CVDR271637_1Archiefverordening Waterschap Zuiderzeeland 2005nlregelingWaterschap Zuiderzeeland2006-01-18Waterschap ZuiderzeelandFlevopost, 07-12-2005ArchiefverordeningArchiefwet 1995, art.56Waterschapswet, art. 56algemeen bestuurbestuur en recht2005-10-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2006-01-182004-02-012017-07-01nieuwe regelingSB.529bestuur – waterschappenGeenGeenDatum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 25-10-2005Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: -Archiefverordening Waterschap Zuiderzeeland 2005De Algemene Vergadering van Waterschap Zuiderzeeland;gelezen het voorstel van het college van Dijkgraaf en Heemraden d.d. 12 oktober 2005 met nummer 2005100487gelet op de artikelen 2, 5 en 6 van de Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land; gelet op artikel 56 van de Waterschapswet ;B E S L U I T :vast te stellen de navolgende ARCHIEFVERORDENINGbetreffende de zorg van het college van D&H van het waterschap Zuiderzeeland voor de archiefbescheiden van het waterschap en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.VerordeningHOOFDSTUK I: Algemene bepalingenArtikel 1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a. de wet: de Archiefwet 1995;b. de regeling: de gemeenschappelijke regeling van Erfgoedcentrum Nieuw Landc. waterschap: het overheidsorgaan, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wetd. de archiefbewaarplaats: de door het bestuur van Erfgoedcentrum Nieuw Land aangewezen archiefbewaarplaats;e. beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;f. beheerseenheid: een door het college van D&H van het waterschap als zodanig aan te wijzen organisatie- onderdeel;g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden geregistreerd, geraadpleegd, vervaardigd, bewerkt en gearchiveerd;h. archiefbescheiden: bescheiden, bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet;i. documentaire verzamelingen: uit cultureel en historisch oogpunt gevormde complementaire collecties;j. selectielijsten: de lijsten, bedoeld in artikel 5 van de wet.Hoofdstuk II: De aanwijzing van de archiefbewaarplaatsArtikel 2De in artikel 31 en 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt inErfgoedcentrum Nieuw Land, Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad.Hoofdstuk III: Het beheer van de archiefbewaarplaatsArtikel 3De waterschapsarchivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel 4Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verstrekken de medewerkers van Erfgoedcentrum Nieuw Land desgevraagd inlichtingen betreffende de aanwezigheid van informatie in archieven in de door de waterschapsarchivaris beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van het waterschap. De medewerkers van het Erfgoedcentrum Nieuw Land verstrekken daaruit op verzoek van medewerkers van het Waterschap Zuiderzeeland gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door de medewerkers van het Erfgoedcentrum Nieuw Land worden gecollationeerd en geauthentiseerd.Artikel 5Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, zijn de medewerkers van Erfgoedcentrum Nieuw Land bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en documentaire verzamelingen van het Waterschap Zuiderzeeland. Zij verstrekken daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hen worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Artikel 61. De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de medewerkers van het studiecentrum van Erfgoedcentrum Nieuw Land verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens de tarieven van Erfgoedcentrum Nieuw Land.2. Is de verzoeker deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling en genoodzaakt originele archiefbescheiden voor bestuurlijke processen in te zien, dan wordt in overleg vastgesteld of digitaal toezenden mogelijk en wenselijk is. Indien digitale toezending onmogelijk is, gezien omvang of kwaliteit van de bescheiden, dan wordt beoordeeld of raadpleging in Studiecentrum Erfgoedcentrum Nieuw Land een optie is. Dit zou vanwege een goede zorg voor de statische archieven te prefereren zijn boven het ‘uit huis plaatsen’ van archiefbescheiden. Indien raadpleging in Studiecentrum Nieuw Land onmogelijk is, worden de archiefbescheiden volgens schriftelijk vast te leggen afspraak over de duur van de ‘uithuisplaatsing’ bezorgd bij het waterschap. Desgevraagd worden de bescheiden tegen kostprijs afgeleverd binnen 24 uur gedurende werkdagen.Diensten verricht door Erfgoedcentrum Nieuw Land voor deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling, die vallen buiten de standaarddienstverlening conform de regeling, worden na overeenkomst in rekening gebracht. Artikel 7Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, draagt de waterschapsarchivaris er zorg voor, dat van de archieven en documentaire verzamelingen overeenkomstig hun wetenschappelijke, historische en culturele waarde gebruik wordt gemaakt door middel van (web-)publicatie, tentoonstelling en educatie.Artikel 8Erfgoedcentrum Nieuw Land stelt in zijn bezoekersreglement voorschriften vast voor het gebruik van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire collecties.Artikel 9Het bestuur van Erfgoedcentrum Nieuw Land brengt, conform artikel 20, derde lid van de regeling, eenmaal per jaar in het jaarverslag verslag uit aan het college van D&H van het waterschap over het door haar gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.Hoofdstuk IV: De zorg voor de archiefbescheidenArtikel 10Het college van D&H van het waterschap draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten voor die bescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel 11Het college van D&H van het waterschap draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerseenheden en de beheerders.Artikel 121. Het college van D&H van het waterschap draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van het waterschap die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.2. Het bestuur van Erfgoedcentrum Nieuw Land is verantwoordelijk voor de aanstelling van een waterschapsarchivaris en voldoende deskundig personeel om de werkzaamheden te kunnen verrichten die verbonden zijn aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van het waterschap die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel 131. Het college van D&H van het waterschap draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte bescheiden voldoende is gewaarborgd.2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel 14Het college van D&H van het waterschap draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel 15Het college van D&H van het waterschap stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van het waterschap die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.Artikel 161. Het college van D&H van het waterschap ontwerpt selectielijsten, waarin wordt aangegeven, welke archiefbescheiden voor vernietiging en welke voor blijvende bewaring in aanmerking komen.2. Bij het ontwerpen van selectielijsten worden tenminste de waterschapsarchivaris en de provinciaal archiefinspecteur betrokken.3. De selectielijsten worden vastgesteld voor de duur van ten hoogste 20 jaar.Artikel 17Het college van D&H van het waterschap doet tenminste eenmaal per jaar aan de Algemene Vergadering van het waterschap verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Zij overleggen daarbij het jaarverslag dat door het bestuur van Erfgoedcentrum Nieuw Land aan hen is uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, zoals bedoeld in artikel 9 van deze verordening.Hoofdstuk V: Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel 18De waterschapsarchivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.Artikel 19De waterschapsarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel 201. De beheerders verstrekken aan de waterschapsarchivaris of aan degenen die namens hem met het toezicht zijn belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van hun taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2. De waterschapsarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel 21De waterschapsarchivaris doet van haar bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien zij hiertoe aanleiding vindt, aan het college van D&H van het waterschap. Zij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel 22De waterschapsarchivaris wordt tijdig betrokken bij planning en uitvoering van tenminste de onderstaande zaken:a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;b. bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.Slot- en overgangsbepalingen1. Deze verordening treedt in werking zes weken na de dag van bekendmaking en werkt terug tot en met het van kracht zijn van de gemeenschappelijke regeling van 6 november 2003.2. Deze verordening kan worden aangehaald als “Archiefverordening Waterschap Zuiderzeeland 2005”. Op de datum van inwerkingtreding van de Archiefverordening Waterschap Zuiderzeeland 2005 wordt de Archiefverordening Waterschap Zuiderzeeland 2000 ingetrokken. 3. Aldus vastgesteld door de Algemene Vergadering van het waterschap in zijn openbare vergadering van 25 oktober 2005.Lelystad, 25 oktober 2005De Algemene Vergadering voornoemd,de secretaris-directeur,ir. J.B. van der Veen.de dijkgraaf,mr.ir. H.L. TiesingaToelichtingRegelgeving op het gebied van archiefbescheiden van overheidsorganenHet belang van regelgeving is dat wat met de regels wordt beoogd ook wordt gerealiseerd. Dit vraagt om een duidelijke omschrijving van hetgeen wordt verlangd. Naast deze duidelijkheid moeten de regels ook toegankelijk zijn. Een goede toegankelijkheid is nog geen zekerheid dat de desbetreffende informatie, in dit geval de toepassing van regelgeving omtrent het beheer van archiefbescheiden, goed wordt nageleefd. In deze als complex geschetste maatschappij is soms meerdere regelgeving vanuit een andere invalshoek op hetzelfde onderwerp van toepassing. Dit maakt het er voor hen die met de toepassing van regels zijn belast niet gemakkelijker op de regels na te kunnen leven.Een onderwerp dat voor wat betreft de regelgeving ogenschijnlijk geheel op zichzelf staat, is het beheer, ordenen en toegankelijk maken van archiefbescheiden van overheidsorganen. De meest in het oog springende regelgeving hiervoor is de Archiefwet 1995, het hierbij behorende Archiefbesluit 1995 en de drie Ministeriële regelingen van 2001, die een nadere uitwerking zijn van de artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit. Het betreft de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.Maar er is meer regelgeving voorhanden die op voornoemd onderwerp betrekking heeft. Genoemd kunnen worden: het Burgerlijk Wetboek, de Algemene wet bestuursrecht, de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, de Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet openbaarheid van bestuur, de Auteurswet, de Comptabiliteitswet, de Politiewet, de Wet op het Notarisambt, het Europees verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden, enzovoorts.Met al deze regels èn met de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Ministeriële regelingen van 2001 in het bijzonder, dienen zij die zich bezig houden met beheer, ordening en toegankelijk maken en houden van archiefbescheiden van de overheid, rekening te houden.De Archiefverordening waterschap 2005De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad en het waterschapsbestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van D&H van het waterschap draagt voor de archieven van het waterschap en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Hoofdstuk IV bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.Ondanks het feit dat deze verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer daarvan op dezelfde wijze.Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.Toelichting artikelenArtikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen opgenomen of uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2 Voor de fusie berustte de aanwijzingsbevoegdheid bij het college van D&H van het waterschap, op grond van artikel 31van de Archiefwet 1995. In de Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, artikel 5, tweede lid, onderdeel a, is deze bevoegdheid echter toebedeeld aan het bestuur van Erfgoedcentrum Nieuw Land, waarvan een vertegenwoordiger namens de vier deelnemende gemeenten en het waterschap deel uitmaakt. Artikel 7 De wet regelt de passieve openbaarstelling van de archieven. Deze verordening regelt complementair de actieve openbaarstelling van archieven en documentaire collecties.Artikel 8 De voorschriften aangaande het gebruik van alle in de archiefbewaarplaats van Erfgoedcentrum Nieuw Land berustende bescheiden, dus ook voor de bescheiden van het waterschap Zuiderzeeland zijn vastgelegd in het Bezoekersreglement Studiecentrum Erfgoedcentrum Nieuw Land, dat ook als zodanig wordt aangehaald. Dit bezoekersreglement is op 24 mei 2005 officieel vastgesteld.Artikel 10 De Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige eisen en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13, vierde lid, is op grond van het koninklijk besluit van 8 augustus 2001, Stb. 2001, 381 op 24 augustus 2001 in werking getreden (artikel 24, tweede lid, Archiefbesluit 1995).Artikel 11 De aanwijzing van beheerseenheden en beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 15 te stellen voorschriften (Besluit Informatiebeheer van het Waterschap Zuiderzeeland 2005).Artikel 13 De Regeling duurzaamheid archiefbescheiden stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid, is op grond van het koninklijk besluit van 8 augustus 2001, Stb. 2001, 381 op 24 augustus 2001 in werking getreden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).Artikel 14Dit artikel is gebaseerd op artikel 30, tweede lid van de wet. Artikel 15 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer van het waterschap Zuiderzeeland 2005. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden voorschriften gegeven in hoofdstuk IV van deze verordening.Artikel 16 Er is een selectielijst voor waterschapsarchieven. Momenteel wordt door een UvW werkgroep gewerkt aan een nieuwe selectielijst.Artikel 17 Het bestuur van Erfgoedcentrum Nieuw Land zorgt ervoor dat het college van D&H van het waterschap elk jaar een exemplaar van het jaarverslag van Erfgoedcentrum Nieuw Land ontvangen. In dit jaarverslag legt het bestuur verantwoording af van het door hem gevoerde beheer van de overgebrachte archiefbescheiden.Artikel 18 De verslaglegging door de waterschapsarchivaris geschiedt in een separaat verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.Artikel 20 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term ‘archiefbescheiden’. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie kan worden opgevraagd. Ondanks de ruimere betekenis van ‘archiefbescheiden’ kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als ‘beheer’. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 47e.v. van de Algemene wet inzake de rijksbelastingen. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.Artikel 21 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.