Budgethoudersregeling

Artikel 1

De budgethouder is de persoon binnen de ambtelijke organisatie aan wie op basis van het Mandaat- en Volmachtbesluit van het Hoogheemraadschap van Rijnland de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen, met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie. In bijlage 4 is een korte toelichting op deze budgethoudersregeling uitgewerkt.

Artikel 2

De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van Rijnland gesteld worden boven de belangen van de Rijnlandse organisatieonderdelen.

Artikel 3

De standaard bevoegdhedentabel, zoals opgenomen in bijlage 3a is niet van toepassing op de volgende situaties:

• a.

  Wanneer het sectoroverschrijdende posten betreft;

• b.

  Personeels- en organisatiegerelateerde budgetten met een centraal georganiseerd karakter;

• c.

  Diverse, hieronder specifiek benoemde posten.

In de bovengenoemde gevallen a. en b. is de sectordirecteur of de secretaris-algemeen directeur bevoegd.

Onder c. worden de posten energie en slibverwerking (voorschotten) bedoeld.

Artikel 4

De directeuren zijn resultaatverantwoordelijk voor de hoofdprocessen en de beleidsproducten (bijlage 1). Binnen de sectoren zijn afdelingshoofden resultaatverantwoordelijk voor meerdere (hoofd)processen en beheerproducten (bijlage 2) en zijn de afdelingshoofden als budgethouder aangewezen volgens de tabel opgenomen in bijlage 3a. In afzonderlijke tabellen is vastgelegd welke budgetbevoegdheden zijn doorgemandateerd, zie bijlagen 3b t/m 3d. Ondermandatering vindt plaats door afdelinghoofden in overleg met hun sectordirecteur. Bij ondermandatering blijft de budgetbevoegdheid onveranderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden en de integrale verantwoordelijkheid van de sectordirecteuren.

Artikel 5

Wanneer wordt overgegaan tot het ondermandateren van de budgetbevoegdheid, zijn de bepalingen van deze regeling overeenkomstig van toepassing.

Artikel 6

De budgethouder verstrekt tijdig informatie aan zijn/haar leidinggevende omtrent de gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende budget. Het betreft zowel over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten als de aan het budget gekoppelde prestaties en overige kengetallen. Daarnaast wordt inhoudelijke informatie verstrekt over taakuitvoering in termen van gerealiseerde prestaties, het rapporteren over de besteding van het budget en eventueel te voorziene overschotten c.q. tekorten en het verklaren van verschillen in de beïnvloedbare kosten

Artikel 7

De budgethouder is verantwoordelijk voor het met een nader te bepalen frequentie aanleveren van informatie ten behoeve van het opstellen van overzichten ten behoeve van leidinggevenden, DT en bestuur van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de geplande.

Artikel 8

De budgethouder is verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens ten behoeve van de begroting en de meerjarenraming, het vertalen van die gegevens naar de eigen afdeling in de vorm van te leveren prestaties, het bepalen van  het benodigde budget, de vastlegging ervan in het afdelingsplan, de bewaking en de verantwoording van de besteding van het budget.

Artikel 9

Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is.

Artikel 10

Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen.

Artikel 11

In het geval van een overschrijding van het exploitatiebudget met minder dan € 5.000 per kostensoort behoeft geen actie te worden ondernomen. Beïnvloedbare overschrijdingen van kostensoorten kunnen zonder document binnen een organisatieonderdeel gecompenseerd worden. Af- en overschrijven binnen de taak tussen verschillende kostensoorten is toegestaan wanneer de afwijking per kostensoort minder is dan 5% van het oorspronkelijke budget (verticale compensatie). De afwijking mag in totaal niet meer dan € 25.000 op jaarbasis bedragen. Met specifiek benoemde posten, die niet door de budgethouder kunnen worden beïnvloed, mag niet budgettair worden geregeld.

Artikel 12

Het is de budgethouder toegestaan om (dreigende) budgetoverschrijding te compenseren met budgetten van andere objecten die tot zijn verantwoordelijkheid behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van de ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van kosten naar taak identiek zijn.

Artikel 13

Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet kunnen worden voorzien. Voorstellen tot aanwending van de begrotingsposten onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden.

Artikel 14

De afdelingshoofden kunnen financiële ondermandatering verlenen aan functionarissen. In bijlagen 3b en 3c zijn de financiële bevoegdheden per functie en de maximale bedragen nader gelimiteerd

Artikel 15

Investeringsuitgaven worden niet gedaan, indien geen of onvoldoende krediet beschikbaar is. Het door de VV vastgestelde krediet is te allen tijde het maximum. Een noodzakelijk geachte verhoging van het uitvoeringskrediet wordt door de VV vastgesteld.

Artikel 16

In het geval dat een krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 10%, dan wel € 100.000,-, dient een aanvullend investeringskrediet te worden aangevraagd bij de VV.

Artikel 17

Investeringsprojecten met een krediet groter dan € 500.000 dienen te worden uitgevoerd volgens de procedures, met betrekking tot de voorbereiding, de aanbesteding en de uitvoering, die in het handboek “VITESSE” zijn vastgelegd.

Artikel 18

Voor de zgn. A-investeringen wordt door de opdrachtgever (sectordirecteur of afdelingshoofd) een budgethouder aangewezen. Het budgethouderschap van een investeringsproject kan door de opdrachtgever gewijzigd worden.

Artikel 19

Uitsluitend voor A-investeringen (waarvoor door de VV een krediet is afgegeven) mogen uitgaven worden gedaan. Voor B-investeringen kan door het college van dijkgraaf en hoogheemraden een voorbereidingskrediet worden afgegeven tot maximaal € 50.000,-.

Artikel 20

De regeling treedt in werking met ingang van de datum waarop deze wordt goedgekeurd door het college van D&H.

Algemeen 

Definitie budget: Een budget is een gedeelte van de begroting waarvan de uitvoering in het kader van mandatering wordt overgedragen aan een medewerker van het waterschap.

Ten aanzien van het budget wordt onderscheid gemaakt in het exploitatiebudget en een investeringskrediet.

• •

  het exploitatiebudget is een deel van de begroting en bestaat uit zowel directe als indirecte kosten:

• •

  de directe kosten bestaan uit de kapitaallasten en de overige directe kosten;

• •

  de indirecte kosten zijn alle kosten die via het uurtarief van een afdeling aan een proces of product worden toegerekend en/of doorbelaste kosten uit de dienstverleningsovereenkomsten;

• •

  een investeringskrediet betreft de beschikbaar gestelde middelen die nodig zijn om een project te kunnen uitvoeren. De uitvoering kan betrekking hebben op meerdere jaren.

Exploitatiebudgetten

De procesverantwoordelijken zullen bij het opstellen van de begroting en afdelingsplannen afspraken maken met de desbetreffende budgethouder(s) van de doorbelaste kosten over de prestaties die worden geleverd (vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten) en de budgethouder(s) die een bijdrage leveren aan de totstandkoming de betreffende output. Ten aanzien van de doorbelaste kosten is voor de opdrachtgever geen budgetverantwoordelijkheid van toepassing. Deze budgetverantwoordelijkheid ligt bij het afdelingshoofd (de opdrachtnemer) van de te leveren dienst of product.

De afdelingshoofden zijn gemandateerd voor het afdelingsbudget zoals dat in de vastgestelde begroting is opgenomen. De hoogte van de ramingen (op kostensoort niveau) vormen de maximale bedragen waarover een afdeling kan beschikken.

Uitzonderingen exploitatiebudgetten 

Voor een aantal kostensoorten geldt dat deze niet in de standaardregeling kunnen worden ondergebracht. Dit zijn de in artikel 3 onder c. bedoelde posten. In deze gevallen kan niet één budgethouder of de vaste budgethouder voor een object hiervoor verantwoordelijk worden gesteld omdat deze of alleen de hoeveelheid of alleen de prijs kan beïnvloeden of dat de werkzaamheden over verschillende afdelingen zijn verdeeld. Leveringscontracten worden namelijk centraal afgesloten. Om de bedrijfsvoering niet te belemmeren, is hiervoor een praktische oplossing gekozen die in de onderstaande tabel is samengevat. Het gaat hierbij om de volgende kosten:

Investeringskredieten

Net als voor het exploitatiebudget geldt ook voor het investeringskrediet dat de budgethouder verantwoordelijk is voor de bewaking ervan en het volgens afspraak uitvoeren van de werkzaamheden waarvoor het krediet is bestemd.

Het grote verschil met het exploitatiebudget is echter dat geen sprake is van een jaarlijks vastgesteld bedrag, maar van een beschikbaar gesteld krediet dat bestemd is om het werk uit te voeren. Uitsluitend op de zgn. A-investeringen, de investeringen waarvoor door de VV een krediet is afgegeven, mogen uitgaven worden gedaan. Voor B-investeringen kan door het college van D&H een voorbereidingskrediet worden afgegeven tot maximaal € 50.000,- om bv een vooronderzoek te kunnen starten.

Aanwijzing van budgethouders voor investeringskredieten 

Voor investeringskredieten geldt dat dient te worden bepaald wie de meest aangewezen functionaris is om voor dit krediet als budgethouder op te treden. Hier kan een conflict optreden tussen het projectleiderschap en de lijnbevoegdheid van het afdelingshoofd. In beginsel is het afdelingshoofd uit hoofde van deze lijnbevoegdheid de budgethouder. Echter, de projectleider moet zijn rol als verantwoordelijk manager van het investeringsproject invulling kunnen geven en daarom ook financiële bevoegdheden toebedeeld krijgen. Dit behoeft geen bezwaar op te leveren aangezien er duidelijkheid bestaat over het vastgestelde krediet dat niet overschreden mag worden. Op grond hiervan wordt voorgesteld om de projectleider een financieel mandaat te verlenen voor de zgn. A-investeringen.

Benadrukt wordt dat bij de voorgestelde ondermandatering de functionarissen in lijn boven de projectleider niet van hun verantwoordelijkheden zijn ontheven. Zij blijven verantwoordelijk en dienen er mede op toe te zien dat verleende kredieten niet worden overschreden.

De termijnbetalingen worden voor akkoord ondertekend door de projectleider nadat de opzichter die dit kan controleren,  heeft bevestigd dat het werk conform de overeenkomst is uitgevoerd.

Budgetcompensatie en budgettaire regelingen 

(Dreigende) overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Eerst dient afgewogen te worden of opname van de uitgave in de eerstvolgende begroting en besteding in een volgend jaar mogelijk is.

Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per afdeling per kostensoort behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per object of per afdeling niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven.

Indien dan nog onvoldoende budgetruimte aanwezig blijkt te zijn en een (bestel)opdracht dringend noodzakelijk is, dient de besteller een beargumenteerde aanvraag voor een budgettaire regeling op te stellen.

Budgettaire regelingen binnen de taak tussen verschillende kostensoorten is toegestaan wanneer de afwijking per kostensoort minder is dan 10% van het oorspronkelijk budget (verticale compensatie). De afwijking mag in totaal niet meer dan € 25.000 op jaarbasis bedragen.

Het is de budgethouder toegestaan om een (dreigende) budgetoverschrijding te compenseren met budgetten van andere objecten die tot zijn verantwoordelijkheid behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van de kosten naar taak identiek zijn. In concreto betekent dit dat compensatie mogelijk is tussen de kostensoorten van bijvoorbeeld de volgende categorieën:

• •

  poldergemalen en boezemgemalen;

• •

  rioolgemalen en afvalwaterzuiveringen;

• •

  binnen eenzelfde product van een afdeling.

Dit kan worden toegestaan tot een afwijkend bedrag van maximaal € 25.000 op jaarbasis. Ten aanzien van een aantal kostensoorten geldt dat hiermee niet budgettair geregeld kan worden.

Voorbeelden:

a. budgetcompensatie tussen awzi Aalsmeer en awzi Velsen is toegestaan (dezelfde taak);

b. budgetcompensatie tussen transportgemaal Vogelenzang en poldergemaal Lijnden is niet toegestaan (andere taak);

Voor de budgettaire regelingen zijn formulieren beschikbaar. Het afdelingshoofd dat om de budgettaire regeling verzoekt, levert daarvoor het ingevulde formulier bij de adviseur van afdeling Advies ter beoordeling in. Bij afdelingsoverschrijdende regelingen ondertekenen beide afdelingshoofden het verzoek. De administratieve en financiële afhandeling en verwerking wordt verzorgd door de afdeling Administratie.

Onvoorzien

Indien geen compensatie binnen de exploitatiebegroting mogelijk is, dient in principe een voorstel aan het college van D&H ter goedkeuring te worden gericht om te mogen beschikken over de post “onvoorzien” in de begroting. Het moet hierbij gaan om uitgaven die voldoen aan de drie O’s (onvoorzien, onvermijdbaar en onuitstelbaar). Hierover dient vooroverleg plaats te vinden met afdeling Advies.

Investeringskredieten

Algemeen

De bedrijfseconomische definitie van investeren is: het vastleggen van vermogen in activa. Formeel moeten uitgaven die gedurende meer dan een jaar hun nut ten behoeve van het hoogheemraadschap afwerpen, tot de investeringen worden gerekend en geactiveerd. Dat wil zeggen op de balans worden opgenomen en jaarlijks gedurende de gebruiksduur worden afgeschreven. In de praktijk bestaan twee belangrijke afwijkingen op deze regel:

• a.

  indien het bij de uitgaven met een meerjarig nut om een relatief gering bedrag gaat, worden deze uitgaven niet geactiveerd maar in één keer ten laste van de exploitatierekening gebracht. Bij Rijnland ligt deze grens op € 50.000,-, conform Nota vaste activabeleid, d.d. jan. 2005.

• b.

  indien de situatie van een ideaalcomplex wordt benaderd of bereikt, worden de uitgaven eveneens niet geactiveerd, maar in een keer ten laste van de exploitatierekening gebracht. Hierbij moet gedacht worden aan de aanschaf van dienstauto’s, personal computers e.d.

Beleidsmatige investeringen

Bij kredieten ten behoeve van beleidsmatige investeringen gaat het om de kredieten voor nieuwe investeringen die tot structurele uitgaven leiden. Het gaat hier om investeringsprojecten die beleidsmatig relevant zijn, zoals de bouw van een zuiveringsinstallatie of anti-verziltingsprojecten. De beleidsmatige relevantie komt tot uitdrukking in de betrokkenheid van de VV; alle kredieten ten behoeve van beleidsmatige investeringen worden afzonderlijk geautoriseerd door de VV. De VV wordt via Turap’s en de jaarrekening in staat gesteld om de voortgang van de investeringsprojecten te volgen. Wanneer er sprake is van een dreigende overschrijding van het krediet met meer dan 10%,dan wel € 100.000,- , moet een aanvullend krediet worden aangevraagd bij de VV. Het is dus niet mogelijk om eventuele tekorten aan te vullen met overschotten van andere investeringsprojecten.

Niet-beleidsmatige investeringen

Tot de niet-beleidsmatige investeringen worden de investeringen gerekend met een meer beheersmatig karakter. Het gaat hierbij in de eerste plaats om vervangingsinvesteringen, die zich richten op het instandhouden van het bestaande voorzieningenniveau (vervanging, groot onderhoud, renovatie van werken etc). In de tweede plaats gaat het om investeringen in bedrijfsmiddelen zoals kantoormeubilair, kantoorautomatisering, het wagenpark etc. Vanwege het beheersmatige karakter kan bij het verstrekken van kredieten ten behoeve van niet-beleidsmatige investeringen een lichtere en dus snellere procedure worden gevolgd dan bij beleidsmatige investeringen. In de Voorjaarsnota 2005 is besloten om te gaan werken met verzamelkredieten. Een verzamelkrediet bestaat uit kleine en reguliere niet-beleidsmatige investeringen, die jaarlijks na het vaststellen van de begroting door de VV worden behandeld en vastgesteld.   

Investeringskredieten worden door de VV verstrekt met het doel om investeringsuitgaven mogelijk te maken. Doorgaans zijn investeringskredieten opgebouwd uit een voorbereidingskrediet (ten behoeve van de nadere onderbouwing van het uitvoeringskrediet) en een uitvoeringskrediet (ter bekostiging van de feitelijke investeringsuitgave). Met het oog op de kredietbewaking (uitgaven en inkomsten) dienen kredieten altijd bruto te worden aangevraagd en verstrekt. Dit wil zeggen dat subsidies en bijdragen van derden niet op voorhand van het krediet worden afgetrokken.

In overeenstemming met de comptabiliteitsvoorschriften betekent de opname van investeringsuitgaven in een door de VV vastgestelde meerjarenraming en/of investeringsbegroting niet automatisch dat voor de investeringen autorisatie wordt verleend. De voorschriften gaan er vanuit dat voor het uitvoeren van investeringsprojecten per voorgenomen investering een afzonderlijk besluit door de VV wordt genomen.

Voor de registratie van investeringskredieten en projecten zijn formulieren beschikbaar. De opdrachtgever die de budgetbevoegdheid van een toegekend investeringskrediet doormandateert of wijzigt, levert daarvoor het ingevulde formulier bij de adviseur van afdeling Administratie. De administratieve en financiële afhandeling en verwerking wordt verzorgd door de afdeling Administratie.

Omgaan met meevallen

Meevallers blijven in principe beschikbaar voor het betreffende project. De meevallers kunnen alleen worden ingezet om financiële tegenvallers van andere delen van het project op te kunnen vangen. Ofwel binnen een ‘raamplan’ mag tussen mee- en tegenvallers worden geschoven zolang de totale kredietruimte maar niet wordt overschreden. Bij tegenvallers buiten de totale kredietruimte (zie artikel 16, met meer dan 10%, dan wel € 100.000,-) wordt de VV hoe dan ook betrokken; er moet in dit geval immers aanvullend krediet bij de VV worden aangevraagd. Meevallers mogen niet gebruikt worden om extra voorzieningen binnen het project te realiseren of het project aan te passen. Dit moet altijd aan de VV worden voorgelegd.

In de praktijk zal de projectleider de eerste zijn die een mee- of tegenvaller signaleert. Als de gunning van een werk of dienst heeft plaatsgevonden, is duidelijk in hoeverre het beschikbare (deel-)krediet wordt over- of onderschreden. De projectleider dient zijn afdelingshoofd hierover te informeren. De projectleider is verantwoordelijk voor de bewaking van het totale krediet en voor de communicatie met de VV bij mee- of tegenvallers.

Inkoop en aanbestedingsbeleid 

De regels zoals op te nemen in de Rijnlands Inkoop- en Aanbestedingsstatuut 2005, welke momenteel aan de nieuwe organisatie wordt aangepast, staan de uiteengezette verantwoordelijkheid en het budgethouderschap niet in de weg. In tegenstelling tot de basisregels uit de budgethoudersregeling zijn de inkoop- en aanbestedingsregels wel gekoppeld aan maximale bedragen. Deze regels ten aanzien van werken, diensten en leveringen blijven onverminderd van kracht. Dit betekent in de praktijk dat een afdelingshoofd bijvoorbeeld een onderhandse aanbesteding voor een dienst van bijvoorbeeld € 15.000 (tussen € 10.000 en € 25.000) mag doen mits zijn budget het toelaat en dat hij daarbij gehouden is minimaal 2 offertes aan te vragen. Voor de details van het Rijnlands Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verwezen naar de betreffende statuut.

Jaarrekening

De budgethouder wordt ontslagen van zijn/haar verantwoordelijkheid voor een budget of krediet middels goedkeuring van de jaarrekening.