CVDR271535_1Regeling betreffende het beheer van documenten van de waterschapsorganen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Rijn en IJsselnlregelingWaterschap Rijn en IJssel1997-02-14Waterschap Rijn en IJsselOnbekend.Besluit informatiebeheer Rijn en IJsselOnbekend.dagelijks bestuurbestuur en recht1997-02-06De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht1997-02-142018-12-28nieuwe regelingOnbekend.bestuur – waterschappenGeen.De bekendmaking is niet te achterhalen.Regeling betreffende het beheer van documenten van de waterschapsorganen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Rijn en IJsselVolledige tekst Besluit informatiebeheer Rijn en IJsselI -Algemene bepalingen1Dit besluit verstaat onder: a. wet: Archiefwet 1995;b. Archiefverordening: de in de artikel
35 eerste lid, en 37, tweede lid, van de wet bedoelde
verordening (Archiefverordening Rijn en IJssel);c. documenten: de in artikel 1, sub c,
van de wet bedoelde, daarvoor in aanmerking komende
archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar
de archiefbewaarplaats;d. beheer van documenten: het treffen
van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig
zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te
brengen en te bewaren;e. informatiebestand: documenten,
waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is of
met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden; f. informatievoorzieningen: het geheel
van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer
van informatiesystemen en documenten.Hoofdstuk II – VerantwoordelijkheidArtikel 2Als beheerder wordt in verband met dit besluit het hoofd van het
organisatieonderdeel Unit Interne Zaken aangemerkt.Artikel 3De beheerder is belast met het geheel van de informatievoorziening
voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van
documenten, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.Artikel 4De beheerder kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit
mandateren aan een of meer medewerkers.Artikel 5 De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van
documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt
dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of
krachtens de wet gestelde eisen. Artikel 6 De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen
of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of
krachtens de wet gegevens regels betreffende selectie en
vernietiging worden toegepast.Artikel 7Van in aanmerking komende documenten, waarvan één exemplaar wordt
verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut. Artikel 8De beheerder draagt, voor zover van toepassing, zorg voor de
opstelling van procedures voor digitaal berichtenverkeer, ingekomen
en uitgaande post en intern postverkeer, rekening houdend met de bij
en krachtens de wet gestelde eisen.Identificering van documentenArtikel 9 1. De beheerder draagt er zorg voor,
dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende
informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of
opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het
document betrekking heeft, wat de status en het
ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie
een exemplaar ervan is verzonden.2. Ten aanzien van documenten dienen
kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat zij met behulp
daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.3. Het eerste en het tweede lid hebben
geen betrekking op documenten die niet benodigd zijn in het
kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of
die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden
opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met
de communicatie met de burger.Artikel 10De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee
de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden
bewaakt. Ordening en toegankelijkheid van documentenArtikel 11De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande
documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden
gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een
doelmatige en doeltreffende systematiek.Artikel 12De beheerder ziet erop toe, dat van informatiebestanden een
inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de
informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden
gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.Artikel 13Uit de in het vorig artikel beschreven inventaris blijkt te allen
tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden
of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of
vervreemd. Hoofdstuk III - Beheer van documentenBewaring van documentenArtikel 14De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande
documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden
bewaard.Artikel 15De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de
archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij
of krachtens de wet gestelde eisen.Beveiliging en raadpleging van documentenArtikel 16De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke
mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor
het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging
van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in
aanmerking komen.Artikel 17De beheerder laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn
beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle
uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van
documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de
beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de
betreffende aangelegenheden, en aan andere functionarissen na
verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.Artikel 18Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen,
tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.Artikel 191. De beheerder draagt zorg voor de
geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende
documenten.2. Raadpleging en uitlening van
documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn
onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur
slechts toegestaan aan die functionarissen van de
beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van
de betreffende aangelegenheid.3. De beheerder draagt er zorg voor,
dat de in het eerste lid genoemde functionarissen aan degenen
aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is
opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm
van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen ten minste
eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van
de betreffende documenten noodzakelijk is.4. Aan het verlenen van toestemming
als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur
voorwaarden verbinden.Selectie en vernietiging van documentenArtikel 20 1. De beheerder zorgt voor het in een
zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor
bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en
krachtens de wet gegeven voorschriften.2. Ingeval van selectie voor
vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat
de bewaartermijn aangeeft.3. Van deze bewaartermijn wordt
tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde
inventaris.Artikel 21De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te
gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare
documenten met inachtneming van de geldende selectielijst.Overbrenging van documentenArtikel 22Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet
wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen
documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor
raadpleging, overgebracht.Hoofdstuk IV – Slotbepaling Artikel 23Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit informatiebeheer Rijn en
IJssel.Toelichting op het Besluit informatiebeheer Rijn en IJsselHet Besluit informatiebeheer Rijn en IJssel is gebaseerd op artikel 8
van de Archiefverordening Rijn en IJssel. Met dit besluit wordt beoogd
de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het
in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van
documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op
digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is
gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het
beheer, de archiefvorming en archiefordening en inzake het beheer van
documenten.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Sub c De wet definieert archiefbescheiden als volgt:
bescheiden, ongeacht hun vorm, door
de overheidsorgaan ontvangen of opgemaakt en naar hun aard
bestemd daaronder te berusten;
bescheiden, ongeacht hun vorm, met
overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door
instelling of personen, wier rechten of functies op enige
overheidsorgaan zijn overgegaan;
bescheiden, ongeacht hun vorm, welke
ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen
of personen dan wel uit anderen hoofde in een
archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
reprodukties, ongeacht hun vorm,
welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de
onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van
het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd.
De aanduiding "ongeacht hun vorm" duidt erop dat alle vormen van
vastlegging van informatie, hetzij schriftelijk, digitaal op
beeld- of geluidsdrager of anderzijds, archiefbescheiden zijn.
Sub e en f
Informatiebestand en informatievoorzieningen: definitie van deze
begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke
aspecten van digitale documenten regels te stellen.
Artikel 2Het waterschap Rijn en IJssel kent centraal archiefbeheer. Er is een
beheerseenheid: de Unit Interne Zaken. Er kunnen op
gedeconcentreerde plekken wel archiefdelen bijgehouden worden, maar
deze vallen onder de verantwoordelijkheid van de beheerder.Artikel 5Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in
artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 (Ab 1995)
bedoelde ministeriële regeling.Artikel 6De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is
specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin
selectie en vernietiging dikwijls in de systemen zijn ingebouwd,
zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en
vernietiging rekening te houden.Artikel 7Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de
expeditie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal
uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale
omgeving te worden nagevolgd. Artikel 8De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten,
omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende
werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de
technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen
kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de
procedures.Artikel 9In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit
artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te
vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende
technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de
noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve
karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke
uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.Artikel 10De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten,
omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende
werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de
technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen
kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de
procedures.Artikel 11In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft
dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering
van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de
voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol.
De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend
dient te geschieden door de beheerder.Artikelen 12 en 13De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is
specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden.
Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een
dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal
bewaarde informatiebestanden.Artikel 15Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in
artikel 13, vierde lid, Ab 1995 genoemde ministeriële regeling.
Artikel 16De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten,
omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende
werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de
technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen
kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de
procedures. Artikel 18Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld
ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening
plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt - evenals
verschillende andere privacywetten - in welke gevallen
persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden.
Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en
vernietiging te worden toegepast. Artikel 19Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan
uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden
gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door
ondeskundig beheer verloren gaan.Artikel 20De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient
plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter
specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen.
Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met
de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie
leiden. Artikel 21Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel
8 Ab 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de
toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het
concept toepassen van de selectielijst.Artikel 22Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale
informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur,
documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is,
dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name
ook de op grond van artikel 12 Ab 1995 te stellen ministeriële
regels.