Overheidsorganisatie | Waterschap Aa en Maas |
---|---|
Officiële naam regeling | Controleverordening van het waterschap Aa en Maas |
Citeertitel | Controleverordening van het waterschap Aa en Maas |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
De regeling werkt terug tot en met 01-01-2004.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit:
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Brabants Dagblad (Gebiedsdekkend), 23-01-2004
Waterschapswet, art. 108 lid 1
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
31-01-2004 | 01-01-2004 | 01-01-2009 | nieuwe regeling | 05-01-2004 Brabants Dagblad (Gebiedsdekkend), 23-01-2004 | Vergadering Algemeen Bestuur 05-01-2004 |
Het Algemeen Bestuur van het waterschap Aa en Maas;
gelezen het voorstel van de Voorbereidingscommissie van 17 december 2003;
gelet op artikel 108, eerste lid van de Waterschapswet;
B E S L U I T :
vast te stellen de volgende Controleverordening van het waterschap Aa en Maas.
Bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
A. Accountant (certificerend):
Een persoon zoals bedoeld in art 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Deze persoon is bevoegd tot het afgeven van een accountantsverklaring.
B. Accountantscontrole:
De accountant verricht controle op de boekhouding en administratie als vertrouwensman van het maatschappelijk verkeer en als vertrouwensman van de bedrijfsleiding. Op basis van de controle geeft de accountant een oordeel over de getrouwheid van de (financiële) informatie die door de onderneming of instelling naar buiten wordt gebracht.
C. Rechtmatigheid:
De formele en materiele juistheid van de administratieve verantwoording en het beheer van vermogenswaarden. Bij het aspect “formele juistheid” gaat het om de vraag of de (geadministreerde) handelingen zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheid van de handelende personen en overeenkomstig de daarvoor gegevenvoorschriften. Het aspect “materiele juistheid” slaat op de vraag of de administratie en de (administratieve) verantwoording overeenstemmen met de werkelijkheid.
De controle op de administratie en op het beheer van de vermogenswaarden alsmede het onderzoek naar de jaarrekening van het waterschap wordt opgedragen aan een , door het algemeen bestuur, te benoemen registeraccountant.
De controle op de administratie en op het beheer van de vermogenswaarden geschiedt zo dikwijls de registeraccountant dit wenselijk oordeelt.
De registeraccountant heeft de bevoegdheid van de bestuurders van het waterschap en van alle bij het waterschap werkzame ambtenaren de inlichtingen te vragen, die voor de uitvoering van zijn taak nodig zijn. Tevens heeft de registeraccountant ten behoeve van zijn werkzaamheden toegang tot alle ruimten en informatie van het waterschap.
In het verslag dat naar aanleiding van het onderzoek naar de jaarrekening wordt opgemaakt vermeldt de registeraccountant tevens zijn bevindingen over de vraag of de administratie en het beheer van de vermogenswaarden van het waterschap voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.
1. De registeraccountant zendt het verslag van de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden, alsmede het verslag van het onderzoek naar de jaarrekening aan het dagelijks bestuur.
2. Alvorens de in het eerste lid bedoelde verslagen te behandelen vraagt het dagelijks bestuur de financiële ambtenaar onverminderd de verantwoordelijkheid van de secretaris om de verslagen al dan niet na toevoeging van zijn commentaar voor gezien te tekenen.
3. Het dagelijks bestuur zendt de verslagen daarna met het daarbij door de financiële ambtenaar gemaakte commentaar, aan het algemeen bestuur.
4. Indien de financiële ambtenaar commentaar aan de verslagen heeft toegevoegd, deelt het dagelijks bestuur deze in afschrift mede aan de registeraccountant.
De administratie en het beheer van vermogenswaarden worden zodanig ingelicht, dat zij mede dienstbaar worden gemaakt aan de in deze verordening bedoelde controle.
Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2004.
De verordening wordt aangehaald als Controleverordening van het waterschap Aa en Maas.
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 5 januari 2004,
de griffier
drs. C.J.E. van Vlokhoven
de dijkgraaf,
drs. L.P.M. van den Berg
ALGEMEEN
Inleiding
Krachtens artikel 109 van de Waterschapswet (Staatsblad 199 1, 444) dienen de waterschappen een 'verordening met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden' (hierna: controle-verordening) vast te stellen. Om de waterschappen een handreiking te bieden bij het ontwerpen van de controleverordening, is in Unieverband een modelverordening ontworpen, welke integraal is overgenomen.
Artikel 109 van de Waterschapswet en de interpretatie die daaraan in de model-verordening is gegeven
Artikel 109 van de Waterschapswet, dat de verplichting tot het vaststellen van de controleverordening bevat, luidt:
1. Het algemeen bestuur stelt bij verordening regels vast met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden. De regels dienen onder meer te waarborgen dat de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de administratie en het beheer worden getoetst.
2. De regels, bedoeld in het eerste lid, voorzien onder meer in de aanwijzing van een of meer registeraccountants belast met het onderzoek van de rekening alsmede met het ter zake uitbrengen van een verslag, dat behalve de verklaring bij de rekening bevindingen bevat over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.
Artikel 109 van de Waterschapswet hangt nauw samen met artikel 108 van de wet, waarin wordt bepaald dat de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden zodanig moet worden opgezet, dat (mede) aan de eisen van controle wordt voldaan.
Artikel 109 geeft het raamwerk aan voor de door het algemeen bestuur vast te stellen controleverordening en is derhalve uitgangspunt geweest bij het onderwerpen van de verordening.
Het begrip controle kan in het algemeen worden omschreven met: 'het deskundig en kritisch toetsen van verschijnselen aan gestelde normen, waarbij beoordeeld wordt in hoeverre de getoetste verschijnselen aan deze normen voldoen'. In de Memorie van Toelichting van de Waterschapswet (TK 1986-1987, 19995. nr. 3) is te lezen dat de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding noodzakelijk is ter voorkoming van frauduleuze handelingen. Hierbij moet worden opgemerkt dat de controle niet primair geschiedt uit een wantrouwen ten aanzien van de gecontroleerde, maar juist om hem èn degene voor wie de toetsing van het gevoerde financieel beheer wordt uitgevoerd een waarborg te verschaffen dat de administratie en het beheer voldoen aan de gestelde normen. Bij overheidsorganisaties is controle op het financieel beheer extra belangrijk omdat bij die organisaties het beschikbaar stellen van de geldmiddelen en de besteding daarvan in de tijd zijn gescheiden èn omdat bij het beheer de belangen van anderen dan de beheerders (mede) zijn betrokken.
Het eerste lid van artikel 109 van de Waterschapswet bevat de eis waaraan de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden moet voldoen, namelijk dat er toetsing van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de administratie en het beheer dient plaats te vinden. Op de inhoud van de begrippen rechtmatigheid en doelmatigheid wordt in de wet en de Memorie van Toelichting niet ingegaan. Omdat de begrippen van wezenlijk belang zijn voor de wijze waarop de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden dient te geschieden, zijn zij in het kader van het ontwerp van deze verordening nader omschreven. Het onderstaande is ontleend aan de Memorie van Toelichting van de nieuwe Gemeentewet (TK 1985-1986, 19403, nr. 3).
Het doel van de toetsing van de rechtmatigheid is het vaststellen of de administratieve verantwoording en het beheer van vermogenswaarden al dan niet juist zijn. Het begrip 'juist' kent twee aspecten die tezamen het begrip rechtmatigheid dekken, namelijk de formele juistheid en de materiële juistheid. De toetsing van de formele juistheid betreft de vraag of de geadministreerde handelingen zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheid van de handelende personen en overeenkomstig de daarvoor gegeven voorschriften. Toetsing van de materiële juistheid heeft betrekking op de vraag of de administratie en de administratieve verantwoording overeenstemmen met de werkelijkheid en op de eis dat het beheer van vermogenswaarden ordelijk en controleerbaar moet zijn vormgegeven.
Toetsing van de doelmatigheid slaat op de vraag of het dagelijks bestuur, binnen het kader van het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid, een zo doelmatig mogelijk beheer heeft gevoerd. Het begrip doelmatig wordt hierbij gedefinieerd als 'de mate waarin de te leveren prestaties bij gegeven doelstelling met inzet van zo weinig mogelijk middelen zijn bereikt'. Om een zo doelmatig mogelijk beheer te kunnen voeren, zal het dagelijks bestuur een aantal organisatorische maatregelen nemen. Een voorbeeld hiervan is regelmatige meting en toetsing van de effecten van het gevoerde beheer, waartoe onder meer registratie van de door het waterschap geleverde prestaties dient plaats te vinden. De doelmatigheidsaspecten krijgen in de accountantscontrole gestalte door toe te zien op de maatregelen die het dagelijks bestuur heeft getroffen ter verzorging van een doelmatig beheer.
Interne en externe controle
De controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden kan worden onderscheiden in interne controle en externe controle.
Interne controle
Bij een waterschap wordt onder interne controle verstaan de controle welke in opdracht en ten dienste van het dagelijks bestuur door eigen functionarissen van het waterschap geschiedt om de verantwoording voor het financieel beheer en de administratieve verwerking daarvan overeenkomstig de doelstellingen en regels te kunnen dragen. Het doel van de interne controle is het verkrijgen van zekerheid over de rechtmatigheid en doelmatigheid van handelingen en werkzaamheden.
In tegenstelling tot de externe controle leent de interne controle zich nauwelijks voor vastlegging in een verordening. Een goede interne controle dient vooral tot stand te worden gebracht door een juiste regeling van de organisatie van het financieel beheer en dient derhalve via de 'verordening met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden’ te worden aangebracht. Deze verordening dienen de waterschappen ingevolge artikel 108 van de Waterschapswet vast te stellen.
De interne controle is er op gericht om in elke handeling of werkzaamheid een controlerend element te leggen, zodat daarmee direct of indirect controle wordt uitgeoefend op één of meer andere handelingen. De uitoefening van deze controle verzekert een juiste verslaglegging in de administratie en een objectieve berichtgeving. De basisgegevens in de administratie en de verwerking daarvan vormen het uitgangspunt voor het nemen van veel beslissingen en voor het uitoefenen van controle op het waterschapsgebeuren. Gelet hierop moet de interne controle in beginsel overal aanwezig zijn, niet zozeer in de vorm van een speciaal daarvoor aangewezen functionaris die op elke handeling toeziet, maar juist in de handeling zelf.
Maatregelen die kunnen worden genomen teneinde een gedegen interne controle tot stand te brengen zijn onder andere:
- functiescheiding tussen het beheer, de administratie en de bewaring van gelden;
- voorafgaande fiattering van betalings- en inningsstukken;
- bevordering van het giraal geldverkeer;
- verantwoord ontworpen procedures.
Een goede interne controle is een voorwaarde voor de uitoefening van de externe controle.
Externe controle
De onderhavige verordening is met name gericht op de externe controle. Het begrip 'externe controle' wordt wel omschreven als: 'het zelfstandig, onafhankelijk van de te controleren personen en organen, deskundig onderzoek naar de formele, de materiële en bedrijfseconomische juistheid van het financieel beheer'. De externe controle heeft twee functies, namelijk een signalerende en een certificerende functie.
De signalerende functie van de externe controle betreft het opsporen en aangeven van onjuistheden, onvolkomenheden en ontwikkelingen in het financieel beheer. Het doel van deze functie is uiteindelijk het aanbrengen van besturing en (waar nodig) verbetering van het financieel beheer.
De certificerende functie (certificeren = officieel, op ambtseed verklaren) omvat de oordeelsvorming omtrent de getrouwheid van de verantwoording. Deze mondt uit in de accountantsverklaring, welke aangeeft dat de in de verantwoording (financiële administratie en jaarrekening) vervatte informatie juist, volledig en geschikt tot oordeelsvorming is. De accountantsverklaring is niet alleen binnen de organisatie van belang maar ook naar buiten toe, met name tegenover "en die belang hebben bij het beheer van de betreffende organisatie. De certificerende functie van de externe controle is dan ook vooral van maatschappelijke aard.
De inhoud en het doel van de externe controle brengen met zich mee dat dit zelfstandig en onafhankelijk van te controleren huishouding en haar organen, en derhalve door externe controleurs, gebeurt. Uiteraard dienen de externe controleurs aan bepaalde eisen van deskundigheid te voldoen. In artikel 109 van de Waterschapswet wordt bepaald dat de externe controle bij waterschappen slechts door registeraccountants mag worden uitgevoerd. Deze bepaling waarborgt de deskundigheid van de externe controleur(s).
Reeds eerder werd aangegeven dat de externe controle zich richt op het vaststellen van:
- de formele juistheid, dat wil zeggen de vraag of de verrichte beheerhandelingen zijn gedaan door bevoegden en
overeenkomstig de gestelde regels;
- de materiële juistheid, dat wil zeggen de vraag of de verantwoording in kas, (financiële) administratie en jaarrekening
overeenstemt met de werkelijkheid en de vraag of het beheer van vermogenswaarden ordelijk en controleerbaar is
georganiseerd;
- de bedrijfseconomische juistheid dat wil zeggen de vraag of het financieel beheer in overeenstemming is met de eis
van doelmatigheid.
De onderhavige verordening geeft antwoord op de volgende vragen met betrekking tot de externe controle:
- wat is onderworpen aan de externe controle?
- aan wie moet de externe controle worden opgedragen?
- welke rechten en verplichtingen hebben controleur en de gecontroleerde ten opzichte van elkaar?
- hoe en aan wie moet over de controle worden gerapporteerd?
- wat gebeurt er met de rapportages van de externe controles?
Naast de externe controle door de registeraccountant van het waterschap staat de controle die gedeputeerde staten krachtens artikel 108, vierde lid, van de Waterschapswet kunnen uitoefenen. Deze bevoegdheid geeft gedeputeerde staten de mogelijkheid om in daartoe aanleiding gevende gevallen zelf een onderzoek naar de financiële administratie en het financieel beheer van een waterschap in te stellen, bijvoorbeeld bij het klaarblijkelijk falen van de externe controle of in het geval van vermoedens van fraude. Het spreekt voor zich dat gedeputeerde staten slechts in uitzonderingsgevallen van deze bevoegdheid gebruik zullen maken.