsproject en voor het opnemen van de benodigde gelden in de meerjarenraming. Voor de stafafdelingen zijn de stafafdelingshoofden budgethouder voor investeringsprojecten. Voor de overige investeringsprojecten zijn de secretaris-directeur of de adjunct secretaris-directeur budgethouder.
Vóór het tot uitvoering brengen van ieder investeringsproject wijst de budgethouder een projectleider aan. Deze projectleider stelt een projectvoorstel op. In het projectvoorstel is een projectbegroting opgenomen, met daarin een specificatie van de onderdelen van het project. Het projectvoorstel wordt door de budgethouder vastgesteld. Op basis van het projectvoorstel stelt de budgethouder de kredietaanvraag voor het Algemeen Bestuur op.
Na beschikbaarstelling van het krediet zijn de budgethouders bevoegd tot het houden van aanbestedingen en het doen van gunningen voor in het projectvoorstel onderkende onderdelen tot een bedrag van € 500.000 per project(onderdeel). Indien het onderdelen betreft die hoger zijn dan voornoemd bedrag blijft de bevoegdheid tot gunning voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur.
De budgethouders zijn bevoegd om het houden van de aanbesteding en gunning over te dragen aan de projectleider, die daarmee budgethouder wordt voor dat betreffende project(onderdeel).
De aangewezen projectleiders zijn bevoegd tot het verlenen van opdrachten tot meerwerk in het kader van investeringsprojecten, met een maximum van 10% van de aanbesteding tot maximaal € 100.000. Voorwaarde is dat de post onvoorzien binnen de projectbegroting hiervoor ruimte biedt. Indien het meerwerk betreft dat hoger is dan voornoemd maximum blijft de bevoegdheid tot het verlenen van meerwerk voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur.
De bevoegdheid om te kunnen beschikken over het verschil tussen het begrote bedrag en het resultaat van de aanbesteding is voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur.
Alvorens opdracht kan worden verleend dienen ten behoeve van de aanbesteding c.q. het opvragen van offertes de in dit artikel vermelde criteria te worden gehanteerd.
Bij aanbestedingen boven € 150.000 geldt als uitgangspunt dat openbaar wordt aanbesteed.
In afwijking van het gestelde in lid b. kunnen aanbestedingen met voorafgaande selectie worden gehouden indien de budgethouder niet op de hoogte is welke aanbieders in een bepaald marktsegment opereren en indien aanbieders voor een belangrijk deel bij het ontwerp betrokken worden. Bij deze werkwijze worden aanbieders in de gelegenheid gesteld zich te melden (en schriftelijk te presenteren) waarna op basis van vooraf geformuleerde criteria een selectie gemaakt kan worden. Aan de hand, van de binnengekomen aanmeldingen kan een goed beeld gevormd worden van de mogelijkheden, kan vervolgens een selectie gemaakt worden en kan tot aanbestedingen worden overgegaan. Van deze wijze van aanbesteden kan slechts gebruik worden gemaakt nadat hiertoe een beargumenteerd voorstel ter besluitvorming in het DB is vastgesteld.
In afwijking van het gestelde in lid b. kunnen onderhandse aanbestedingen worden gehouden indien de aanbesteding specifieke werkzaamheden betreft en indien het ingewikkelde investeringsprojecten betreft, waarbij de kwaliteit van het te leveren product door de aanbieder c.q. de deskundigheid van de aanbieder van groot belang is. Van deze wijze van aanbesteden kan slechts gebruik worden gemaakt nadat hiertoe een beargumenteerd voorstel ter besluitvorming in het DB is vastgesteld.
Indien het aanbestedingen betreft tot een bedrag van € 25.000 dienen meerdere offertes/inschrijvingen gevraagd te worden, tenzij er gelet op de aard van de aanbesteding aanleiding is één offerte te vragen. Indien het aanbestedingen betreft ter grootte van een bedrag gelegen tussen de € 25.000 en € 75.000 dienen minimaal 3 offertes/inschrijvingen gevraagd te worden. Bij aanbestedingen ter grootte van een bedrag, gelegen tussen € 75.000 en € 150.000, dienen minimaal 4 offertes/inschrijvingen gevraagd te worden. Indien een aanbesteding ter grootte van een bedrag, gelegen tussen € 150.000 en € 500.000, onderhands wordt aanbesteed, worden minimaal 5 aannemers uitgenodigd. Aanbestedingen groter dan € 500.000 worden altijd (al dan niet na voorafgaande selectie) openbaar aanbesteed.
De in het vorige lid genoemde financiële grensbedragen hebben betrekking op individuele aanbestedingen. Splitsing van aanbestedingen in meerdere kleinere om zodoende onder bepaalde grensbedragen te blijven is niet toegestaan.
Bij het gestelde in dit artikel dienen de EU-richtlijnen in acht genomen te worden.
Facturen ter afhandeling van aangegane verplichtingen, meerjarige contracten en opdrachten in het kader van investeringsprojecten dienen te allen tijde voorzien te worden van de paraaf van twee verschillende functionarissen. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de nakoming van deze handelwijze.
Facturen met betrekking tot het budget van een afdelings-, districts- of regiohoofd worden voorzien van een eindparaaf van het betreffende afdelings-, districts- of regiohoofd, mits de eerste paraaf voor de juistheid (hoeveelheid en kwaliteit) van levering en het vermelde factuurbedrag door een andere functionaris is gezet en het factuurbedrag niet meer dan 10% afwijkt van de verplichting. In de overige gevallen wordt de eindparaaf gezet door de naasthogere leidinggevende.
Facturen met betrekking tot het budget van een projectleider van een investeringsproject worden voorzien van een eindparaaf van de projectleider, mits de eerste paraaf voor de juistheid (hoeveelheid en kwaliteit) van levering en het vermelde factuurbedrag door een andere functionaris is gezet en het factuurbedrag niet meer dan 10% afwijkt van de verplichting. In de overige gevallen wordt de eindparaaf gezet door het eindverantwoordelijke sectorhoofd.
Facturen met betrekking tot het budget van een sector- of stafafdelingshoofd worden voorzien van een eindparaaf van het betreffende sector- of stafafdelingshoofd, mits de eerste paraaf voor de juistheid (hoeveelheid en kwaliteit) van levering en het vermelde factuurbedrag door een andere functionaris is gezet en het factuurbedrag niet meer dan 10% afwijkt van de verplichting. In de overige gevallen wordt de eindparaaf gezet door de secretaris-directeur.
Het sectorhoofd Middelen is bevoegd tot verdeling van de kosten die niet rechtstreeks aan producten kunnen worden toegerekend. Deze kostenverbijzondering maakt deel uit van de administratieve organisatie van het waterschap.
1 ) Het afdelingshoofd Financiën en de ConcernController stellen de budgethouders in staat tijdig te beschikken over de informatie die van belang is voor een goede vervulling van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.
2 ) De in deze regeling genoemde budgethouders verstrekken elkaar bij voortduring de informatie die van belang is voor een goede uitoefening van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.
De budgethouders leggen verantwoording af over het verloop van de afdelingsbudgetten binnen de kaders, zoals gesteld in de planning & control systematiek van het waterschap Aa en Maas. De afdelingshoofden rapporteren periodiek aan de betreffende sectorhoofden die op hun beurt rapporteren aan de secretaris-directeur. De stafafdelingshoofden rapporteren eveneens aan de secretaris-directeur. Op basis van deze rapportages legt de secretaris-directeur met een zelfde frequentie verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur. De rapportageperiodes zijn per begrotingsjaar vastgelegd in de jaarlijks op te stellen Planning- en Controlkalender.
De opdracht tot uitoefening van budgethouderschap alsmede het daarbij toegekende financieel mandaat, kunnen door de secretaris-directeur, na overleg met de naasthogere budgethouder, worden beëindigd indien op enig moment blijkt dat onvoldoende waarborgen bestaan, dat die opdracht voldoende bekwaam en zorgvuldig zal worden uitgevoerd.
1.Dit besluit wordt intern bekend gemaakt.
2.Dit besluit treedt op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2004.
1.Deze regeling kan aangehaald worden als: Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004.
Aldus vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op 7 januari 2004
de secretaris,
drs C.J.E. van Vlokhoven
de dijkgraaf,
drs. L.P.M. van den Berg
Eén van de uitgangspunten binnen de besturingsfilosofie van het nieuwe waterschap Aa en Maas is het gebruik van B.B.P. als bedrijfsvoeringmodel. Een kenmerkend punt van de besturingsfilosofie en het bedrijfsvoeringmodel B.B.P. is het besturen op hoofdlijnen met daarbij het neerleggen van verantwoordelijkheden op het hiërarchisch laagste niveau van leidinggevenden. Gelet op de organisatiestructuur is dit het niveau van het afdelingsmanagement (afdelingshoofden, districtshoofden en regiohoofden). Deze verantwoordelijkheid heeft een integraal karakter, dat wil zeggen dat dit niet uitsluitend betrekking heeft op de prestaties van de organisatie op zich, maar ook op het daarmee gepaard gaande middelenbeslag. Daarbij wordt het begrip "middelen" breed gehanteerd. Naast de financiële middelen heeft dit ook betrekking op de inzet van personeel en het gebruik van faciliteiten (bij voorbeeld automatisering), die als noodzakelijke randvoorwaarden gelden om de beoogde (geplande) prestaties te kunnen leveren.
Een van de instrumenten om de voordelen van de nieuwe organisatie-opzet te kunnen benutten betreft de Regeling budgethouderschap en financieel mandaat waterschap Aa en Maas 2004 (hierna: Regeling). Deze Regeling sluit aan bij het gestelde in de Mandaatregeling 2004, vastgesteld door het DB op 7 januari 2004. In de Mandaatregeling 2004 zijn al de kaders op hoofdlijnen aangegeven voor het financieel mandaat. De Regeling betreft een verdere uitwerking van deze hoofdlijnen en heeft tot doel een aantal "spelregels" in de randvoorwaardelijke sfeer vast te stellen, waarbinnen budgethouders gebruik kunnen maken van het toegekende mandaat.
De Regeling integreert afspraken en spelregels die in verleden in afzonderlijke notities en regelingen vastgelegd waren (bijvoorbeeld de Regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden). De Regeling voorziet ook in een samenhang met de administratieve organisatie van het waterschap en een component aanbestedingsbeleid.
Een mandaatregeling (incl. register) en een regeling budgethouderschap en financieel mandaat zijn momentopnamen. Het zullen evenwel dynamische regelingen moeten zijn en dienen derhalve regelmatig geëvalueerd en ‑waar nodig‑ geactualiseerd te worden.
Onderstaand V/T-schema is de weergave van de stand per 25 september 2003 na overleg met alle betrokken sectorhoofden en stafafdelingshoofden. Het schema is daarna aangepast conform het definitieve organigram
Zie voor een actuele versie het bestand op de G:\schijf van CC:
vt-schema 2005 vs 4jul05.xls