Besluit post- en archiefzaken van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

1.

De secretaris van het hoogheemraadschap is belast met het beheer van de bij het hoogheemraadschap berustende archief- en documentatiebescheiden en waarborgt de goede en veilige bewaring.

2.

Met machtiging van het dagelijks bestuur, kan de secretaris het beheer van bepaalde bescheiden overdragen aan een aan hem ondergeschikte ambtenaar of aan secretarissen van commissies.

1.

Alle ingekomen stukken, behoudens de in lid 3 te noemen stukken, worden dadelijk na ontvangst geregistreerd en van een kenmerk voorzien; per fax ingekomen stukken worden direct na ontvangst gekopieerd en overeenkomstig behandeld, behoudens de in lid 5 te noemen stukken. Niet geregistreerde ingekomen stukken mogen niet in behandeling worden genomen.

2.

Uitgaande en interne stukken worden op overeenkomstige wijze geregistreerd.

3.

Stukken van gering belang en stukken waarvan de inschrijving op andere wijze geschiedt, kunnen van registratie worden uitgezonderd, volgens regelen te stellen door de secretaris.

4.

De registratie dient zodanig te geschieden dat van elk in behandeling zijnd stuk de aanwezigheid en verblijfplaats kan worden vastgesteld, indien slechts bekend is één van de volgende gegevens: de inhoud, de datum, de afzender dan wel de geadresseerde, het kenmerk van de afzender en het registratienummer.

5.

Per fax ingekomen verzoeken om informatie door notariskantoren betreffende de omslag worden niet gefotocopiëerd danwel geregistreerd.

1.

De archiefbescheiden moeten zodanig worden gerangschikt dat alle stukken betreffende eenzelfde zaak worden samengevoegd in één dossier. Indien zulks ondoelmatig zou zijn kan voor elk daarvoor in aanmerking komend archiefbestanddeel een andere wijze van ordening worden bepaald.

2.

De ordening van de archiefbescheiden dient zodanig te zijn dat selectie ter vernietiging op eenvoudige wijze kan geschieden.

3.

De "Code voor de ordening van archieven van de waterschappen (1993-6)" dient als basis voor de ordening van de archiefbestanddelen.

1.

Door de registrator wordt aantekening gehouden van de uitlening van dossiers aan derden en wordt gecontroleerd of de uitgeleende dossiers tijdig worden terugbezorgd.

2.

Het lichten en terugplaatsen van de dossiers geschiedt door of in overleg met de registrator.

1.

De beheerder, als bedoeld in artikel 2, bevordert dat vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden plaatsvindt overeenkomstig de artikelen 2, 3 en 5 van het Archiefbesluit.

2.

Van de vernietiging wordt tevens aantekening gehouden in de dossierinventaris, en er wordt een verklaring van vernietiging opgemaakt.

1.

De beheerder bevordert dat de archiefbescheiden, met de daarbij behorende dossierinventaris, binnen de in de Archiefwet gestelde termijn naar de archief-bewaarplaats worden overgebracht.

2.

Afgesloten archiefgedeelten, die door de administratie niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd, worden (in overleg met de archivaris) overgebracht zodra dit mogelijk is.

1.

Deze regeling kan worden aangehaald als "Besluit post- en archiefzaken van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden".

2.

Dit besluit treedt in werking op de dag na de vaststelling.