Organisatie | Zaanstad |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Ondermandaatbesluit dienst Stad 2010 |
Citeertitel | Ondermandaatbesluit dienst Stad 2010 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Mandatering |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-04-2010 | 21-10-2010 | Onbekend | 18-03-2010 Gemeenteblad 2010, nr. 50. | Z/2010/66158 |
Ondermandaatbesluit dienst Stad 2010
De directeur ontleent zijn bevoegdheden aan de Organisatieverordening Zaanstad, het Algemeen Mandaatbesluit Zaanstad en bestuursbeslissingen op casus niveau. Aan de nader in dit besluit genoemde personen geeft hij toestemming om bij wijze van ondermandaat gebruik te maken van de in dit Ondermandaatbesluit genoemde bevoegdheden. Hij kan die bevoegdheden ook zelf blijven uitoefenen en/of dit Qndermandaatbesluit altijd direct wijzigen en of intrekken.
De ondergemandateerde blijft bij de uitoefening van de bevoegdheden binnen de kaders gesteld in de wet, het gemeentelijk beleid en de besluiten van het GMT en de directeur Dienst Stad.
Artikel 2; Mandaat, volmacht, machtiging
Voor de toepassing van deze regeling en de daarop berustende bepalingen worden met mandaat gelijkgesteld de verlening van:
Artikel 3; Ondertekeningsmandaat
Aan het ondermandaat is gekoppeld het Ondertekeningsmandaat om uit de toepassing van de bevoegdheden voortvloeiende correspondentie, besluiten en overeenkomsten te ondertekenen.
Artikel 4; Waarneming bij afwezigheid/vervanging
Degene die een andere functie waarneemt heeft op dat moment de bevoegdheden die aan die functie zijn verbonden. Elke waarneming wordt gemeld aan de primair ondergemandateerde.
Artikel 5; Ondertekeningsclausule
Bij gebruik van de in dit besluit genoemde bevoegdheden worden de stukken als volgt ondertekend:
namens burgemeester en wethouders van de gemeente Zaanstad,
<voorletters><naam functionaris>'
Deel C: Algemene bevoegdheden afdelingshoofden, programmamanagers en projectleider Stadhuis IGB
Het voeren van alle correspondentie ingevolge de bevoegdheden die men heeft op basis van het ondermandaat, zoals genoemd in dit besluit.
Het nemen van een besluit op een verzoek om informatie gericht aan het college van burgemeester en wethouders op basis van de Wet openbaarheid van bestuur.
Het vertegenwoordigen van de gemeente in onderhandelingen binnen de grenzen van het vastgestelde beleid en het beschikbare budget ook bij bedragen hoger dan € 50.000 (exclusief BTW). Hierbij geldt als voorwaarde dat aan de onderhandelingspartners tijdig schriftelijk wordt kenbaar gemaakt dat het onderhandelingsresultaat moet worden goedgekeurd door het college. Aan de afdelingshoofden wordt toegestaan om aan beleidsmedewerkers en procesmanagers een schriftelijke machtiging te verschaffen om onder dezelfde voorwaarden de gemeente te vertegenwoordigen in onderhandelingen.
Het goedkeuren, ondertekenen en uitbetalen van facturen voortvloeiende uit verplichtingen.
Het aanvragen van subsidies, rijksvergoedingen, bijdragen, uitkeringen en overige gelden evenals het verrichten van handelingen die in verband met het afleggen van verantwoording van (te) ontvangen gelden nodig zijn, dat tot een bedrag van € 50.000. Bij aanvragen waar andere afdelingen en/of diensten betrokken zijn en bij aanvragen waar cofinanciering wordt gevraagd is vooroverleg met de directeur een voorwaarde.
De subsidieaanvraag moet passen binnen het geldende beleid. Indien dit niet het geval is, is de uitsluitingsgrond van artikel 6 onder c van dit Ondermandaatbesluit van toepassing en is het college het bevoegde gezag.
Deel D: Speciale bevoegdheden afdelingshoofd Cultuur, Monumenten en Toerisme
Deel E: Speciale bevoegdheden afdelingshoofd Grondzaken
Afwijking Uitvoeringsregels Grondprijzen
Gebruikmaken van de afwijkingsmogelijkheden van de genoemde prijzen in de geldende Uitvoeringsregels Grondprijzen voor wat betreft stroken grond I tot en met III, gronden voor niet-commerciële en gronden voor maatschappelijke doeleinden. Hierbij wordt de voorwaarde gesteld dat het geëigende bevoegdheidsniveau wordt bepaald aan de hand van de berekening van de theoretische omvang van de transactie op basis van de vastgestelde richtprijzen.
Vertegenwoordiging in en buiten recht
De burgemeester van de gemeente Zaanstad;
De directeur van de dienst Stad aan te wijzen als persoon die namens de burgemeester de gemeente Zaanstad in en buiten rechte vertegenwoordigt, indien en voor zover het gaat om aangelegenheden de dienst Stad betreffende en de directeur blijft binnen de bevoegdheden die hij heeft krachtens het Algemeen Mandaat Besluit.
De beginselen van de rechtsstaat bepalen dat alle handelen van de overheid gebaseerd moet zijn op de wet. Bevoegdheden moeten c/us te herleiden zijn tot een wettelijke grondslag. Voor het handelen van de gemeenteraad, de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders vinden wij die grondslag in de Gemeentewet. Om het functioneren van de gemeente vooral praktisch te houden dragen de bestuursorganen veel alledaagse bevoegdheden via mandaat over aan ambtenaren. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (bestuursrechtelijke) besluiten te nemen. In dit besluit wordt h/ermee gelijkgeschakeld de volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en de machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen.
Het Algemeen Mandaatbesluit Zaanstad regelt het mandaat aan de gemeentesecretaris en de directeuren. Op hun beurt kunnen deze personen die bevoegdheden lager in de organisatie leggen op basis van zgn. ondermandaat. Daarover gaat dit besluit. Op basis van mandaat en ondermandaat gaat de verantwoordelijkheid niet over. Men mag de bevoegdheid uitoefenen namens de ander. Die ander blijft uiteindelijk (politiek) verantwoordelijk. Handel dus niet in strijd met de wet, gemeentelijk beleid, de voorwaarden in dit besluit of het fatsoen. Pleeg vooraf over/eg met de portefeuillehouder over zaken die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen. In geval van twijfel, over/eg dan met een collega of neem contact op met juridisch control.
Het Ondermandaatbesluit bestaat uit drie delen. Er is een algemeen gedeelte (artikel 1 t/m 7) dat geldt voor alle verleende ondermandaten. Daarnaast gelden er bepalingen (A t/m F) voor specifieke functionarissen aan wie bevoegdheden zijn gemandateerd. Ten slotte is er een besluit van de burgemeester waarin de bevoegdheid om de gemeente 'in en buiten rechte' te vertegenwoordigen wordt overgedragen.
Ondermandaat geschiedt namens de directeur van de dienst. De directeur ontleent zijn bevoegdheden aan het Algemeen Mandaatbesluit Zaanstad en de Organisatieverordening Zaanstad.
Een kenmerk van mandaat is dat de mandaatgever, in dit geval de directeur, altijd zelfstandig bevoegd blijft en het verleende ondermandaat kan intrekken.
Vanzelfsprekend dient de ondergemandateerde binnen de wettelijke-, beleidskaders en besluiten van het Gemeentelijk Management Team (GMT) en het Managementteam van de dienst (DMT) te blijven bij de uitoefening van de bevoegdheid.
Artikel 2: Mandaat, volmacht, machtiging
Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht/Awb). Bij een besluit gaat het om een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechthandeling.
Naast publiekrechtelijke rechtshandelingen bestaan er tevens privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke handeling te verrichten heet een volmacht. Onder een machtiging wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.
Er is door middel van artikel 2 een schakelbepaling opgenomen, zodat dit Ondermandaatbesluit voor al deze vormen van vertegenwoordiging geldt.
Artikel 3: Ondertekeningsmandaat
Bij mandaat zijn twee stappen te onderscheiden. Er is het beslissingsmandaat waarbij een functionaris de bevoegdheid krijgt overgedragen om een bepaald besluit te nemen, bijvoorbeeld het wel of niet verlenen van een vergunning. Daarnaast is er het Ondertekeningsmandaat, waarbij een functionaris de bevoegdheid krijgt om het genomen besluit te ondertekenen, in het voorbeeld het ondertekenen van de vergunning. Door middel van artikel 3 is het (beslissings)mandaat gekoppeld aan het Ondertekeningsmandaat, zodat de gemandateerde mag besluiten en ondertekenen. Bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals het aangaan van een overeenkomst, ligt dit iets gecompliceerder. Het college is immers bevoegd privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de gemeente aan te gaan. De ondertekening van bijvoorbeeld een overeenkomst dient echter op basis van artikel 171 van de Gemeentewet te geschieden door de burgemeester. Om dit te ondervangen is bij dit Ondermandaatbesluit een besluit gevoegd van de burgemeester. In dit besluit draagt de burgemeester de bevoegdheid over om de gemeente in en buiten rechte te vertegenwoordigen (bijvoorbeeld d.m.v. ondertekening) aan de directeur. De directeur mag deze bevoegdheid eveneens weer overdragen aan andere personen binnen de dienst (zie ook onderdeel C / overeenkomsten).
Artikel 4; Waarneming bij afwezigheid/vervanging
Er is een uitgebreide waarnemingsregeling opgenomen in dit besluit. Van belang is dat een waarnemer een in mandaat genomen besluit meldt aan de primair ondergemandateerde.
Artikel 5: Ondertekeningsclausule
De ondertekeningsclausule is integraal overgenomen uit het Algemeen Mandaatbesluit Zaanstad.
Indien zich een uitsluitingsgrond voordoet, dan geldt het Ondermandaatbesluit niet en kan het mandaat dus niet worden uitgeoefend. Dit betekent dat er een besluit nodig is van degene die de primaire bevoegdheid bezit, in casu het college en de directeur.
Er is voor gekozen om alle uitsluitingen die zijn genoemd in het algemene mandaatbesluit over te nemen in het Ondermandaatbesluit. Dit maakt het Ondermandaatbesluit zelfstandig leesbaar.
Dit Ondermandaatbesluit is op 13 april 2010 bekendgemaakt en is op 14 april 2010 inwerking getreden.
Het vervangt het eerdere Ondermandaatbesluit van de dienst Stad van 30 juni 2009. Andere specifieke mandaatbesluiten zijn niet ingetrokken en blijven gewoon van kracht.
Deel A; Bevoegdheden directeur
Verlening van mandaat betekent niet dat de mandaatgever zelf, in dit geval de directeur, de bevoegdheid niet meer zou mogen uitoefenen. Deze regel kan beschouwd worden als een wezenskenmerk van mandaat. Mandaat is immers een vertegenwoordigingsfiguur. (zie ook artikel 10:7 Awb)
Deel B: Bevoegdheden adjunct-directeur
De adjunct-directeur heeft dezelfde bevoegdheden ondergemandateerd gekregen als de afdelingshoofden en programmamanagers, aangevuld met de bevoegdheid om uitvoeringsovereenkomsten (BCF) aan te gaan en subsidies te verlenen indien het gaat om bedragen hoger dan € 50.000. Daarnaast mag de adjunct-directeur schulden kwijtschelden.
Deel C; Algemene bevoegdheden afdelingshoofden, programmamanagers en projectleider Stadhuis IGB
Bij het ondermandaat behoort tevens het voeren van correspondentie betreffende de bevoegdheden die men op basis van het ondermandaat heeft gekregen.
Burgers kunnen verzoeken om inzage in stukken. De Wet openbaarheid bestuur (Wob) en de Gemeentewet (artikel 25 en 55) bieden hiertoe het kader. De directeur van de dienst Stad heeft deze bevoegdheid ondergemandateerd aan de afdelingshoofden. Meer informatie over de Wob is te vinden op intranet (regels en procedures/interne regels en procedures/bestuurlijke besluitvorming B&W). Meer informatie is ook beschikbaar bij juridisch control.
Deze gemandateerde bevoegdheden zijn in vergelijking met het vorige Ondermandaatbesluit niet gewijzigd.
In dit Ondermandaatbesluit is gemandateerd de bevoegdheid tot het voorbereiden, aangaan, ondertekenen en uitvoeren van overeenkomsten binnen de voor het betreffende onderwerp toegekende budgetten en het vastgestelde inkoop- en aanbestedingenbeleid, tot een maximum van € 50.000 (exclusief BTW). Onder dit ondermandaat valt tevens het onderhandelen dat voorafgaat aan het sluiten van een overeenkomst.
Het aangaan van overeenkomsten met een waarde hoger dan € 50.000 (exclusief BTW) is een bevoegdheid van het college of de directeur. Het ondertekenen van dergelijke overeenkomsten is een bevoegdheid van de burgemeester. De burgemeester heeft deze bevoegdheid (zie ook artikel 3 van dit besluit) gemandateerd aan de directeur die op zijn beurt de bevoegdheid mag ondermandateren aan personen binnen de dienst. In dit Ondermandaatbesluit heeft dit als volgt vorm gekregen: indien het college of een directeur een besluit heeft genomen tot het aangaan van een overeenkomst met een waarde hoger dan € 50.000, dan mag ondertekening plaatsvinden door een afdelingshoofd. Uit de overeenkomst moet dan overigens wel blijken dat het besluit tot het aangaan van de overeenkomst door het college zelf is genomen (artikel 10:11 Awb).
In de praktijk worden er binnen de dienst door procesmanagers en beleidsambtenaren over allerlei zaken onderhandeld met derden. Het is belangrijk om hier structuur in aan te brengen en de bevoegdheden afdoende te regelen. De directeur mandateert door middel van dit besluit de afdelingshoofden en programmanagers om binnen de grenzen van het vastgestelde beleid en het beschikbare budget ook bij bedrag hoger dan € 50.000 (exclusief BTW) deze onderhandelingen te voeren. Hierbij wordt nadrukkelijk als voorwaarde gesteld dat aan de onderhandelingspartners tijdig schriftelijk wordt kenbaar gemaakt dat het onderhandelingsresultaat moet worden goedgekeurd door het college (onderhandelingsvoorbehoud).
Aan de afdelingshoofden wordt toegestaan om aan procesmanagers en beleidsmedewerkers een schriftelijke machtiging te verschaffen om onder dezelfde voorwaarden de gemeente te vertegenwoordigen in onderhandelingen. Deze machtiging moet in het dossier worden bijgevoegd zodat altijd blijkt dat er sprake is van rechtsgeldige vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Dit ondermandaat moet gelezen worden in relatie met de vigerende 'Budgethoudersregeling'.
Het verlenen, vaststellen en weigeren van subsidies geldt voor alle afdelingshoofden en programmamanagers. In de praktijk blijkt dat steeds meer afdelingen en programma's gebruik maken van het instrument van subsidieverlening.
Aan de afdelingshoofden en programmamanagers is ondergemandateerd de bevoegdheid tot het aanvragen van subsidies tot een bedrag van € 50.000 onder de voorwaarden dat indien er sprake is van cofinanciering of betrokkenheid van andere afdelingen/diensten er vooraf overleg met de directeur dient plaats te vinden. Het aanvragen van subsidie moet passen binnen het beleid. Is dit niet het geval, dan geldt de uitsluitingsgrond zoals genoemd in artikel 6 onder c van dit Ondermandaatbesluit en is het college bevoegd.
Deel D: Speciale bevoegdheden afdelingshoofd Cultuur, Monumenten en Toerisme
Het afdelingshoofd CMT heeft een aantal specifieke bevoegdheden gebaseerd op de Monumentenwet/- verordening ondergemandateerd gekregen. Vooruitlopend op de actualisering van de Monumentenverordening wordt de opvolger hiervan, de Erfgoedverordening, ook alvast genoemd in het Ondermandaatbesluit.
Deel E: Speciale bevoegdheden afdelingshoofd Grondzaken
In de "Uitvoeringsregels Grondprijzen" bestaat de mogelijkheid om in een aantal gevallen van de gestelde prijzen af te wijken. In de Uitvoeringsregels wordt tevens gesteld dat het ondermandaat een regeling bevat over het bevoegdheidsniveau bij toepassing van deze afwijkingen.
Deel F: Speciale bevoegdheden afdelingshoofd RO en Wonen
Het afdelingshoofd RO heeft een aantal specifieke bevoegdheden ondergemandateerd gekregen op het gebied van wonen en het stimuleren van funderingsherstel.
Deel G: Ondertekening en inwerkingtreding
Het Ondermandaatbesluit is bekendgemaakt op door middel van plaatsing in het Gemeenteblad. Op die datum is het Ondermandaatbesluit van 30 juni 2009 ingetrokken.
Vertegenwoordiging in en buiten rechte
Met de zinsnede "in en buiten rechte" wordt aangegeven dat de bevoegdheid zowel betrekking heeft op formele procesvertegenwoordiging ('in rechte') als op vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen ('buiten rechte').
De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente naar buiten toe. Het gaat hierbij om vertegenwoordiging van de gemeente als rechtspersoon doch niet om vertegenwoordiging van de gemeentelijke bestuursorganen. Het betreft dus slechts de gemeente als zodanig die door de burgemeester wordt vertegenwoordigd; in alle gevallen waarin gemeentelijke bestuursorganen op eigen titel aan het rechtsverkeer deelnemen, is artikel 171 Gemeentewet niet van toepassing.
De burgemeester is dus bevoegd om de gemeente Zaanstad in en buiten rechte te vertegenwoordigen. De burgemeester kan deze vertegenwoordiging opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon (artikel 171 Gemeentewet). In het bijgevoegde besluit "in en buiten rechte" heeft de burgemeester deze bevoegdheid overgedragen aan de directeur. Het wordt de directeur toegestaan om de vertegenwoordiging over te dragen aan een persoon binnen de dienst Stad.