| Organisatie | Waterschap Aa en Maas |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de bevoegdheden van het algemeen bestuur inzake de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen |
| Citeertitel | Archiefverordening van Waterschap Aa en Maas 2006 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening d.d. 01-01-2004.
De regeling is op 08-09-2007 gepubliceerd. De regeling treedt 8 dagen na bekendmaking in werking en werkt terug tot en met 01-06-2006.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 19-5-2006
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Brabants Dagblad, 08-09-2007 (Gebiedsdekkend)
Archiefwet 1995, art. 35, lid 1
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-09-2007 | 01-06-2006 | 01-01-2015 | nieuwe regeling | 19-05-2006 Brabants Dagblad, 08-09-2007 (Gebiedsdekkend) | Vergadering Algemeen Bestuur 19-05-2006 |
Het Algemeen Bestuur van waterschap Aa en Maas
gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van waterschap Aa en Maas d.d. 5 april 2006
gelet op artikel 35, eerste lid van de Archiefwet 1995
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de bevoegdheden van het algemeen bestuur inzake de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen.
Hoofdstuk II. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Het dagelijks bestuur doet tenminste éénmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de waterschapsarchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De waterschappen die deelnemen aan het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) blijven verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. De volgende taken en bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het BHIC:
Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.
Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de Archiefverordening van het BHIC waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
[Toelichting: De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. ]
[Toelichting: De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.]