| Overheidsorganisatie | Waterschap Hollandse Delta |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Regeling betreffende de zorg van het college van dijkgraaf en heemraden voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats(en), het beheer daarop en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor ... |
| Citeertitel | Archiefverordening waterschap Hollandse Delta 2005 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
De volledige officiële titel van deze verordening luidt 'Regeling betreffende de zorg van het college van dijkgraaf en heemraden voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats(en), het beheer daarop en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats'.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 30-11-2006
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Onbekend
Archiefwet 1995, art. 35, lid 1, 36 en 37, lid 1
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 30-11-2006 | 01-01-2005 | 07-12-2013 | nieuwe regeling | 30-11-2006 Onbekend | B0601345 |
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet: de Archiefwet 1995;
b. waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel l, onder b van de wet, voor zover behorend tot het waterschap;
c. de archivaris: de gemeentearchivaris van Rotterdam;
d. de archiefbewaarplaats: de door de verenigde vergadering overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
e. beheerder(s): degene(n) die volgens artikel 4 is (zijn) belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
f. beheerseenheid: een door het college van dijkgraaf en heemraden als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de als zodanig aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam aan de Hofdijk no. 651 te Rotterdam.
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige ruimte, bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden van het waterschap, voor zover deze bescheiden niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, een en ander overeenkomstig de daaraan bij wet gestelde eisen.
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s) van deze ruimte(n).
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Het college van dijkgraaf en heemraden draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college van dijkgraaf en heemraden stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast, gehoord de commissie Middelen, Bestuurlijke Zaken en Handhaving (MBH).
Het college van dijkgraaf en heemraden doet elke twee jaar aan de verenigde vergadering verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet.
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van het waterschap en andere voor het waterschap van belang zijnde verzamelingen, als waren het archiefbescheiden, volgens de voorwaarden gesteld in een daartoe met het bestuur van de gemeente Rotterdam gesloten overeenkomst.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van het waterschap en hij verstrekt daaruit op verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen volgens de voorwaarden gesteld in een daartoe met het bestuur van de gemeente Rotterdam gesloten overeenkomst.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Voor de te verrichten werkzaamheden en diensten als bedoeld in artikel 12 worden de kosten in rekening gebracht conform de regels gesteld door het bestuur van de gemeente Rotterdam, als zijnde gericht op de archieven van de gemeente Rotterdam.
De archivaris brengt elke twee jaar verslag uit aan het college van dijkgraaf en heemraden over het door hem gevoerde beheer van de archiefbescheiden van het waterschap.
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, ongeacht hun hoedanigheid, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college van dijkgraaf en heemraden. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college van dijkgraaf en heemraden een voorstel te doen tot:
a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b. bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De archivaris brengt elke twee jaar verslag uit aan het college van dijkgraaf en heemraden over hetgeen door hem is verricht ten aanzien van het uitoefenen van de toezicht.
Door de inwerkingtreding van deze verordeningen komen de archiefverordeningen van de waterschappen De Brielse Dijkring, Goeree-Overflakkee, De Groote Waard, IJsselmonde en Zuiveringsschap Hollandse Eilanden en Waarden te vervallen.
Deze verordening treedt in werking met ingang van l januari 2005.
Deze verordening wordt aangehaald als 'Archiefverordening waterschap Hollandse Delta 2005'.
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 267 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de verenigde vergadering te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het college van dijkgraaf en heemraden draagt voor de archieven van de waterschapsorganen, het beheer van de archieven overgebracht naar de aangewezen archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is evenals wet en besluit niet alleen van toepassing op klassieke papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, andere informatiedragers, waaronder de digitale.
Hoofdstuk 3 bevat een uitwerking van het begrip 'zorg', dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd.
Wat dient te worden verstaan en begrepen onder 'voldoende en doelmatige archiefruimten' (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.
Aan de aanwijzing van de archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam ligt een afzonderlijke met het bestuur van de gemeente Rotterdam gesloten overeenkomst ten grondslag.
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Ster. no. 180 d.d. 18 september 2001 verbeterd in no. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten dienen te voldoen.
De aanwijzing van de beheerder(s) is opgenomen in de op grond van artikel 8 vast te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer Waterschap Hollandse Delta 2006.
De ministeriële Regeling Duurzaamheid archiefbescheiden (Ster. no. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne (opgemaakte) stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel moet dit als onjuist worden geacht. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan genoemde regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft immers als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Waterschap Hollandse Delta 2005. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden voorschriften gegeven in de Archiefverordening, omdat de archivaris door de verenigde vergadering wordt aangesteld.
Binnen één zittingsperiode (vier jaren) verneemt de verenigde vergadering aldus wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbescheiden op, maar schept geen regeling ten aanzien van andere verzamelingen. Dit artikel beoogt tevens het beheer vanuit de cultureel en historisch oogpunt gevormde verzamelingen.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Dit artikel regelt complementair dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van 'archiefbescheiden' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als 'beheer'. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen
52 van de Algemene wet inzake Rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.