| Overheidsorganisatie | Hoogheemraadschap van Rijnland |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Regelt de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de door het college van D&H aangewezen medewerkers.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 27-4-2010
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: NVT
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-04-2010 | 01-07-2015 | nieuwe regeling | 27-04-2010 NVT | 10.08999 | |
| 04-12-2007 | 01-07-2015 | nieuwe regeling | 04-12-2007 NVT | 07.32998 |
Deze nota regelt het financieel mandaat, dat wil zeggen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de door het college van D&H aangewezen medewerkers. Deze budgethouders wordt de bevoegdheid gegeven, om binnen de hun, via de begroting en kredieten, gegeven machtiging overeenkomsten aan te gaan tot levering van producten, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door het hoogheemraadschap.
In deze regeling is vastgelegd welke bestuursorganen en functionarissen bevoegd zijn tot het aangaan van verplichtingen namens het hoogheemraadschap en tot welk niveau deze bevoegdheid geldt. Als gevolg van deze mandatering wordt het besluitvormingsproces versneld en worden beslissingen genomen door bestuursorganen / personen die de gevolgen van die beslissingen kunnen overzien en daarvoor ook de verantwoordelijkheid kunnen dragen.
De budgethoudersregeling is geactualiseerd omdat inmiddels is veel veranderd in de Rijnlandse organisatie waaronder het verlaten van het sectorenmodel. Daarnaast is aangesloten bij de processen die eind 2009 voor heel Rijnland zijn beschreven. Uitgangspunt bij het samenstellen van deze regeling is: eenduidigheid, toetsbaarheid en bovenal een compacte en leesbare regeling.
Met de invoering van de nieuwe Waterschapswet per 1 januari 2009 is er meer aandacht gekomen voor rechtmatigheid. Hiermee is rekening gehouden in deze aangepaste budgethoudersregeling. Ook de uitkomsten van de in 2009 uitgevoerde interne controles zijn verwerkt.
De budgethoudersregeling moet periodiek worden geactualiseerd omdat een organisatie als Rijnland doorlopend aan het veranderen is. Daardoor sluiten beschrijvingen en benamingen na verloop van tijd niet meer aan op de werkelijkheid. Om de laatste stand van zaken weer te geven, is de vorige regeling getoetst aan de praktijk en waarnodig aangepast.
Het eerste hoofdstuk geeft de budgethoudersregeling artikelsgewijs weer. Vervolgens wordt in hoofdstuk 2 een toelichting op de artikelen gegeven waaronder de wijze waarop begrotingen tot stand komen en op welke wijze hierover gerapporteerd wordt aan leidinggevenden, directie en bestuur. De tabellen die betrekking hebben op resultaatverantwoordelijkheden en ondermandatering van bevoegdheden zijn opgenomen in de bijlagen.
In bijlage 4 zijn details uit de budgethoudersregeling zoals het budgettair regelen met exploitatiekosten, met voorbeelden toegelicht.
Deze nota regelt het financieel mandaat. De financiële bevoegdheden die door het college van D&H aan de secretaris-algemeen directeur zijn gemandateerd, zijn in deze budgethoudersregeling ondergemandateerd aan de ambtelijke organisatie. De budgethoudersregeling, zoals hieronder is uitgewerkt, geldt voor alle routinematige financiële zaken binnen de organisatie.
De budgethouder is de persoon binnen de ambtelijke organisatie aan wie op basis van het Mandaat- en Volmachtbesluit van het Hoogheemraadschap van Rijnland de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen, met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.
De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van Rijnland gesteld worden boven de belangen van de Rijnlandse organisatieonderdelen.
De standaard bevoegdhedentabel, zoals opgenomen in bijlage 2a is niet van toepassing op de volgende situaties:
Wanneer het afdelingsoverschrijdende posten betreft;
Personeels- en organisatiegerelateerde budgetten met een centraal georganiseerd karakter;
Diverse, hieronder specifiek benoemde posten.
In de bovengenoemde gevallen a. en b. is een directeur bevoegd.
Onder c. worden de posten zoals energie en slibverwerking (voorschotten) bedoeld. Zie hiervoor bijlage 3.
Afdelingshoofden zijn resultaatverantwoordelijk voor meerdere (hoofd)processen en beheerproducten (bijlage 2) en verder zijn de afdelingshoofden als budgethouder aangewezen volgens de tabel opgenomen in bijlage 1. In afzonderlijke tabellen is vastgelegd welke budgetbevoegdheden zijn doorgemandateerd, zie bijlagen 2b t/m 2d.
Voor de volledigheid, het gaat hierbij om zowel de baten als de lasten die aan een product worden toegerekend.
Ondermandatering vindt plaats door afdelinghoofden in overleg met hun meest betrokken directeur. Bij ondermandatering blijft de budgetbevoegdheid onveranderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden en de integrale verantwoordelijkheid van de directeuren.
Wanneer wordt overgegaan tot het ondermandateren van de budgetbevoegdheid, zijn de bepalingen van deze regeling overeenkomstig van toepassing.
De budgethouder verstrekt tijdig informatie aan zijn/haar leidinggevende omtrent de gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende budget. Het betreft zowel over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten als de aan het budget gekoppelde prestaties en overige kengetallen. Daarnaast wordt inhoudelijke informatie verstrekt over taakuitvoering in termen van gerealiseerde prestaties, het rapporteren over de besteding van het budget en eventueel te voorziene overschotten c.q. tekorten en het verklaren van verschillen in de beïnvloedbare lasten en baten.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het met een nader te bepalen frequentie aanleveren van informatie ten behoeve van het opstellen van overzichten ten behoeve van leidinggevenden, DT en bestuur van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de geplande.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens ten behoeve van de begroting en de meerjarenraming, het vertalen van die gegevens naar de eigen afdeling in de vorm van te leveren prestaties, het bepalen van het benodigde budget, de vastlegging ervan in het afdelingsplan, de bewaking en de verantwoording van de besteding van het budget.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is.
Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen.
Binnen de afdeling
Overschrijdingen van beïnvloedbare kostensoorten kunnen zonder document binnen een afdeling gecompenseerd worden. Hierbij dienen de kosten binnen dezelfde taak gecompenseerd te worden. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.
Afdelingsoverschrijdend
Af- en overschrijven binnen de taak tussen verschillende kostensoorten is toegestaan binnen dezelfde taak. Met de posten, die niet door de budgethouder kunnen worden beïnvloed, mag niet budgettair worden geregeld. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.
Het is de budgethouder toegestaan om (dreigende) budgetoverschrijding te compenseren met budgetten van andere objecten die tot zijn verantwoordelijkheid behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van de ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van kosten naar taak identiek zijn.
Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet kunnen worden voorzien. Voorstellen tot aanwending van de begrotingsposten onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden.
De afdelingshoofden kunnen financiële ondermandatering verlenen aan functionarissen. In bijlagen 2b en 2c zijn de financiële bevoegdheden per functie en de maximale bedragen nader gelimiteerd
Investeringsuitgaven worden niet gedaan, indien geen of onvoldoende krediet beschikbaar is. Het door de VV vastgestelde krediet is te allen tijde het maximum. Een noodzakelijk geachte verhoging van het uitvoeringskrediet wordt door de VV vastgesteld.
In het geval dat een krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 10%, dan wel € 500.000, dient een aanvullend investeringskrediet te worden aangevraagd bij de VV.
Voor de zgn. A-investeringen wordt door de opdrachtgever (directeur of afdelingshoofd) een budgethouder aangewezen. Het budgethouderschap van een investeringsproject kan door de opdrachtgever gewijzigd worden.
Uitsluitend voor A-investeringen (waarvoor door de VV een krediet is afgegeven) mogen uitgaven worden gedaan. Voor B-investeringen kan door het college van dijkgraaf en hoogheemraden een voorbereidingskrediet worden afgegeven tot maximaal € 50.000.
De regeling treedt in werking met ingang van de datum waarop deze wordt goedgekeurd door het college van D&H.
Het doel van de financiële organisatie van het Hoogheemraadschap van Rijnland is er voor te zorgen dat er steeds voldoende geld is om de taken die aan Rijnland zijn opgedragen doelmatig te kunnen uitvoeren. Daarnaast is het de bedoeling om er voor te zorgen dat het geld bij het uitvoeren van de taken zo goed mogelijk wordt besteed. Kort samengevat kunnen we zeggen dat de financiële organisatie van Rijnland is opgezet om het financieel proces binnen Rijnland zo goed mogelijk te laten verlopen.
Om het financiële proces binnen Rijnland goed te kunnen begrijpen, moeten we onderscheid maken tussen het geldbedrag dat nodig is om Rijnland ieder jaar te laten “draaien” (de exploitatiebegroting) en het geldbedrag dat nodig is om binnen Rijnland nieuwe werken te kunnen bouwen, bestaande werken ingrijpend te kunnen verbeteren en duurzame bedrijfsmiddelen aan te kunnen kopen (de investeringsbegroting).
De bronnen voor het budgetrecht en de mandaatverlening zijn:
De Waterschapswet;
De Verordening Beleid- en Verantwoordingsfunctie;
Het Mandaat- en volmachtbesluit;
Het Besluit ondermandaten;
De Nota Inkoopbeleid.
Deze Budgethoudersregeling;
Voor de details wordt verwezen naar de genoemde documenten zoals de Nota inkoopbeleid 2009. Deze nota wordt regelmatig bijgewerkt en daarom is het van belang om steeds naar de laatst vastgestelde versie te kijken.
Om Rijnland ieder jaar te laten functioneren zoals we dat ons ten doel stellen, is geld nodig. In 2010 is dit € 177 mln. Om te bepalen wat precies het totaalbedrag is dat in een bepaald jaar nodig zal zijn, wordt in het daaraan voorafgaande jaar begonnen met na te denken over wat we in het volgende jaar voor activiteiten gaan ondernemen en wat dat zal gaan kosten.
De Verenigde Vergadering (VV) start de jaarlijkse begrotingsdiscussie aan de hand van het Meerjarenperspectief, waarin op strategisch niveau de wensen ten aanzien van de te realiseren doelen en effecten voor het komende begrotingsjaar en de drie hierop volgende jaren worden geformuleerd. De besluitvorming in het Meerjarenperspectief is vervolgens input voor de daarop volgende begrotingsdiscussie, waarbij de VV, per bestuursprogramma de te bereiken effecten, doelstellingen en de financiële kaders (budgetten en tarieven) formuleert. Door het vaststellen van de begroting geeft de VV aan het college van D&H de bevoegdheid de begroting uit te voeren binnen de daarvoor vastgestelde kaders (doelen, gekoppeld aan geld en personeel).
De bedragen die in de loop van een jaar worden uitgegeven en ontvangen om de taken van Rijnland te kunnen uitvoeren, worden in de financiële administratie vastgelegd. Dat gebeurt ook met de bedragen die in de loop van het jaar door Rijnland worden ontvangen, zoals bijvoorbeeld de belastingopbrengsten (de algemene omslagen en de zuiverings- en verontreinigingsheffing) en subsidies van het Rijk. In de Buraps wordt over zowel de kosten, de baten en de geleverde prestaties aan het college van D&H en de VV gerapporteerd. Aan DT en MT wordt door middel van de Maraps gerapporteerd.
Na afloop van het jaar wordt de administratie over het boekjaar afgesloten en wordt de jaarrekening opgemaakt. In de jaarrekening worden de bedragen vermeld die in het afgelopen jaar door Rijnland voor de voorgenomen activiteiten zijn uitgegeven en ontvangen. Met de jaarrekening wordt door het college van D&H verantwoording afgelegd aan de VV over de wijze waarop in de loop van het jaar met de door de VV beschikbaar gestelde middelen is omgegaan en welke prestaties er zijn geleverd.
De procesverantwoordelijken zullen bij het opstellen van de begroting en afdelingsplannen afspraken maken met de desbetreffende budgethouder(s) van de doorbelaste kosten over de prestaties die worden geleverd en de budgethouder(s) die een bijdrage leveren aan de totstandkoming de betreffende output. Ten aanzien van de doorbelaste kosten is voor de opdrachtgever geen budgetverantwoordelijkheid van toepassing. Deze budgetverantwoordelijkheid ligt bij het afdelingshoofd (de opdrachtnemer) van de te leveren dienst of product.
De afdelingshoofden zijn gemandateerd voor het afdelingsbudget zoals dat in de vastgestelde begroting is opgenomen. De hoogte van de ramingen (op kostensoort niveau) vormen de maximale bedragen waarover een afdeling kan beschikken. Het afdelingsbudget bevat, behalve de kosten, ook de baten en de urenboekingen die voortkomen uit de TIM-applicatie.
De mogelijkheden voor compensatie binnen het afdelingsbudget zijn met voorbeelden toegelicht in bijlage 3.
Indien geen compensatie binnen de exploitatiebegroting mogelijk is, dient een voorstel aan het college van D&H ter goedkeuring te worden gericht om te mogen beschikken over de post “onvoorzien” in de begroting. Het moet hierbij gaan om uitgaven die voldoen aan de drie O’s (onvoorzienbaar, onvermijdbaar en onuitstelbaar).
De Verenigde Vergadering
De VV heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:
Voor investeringen die een bedrag van € 50.000 te boven gaan, verleent zij een krediet;
Eens per jaar stelt zij de exploitatiebegroting voor het komende jaar vast;
Hiermee verleent zij D&H mandaat binnen de afgesproken kaders van de begroting.
Het college van Dijkgraaf en hoogheemraden
Voor investeringen kan door het college een voorbereidingskrediet worden afgegeven tot maximaal € 50.000. Over hogere bedragen gaat de VV;
Het college beschikt over voorstellen tot aanwending van de begrotingspost Onvoorzien uit de exploitatiebegroting;
Algemeen directeur
Het college van D&H mandateert de van de VV verkregen mandaat alsmede de hierboven genoemde eigen bevoegdheden door aan de algemeen directeur.
MT
Directeuren en afdelingshoofden zijn als budgethouder aangewezen (m.a.w. de algemeen directeur verdeelt de bevoegdheid over de door VV en het college van D&H verleende budgetten over de ambtelijke organisatie);
Afdelingshoofden kunnen hun bevoegdheden in gedeelten ondermandateren aan hun medewerkers (in de praktijk meestal teamleiders).
Projectleiders, teamleiders etc.
Projectleiders krijgen de bevoegdheid over kredieten doorgemandateerd en zijn daarmee verantwoordelijk voor budgetbeheer van kredieten verleend door de VV;
Met name teamleiders krijgen deelbudgetten uit de exploitatiebegroting doorgemandateerd van hun afdelingshoofden.
Algemeen
Rijnland geeft jaarlijks ook aanzienlijke bedragen uit aan het bouwen van nieuwe en het ingrijpend aanpassen van bestaande werken en het aankopen van duurzame bedrijfsmiddelen. Die hier bedoelde activiteiten worden ook wel investeringsuitgaven genoemd. Investeringsuitgaven hebben niet alleen betrekking op de bouw van nieuwe werken, zoals zuiveringsinstallaties, poldergemalen en de aanleg van persleidingen, maar ook op de aanschaf van diverse bedrijfsmiddelen zoals automatiseringsapparatuur en software.
Het investeringsplan is gesplitst in een drietal lijsten, waarbij plaatsing op een van de lijsten zowel een bestuurlijk (kolom: karakter) als budgettaire (kolom: dekking) betekenis heeft. Voor een uitleg van die besluitvorming wordt verwezen naar onderstaande tabel.
| Catergorie | Inhoud | Dekking |
|---|---|---|
| A-lijst | De in uitvoering zijnde en nog uit te voeren vervangings- en uitbreidingsinvesteringen. De Verenigde Vergadering heeft reeds kredieten beschikbaar gesteld | De kapitaallasten zijn verwerkt in de begroting en de meerjarenraming |
| B-lijst | Investeringen, waarvan de bestuurlijke afweging in beginsel heeft plaatsgevonden (het project bevindt zich in de voorbereidingsfase).De VV (of D&H tot € 50.000) kan reeds een voorbereidingskrediet beschikbaar stellen. De uitvoering zal echter pas daadwerkelijk starten na beschikbaarstelling van een uitvoeringskrediet. | De kapitaallasten zijn verwerkt in de begroting en de meerjarenraming |
| C-lijst | Investeringen waarvan verwacht wordt dat er in de toekomst uitgaven uit gaan voorvloeien.Er zijn voor de investeringen nog geen (voorbereidings)kredieten beschikbaar gesteld. De voorbereidingsfase kan pas daadwerkelijk starten na bestuurlijke besluitvorming. | De kapitaallasten van deze investeringen worden niet verwerkt in de begroting en de meerjarenraming. |
Bij het Meerjarenperspectief worden zoveel mogelijk integrale voorstellen gedaan welke nieuwe beleidsvoorstellen van de C-lijst, naar de B-lijst worden overgebracht. In spoedeisende gevallen kan het college van D&H ook besluiten een afzonderlijk voorstel naar de B-lijst over te brengen. Een dergelijk besluit betekent dat de planvormingsfase van zo´n project kan starten.
Vervolgens wordt op de begrotingsdag het meerjareninvesteringsprogramma behandeld en kan op basis daarvan worden besloten om dat specifieke programma in de begroting en meerjarenraming op te nemen.
Voor de daadwerkelijke uitvoering van een belangrijk investeringsproject moet door de VV een apart besluit worden genomen, een zogenaamd investeringsbesluit. In principe kunnen dergelijke besluiten slechts worden genomen, indien daar op de B–lijst van het investeringsprogramma bedragen voor zijn geraamd. Ter voorbereiding van een investeringsbesluit wordt een voorstel, met daarbij behorende gespecificeerde kostenbegroting, geformuleerd. Een dergelijk voorstel wordt door D&H aan de VV voorgelegd. Stemt de VV met het voorstel in, dan wordt daarmee tegelijkertijd het krediet beschikbaar gesteld om het voorstel te kunnen uitvoeren. In de Nota vaste activabeleid (voor het laatst vastgesteld in 2009) wordt beschreven voor welke activiteiten kredieten kunnen worden aangevraagd en over hoeveel jaren een krediet wordt afgeschreven.
Voor investeringskredieten dient te worden bepaald wie de meest aangewezen functionaris is om voor dit krediet als budgethouder op te treden. Hier kan een conflict optreden tussen het projectleiderschap en de lijnbevoegdheid van het afdelingshoofd. In beginsel is het afdelingshoofd uit hoofde van deze lijnbevoegdheid de budgethouder. Echter, de projectleider moet zijn rol als verantwoordelijk manager van het investeringsproject invulling kunnen geven en daarom ook financiële bevoegdheden toebedeeld krijgen. Dit behoeft geen bezwaar op te leveren aangezien er duidelijkheid bestaat over het vastgestelde krediet dat niet overschreden mag worden. Op grond hiervan wordt voorgesteld om de projectleider een financieel mandaat te verlenen voor de zgn. A-investeringen.
Benadrukt wordt dat bij de voorgestelde ondermandatering de functionarissen in lijn boven de projectleider niet van hun verantwoordelijkheden zijn ontheven. Zij blijven verantwoordelijk en dienen er mede op toe te zien dat verleende kredieten niet worden overschreden.
De termijnbetalingen worden voor akkoord ondertekend door de projectleider nadat de opzichter die dit kan controleren, heeft bevestigd dat het werk conform de overeenkomst is uitgevoerd.
Doorgaans zijn investeringskredieten opgebouwd uit een voorbereidingskrediet (ten behoeve van de nadere onderbouwing van het uitvoeringskrediet) en een uitvoeringskrediet (ter bekostiging van de feitelijke investeringsuitgave). Met het oog op de kredietbewaking (uitgaven en inkomsten) dienen kredieten altijd bruto te worden aangevraagd en verstrekt. Dit wil zeggen dat subsidies en bijdragen van derden niet op voorhand van het krediet worden afgetrokken.
In de Voorjaarsnota 2005 is besloten om te gaan werken met verzamelkredieten. Een verzamelkrediet bestaat uit kleine en reguliere niet-beleidsmatige investeringen, die jaarlijks na het vaststellen van de begroting (in dezelfde vergadering) door de VV worden behandeld en vastgesteld. Tot de niet-beleidsmatige investeringen worden de investeringen gerekend met een meer beheersmatig karakter. Het gaat hierbij in de eerste plaats om vervangingsinvesteringen, die zich richten op het instandhouden van het bestaande voorzieningenniveau (vervanging, groot onderhoud, renovatie van werken etc.). In de tweede plaats gaat het om investeringen in bedrijfsmiddelen zoals kantoormeubilair, kantoorautomatisering, het wagenpark etc. Vanwege het beheersmatige karakter kan bij het verstrekken van kredieten ten behoeve van niet-beleidsmatige investeringen een lichtere en dus snellere procedure worden gevolgd dan bij beleidsmatige investeringen
Het gaat hierbij nadrukkelijk dus niet om voorbereidingskredieten voor grote investeringen, onderzoeken waarvoor een krediet nodig is, pilot-projecten e.d. Deze investeringen hebben een beleidsmatig karakter en vragen daarom expliciet om instemming van de VV.
Meevallers blijven in principe beschikbaar voor het betreffende project. De meevallers kunnen alleen worden ingezet om financiële tegenvallers van andere delen van het project op te kunnen vangen. Ofwel binnen een ‘raamplan’ mag tussen mee- en tegenvallers worden geschoven zolang de totale kredietruimte maar niet wordt overschreden. Bij tegenvallers buiten de totale kredietruimte (zie artikel 16, met meer dan 10% of maximaal € 500.000) wordt de VV hoe dan ook betrokken; er moet in dit geval immers aanvullend krediet bij de VV worden aangevraagd. Meevallers mogen niet gebruikt worden om extra voorzieningen binnen het project te realiseren of het project aan te passen. Dit moet altijd aan de VV worden voorgelegd.
In de praktijk zal de projectleider de eerste zijn die een mee- of tegenvaller signaleert. Als de gunning van een werk of dienst heeft plaatsgevonden, is duidelijk in hoeverre het beschikbare (deel-)krediet wordt over- of onderschreden. De projectleider dient zijn afdelingshoofd hierover te informeren en is verantwoordelijk voor de bewaking van het totale krediet en voor de communicatie met de VV bij mee- of tegenvallers.
Hiervoor krijgen de in paragraaf 2.4 genoemde actoren standaard de beschikking over de volgende documenten aan de hand waarvan zij kunnen bijsturen:
De VV en het college van D&H
2 keer per jaar een Burap (bestuursrapportage) met eventueel een voorstel tot begrotingswijziging;
1 keer per jaar (in de jaarrekening) het overzicht Lopende en af te sluiten kredieten;
1 keer per jaar een jaarrekening.
Directeuren en MT
De hierboven genoemde documenten en daarnaast (met betrekking tot de bedrijfsvoering):
3 keer per jaar een Marap (managementrapportage);
Periodiek diverse maatwerkoverzichten;
Daarnaast zullen in de praktijk, op verzoek nog andere rapportages worden verzorgd wanneer daarvoor aanleiding is.
Processen | Beheerproduct | Omschrijving beheerproduct | Verantwoordelijk afdelingshoofd | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|
Administratie beheren | 51010 | Comptabiliteit | h.ADM | |
63010 | Dividenden en Overige Inkomsten | h.ADM | ||
HRM- en organisatiemanagement | 42010 | Externe communicatie | h.ADV | |
Informatiemanagement | 50020 | Organisatiebeleid en -beheer | h.ADV | |
Communicatie | 50030 | Personeelsbeleid en -beheer | h.ADV | |
Algemene en juridische ondersteuning / advisering | 50050 | Interne voorlichting | h.ADV | |
Financiële ondersteuning en advisering | 52010 | Informatiebeleid en automatisering | h.ADV | |
Relatiebeheer (opbouwen, onderhouden) | 41010 | Bestuur | AS | |
Bestuursondersteuning | 41020 | Bestuursondersteuning | AS | |
41030 | Beheer niet-reglementaire zaken | h.SER | ||
50060 | Algemeen-bestuurlijke- en juridische ondersteuning | AS | ||
Wet- en regelgeving actualiseren | 11010 | Beheersplan waterkeringen | h.BLD | |
Opstellen legger/beheerregister (ker. watersystemen) | 11070 | Themaplannen | h.BLD | |
Uitvoeren veiligheidstoets (keringen) | 11080 | Plannen afvalwaterbeleid | h.BLD | |
Planvorming plannen van derden | 13010 | Legger waterkeringen | h.BLD | |
Planvorming eigen plannen | 13020 | Beheersregister waterkeringen | h.BLD | |
Plannen en ontwerpen | 13030 | Veiligheidstoetsing waterkeringen | h.BLD | |
Innovaties verkennen, onderzoeken en ontwikkelen | 16020 | Waterakkoorden | h.BLD | |
16030 | Legger waterlopen en kunstwerken | h.BLD | ||
16040 | Beheerregister waterlopen en kunstwerken | h.BLD | ||
18010 | Baggerprogramma | h.BLD | ||
18050 | Saneringsprogramma | h.BLD | ||
21010 | Monitoring waterkwantiteit | h.BLD | ||
21020 | Monitoring waterkwaliteit | h.BLD | ||
23050 | Subsidies afhaakproblematiek | h.BLD | ||
38010 | Stimulering derden aanpak diffuse emissies | h.BLD | ||
Belasting heffen en invorderen | 39010 | Kostentoedeling, classificatie en belastingverordeningen | h. BEL / h.ADM | |
39020 | Aanslagen huishoudens | h. BEL / h.ADM | ||
39030 | Aanslagen Wvo overige bedrijven | h. BEL / h.ADM | ||
39040 | Aanslagen omslag gebouwd, ongebouwd en pachters | h. BEL / h.ADM | ||
39050 | Verzoek, bezwaar en beroepschriften huishoudens | h. BEL / h.ADM | ||
39060 | Verzoek, bezwaar en beroepschriften Wvo bedrijven | h. BEL / h.ADM | ||
39070 | Bezwaar en beroepschriften omslag gebouwd, ongebouwd en pachters | h. BEL / h.ADM | ||
40010 | Betalingsverwerking aanslagen | h. BEL / h.ADM | ||
40020 | Kwijtschelding | h. BEL / h.ADM | ||
40030 | Invorderingsmaatregelen aanslagen | h. BEL / h.ADM | ||
62010 | Belastingopbrengsten | h. BEL / h.ADM | ||
64010 | Kwijtschelding en Oninbare vorderingen | h. BEL / h.ADM | ||
Calamiteitenzorg | 14020 | Onderhoud primaire waterkeringen | h.BWS | 1e lijnsonderhoud |
Beheren/bedienen | 14040 | Onderhoud regionale waterkeringen | h.BWS | 1e lijnsonderhoud |
(keringen, watersystemen) | 14060 | Onderhoud overige waterkeringen | h.BWS | 1e lijnsonderhoud |
15010 | Dijkbewaking en calamiteitenbestrijding | h.BWS | ||
17020 | Onderhoud waterlopen | h.BWS | 1e lijnsonderhoud | |
17040 | Onderhoud kunstwerken passieve waterbeheersing | h.BWS | 1e lijnsonderhoud | |
17050 | Kwaliteitsmaatregelen in oppervlaktewater | h.BWS | ||
17070 | Muskusrattenbestrijding | h.BWS | ||
19020 | Onderhoud kunstwerken actieve waterbeheersing | h.BWS | 1e lijnsonderhoud | |
19030 | Bediening kunstwerken actieve waterbeheersing | h.BWS | ||
19040 | Boezembeheer | h.BWS | ||
20010 | Calamiteitenbestrijding watersystemen | h.BWS | ||
Beheren/bedienen(waterzuiveringen) | 22020 | Onderhoud transportstelsels | h.BZU | 1e lijnsonderhoud |
22030 | Beheer transportstelsels | h.BZU | ||
23020 | Onderhoud zuiveringsinstallaties | h.BZU | 1e lijnsonderhoud | |
23030 | Beheer zuiveringsinstallaties | h.BZU | ||
23040 | Wvo-heffing effluent (betalingen aan het rijk) | h.BZU | ||
23060 | IBA-inrichtingen | h.BZU | ||
24020 | Onderhoud slibverwerkingsinstallaties | h.BZU | 1e lijnsonderhoud | |
24030 | Beheer slibverwerkingsinstallaties | h.BZU | ||
24040 | Afzet slib/restproducten | h.BZU | ||
25010 | Afvalwaterbehandeling door derden | h.BZU | ||
Realiseren (keringen, watersystemen, afvalwater) | 14010 | Aanleg en verwerving primaire waterkeringen | h.BZA | |
Onderhouden en in standhouden | 14020 | Onderhoud primaire waterkeringen | h.BZA | 2e en 3e lijnsonderhoud |
(keringen, watersystemen,afvalwater) | 14030 | Aanleg en verwerving regionale waterkeringen | h.BZA | |
14040 | Onderhoud regionale waterkeringen | h.BZA | 2e en 3e lijnsonderhoud | |
14050 | Aanleg en verwerving overige waterkeringen | h.BZA | ||
14060 | Onderhoud overige waterkeringen | h.BZA | 2e en 3e lijnsonderhoud | |
17010 | Aanleg en verwerving waterlopen | h.BZA | ||
17020 | Onderhoud waterlopen | h.BZA | 2e en 3e lijnsonderhoud | |
17030 | Bouw en verwerving kunstwerken passieve waterbeheersing | h.BZA | ||
17040 | Onderhoud kunstwerken passieve waterbeheersing | h.BZA | 2e en 3e lijnsonderhoud | |
18020 | Verwijdering en verwerking van verspreidbare baggerspecie | h.BZA | ||
18030 | Verwijdering en verwerking van niet verspreidbare baggerspecie | h.BZA | ||
18060 | Sanering van waterbodems | h.BZA | ||
19010 | Bouw en verwerving kunstwerken actieve waterbeheersing | h.BZA | ||
19020 | Onderhoud kunstwerken actieve waterbeheersing | h.BZA | 2e en 3e lijnsonderhoud | |
22010 | Bouw en verwerving transportstelsels | h.BZA | ||
22020 | Onderhoud transportstelsels | h.BZA | 2e en 3e lijnsonderhoud | |
23010 | Bouw en verwerving zuiveringsinstallaties | h.BZA | ||
23020 | Onderhoud zuiveringsinstallaties | h.BZA | 2e en 3e lijnsonderhoud | |
24010 | Bouw en verwerving slibverwerkingsinstallaties | h.BZA | ||
24020 | Onderhoud slibverwerkingsinstallaties | h.BZA | 2e en 3e lijnsonderhoud | |
Coördineren van de planning & controlcyclus | 50040 | Kwaliteit-,Arbeidsomstandigheden-, milieuzorg-beleid en -beheer | CC | |
50061 | Concerncontrol en financieel beleid | CC | ||
50062 | Meerjarenraming en begroting | CC | ||
50063 | Management- en bestuursrapportages | CC | ||
Handhaving | 31020 | Handhaving grondwaterbeheer | h.HDH | |
34010 | Toezicht keur | h.HDH | ||
34020 | Repressieve handhaving keur | h.HDH | ||
36010 | Toezicht Wvo | h.HDH | ||
36020 | Repressieve handhaving Wvo | h.HDH | ||
Monsterneming en analyse | 54010 | Bemonstering en analyse | h.LAB/h.BLD | |
n.v.t. | 11030 | Beheersplan wegenbeheer | n.v.t. | |
11040 | Beheersplan vaarwegenbeheer | n.v.t. | ||
Calamiteitenzorg | 11020 | Waterbeheersplan | h.P&P | |
Planvorming plannen van derden | 11050 | Gebiedsgerichte plannen | h.P&P | |
Planvorming eigen plannen | 11060 | Calamiteitenplannen | h.P&P | |
Plannen en ontwerpen | 12010 | Plannen Rijk | h.BLD | |
12020 | Plannen Provincie | h.BLD | ||
12030 | Plannen Gemeenten | h.P&V | ||
12040 | Plannen overig | h.P&P | ||
14070 | Voorzieningen verwante belangen waterkeringen | h.P&P | Bevoegd is D&H | |
16010 | Peilbesluiten | h.P&P | ||
17060 | Voorzieningen verwante belangen watersystemen | h.P&P | Bevoegd is D&H | |
37030 | Beheerplan (afval)waterketen | h.P&P | ||
18040 | Bijdragen aan derden voor baggeren | h.P&V | ||
Vergunningverlening | 31010 | Vergunningverlening grondwaterbeheer | ||
32010 | Keur | h.P&V | ||
33010 | Vergunningen en keurontheffingen | h.P&V | ||
35010 | Wvo-vergunningen | h.P&V | ||
35020 | Wvo-meldingen | h.P&V | ||
37010 | Rioleringsplannen | h.P&V | ||
37020 | Subsidies lozingen | h.P&V | ||
50010 | Centraal management | SAD | ||
Huisvesting | 52020 | Centrale (geo)grafische informatie | h.SER | |
Verzorgen van overige interne faciliteiten | 53010 | Huisvesting | h.SER | |
53020 | Interne faciliteiten | h.SER | ||
n.v.t. | 60010 | Onvoorzien | d.MID | |
61010 | Algemene Reserves | d.MID |
Afdeling | Afdelingsbegroting | Functie | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
Bestuur | 9110 | Adjunct secretaris | AS |
Directieteam | 9150 | Secretaris algemeen directeur | SAD |
Stafafdelingen | Secretaris algemeen directeur | SAD | |
BO | 9170 | Adjunct secretaris | AS |
CC | 9160 | Concern Controller | CC |
Overige afdelingen | |||
ADM | 9350 | Afdelingshoofd Administratie | h.ADM |
ADV | 9360 | Afdelingshoofd Advies | h.ADV |
BEL | 9370 | Afdelingshoofd Belasting | h.BEL |
LAB | 9380 | Afdelingshoofd Laboratorium | h.LAB |
SER | 9390 | Afdelingshoofd Service | h.SER |
P&P | 9470 | Afdelingshoofd Plannen en Projecten | h.P&P |
BLD | 9460 | Afdelingshoofd Beleid | h.BLD |
P&V | 9480 | Afdelingshoofd Plantoetsing en Vergunningverlening | h.P&V |
BZU | 9540 | Afdelingshoofd Zuiveren | h.BZU |
BWS | 9530 | Afdelingshoofd Watersystemen | h.BWS |
BZA | 9550 | Afdelingshoofd Bouwzaken | h.BZA |
HDH | 9560 | Afdelingshoofd Handhaving | h.HDH |
| Afdeling | Budgethouder | Delegatie | Bedrag | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| Alle | Afdelingshoofden | Directeur | onbeperkt | Betreft vervanging die in het algemeen horizontaal tussen afdelingshoofden zal plaatsvinden |
| BZA | h.BZA | Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (taakstellend onderhoud) | € 100.000 | |
| Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (projectleiding) | € 100.000 | |||
| Teamleider Installatietechniek | € 100.000 | |||
| Teamleider Onderhoud | € 25.000 | |||
| Projectmanager | € 25.000 | |||
| Projectleider | € 25.000 | |||
| Vakspecialist A | € 25.000 | |||
| Vakspecialist B | € 25.000 | |||
| Senior onderhoudstechnicus | € 10.000 | |||
| Senior medewerker procesautomatisering | € 10.000 | |||
| BWS | h.BWS | Teamleider Gebiedsbeheer | € 25.000 | |
| Teamleider Bedrijfsvoering Noord | € 25.000 | |||
| Teamleider Bedrijfsvoering Zuidoost | € 25.000 | |||
| Teamleider Bedrijfsvoering Zuidwest | € 25.000 | |||
| Senior watersysteembeheerder | € 10.000 | |||
| Senior medewerker bedrijfsvoering | € 10.000 | |||
| BZU | h.BZU | Teamleider Noord | € 30.000 | |
| Teamleider Zuid-Oost | € 30.000 | |||
| Teamleider Zuid-West | € 30.000 | |||
| Senior procesvoerder | € 10.000 | |||
| Overige | h.HDH | Teamleider | € 25.000 | |
| h.BLD | Teamleider | € 25.000 | ||
| h.P&P | Teamleider | € 25.000 | ||
| h.ADV | Teamleider | € 25.000 | ||
| h.SER | Teamleider | € 25.000 | ||
| h.ADM | Teamleider | € 25.000 | ||
| h.BEL | Teamleider | € 25.000 | ||
| h.LAB | Teamleider | € 25.000 |
Afdeling | Budgethouder | Delegatie | Bedrag | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|
Alle | Afdelings-hoofden | Directeur | onbeperkt | Betreft vervanging die in het algemeen horizontaal tussen afdelingshoofden zal plaatsvinden |
BZA | h.BZA | Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (taakstellend onderhoud) | € 100.000 | |
Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (projectleiding) | € 100.000 | |||
Teamleider Installatietechniek | € 100.000 | |||
Teamleider Onderhoud | € 25.000 | |||
Projectleider | € 25.000 | |||
Vakspecialist A | € 25.000 | |||
Vakspecialist B | € 25.000 | |||
Senior watersysteembeheerder | € 10.000 | |||
Senior medewerker bedrijfsvoering | € 10.000 | |||
P&P | h.P&P | Teamleider | € 100.000 | |
Projectmanager | € 25.000 | |||
Projectleider | € 25.000 | |||
Procesleider | € 25.000 | |||
BLD | h.BLD | Beleidsadviseur | € 25.000 | |
Adviseur beleid & onderzoek | € 25.000 | |||
Overige | h.ADV | Aangewezen (functioneel) projectleider | € 25.000 | |
h.SER | Aangewezen (functioneel) projectleider | € 25.000 | ||
h.ADM | Aangewezen (functioneel) projectleider | € 25.000 | ||
h.BEL | Aangewezen (functioneel) projectleider | € 25.000 | ||
h.LAB | Aangewezen (functioneel) projectleider | € 25.000 |
Afdeling | Funtie | Materiële controle | Budgetbevoegdheid |
|---|---|---|---|
Bestuur | DGF | loco DGF | loco DGF |
loco-DGF | SAD | SAD | |
hoogheemraden | DGF | DGF | |
VV-leden | SAD | SAD | |
leden Rekenkamercommissie | SAD | SAD | |
DT | directeur | DGF | DGF |
SAD | SAD | ||
SAD | SAD | ||
SAD | SAD | ||
Stafafdelingen | AS | SAD | SAD |
CC | SAD | SAD | |
medewerker stafdeling | afdelingshoofd | afdelingshoofd | |
Afdeling BZA | h.BZA | directeur | directeur |
teamleider | afdelingshoofd | afdelingshoofd | |
onderhoudstechnicus/vakman | Senior onderhoudstechnicus | teamleider | |
medewerker proces-automatisering | Senior medewerker | teamleider | |
overige medewerkers | procesautomatiseringteamleider | teamleider | |
Overige afdelingen | h.P&P | directeur | directeur |
h.BLD | directeur | directeur | |
h.P&V | directeur | directeur | |
h.HDH | directeur | directeur | |
h.BWS | directeur | directeur | |
h.BZU | directeur | directeur | |
h.ADM | directeur | directeur | |
h.ADV | directeur | directeur | |
h.BEL | directeur | directeur | |
h.LAB | directeur | directeur | |
h.SER | directeur | directeur | |
teamleider | afdelingshoofd | afdelingshoofd | |
medewerker | teamleider | teamleider |
Uitzonderingen exploitatiebudgetten
Voor een aantal kostensoorten geldt dat deze niet in de standaardregeling kunnen worden ondergebracht. Dit zijn de in artikel 3 onder c. bedoelde posten. In deze gevallen kan niet één budgethouder of de vaste budgethouder voor een object hiervoor verantwoordelijk worden gesteld omdat deze of alleen de hoeveelheid of alleen de prijs kan beïnvloeden of dat de werkzaamheden over verschillende afdelingen zijn verdeeld. Leveringscontracten worden namelijk centraal afgesloten. Om de bedrijfsvoering niet te belemmeren, is hiervoor een praktische oplossing gekozen die in de onderstaande tabel is samengevat. Het gaat hierbij om de volgende kosten:
| Kostensoort | Budgethouder |
|---|---|
| Kosten van ondernemingsraad | SAD |
| Kosten van verzekeringen | h.ADM |
| Kosten van slibverbranding | h.BZU voor budgeth.ADM voor de creditnota’s en voorschotnota’s |
| Telefoonkosten | h.SER |
| Onroerende zaakbelasting en andere zakelijke lasten | h.ADM |
| Motorrijtuigenbelasting | h.SER |
| Rioolrechten | h.ADM |
| Kosten van energie | h.ADM voor voorschotnota’s en afrekeningen |
| Huur- en rentekosten SBG | h.ADM |
| Werkgeverslasten afgevloeide werknemers | h.ADM |
| Onderhoudskosten 1e lijns-onderhoud | h.BWS en h.BZU voor het 1e lijnsonderhoud |
| Onderhoudskosten 2e en 3e lijns-onderhoud | h.BZA |
| Portokosten | h.SER (tl S&O) |
| Advertenties en bekendmakingen | h.SER (tl C&E) |
Toelichting budgetcompensatie en budgettaire regelingen
(Dreigende) overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Eerst dient afgewogen te worden of opname van de uitgave in de eerstvolgende begroting en besteding in een volgend jaar mogelijk is.
Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per afdeling per kostensoort behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per object of per afdeling niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven.
Indien dan nog onvoldoende budgetruimte aanwezig blijkt te zijn en een (bestel)opdracht dringend noodzakelijk is, dient de besteller een aanvraag voor een budgettaire regeling op te stellen.
Budgettaire regelingen binnen de taak tussen verschillende kostensoorten is toegestaan (verticale compensatie). Het is de budgethouder toegestaan om een (dreigende) budgetoverschrijding te compenseren met budgetten van andere objecten die tot zijn verantwoordelijkheid behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van de kosten naar taak identiek zijn. In concreto betekent dit dat compensatie mogelijk is tussen de kostensoorten van bijvoorbeeld de volgende categorieën:
poldergemalen en boezemgemalen;
rioolgemalen en afvalwaterzuiveringen;
binnen eenzelfde product van een afdeling.
Ten aanzien van een aantal kostensoorten geldt dat hiermee niet budgettair geregeld kan worden. Deze worden hieronder limitatief opgesomd:
personele lasten;
slibverwerking incl. grondstoffen;
energie en water;
chemicaliën;
afschrijvingen;
rentebaten en –lasten.
Voor deze kostensoorten geldt dat ze niet of in beperkte mate door de budgethouder beïnvloed kunnen worden. Daarom mag hiermee niet tussen kostensoorten budget overgeboekt worden. Wel mag binnen een kostensoort tussen budgethouders worden overgeboekt.
Voorbeelden:
budgetcompensatie tussen awzi Aalsmeer en Velsen is toegestaan (dezelfde taak);
budgetcompensatie tussen transportgemaal Vogelenzang en poldergemaal Lijnden is niet toegestaan (andere taak);
Voor de budgettaire regelingen zijn formulieren beschikbaar. Het afdelingshoofd dat om de budgettaire regeling verzoekt, levert daarvoor het ingevulde formulier bij de afdeling Administratie in die de administratieve en financiële afhandeling en verwerking verzorgt. Bij afdelingsoverschrijdende regelingen ondertekenen beide afdelingshoofden het verzoek.